Pour inciter les étudiants à repousser les frontières de la connaissance, il faut gérer avec précision tous les aspects de la vie sur le campus : processus d'inscription, programmation des cours ou encore paiement des frais. Pour aider son personnel à encourager l'excellence pédagogique, l'Université d'État de Portland (PSU) a renforcé ses outils de business intelligence avec IBM Cognos Analytics.
Dans chaque département de la PSU, le bon déroulé des opérations tient à des analyses détaillées. Pour cela, son personnel doit avoir accès aux meilleurs outils analytiques.
Pour décupler les capacités et simplifier l'utilisation de sa plateforme de business intelligence, la PSU s'est tournée vers IBM Cognos Analytics, offrant à ses 1 500 utilisateurs une expérience d'analyse encore plus riche.
Accueillant plus de 27 000 étudiants inscrits dans plus de 200 cursus, l'Université d'État de Portland (PSU) a pour priorité absolue de faire en sorte que chaque élève reçoive une éducation réellement enrichissante. Cela exige d'exceller dans la planification et la gestion des ressources.
Alison Nimura, cheffe de l'équipe Business intelligence de l'Université d'État de Portland, nous en dit plus : « Gérer les inscriptions, conseiller les étudiants ou encore budgétiser l'année prochaine... presque tous les aspects de la vie universitaire reposent sur un accès rapide aux données critiques. Près de 1 500 employés utilisent Cognos, et une grande partie de nos services opérationnels ne pourraient tout simplement pas fonctionner sans les rapports précis et intuitifs que nous générons au quotidien. »
« Depuis de nombreuses années, nous utilisons avec grand succès IBM Cognos pour soutenir la production de rapports dans toute l'université. Mais on peut toujours faire mieux, c'est pourquoi nous sommes en lien étroit avec les pôles universitaires et le personnel administratif pour identifier les possibilités d'optimisation pour nos capacités de reporting. »
Grâce aux commentaires des utilisateurs, l’équipe de business intelligence de la PSU a pu identifier des pistes pour améliorer les rapports dans l’ensemble de l’université.
« Le consensus était que l'interface de nos outils de reporting manquait de modernité. Les utilisateurs voulaient pouvoir personnaliser les tableaux de bord pour répondre à leurs besoins individuels », précise Alison Nimura. « Nous avons aussi compris qu'une interface repensée et plus intuitive aiderait les utilisateurs à explorer différents modes de visualisation pour les données. »
Par exemple ? Pour aider les utilisateurs à interpréter les données de géolocalisation avec plus de précision.
« À l'époque nos outils étaient uniquement capables de visualiser les données sur des cartes mondiales ou nationales », se souvient Alison Nimura. « Nous voulions proposer une analyse bien plus granulaire et permettre à chacun d'examiner les données géographiques au niveau de l'État, de la ville ou même du campus. »
Elle ajoute : « Les utilisateurs nous ont aussi dit qu’ils aimeraient avoir un meilleur contrôle sur l'importation de leurs données dans Cognos. Ils devaient attendre que le service informatique ajoute leurs données à notre entrepôt de données central ce qui, lors des périodes chargées dans l’année, comme au moment des inscriptions, pouvait retarder des tâches critiques. »
Pour répondre aux requêtes de ses utilisateurs et améliorer ses capacités de business intelligence, la PSU s'est mise en quête d'une solution lui permettant de développer l'apparence et les fonctionnalités de ses outils d'analyse.
« Comme nous avons des milliers de rapports intégrés à la plateforme IBM Cognos, nous privilégions dans la mesure du possible les améliorations de reporting qui fonctionnent avec notre infrastructure existante », précise Alison Nimura. « Nous avons envisagé d'intégrer un outil tiers pour la visualisation des données, mais cela aurait considérablement augmenté nos coûts de licence, tout en rendant la gouvernance et la sécurité des données plus difficiles à gérer. »
En découvrant les nouvelles fonctionnalités proposées dans la dernière version d'IBM Cognos Analytics, la PSU a choisi de mettre à niveau son environnement IBM Cognos existant.
