¿Qué es la integración ERP?

La integración de ERP ayuda a sincronizar las funciones empresariales para ofrecer a los stakeholders un acceso simplificado a los datos de la empresa. Las soluciones ERP eliminan los silos de datos que pueden oscurecer la salud general de la empresa y obligan a los empleados a buscar información en diversas aplicaciones, plataformas y departamentos. La integración de ERP aumenta la visibilidad de los procesos empresariales al centralizar los datos, lo que permite tomar decisiones empresariales más rápidas e informadas.

La planificación de recursos empresariales es un sistema de software de gestión empresarial que las organizaciones utilizan para recopilar, gestionar y compartir datos en una empresa. Estos sistemas constan de aplicaciones empresariales, también llamadas módulos integrados. La implementación de un ERP ayuda a gestionar las funciones principales de una empresa, como las finanzas, la gestión de la cadena de suministro y las compras, los recursos humanos y otras, en una plataforma integrada.

El software ERP moderno utiliza conectores prediseñados e interfaz de programación de aplicaciones (API), conjuntos de protocolos que permiten que sistemas dispares se comuniquen entre sí y faciliten el flujo de datos entre esos sistemas. Las estrategias de integración de ERP tienen en cuenta qué datos utilizan las empresas para tomar decisiones y cómo utilizar esos datos para optimizar las funciones empresariales.

Las soluciones ERP integradas promueven el flujo eficiente de datos entre el software ERP, otros sistemas y aplicaciones empresariales, lo que facilita a las partes pertinentes un acceso más fácil a la información que necesitan. Las empresas modernas recopilan grandes conjuntos de datos y la integración del ERP puede ayudar a los equipos a ver y analizar mejor grandes volúmenes de datos. Esta capacidad permite a los equipos descubrir las ineficiencias sistémicas y las amenazas a la seguridad, explorar las oportunidades de crecimiento y adaptarse más rápidamente a las cambiantes condiciones empresariales.

Los proveedores de ERP proporcionan servicios de integración de ERP con opciones prediseñadas y personalizables. Las necesidades empresariales varían en función de factores como los recursos de TI, el número de aplicaciones de software que ejecuta una empresa, si las aplicaciones están basadas en la nube o alojadas en las instalaciones, las necesidades de escalabilidad y el crecimiento empresarial previsto.

Los métodos de integración ERP incluyen la integración punto a punto, el bus de servicios empresariales y la plataforma de integración como servicio (iPaaS).

La integración punto a punto permite que dos sistemas se enlacen directamente. Los equipos informáticos utilizan código personalizado para establecer una comunicación directa entre dos sistemas, lo que ofrece un alto nivel de control. La integración punto a punto suele ser una opción más económica para sistemas básicos con un mínimo de integraciones de software.

En el caso de las grandes integraciones que implican muchas aplicaciones, la escalabilidad puede resultar difícil de mantener para los departamentos de TI en este modelo. Las conexiones punto a punto requieren que los departamentos de TI construyan y mantengan el código, lo que puede resultar costoso y llevar mucho tiempo.

ESB es un componente de software centralizado que gestiona la integración de diferentes sistemas de software. Se suele utilizar para integraciones complejas dentro de arquitecturas locales.

ESB estandariza la información mediante conectores que convierten la información entre aplicaciones. Esta capa intermedia de traducción se conoce como el bus de comunicación. ESB es una herramienta sólida para integrar sistemas heredados, pero no es la mejor opción para aplicaciones en la nube. Al igual que el punto a punto, ESB requiere experiencia técnica de un departamento de TI para integrarse y mantenerse.

iPaaS es un conjunto de herramientas y soluciones de autoservicio basadas en la nube que se utilizan para integrar datos de varias aplicaciones alojadas en distintos entornos informáticos. iPaaS está diseñado para ayudar a gestionar un ecosistema creciente de soluciones de software como servicio (SaaS) empleadas por grandes organizaciones.

Los servicios de integración en la nube de iPaaS proporcionan una solución al creciente desafío de la integración de aplicaciones, fuentes de datos y servicios en entornos de TI cada vez más complejos (como los entornos de nube híbrida). iPaaS aborda los retos de la integración empresarial y la gestión de datos al proporcionar herramientas como conectores, mapas y transformaciones prediseñados que ayudan a las empresas a orquestar los flujos de integración y maximizar la interoperabilidad entre sistemas dispares.

