¿Qué es el seguimiento de activos?

El seguimiento de activos forma parte de la gestión de activos fijos, que es el proceso de seguimiento y mantenimiento de todos los activos físicos, así como de la gestión de activos de TI (ITAM), que consiste en rastrear y gestionar los activos informáticos de principio a fin. Los activos digitales se gestionan a través de un proceso independiente: la gestión de activos digitales.

La práctica más amplia de la gestión de activos abarca la estrategia de mantenimiento, o cómo las empresas minimizan el tiempo de inactividad de los equipos, mantienen a raya los costos de mantenimiento y ayudan a garantizar que sus fábricas funcionen a su capacidad o cerca de ella.

El seguimiento moderno de activos utiliza tanto hardware como software para rastrear el movimiento de los activos y recibir datos de ubicación en tiempo real. El hardware incluye tecnología de rastreo como códigos de barras, códigos QR o identificación por radiofrecuencia (RFID). El software suele adoptar la forma de sistemas de seguimiento de activos y software de seguimiento de activos.

El seguimiento de activos habilitado por estas tecnologías es crítico para mejorar la gestión de inventario y encontrar eficiencias en los espacios de trabajo y fábricas cada vez más digitalizados de hoy. Entre los consumidores, cualquiera que haya utilizado un escáner de código de barras en una caja de autoservicio de un supermercado ha interactuado con un sistema de seguimiento de activos.

Los activos fijos, como los servidores y los camiones de transporte, requieren una gran inversión de capital y pueden constituir una gran parte del patrimonio neto de una empresa. Además, muchas organizaciones tienen más activos físicos de los que creen. Los ascensores de un edificio de empresa, por ejemplo, son un activo físico.

Cuanto mejor y más eficazmente gestione sus activos una empresa, más posibilidades tendrá de maximizar el valor de esas inversiones a medida que escale. El seguimiento de activos es el primer paso para revelar qué activos agregan valor (y cuáles no).

Un seguimiento eficaz de los activos agiliza el trabajo de los empleados administrativos y de mantenimiento al proporcionar registros precisos y detallados de la información sobre los activos. De esta manera, no utilizan sus horas de trabajo para localizar activos perdidos que podrían encontrarse en las instalaciones ni para comprar activos nuevos que quizá ya existen.

Un estudio reciente concluyó que la visibilidad de los activos de toda la empresa puede mejorar la productividad del mantenimiento en un 28 % y reducir el mantenimiento y la reparación del inventario en un 18 %.

Los beneficios del seguimiento de activos también incluyen la prevención de pérdidas y robos, un movimiento más seguro de maquinaria peligrosa y la garantía de que los productos perecederos permanezcan en condiciones óptimas.

Con frecuencia, las soluciones de seguimiento de activos utilizan las siguientes tecnologías para adquirir datos de activos en tiempo real:

Los códigos de barras se consideran el estándar para el seguimiento de activos. Las etiquetas de código de barras representan datos que utilizan líneas paralelas con diferentes anchos, espaciados y tamaños. Están adjuntos a activos físicos más grandes y pueden dar a cada activo un identificador único.

Hay muchas aplicaciones y dispositivos móviles disponibles para Android e iOS con software para el escaneo de códigos de barras, lo que los convierte en una opción escalable, económica y confiable. Los códigos QR son el sucesor bidimensional de los códigos de barras. Se pueden escanear desde cualquier ángulo y pueden contener más información que un código de barras tradicional.

Una LPWAN es una red de telecomunicaciones inalámbricas que admite la comunicación de largo alcance con un bajo consumo de energía, su mayor ventaja. De hecho, la eficiencia energética de la tecnología LPWAN puede ayudar a prolongar la duración de la batería de un dispositivo de Internet de las cosas (IoT).

Mientras que una WAN inalámbrica conecta a personas y empresas, una LPWAN conecta dispositivos IoT y datos de sus sensores. Utilizando una LPWAN con dispositivos habilitados para IoT, las organizaciones pueden rastrear y monitorizar activos tanto interiores como exteriores.

Las etiquetas RFID, también llamadas chips RFID, almacenan información sobre los activos y transmiten su ubicación mediante ondas de radio. Tienen una amplia gama de usos: las empresas pueden utilizarlos para hacer un seguimiento del inventario de almacenes.

Sin embargo, también se utilizan en escáneres de peaje de autopistas y en carreras ciclistas para registrar los tiempos de salida y llegada y para registrar el movimiento del ganado. No requieren un escaneo directo como los códigos de barras y los códigos QR, por lo que el chip se puede leer incluso cuando no se ve.

Los dispositivos de seguimiento de activos BLE envían señales regulares que son leídas por dispositivos compatibles con BLE, como los smartphones. Los dos tipos principales de BLE tienen diferentes casos de uso: las balizas BLE son ideales para activos fijos en interiores, mientras que las etiquetas BLE funcionan bien con activos más pequeños y no fijos.

BLE ofrece una mayor duración de la batería, menores costes y mayor precisión de localización que otras tecnologías de seguimiento de activos. Por esta razón, sectores como la sanidad y la fabricación han encontrado valor en ellos. Sin embargo, los dispositivos BLE son mejores solo para la transmisión de datos de corto alcance.

Los rastreadores de activos GPS transmiten datos a través de satélites y redes móviles para localizar y rastrear activos. Los sistemas de rastreo de activos por GPS son muy precisos, pueden rastrear activos en todo el mundo y tienen varias opciones de conectividad.

También tienen las funciones para establecer geocercas, por lo que las organizaciones reciben notificaciones cuando un activo abandona el perímetro. Los rastreadores de activos GPS son fundamentales para la gestión de flotas: los administradores de flotas utilizan sistemas de seguimiento de activos GPS para obtener visibilidad en tiempo real de su flota de vehículos fuera de la carretera.

Algunas organizaciones pueden seguir utilizando libros de contabilidad escritos a mano, hojas de cálculo de Excel o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para el seguimiento de activos. Sin embargo, introducir los datos manualmente puede dar lugar a errores humanos y es un método lento para estar al tanto de un gran inventario de activos, como las flotas de vehículos.

El software de seguimiento de activos y las soluciones de software de gestión de activos pueden ofrecer una forma fiable de realizar el seguimiento de los activos fijos con características como el seguimiento de la ubicación, el procesamiento de órdenes de trabajo y los registros de auditoría. Muchas de las soluciones actuales de gestión de activos están basadas en la nube y ofrecen conexiones con aplicaciones móviles para que los empleados puedan acceder a los datos y tomar decisiones desde un smartphone o una tableta 24 horas al día, 7 días a la semana.

Para las organizaciones más grandes, los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) proporcionan una plataforma central de gestión de activos para el seguimiento y la gestión de todos los activos fijos. Los EAM pueden integrar los datos de los activos a lo largo de todo su ciclo de vida: adquisición, explotación, mantenimiento, amortización y renovación o sustitución.

Algunos sistemas EAM también ejecutan una combinación de inteligencia artificial (IA), flujos de trabajo inteligentes y asistencia humana remota para automatizar y acelerar los procesos y crear eficiencias dentro del proceso de gestión de activos fijos.