« Depuis plusieurs années déjà, nous utilisions les solutions IBM. Nous avons décidé de passer à IBM Cognos Analytics, car nous savions que nous pouvions faire confiance aux solutions Cognos pour livrer une business intelligence rapide, précise et perspicace. Nous étions également attirés par les nouvelles options de personnalisation fournies dans la dernière version, ainsi que par la possibilité de permettre aux utilisateurs d'importer eux-mêmes des données. Nous avons estimé que ces nouvelles capacités offraient au personnel une plus grande liberté pour concevoir l'expérience utilisateur qui correspond le mieux à leurs besoins et à leur style de travail. »
« Par exemple, la dernière version propose des fonctions de cartographie beaucoup plus détaillées, qui permettent de visualiser les données jusqu'au niveau du plan des rues. Ainsi, avec un ensemble de données contenant des coordonnées de latitude et de longitude (comme l'emplacement des bâtiments sur notre campus, par exemple), nous pouvons potentiellement explorer une toute nouvelle gamme d'analyses. »
La PSU a déployé IBM Cognos Analytics sur site en neuf mois. La mise à niveau s'est déroulée sans accroc, avec des perturbations réduites au minimum pour les activités quotidiennes de l'université.
« Nous ne sommes pas passés à une plateforme entièrement nouvelle. Nous avons juste livré à nos utilisateurs une version améliorée de leurs outils de business intelligence habituels, ce qui a facilité l'adoption. Pour atténuer davantage les risques de perturbation, nous avons formulé un plan d'implémentation détaillé, avec la gestion du changement au centre de notre stratégie. »
« Nous avons aussi cherché conseil auprès de l'équipe de business intelligence de l'Université de l'Oregon, qui avait récemment adopté IBM Cognos Analytics. Ses recommandations ont rendu notre transition encore plus fluide. »
En utilisant IBM Cognos Analytics pour alimenter sa business intelligence, le personnel de la PSU peut personnaliser son espace de travail en fonction de ses préférences individuelles et exercer un meilleur contrôle sur la création, l'analyse et la visualisation de ses propres ensembles de données.
« Pour nous, la fluidité de la transition vers la nouvelle solution était un avantage très appréciable », souligne Alison Nimura. « Nous n'avons pas ménagé nos efforts pour communiquer sur les changements à venir et former le personnel à l'utilisation de la nouvelle interface. Nous avons créé des vidéos pour les aider à trouver leurs marques dans l'interface, ainsi que des sessions de formation individuelles. Grâce à cette préparation initiale, mais aussi à la facilité d'accès du produit, la mise à niveau vers IBM Cognos Analytics s'est déroulée sans accroc. Nous avons passé beaucoup moins de temps que prévu à résoudre les problèmes en production. »
« Les retours des utilisateurs sur IBM Cognos Analytics sont excellents, ils apprécient tout particulièrement ses tableaux de bord personnalisables. Cette fonction leur permet de glisser-déposer les données dont ils ont besoin pour créer un espace de travail qui leur convient parfaitement. L'outil de recherche est aussi beaucoup plus efficace dans la nouvelle version de Cognos. Nos utilisateurs peuvent trouver les rapports dont ils ont besoin bien plus facilement qu'avant. »
« Et cela ne vaut pas seulement pour les débutants : nos utilisateurs plus établis apprécient également les nouvelles fonctionnalités d'importation de données. Au lieu d'attendre que les services informatiques chargent leurs données avant de pouvoir se plonger dans l'analyse, ils peuvent travailler sur leurs ensembles de données en quelques clics. »
L'université envisage également d'appliquer les outils de visualisation de la géolocalisation à une grande variété d'activités et de rapports pour rendre l'analyse plus intéressante.
Comme l'explique Alison Nimura, « IBM Cognos Analytics pourrait nous permettre, par exemple, de suivre et de prévoir le flux dynamique de la foule dans nos bâtiments. Cela pourrait grandement aider à la planification des cours, en identifiant les horaires qui offrent un temps de trajet plus court entre les salles de classe, améliorant ainsi l'expérience des étudiants. Et ce n'est là qu'un exemple des possibilités offertes par Cognos Analytics ! »
Elle conclut : « Avec IBM Cognos Analytics, nous conservons tous les avantages d'une analyse de données rapide et précise tout en obtenant de nouvelles fonctionnalités et en offrant à notre personnel une expérience utilisateur plus personnalisée. La business intelligence touche presque tous les aspects de la vie universitaire. Ainsi, en dotant le personnel d'outils d'analyse améliorés, nous sommes en mesure d'offrir à nos étudiants un cadre d'apprentissage encore plus enrichissant et structuré. »
L'Université d'État de Portland (PSU) (lien externe à ibm.com) dispose en plein centre-ville d'un campus de 20 hectares qui accueille environ 27 000 étudiants chaque année. Situé au cœur de l'un des centres culturels, commerciaux et technologiques les plus dynamiques d'Amérique, la PSU est reconnue dans le monde entier pour ses programmes de planification urbaine, de travail social et d'études environnementales visant à créer un monde plus durable. Pour la troisième année consécutive, l'Université d'État de Portland figure parmi les 10 universités les plus innovantes selon U.S. News & World Report.
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