Qu’est-ce qu’un workflow numérique ?

Cela revient à dire que vous utilisez des technologies modernes pour votre travail et que vous tirez parti de toutes les fonctionnalités de l'informatique pour accomplir vos tâches. Un workflow manuel est réalisé à la main, sans ordinateur ni logiciel.

Une fois qu’une organisation numérise un workflow, celui-ci est généralement automatisé pour réduire ou éliminer l’implication humaine. Souvent, cette transition vers des workflows numériques contribue à rendre les processus plus efficaces et donne aux employés le temps de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée. Un workflow numérique peut traiter les tâches les plus simples, comme l’envoi par e-mail d’une facture PDF à un client (plutôt qu’une facture papier), et les plus complexes, comme l’automatisation complète de l’intégration des nouveaux employés.

Depuis la pandémie de COVID-19, les workflows numériques sont devenus de plus en plus populaires (et indispensables) à mesure que les entreprises passent au télétravail. Dans un rapport d’Insight, une personne sur trois se dit prête à quitter son emploi si le travail à distance n’était plus une option. Dans une enquête de Statista, plus de 60 % des participants ont déclaré qu’ils travaillaient déjà dans une entreprise offrant des options de télétravail.

Dans le monde des affaires moderne, les workflows numériques sont désormais aussi courants que les workflows manuels qui les ont précédés.

Les workflows numériques sont utilisés pour améliorer les processus dans une grande variété de secteurs et de cas d’utilisation. Voici quelques exemples :

Dans un processus manuel, les CV des candidats doivent être analysés à la main, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Avec un logiciel d'automatisation, vous pouvez définir des filtres pour des mots-clés spécifiques afin d'identifier les meilleurs candidats à retenir.

La livraison continue permet d’ajouter à la base de code d’un programme le nouveau code qui respecte les contrôles de qualité automatisés, puis de le mettre en production. L’intégration continue prend en compte toutes les nouvelles modifications du code et les réintègre automatiquement dans la base de code principale. Apporter des modifications au code manuellement nécessiterait un processus d’approbation qui ralentirait considérablement l’implémentation des mises à jour du code.

Le traitement manuel des paiements nécessite souvent une collaboration entre différents services pour s’assurer que le bon montant d’argent va à la bonne personne. Si une facture devant être approuvée parvient automatiquement à la personne chargée de la valider, vous pouvez réduire le temps nécessaire à l’exécution de cette tâche.

Pour numériser et automatiser vos workflows, vous devez comprendre le fonctionnement des processus manuels. Vous pouvez le faire en réalisant un audit du workflow :

La création d’une carte de tous vos processus manuels peut être difficile et chronophage, mais cela permet d’identifier les opportunités de workflows numériques pour votre système manuel actuel.

Les processus qui demandent beaucoup de temps, mais qui sont répétitifs et relativement faciles à réaliser, comme la saisie de données dans une base, sont des candidats parfaits pour l'automatisation.

De nombreuses applications sont disponibles pour vous aider à numériser votre workflow. Bien que vous puissiez utiliser des solutions avancées comme l’intelligence artificielle, certains outils d’automatisation, comme la création de modèles pour faciliter la facturation, sont beaucoup plus simples à prendre en main.

Une fois que vous avez identifié des processus manuels à automatiser, p. ex. l'intégration des employés dans les RH, la saisie de données ou des processus financiers comme l'approbation des factures, vous pouvez débuter la création de vos workflows numériques. Il existe des logiciels de workflow numérique spécialisés dans chacune de ces opérations métier.

Votre nouveau workflow numérique peut ne pas fonctionner parfaitement du premier coup : ce n’est pas grave. Une fois qu’un processus particulier a été numérisé, il est judicieux d’effectuer régulièrement des audits pour s’assurer que le workflow fonctionne comme prévu et améliore l’efficacité.

Par exemple, si vous utilisez un logiciel d’automatisation pour filtrer les CV à la recherche de candidats potentiels, mais que vous observez que les profils talentueux font défaut, vous devrez peut-être vérifier et ajuster les mesures et les mots-clés que le logiciel a été formé à repérer.

Après avoir mis en œuvre votre processus, il est important de continuer à optimiser vos workflows au fil de l’évolution de vos besoins métier et des technologies.

