¿Qué es la gestión de activos fijos?

La gestión de activos fijos implica rastrear, supervisar y mantener equipos, computadoras, vehículos y otros activos físicos.

Technikerin mit Tablet überprüft eine Anlage in einer Technikhalle

¿Qué es la gestión de activos fijos?

La gestión de activos fijos es el proceso de seguimiento y mantenimiento de los equipos y activos físicos de una organización. Los tipos de activos incluyen vehículos, computadoras, muebles y maquinaria.

Al utilizar un sistema de gestión de activos, las organizaciones pueden:

  • Rastrear y realizar un seguimiento de activos fijos
  • Supervisar equipos y maquinaria en varias ubicaciones.
  • Reducir los costos de mantenimiento.
  • Mejorar la eficiencia operacional
  • Mantener un registro de activos retirados, vendidos, robados o perdidos

La gestión de activos fijos permite a las organizaciones supervisar equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen funcionamiento. De esta manera, minimizan la pérdida de inventario, las fallas de los equipos y el tiempo de inactividad, y mejoran el valor de la vida útil de un activo.


¿Por qué es importante la gestión de activos fijos?

Los activos fijos como servidores, camiones de transporte y ascensores requieren una gran inversión de capital. Pueden comprender una gran parte del valor neto de una empresa. En algunas empresas, hasta el 40 % de la inversión se destina a la compra de equipos y vehículos.

Cuanto mejor y más eficazmente gestione una empresa sus activos, mayores serán las posibilidades de maximizar el valor de estas inversiones. Sin la gestión de activos fijos, una organización puede experimentar:

  • Tiempo de inactividad no planificado
  • Fallas de equipos
  • Inventario extraviado o perdido
  • Infracciones de seguridad o medioambientales
  • No cumplir con los estándares regulatorios o de conformidad

Para las empresas con grandes inventarios, los resultados pueden convertirse en pérdidas de millones de dólares en productividad, reparaciones, reemplazos o multas. Más allá de los costos inmediatos, los equipos deficientes pueden afectar la calidad de los servicios o productos de una organización y, a su vez, afectar la satisfacción del cliente y la reputación comercial.

Según la norma internacional ISO 55000, la gestión de activos debe maximizar la relación calidad-precio. Idealmente, la gestión de activos fijos mejora la calidad y la vida útil de los equipos y asegura un mejor retorno de la inversión.


Características principales

La gestión de activos fijos puede ser compleja, especialmente para empresas globales o empresas con grandes inventarios, como una empresa de renta de automóviles o una multinacional de fabricación.

Las organizaciones pequeñas pueden utilizar hojas de cálculo o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para rastrear sus activos. Sin embargo, la entrada de datos manual es propensa a errores. También puede ser un método lento para mantenerse al tanto del inventario de activos fijos cuando las flotas de vehículos se mueven entre ubicaciones o la tecnología es compleja.

En su  blog de gestión de activos, Sarah Dudley, Directora de contenido de Watson IoT, describe un escenario común: "Usted tiene cinco vehículos. Tal vez tenga una computadora portátil en la que lleve un registro de cuándo cada uno necesita un cambio de aceite, nuevos limpiaparabrisas o un nuevo conjunto de neumáticos…Ahora tiene 500 vehículos. Empieza a ver los problemas que comienzan a surgir. Si tan solo tuviera una base de datos donde pudiera rastrear fácilmente esta información sin riesgo de que se pierda o se almacene en el lugar equivocado. Este es el propósito de un sistema de gestión de activos".

El software de rastreo de activos y las soluciones de gestión ofrecen una forma confiable de supervisar los activos fijos. Incluye funciones como rastreo de ubicación, procesamiento de órdenes de trabajo y pistas de auditoría.

Software de gestión de activos

Las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento  (CMMS). El software de automatización ayuda con la programación, la gestión y los informes de las actividades de mantenimiento. Algunas funciones incluyen gestión de flujos de trabajo, asignación de recursos y enrutamiento, guía de operación y reparación, e informes y auditoría.

Para operaciones grandes, un sistema de gestión de activos empresariales como  IBM Maximo  proporciona una plataforma central para gestionar todos los activos fijos. Integra datos de activos de todo el ciclo de vida de los activos: adquisición, operaciones, mantenimiento, devaluación y renovación o reemplazo.

Con una visión completa, las organizaciones obtienen insights de sus complejos entornos de activos. Están mejor informadas para gestionar el estado de sus activos. Las funciones y los flujos de trabajo les ayudan a optimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo de inactividad. Los equipos también tienen una visión empresarial de los controles ambientales y de seguridad para abordar mejor los problemas y riesgos.

IoT e IA

El Internet de las cosas (IoT) ofrece insights detallados y permite un mayor control de los activos fijos. El software IBM Watson IoT , por ejemplo, correlaciona los datos de los sensores y dispositivos para proporcionar una visibilidad oportuna del estado y el rendimiento de los activos. Mejora la gestión de activos al analizar el estado, evaluar el valor y el riesgo, y anticipar fallas.

La IA utiliza el machine learning para medir el estado de los activos y permitir el mantenimiento predictivo. La tecnología recopila datos de activos (de sensores, telemetría, órdenes de trabajo e incluso eventos climáticos) y usa algoritmos para ver patrones o tendencias y desarrollar modelos de predicción. La información, junto con la puntuación predictiva, permite al sistema prescribir tácticas o estrategias preventivas.

Blockchain

Blockchain es un libro mayor seguro y compartido que registra cada transacción en una red empresarial. En términos de rastreo de activos fijos, la tecnología ayuda a:

  • Establecer la procedencia de equipos y servicios a lo largo de la cadena de suministro de activos.
  • Registrar transacciones relacionadas con la seguridad, como permisos e incidentes
  • Proporcionar una pista de auditoría en toda la red.
  • Proporcionar supervisión sobre daños y reclamaciones relacionadas con la garantía.

"Blockchain significa que todas las actividades que se han realizado en un activo se verifican y crean un registro preciso para que lo utilicen los gestores de activos", señala el arquitecto principal de productos de IBM, Russell Bee, en su  blog de gestión de activos. "Utilizan estos registros para analizar el rendimiento, los riesgos y para tomar decisiones estratégicas sobre sus equipos como parte de sus ciclos de planificación".


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