¿Qué es un sistema de gestión de transporte (TMS)?

Los TMS suelen utilizar tecnologías avanzadas como el machine learning (ML) y las funciones de inteligencia artificial (IA) para optimizar los procesos manuales existentes en sus operaciones de transporte, que consumen un valioso tiempo de los empleados. Mientras que algunos clientes comprarán su TMS en función del precio, otros eligen las soluciones que destacan por proporcionar algunos de los siguientes componentes:

Sistema de gestión de almacenes (WMS): al comprender los horarios actuales de entrada y salida de mercancías, los jefes de almacén pueden maximizar la mayor cantidad de espacio posible sin exceder nunca la capacidad.

Flujos de trabajo: los TMS ayudan a establecer, automatizar y monitorizar flujos de trabajo que hacen que el ciclo de vida de la cadena de suministro se desarrolle sin problemas y mejoran la optimización de rutas. En lugar de depender del trabajo manual como llamadas, correos electrónicos o mensajes de texto, los flujos de trabajo automatizados pueden gestionar el enrutamiento, la selección del transportista, el seguimiento de los envíos y la facturación sin intervención humana innecesaria.

Compras: un TMS ayuda a las empresas a centralizar y comprender su enfoque de compras comparando proveedores y distribuidores, almacenando todos los términos y condiciones en una única plataforma y observando de forma más eficaz el impacto de los cambios de proveedor en las entregas a corto y largo plazo.

Gestión de pedidos: realiza un seguimiento de la creación y finalización de pedidos. Si varios pedidos proceden del mismo cliente, los TMS pueden eliminar el material desperdiciado y aumentar la eficiencia general combinando esos pedidos.

Facturación: una faceta del envío que consume mucho tiempo es la facturación a los clientes y el pago de las facturas a los proveedores. Las soluciones TMS pueden automatizar este proceso para que las solicitudes de pago y la facturación se verifiquen con precisión y que el dinero intercambie manos sin interferencia humana. Esto elimina una importante pérdida de costes para todas las organizaciones de la cadena de suministro.

API: un componente clave de cualquier TMS es la capacidad de acceder a software y sistemas externos a través de API. Muchos TMS modernos están disponibles para su compra o los ajustes de licencia pueden funcionar con muchos software y soluciones internos, como ERP y SCM, a través de API.

Los sistemas de gestión del transporte incluyen varios beneficios que pueden ayudar a todo tipo de organizaciones a lo largo de la cadena de suministro a colaborar y gestionar mejor sus procesos.

Ahorro de costes: al optimizar las rutas y destinos de envío, las empresas pueden reducir costes e impulsar la eficiencia. Las empresas dedican una cantidad significativa de trabajo manual a mantener y actualizar una compleja red de hojas de cálculo. El software TMS ayuda a gestionar esta complejidad al centralizar esta información en una sola herramienta.

Posteriormente, esto reduce los costes laborales a largo plazo, lo que libera a los empleados para que trabajen en problemas de mayor nivel. Algunos transportistas requieren entregas fraccionadas (LTL), en las que lo que envían se combina en un camión con mercancías de otros transportistas.

Es importante poder rastrear sus envíos entre el resto de las mercancías. Al automatizar la creación y el análisis de datos internos y externos, las organizaciones de transporte pueden generar nuevos conocimientos que les ayuden a aumentar la rentabilidad y mejorar la eficiencia, como una facturación y descarga de mercancías más rápidas.

Mayor colaboración: el envío en la cadena de suministro global requiere una colaboración significativa entre la red de transporte, entre exportadores, agentes de carga, proveedores de servicios de transporte de mercancías y otras entidades. Al alinear todo en un software basado en la nube, varias organizaciones pueden tener una visión holística de toda la cadena de suministro.

Previsión mejorada: el envío en la cadena de suministro global requiere proyecciones precisas (enlace externo a ibm.com) para planificar la mercancía, la recogida y la ruta de los envíos.¹ Este tipo de visibilidad de la cadena de suministro permite a las organizaciones planificar y optimizar la eficiencia para ellas y sus clientes. Al rastrear los envíos en diferentes plazos, las organizaciones tienen una mejor visión general de su negocio.

Mayor satisfacción del cliente: a lo largo de cada paso de la cadena de suministro, hay una transferencia de proveedores de materias primas a fabricantes, a transportistas, a revendedores y de minoristas a clientes. Su satisfacción y la de sus clientes dependen de la puntualidad de las entregas o de las notificaciones de retrasos para que puedan hacer planes alternativos. El uso de TMS para rastrear el movimiento y alertar a todos los participantes si hay retrasos (o si algo se entregará antes de la fecha y hora estimadas) mantiene a todos contentos.

Mejor documentación: al automatizar el proceso de envío de mercancías, un TMS mejora la documentación de varias maneras; esto incluye la estandarización de todos los documentos para el cumplimiento, la creación de una cadena de custodia digital, la actualización de envíos en tiempo real y la creación automática de un registro de documentos archivados.

Licitación automatizada: la licitación es el proceso mediante el que los transportistas pueden solicitar múltiples ofertas a los transportistas para cualquier necesidad de envío que tengan. El TMS puede organizar toda la información que los cargadores tienen sobre posibles transportistas, puede contactarlos automáticamente (enlace externo a ibm.com) con la información y los términos clave, y aceptar ofertas, lo que ahorra costes y reduce el trabajo manual innecesario.²

Movilidad: aunque muchas organizaciones ejecutan principalmente su TMS y gestionan sus flujos de trabajo en ordenadores de sobremesa, tener una aplicación móvil es crucial para las empresas ágiles que tienen trabajadores constantemente en movimiento.

Las organizaciones que buscan implementar soluciones TMS automatizadas pueden encontrar algunas dificultades iniciales, pero al final, los beneficios de una solución de gestión del transporte superan los desafíos.

Dicho esto, hay algunos problemas específicos que toda organización debe tener en cuenta a medida que realiza la transición al software TMS automatizado, para que la transformación se lleve a cabo con éxito.

Adopción por parte del usuario: en el caso de las organizaciones con un enfoque único y manual de la gestión logística, puede resultar difícil abandonar el enfoque histórico por un nuevo sistema. A menudo, cuando las empresas introducen nuevos sistemas, los empleados pueden recurrir a sus procesos actuales si el nuevo sistema les confunde.

La dirección debe comunicarse con claridad y justificar su toma de decisiones con datos para ayudar a sus equipos a comprender el valor de esta tecnología en su trabajo. Proporcionar formación sobre la incorporación para demostrar cómo funcionan los diferentes módulos también acelerará este proceso.

Integración en ERP y SCM existentes: un nuevo TMS requiere integración con el software y los sistemas existentes. La complejidad de esta integración depende del software y los sistemas existentes que tenga una empresa, su soporte de TI, los costes de dichas integraciones y cómo puede abordar la integración sin interrumpir los procesos empresariales existentes.

Participación de los socios: aunque los TMS pueden ser valiosos para que una organización dentro de la cadena de suministro gestione su parte del proceso de transporte, el valor es exponencial para cada socio y proveedor que lo aprovecha.

Si no consigue que los socios de una empresa se integren y utilicen el software, tendrá que gestionar múltiples flujos de comunicación y logística, lo que minimizará la eficacia de la solución.