La gestión de activos fijos es el proceso de realizar el seguimiento y el mantenimiento de los activos físicos y los equipos de una organización. Las organizaciones utilizan con frecuencia códigos de barras, códigos QR o RFID para realizar un seguimiento de sus activos, ya que son fáciles de escanear y utilizar con dispositivos móviles. Los tipos de activos incluyen vehículos, ordenadores, muebles y maquinaria.

Con un sistema de gestión de activos, las organizaciones pueden:

• Realizar el seguimiento y supervisar los activos fijos
• Supervisar los equipos y la maquinaria en varios lugares
• Reducir los costes de mantenimiento
• Mejorar la eficiencia operativa
• Mantener un registro de los activos retirados, vendidos, robados o perdidos

La gestión de activos permite a las organizaciones supervisar equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen funcionamiento. De esta forma, minimizan la pérdida de inventario, los errores de los equipos y el tiempo de inactividad, a la vez que mejoran el valor de duración del activo.

Los activos fijos como los servidores, los camiones transporte y los ascensores requieren una gran inversión de capital. Pueden constituir una gran parte del valor neto de una empresa. En algunas empresas, hasta el 40 por ciento de la inversión se destina a la compra de equipos y vehículos.

Cuanto mejor y más eficazmente gestione sus activos una compañía, mayor será la posibilidad de maximizar el valor de estas inversiones. Sin un sistema de gestión de activos, una organización puede experimentar:

• Tiempos de inactividad no planificados
• Fallos en los equipos
• Inventarios extraviados o perdidos
• Infracciones de seguridad o medioambientales
• Incumplimiento de las normas de conformidad o reglamentarias

Para las empresas con grandes inventarios, los resultados pueden suponer millones de dólares en pérdidas de productividad, reparaciones, reposición o multas. Más allá de los costes inmediatos, unos equipos deficientes pueden afectar a la calidad de los servicios o los productos de una organización, lo que a su vez repercute en la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.

Según el estándar internacional ISO 55000, la gestión de activos debe maximizar la relación calidad-precio. Idealmente, la gestión de activos fijos mejora la calidad y la vida útil de los equipos, además de garantizar el máximo rendimiento de la inversión.

La gestión de activos fijos puede ser compleja, especialmente para las empresas globales o con grandes inventarios, por ejemplo, una empresa de alquiler de coches o una multinacional de fabricación.

Las organizaciones pueden utilizar hojas de cálculo o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para el seguimiento de los activos. Sin embargo, la entrada manual de datos es propensa a errores. También puede ser un método lento para estar al tanto del inventario de activos fijos, cuando las flotas de vehículos se mueven entre distintas ubicaciones o la tecnología es compleja.

Para verlo en perspectiva, consideremos este escenario donde su organización posee vehículos. Tal vez tenga un cuaderno donde mantiene un seguimiento de cuándo cada uno necesita un cambio de aceite, nuevos limpiaparabrisas o un nuevo juego de neumáticos. A medida que aumenta el número de vehículos, empieza a ver los problemas que surgen. Si tuviera todos estos datos centralizados, podría supervisar fácilmente esta información sin riesgo de que se pierda o se extravíe. Para eso se utiliza el sistema de gestión de activos.

El software de seguimiento de activos y las soluciones de gestión ofrecen una forma fiable de supervisar los activos fijos. Se incluyen características como el rastreo de ubicaciones, el proceso de órdenes de trabajo y los seguimientos de auditoría.

Software de gestión de activos

Las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO). El software de automatización le ayuda con la programación, la gestión y la creación de informes de actividades de mantenimiento. Las características incluyen el manejo de flujos de trabajo, la asignación de recursos y el direccionamiento, la asistencia en operaciones y reparaciones, la elaboración de informes y las auditorías.

Para grandes operaciones, un sistema de gestión de activos empresariales como IBM Máximo proporciona una plataforma central para gestionar todos los activos fijos. Integra datos de activos de todo el ciclo de vida del activo: adquisición, operaciones, mantenimiento, desuso y renovación o reemplazo.

Con una vista completa, las organizaciones obtienen información útil sobre sus complejos entornos de activos y están mejor informadas para gestionar el estado de los activos. Las características y los flujos de trabajo les permiten optimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo de inactividad. Los equipos también tienen una vista empresarial de los controles medioambientales y de seguridad, para abordar mejor los problemas y los riesgos.

IoT e IA

Internet de la cosas (IoT) ofrece información muy útil y permite un mayor control de los activos fijos. El software de IBM Máximo, por ejemplo, correlaciona datos de sensores y dispositivos para ofrecer visibilidad instantánea sobre el estado y el rendimiento de los activos. Mejora la gestión de activos mediante el análisis del estado, la evaluación del valor y los riesgos y la anticipación de errores.

La IA utiliza machine learning para evaluar el estado de los activos y habilitar el mantenimiento predictivo. La tecnología recopila datos de los activos (sensores, telemetría, órdenes de trabajo e incluso eventos meteorológicos) y utiliza algoritmos para ver patrones o tendencias y desarrollar modelos de previsión. La información, unida a una puntuación predictiva, permite al sistema prescribir tácticas o estrategias preventivas.

EAM móvil

Conectar a los técnicos de primera línea de mantenimiento y reparación con el sistema EAM y con expertos a través de dispositivos móviles es fundamental para trabajar mejor y de manera más segura, así como para aumentar la productividad. IBM Maximo Mobile se ha diseñado para transformar los roles de trabajo de los técnicos de campo y ofrecerles datos prácticamente en tiempo real de las operaciones y el rendimiento de los activos, así como instrucciones de mantenimiento paso a paso, independientemente de su ubicación. La potente combinación de IA, flujos de trabajo inteligentes, asistencia humana remota y acceso a datos de activos permite a Maximo Mobile poner en manos de los técnicos el equivalente digital de décadas de experiencia en el sector.

• Vea los detalles de todos sus activos, incluidas sus especificaciones y su ubicación
• Acceda a datos en tiempo real de activos operativos para obtener información, diagnosticar y tomar medidas
• Optimice la planificación y las solicitudes de incidencias
• Vea las ubicaciones de su trabajo en un mapa y planifique su ruta
• Evalúe el estado de los activos y priorice las reparaciones
• Colabore con otros expertos de forma remota o mediante asistencia de expertos basada en IA.