Les workflows numériques, la gestion des processus métier (business process management, BPM) et l’automatisation des processus métier (BPA) sont étroitement liés. La BPA vise à automatiser les tâches répétitives et chronophages afin que les employés aient le temps et l’énergie mentale nécessaires pour se concentrer sur des missions plus critiques. L’automatisation de ces tâches contribue à créer un workflow numérique.

La BPM est une philosophie qui vise à améliorer la gestion des workflows en alignant les processus métier, y compris les workflows numériques automatisés, au sein d’une stratégie unifiée. Des audits réguliers des workflows vous aideront à identifier les tâches qui doivent être numérisées et automatisées.

Les workflows numériques peuvent aider votre entreprise à gagner du temps et de l’argent, mais également à créer plus de transparence dans la manière dont les tâches sont accomplies. Au fil du temps, les workflows numériques peuvent aussi vous aiguiller dans l'optimisation de vos processus métier.

Les workflows numériques vous permettent de simplifier et de rationaliser les processus métier fastidieux. Bien que tous les processus de workflow numérique ne soient pas efficaces, de nombreux types de workflows manuels sont intrinsèquement inefficaces.

Par exemple, faire toute votre comptabilité à la main crée des possibilités d'erreur et peut prendre du temps. La comptabilité numérique réduit certains des risques inhérents au calcul humain.

L'automatisation des workflows numériques réduit le temps consacré aux tâches répétitives, comme l'envoi d'un e-mail de bienvenue à un nouvel employé lors de son intégration. Moins vous consacrez de temps à ces tâches manuelles, plus vous pouvez consacrer de temps à des tâches plus essentielles, ce qui augmente la productivité globale.

Les workflows numériques créent un dossier partagé qui permet à tous les membres de l'équipe de rester informés de l'avancement d'une tâche ou d'un processus. Cette transparence permet de tenir toutes les parties prenantes responsables de leur portion du projet et de maintenir la mission globale sur la bonne voie. Ce dossier partagé peut également être utile pour résoudre les questions ou les divergences qui peuvent survenir.

Lorsque vous automatisez des processus manuels, vous créez également des données sur le temps consacré à ces processus. Cela peut vous donner une meilleure idée de l’emplacement des goulots d’étranglement et vous permettre de continuer à ajuster vos workflows.

Pendant la pandémie, le télétravail est devenu incroyablement populaire. Si la présence au bureau était autrefois la norme, les employés s'adaptent de plus en plus à l'idée de passer au moins une partie de leur temps à travailler en dehors du bureau. Les workflows numériques sont un pilier indispensable au travail à distance.

Les workflows numériques peuvent apporter une valeur substantielle à votre organisation, mais ils ne sont pas sans poser certains défis. Voici les plus courants :

Pour mettre en œuvre un workflow numérique, vous devez comprendre la technologie et ses avantages pour votre lieu de travail. Tous les logiciels d’automatisation des workflows numériques ne se valent pas, et certaines solutions peuvent ne pas être adaptées à votre cadre de travail ou à la tâche à accomplir.

Par exemple, si vous travaillez dans un petit bureau où tout le monde doit être présent en personne, vous n'avez peut-être pas besoin de mettre en place un workflow numérique pour les réunions.

L'ajout d'un nouveau processus dans un workflow nécessite souvent une formation ou une remise à niveau, mais les processus numériques peuvent être plus complexes. Tout le monde n'est pas un as de l'informatique, ce qui n'est pas un problème, mais la transformation numérique de votre lieu de travail peut nécessiter une formation qui ne sera pas facilement accessible pour tous vos employés.

En outre, les workflows numériques, en particulier dans le cas du télétravail, nécessitent des ordinateurs et une stabilité Internet capables de les prendre en charge. Si un workflow est entièrement numérique et que votre employé ne peut pas accéder aux outils dont il a besoin en raison d'une panne Internet, il ne pourra pas effectuer ses tâches.

Certains processus métier n’ont pas besoin d’être numérisés, ou du moins pas entièrement. Il est vrai que les échanges par e-mail créent un historique de conversation consultable qui responsabilise les gens. Mais si une décision doit être prise rapidement, un appel téléphonique est probablement plus efficace.