Publicado: 30 de noviembre de 2023
Colaboradores: Tom Krantz, Alexandra Jonker
La gestión de flotas engloba los sistemas, procesos y herramientas necesarios para garantizar el mantenimiento de la flota de vehículos de empresa de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida. También implica la gestión de los conductores de la flota, la optimización de las operaciones de la flota y la mejora de la utilización de los activos, todo lo cual se incluye en el marco más amplio de la gestión de activos empresariales.
Una flota puede abarcar desde vehículos comerciales a camiones de carga o aviones, dependiendo de la organización. Algunas organizaciones pueden construir su propia flota, mientras que otras pueden contratar empresas de gestión de flotas. Con una gestión adecuada de flotas, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar que su negocio cumpla con las últimas regulaciones.
Gestión de activos de transporte
Gestión inteligente de activos
Un sistema inteligente de gestión de flotas puede ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Por ejemplo, los proveedores de flotas pueden desempeñar un papel crucial en la minimización de la huella económica de su organización mediante el seguimiento del consumo de combustible y otros datos de diagnóstico. De este modo, también pueden mejorar el rendimiento de las flotas evitando que los vehículos se averíen y evitando costosas adquisiciones de vehículos.
La gestión de flotas también puede permitir resultados más positivos en las inspecciones de vehículos. Una mala inspección del vehículo puede dejar los vehículos en tierra, incluso cuando están en pleno funcionamiento. La gestión de flotas puede proporcionar el mantenimiento predictivo o preventivo que mantiene los vehículos en circulación.
Por último, mediante la implementación de diversas soluciones de gestión de flotas, las empresas pueden mejorar el mantenimiento, evitar cancelaciones de última hora y aumentar el número de clientes a los que atienden. Esto puede traducirse en clientes más satisfechos y mayor rentabilidad.
Los gestores de flotas supervisan las operaciones de las flotas mientras mantienen su eficiencia. A primera vista, puede parecer una gestión rutinaria del rendimiento de los activos o del mantenimiento de las flotas. Sin embargo, las responsabilidades de un gestor de flotas incluyen de todo, desde:
Los administradores de flotas determinan cuándo se necesita un vehículo nuevo, qué requisitos debe cumplir el vehículo y si es necesario reemplazar un vehículo más antiguo.
Los gestores de flotas son responsables del mantenimiento preventivo de los vehículos para evitar averías, equilibrar los costes de mantenimiento con los programas de mantenimiento y gestionar las reparaciones para que la flota siga siendo operativa.
Los gestores de flotas reclutan conductores, gestionan sus flujos de trabajo y trabajan para retener el talento. También garantizan la seguridad de los conductores impartiendo la formación adecuada, monitorizando su comportamiento y optimizando los procedimientos de seguridad.
Los gestores de flotas son responsables de la gestión del combustible, lo que incluye determinar las ubicaciones preferidas para repostar, crear procesos para hacer un seguimiento del uso del combustible y reducir los costes de repostado de toda la flota de vehículos.
Los gestores de flotas supervisan las horas de servicio (HOS), los dispositivos electrónicos de registro (ELD) y otros requisitos normativos para garantizar que todos los conductores cumplen plenamente la normativa.
Los gestores de flotas comparan los costes de las flotas, agregan datos en una ubicación central y optimizan las rutas para mejorar el ahorro de costes y reducir el tiempo de inactividad. Muchos aprovechan las soluciones de gestión de flotas o el software de gestión de flotas para automatizar y optimizar estas tareas.
El software de gestión de flotas proporciona a los gestores de flotas una plataforma logística en tiempo real que puede organizarlo todo, desde el seguimiento de flotas y la gestión de los conductores hasta la previsión meteorológica y del tráfico. Las soluciones de gestión de flotas también pueden mejorar el uso de combustible, proporcionar métricas clave del vehículo y datos de las flotas, garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y, en última instancia, optimizar las operaciones de las flotas.
Aunque es similar a un sistema de gestión del transporte que permite a una empresa gestionar sus envíos entrantes y salientes, el software de gestión de flotas difiere en que es más robusto y se centra exclusivamente en la flota comercial.
Algunas características comunes del software de gestión de flotas incluyen:
- Rastreo de vehículos: gracias al GPS y a la telemática OEM, los gestores de flotas obtienen visibilidad en tiempo real de su flota mientras está en la carretera. Pueden monitorizar las ubicaciones de los vehículos, analizar el rendimiento del conductor y mitigar posibles problemas de mantenimiento a través de notificaciones en tiempo real. La capacidad de identificar un vehículo a través del seguimiento de activos es una característica definitoria de una buena estrategia de gestión de activos fijos .
- Análisis del comportamiento de conducción: con frecuencia, los sistemas de seguimiento de vehículos tienen un componente adicional del comportamiento de conducción que asigna a los conductores una puntuación o calificación. Por ejemplo, el frenado frecuente o el ralentí pueden afectar negativamente las puntuaciones. Algunas organizaciones también pueden utilizar dashcams en la cabina de sus vehículos para vigilar su flota comercial.
- Gestión del combustible: la eficiencia del combustible puede suponer importantes reducciones de costes. El software de gestión de flotas controla los costes de combustible y realiza un seguimiento del consumo de combustible de los vehículos. También puede automatizar el proceso de repostaje para evitar recargas innecesarias o, peor aún, quedarse sin combustible.
- Planificación de rutas: los gestores de flotas suelen planificar las rutas con antelación para lograr una eficiencia óptima. A través de una combinación de seguimiento GPS y telemática, los administradores de flotas pueden mapear rutas con precisión, lo que reduce los costos de combustible y mejora los esfuerzos de sostenibilidad.
- Actualizaciones de software: el auge de los vehículos eléctricos significa que se puede esperar que los operadores de flotas tengan un plan integral para administrar las actualizaciones de los sistemas operativos de los vehículos, incluido cuándo actualizar el software y cómo implementar las actualizaciones.
Las organizaciones que deseen poner en marcha un sólido programa de gestión de flotas deben tener en cuenta lo siguiente:
Una estrategia de gestión de flotas orientada al futuro requiere una inversión significativa desde el principio. Algunos de los costes iniciales son la incorporación de la telemática a los vehículos, la adquisición o licencia de software y la reconversión de la mano de obra.
Los tamaños de las flotas varían y una flota de vehículos puede abarcar desde bicicletas eléctricas hasta aviones. Las grandes flotas con una amplia variedad de vehículos requerirán diferentes enfoques para cada tipo de vehículo, especialmente cuando se trata de mantenimiento preventivo.
A medida que las organizaciones avanzan hacia un enfoque de gestión de flotas más avanzado y guiado por software, deberán mantenerse al día con las últimas tecnologías, actualizar y reemplazar el hardware y administrar su pila tecnológica.
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