Éliminer les silos dans le secteur public italien

Formez PA est l’agence technique du ministère de l’Administration publique en Italie, spécialisée dans les processus de transformation et de modernisation du secteur public. L’agence a identifié un défi qui concernait non seulement le secteur public italien, mais également d’autres institutions non publiques. Les institutions publiques et leurs services opéraient souvent en silos, chacun avec ses propres profils professionnels et sa terminologie. Ce manque de standardisation, associé à une approche obsolète de la gestion des ressources humaines qui ne favorisait pas la flexibilité organisationnelle et le développement professionnel, entravait la collaboration et l’échange de données, ce qui était source de confusion.

Formez PA a constaté qu’en l’absence d’un cadre consolidé commun à toutes les institutions, l’utilisation généralisée de terminologies différentes pour classer les profils professionnels compliquait la comparaison et l’intégration de ces profils. La collaboration entre les agences était donc compromise, ce qui entraînait souvent des retards dans la prestation des services et ralentissait le travail des équipes.

Ce manque de standardisation entraînait également des incohérences dans les données. Les divergences terminologiques entre les institutions ont entraîné des inexactitudes dans la collecte, l’analyse et l’interprétation des données, compromettant ainsi la qualité des processus décisionnels. Ces incohérences ont mis en évidence la nécessité d’une solution globale permettant de classer de manière uniforme les profils professionnels et d’inclure un ensemble de compétences, également appartenant à un dictionnaire unique, pour chaque profil. Une telle solution favoriserait des relations plus fluides entre les différentes administrations publiques. Formez PA a donc cherché à mettre en place une solution capable d’unifier et de standardiser les processus, les profils terminologiques et les compétences, afin d’améliorer la collaboration entre les agences et l’efficacité de la prestation de services au sein des entités gouvernementales italiennes.

Formez PA a eu pour mission de développer une solution pratique d’IA permettant de classer efficacement les profils professionnels dans le secteur public. Formez PA a collaboré avec IBM Client Engineering pour concevoir une solution avancée pilotée par l’IA et intégrée au portail RiVa existant. L’objectif général de RiVa est la conception, la construction, l’expérimentation et le développement d’un modèle de gestion des ressources humaines (GRH) basé sur les compétences pour la mise en œuvre de processus de planification et de gestion stratégiques, applicable à toutes les administrations publiques et adapté aux spécificités des différents secteurs. Ce projet collaboratif en cours vise à identifier une méthodologie unifiée et intégrée pour la gestion stratégique des ressources humaines basée sur des modèles de compétences, ainsi qu’à promouvoir l’évolution du marché du travail et le développement de carrière au sein de l’administration publique. L’IA peut aider le ministère de l’Administration publique à classer les profils professionnels et à normaliser la terminologie professionnelle, favorisant ainsi une compréhension uniforme au sein de l’administration.

La solution s’appuie sur la gamme de produits IBM watsonx pour traduire les requêtes des utilisateurs en embeddings. Grâce au grand modèle de langage Llama (LLM) d’IBM watsonx.ai, la solution permet de comprendre et d’interpréter les requêtes en langage naturel. Elle s’appuie également sur IBM watsonx.data, qui exploite Milvus comme base de données vectorielle pour effectuer des recherches sémantiques dans des espaces vectoriels. Cette fonctionnalité permet à la solution d’identifier les profils professionnels qui présentent des similitudes sémantiques, même lorsque les mots-clés ne correspondent pas exactement.

Afin de faciliter l’intégration transparente avec le portail RiVa, l’équipe IBM-Formez a conçu un microservice pour exposer les API. Ce service sert également d’intermédiaire, invoquant watsonx.ai pour convertir les requêtes des utilisateurs en embeddings et utilisant watsonx.data pour effectuer des recherches sémantiques.

L’équipe a encore renforcé l’orientation utilisateur en mettant en place des filtres basés sur les domaines contractuels, les dimensions professionnelles et les familles professionnelles, permettant ainsi aux utilisateurs de cibler des critères de recherche spécifiques. Aujourd’hui, le système peut suggérer des noms de profil, l’objectif organisationnel et les activités principales en fonction de la description de l’utilisateur. Dans les prochaines versions, cette fonctionnalité devrait évoluer pour recommander des compétences et des profils de poste, améliorant ainsi l’expérience utilisateur. Dans un souci d’amélioration continue et de développement orienté utilisateur, la solution intègre également un mécanisme de retour d’information permettant de recueillir les commentaires des utilisateurs afin d’affiner ses performances au fil du temps.

Cette solution offre une approche robuste et conviviale du profilage professionnel, et devrait constituer un point de contact unique pour les profils professionnels dans le secteur public.  En tirant parti des capacités d’IA d’IBM et de l’expertise de Formez PA dans les projets du secteur public, cette solution vise à standardiser la terminologie, les profils professionnels et les compétences dans l’ensemble de l’administration publique.

L’un des principaux avantages de l’intégration de l’IA dans RiVa est le potentiel de cette technologie à accroître considérablement la productivité. La solution s’appuie sur IBM watsonx.ai pour générer des profils professionnels à partir de données saisies en langage naturel, et Formez PA prévoit une réduction d’environ 90 % de la saisie manuelle et du traitement des données. Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de libérer des ressources pour des initiatives plus stratégiques au sein de l’administration publique.

Un autre avantage essentiel de la solution est l’amélioration de la précision des recherches. Grâce à l’intégration des fonctionnalités de recherche sémantique d’IBM watsonx.ai et de watsonx.data, les organismes publics peuvent compter sur une augmentation d’environ 80 % de la précision des recherches. Cette amélioration dépasse les limites des recherches traditionnelles basées sur des mots-clés, permettant à la solution de comprendre les nuances sémantiques et de mettre en évidence les profils professionnels les plus pertinents.

L’expérience utilisateur devrait également s’améliorer sensiblement, avec une augmentation de la satisfaction des utilisateurs estimée à 60 %. Cette amélioration résulte des capacités de recherche plus rapides et plus précises de la solution, qui permettent aux administrations publiques de relier plus efficacement les professionnels aux postes qui leur conviennent.

En standardisant la terminologie, en réduisant au minimum les saisies manuelles, en améliorant la précision des recherches et en augmentant la satisfaction des utilisateurs, l’intégration de l’IA dans le portail RiVa devrait redéfinir l’efficacité opérationnelle de la gestion des ressources humaines dans le secteur public.

Fondée en 1998, Formez PA est l’agence technique du ministère de l’Administration publique italienne, basée à Rome, Naples et Cagliari. Au service des administrations publiques, des autorités locales et des entreprises publiques, elle propose des solutions stratégiques en matière de développement organisationnel, de formation et d’innovation dans les services. Sa mission est d’aider les administrations publiques à atteindre leurs objectifs stratégiques, à améliorer la qualité des services et à promouvoir l’efficacité dans la prestation des services publics.