¿Qué es la gestión de flotas?
La gestión de flotas engloba los sistemas, procesos y herramientas necesarios para garantizar el mantenimiento de la flota de vehículos de empresa de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida.
También implica la gestión de los conductores de la flota, la optimización de las operaciones de la misma y la mejora de la utilización de los activos, todo lo cual se engloba dentro de la gestión de activos empresariales.
Una flota puede abarcar desde vehículos comerciales hasta camiones de carga y aviones, dependiendo de la organización. Algunas organizaciones pueden crear su propia flota, mientras que otras pueden contratar empresas de gestión de flotas. Con una gestión adecuada de la flota, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir los costes y garantizar que su negocio cumple con las últimas normativas.
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Un sistema inteligente de gestión de flotas puede ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Por ejemplo, los proveedores de flotas pueden desempeñar un papel crucial en la minimización de la huella económica de su organización mediante el seguimiento del consumo de combustible y otros datos de diagnóstico. De este modo, también pueden mejorar el rendimiento de las flotas evitando que los vehículos se averíen y evitando costosas adquisiciones de vehículos.
La gestión de flotas también puede permitir resultados más positivos en las inspecciones de vehículos. Una mala inspección del vehículo puede dejar los vehículos en tierra, incluso cuando están en pleno funcionamiento. La gestión de flotas puede proporcionar el mantenimiento predictivo o preventivo que mantiene los vehículos en circulación.
Por último, mediante la implementación de diversas soluciones de gestión de flotas, las empresas pueden mejorar el mantenimiento, evitar cancelaciones de última hora y aumentar el número de clientes a los que atienden. Esto puede traducirse en clientes más satisfechos y mayor rentabilidad.
Los gestores de flotas supervisan las operaciones de la flota y mantienen su eficiencia. A simple vista, esto puede parecer una gestión rutinaria del rendimiento de los activos o del mantenimiento de la flota. Sin embargo, las responsabilidades de un gestor de flotas incluyen todo lo siguiente:
Adquirir vehículos
Los administradores de flotas determinan cuándo se necesita un vehículo nuevo, qué requisitos debe cumplir el vehículo y si es necesario reemplazar un vehículo más antiguo.
Llevar un mantenimiento de las flotas
Los gestores de flotas son responsables del mantenimiento preventivo de los vehículos para evitar averías, equilibrar los costes de mantenimiento con los programas de mantenimiento y gestionar las reparaciones para que la flota siga siendo operativa.
Llevar un control de los conductores
Los gestores de flotas contratan a los conductores, gestionan sus flujos de trabajo y se esfuerzan por retener el talento. También garantizan la seguridad de los conductores mediante la implementación de una formación adecuada, la monitorización de su comportamiento y la optimización de los procedimientos de seguridad.
Implementar programas de combustible
Los gestores de flotas son responsables de la gestión del combustible, lo que incluye determinar las ubicaciones preferidas para repostar, crear procesos para hacer un seguimiento del uso del combustible y reducir los costes de repostado de toda la flota de vehículos.
Cumplir con las regulaciones
Los gestores de flotas supervisan las horas de servicio (HOS), los dispositivos de información de registro electrónico (ELD) y otros requisitos normativos para garantizar que todos los conductores operan en pleno cumplimiento.
Reducir los costes operativos
Los gestores de flotas comparan los costes de la flota, agregan los datos en una ubicación central y optimizan las rutas para mejorar el ahorro de costes y reducir el tiempo de inactividad. Muchos utilizan soluciones de gestión de flotas o software de gestión de flotas para automatizar y optimizar estas tareas.
El software de gestión de flotas proporciona a los gestores de flotas una plataforma logística en tiempo real que puede organizarlo todo, desde el seguimiento de flotas y la gestión de los conductores hasta la previsión meteorológica y del tráfico. Las soluciones de gestión de flotas también pueden mejorar el uso de combustible, proporcionar métricas clave del vehículo y datos de las flotas, garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y, en última instancia, optimizar las operaciones de las flotas.
Aunque es similar a un sistema de gestión del transporte que permite a una empresa gestionar sus envíos entrantes y salientes, el software de gestión de flotas se diferencia en que es más robusto y se centra exclusivamente en la flota comercial.
Algunas características comunes del software de gestión de flotas incluyen:
- Seguimiento de vehículos: gracias al GPS y a la telemática OEM, los gestores de flotas obtienen visibilidad en tiempo real de su flota mientras está en la carretera. Pueden monitorizar la ubicación de los vehículos, analizar el rendimiento de los conductores y mitigar posibles problemas de mantenimiento mediante notificaciones en tiempo real. La capacidad de localizar un vehículo mediante el seguimiento de activos es una característica definitoria de una buena estrategia de gestión de activos fijos.
- Análisis del comportamiento al volante: a menudo, los sistemas de seguimiento de vehículos tienen un componente adicional de comportamiento al volante que asigna a los conductores una puntuación o calificación. Por ejemplo, frenar o estar al ralentí con frecuencia puede afectar negativamente a la puntuación. Algunas organizaciones también pueden utilizar cámaras en el salpicadero de sus vehículos para vigilar su flota comercial.
- Gestión del combustible: la eficiencia en el consumo de combustible puede suponer una reducción significativa de los costes. El software de gestión de flotas monitoriza los costes de combustible y realiza un seguimiento del consumo de los vehículos. También puede automatizar el proceso de repostaje para evitar repostados innecesarios o, lo que es peor, quedarse sin combustible.
- Planificación de rutas: los gestores de flotas suelen planificar las rutas con antelación para lograr una eficiencia óptima. A través de una combinación de seguimiento GPS y telemática, los administradores de flotas pueden mapear rutas con precisión, lo que reduce los costos de combustible y mejora los esfuerzos de sostenibilidad.
- Actualizaciones de software: el auge de los vehículos eléctricos significa que se espera que los operadores de flotas cuenten con un plan integral para gestionar las actualizaciones de los sistemas operativos de los vehículos, incluyendo cuándo actualizar el software y cómo implementar las actualizaciones.
Las organizaciones que deseen poner en marcha un programa sólido de gestión de flotas deben tener en cuenta los siguientes factores:
Una estrategia de gestión de flotas orientada al futuro requiere una inversión significativa desde el principio. Algunos de los costes iniciales son la incorporación de la telemática a los vehículos, la adquisición o licencia de software y la reconversión de la mano de obra.
Los tamaños de las flotas varían y una flota de vehículos puede abarcar desde bicicletas eléctricas hasta aviones. Las grandes flotas con una amplia variedad de vehículos requerirán diferentes enfoques para cada tipo de vehículo, especialmente cuando se trata de mantenimiento preventivo.
A medida que las organizaciones avanzan hacia un enfoque de gestión de flotas más avanzado y guiado por software, deberán mantenerse al día con las últimas tecnologías, actualizar y reemplazar el hardware y administrar su pila tecnológica.