La integración de iPaaS presenta una solución para muchas empresas modernas debido a la escalabilidad que ofrece y su idoneidad con SaaS y aplicaciones basadas en la nube. 

La integración del sistema ERP involucra varias funciones comerciales y software según el tipo y la estructura de la organización, los objetivos y las necesidades. Los casos de uso de integración de ERP incluyen:

• Inteligencia empresarial (BI)
• CRM (gestión de relación con el cliente) 
• Gestión de proyectos
• Gestión de la cadena de suministro
• Plataformas de comercio electrónico
• Recursos humanos

La inteligencia empresarial se refiere a un conjunto de procesos diseñados para generar conocimiento y mejorar las estrategias empresariales mediante el análisis de los datos organizacionales. Las empresas implementan herramientas que recopilan, gestionan y organizan los datos en los diferentes departamentos para ofrecer a las partes interesadas una imagen detallada de las operaciones empresariales.

Las integraciones de ERP de inteligencia empresarial ayudan a las organizaciones a implementar herramientas con IA para automatizar la recopilación y el análisis de datos. Automatizar este proceso ayuda a proporcionar conocimientos basados en datos en tiempo real que permiten actualizar de forma proactiva los flujos de trabajo y las operaciones.

Las herramientas de CRM ayudan a registrar y gestionar los datos relacionados con las interacciones con los clientes o posibles clientes. Los sistemas de CRM incluyen datos de los clientes, como el historial de compras, la información de contacto y la información relacionada con las interacciones con los equipos de atención al cliente. Estos datos ayudan a los equipos de ventas, marketing y servicio de atención al cliente a aumentar la fidelización de clientes, generar nuevos clientes potenciales y mejorar la experiencia.

La integración de ERP hace que estos datos sean visibles en varios equipos, lo que permite una toma de decisiones más informada y optimizadas iniciativas de ventas y marketing.

La integración de los sistemas ERP con las herramientas de gestión de proyectos ayuda a los líderes de la organización a coordinar las tareas y cumplir los plazos de los distintos equipos. Los directores de proyectos utilizan estas integraciones para hacer que las iniciativas y los sprints de productos sean más eficaces y mejorar la planificación de los proyectos. La integración de los sistemas ERP con el software de gestión de proyectos permite a los directores de proyectos utilizar un sistema unificado para mantener a los miembros del equipo actualizados sobre las iniciativas de toda la empresa que podrían afectar a sus flujos de trabajo y procedimientos.

La integración de ERP puede desempeñar un papel en la gestión de la cadena de suministro mediante la integración de datos de ventas, envíos, inventario de almacén y sistemas de fabricación. Los sistemas ERP ayudan a optimizar la gestión de pedidos, que incluye todos los pasos y el personal responsable de un pedido desde su creación hasta su cumplimiento. Si se produce un problema en la fase de fabricación o si hay retrasos en los envíos, un sistema integrado puede automatizar una alerta a los equipos de gestión de inventario, que pueden actualizar a los almacenes, clientes y equipos de gestión empresarial sobre los plazos de entrega previstos.

La integración de comercio electrónico ERP centraliza la gestión de inventario, datos de productos, historial de órdenes de compra y datos de clientes. La centralización de estos datos permite a las organizaciones automatizar muchas funciones en sus sitios de comercio electrónico, como asegurarse de que las listas del sitio web estén actualizadas con el inventario actual.

La integración del comercio electrónico permite la automatización y el intercambio eficiente de información entre organizaciones. Por ejemplo, esta integración puede ayudar a simplificar el cumplimiento de pedidos al automatizar el flujo de información de envío a los almacenes de cumplimiento. Los equipos de marketing y ventas pueden utilizar la información de comercio electrónico para detectar productos de alta demanda y patrones de ventas y ajustar las estrategias en consecuencia. Los datos de comercio electrónico pueden ayudar a los equipos comerciales a decidir cuándo es necesario retirar gradualmente los productos o cuándo ajustar los modelos de precios.

Los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) suelen gestionar muchas tareas organizativas, como la contratación y el despido, la gestión de los beneficios, las revisiones de rendimiento y el seguimiento de las nóminas, y grandes volúmenes de datos y documentos de los empleados. La integración con ERP ayuda a consolidar estos datos mediante la creación y la gestión de perfiles de los empleados individuales a los que es más fácil acceder y se almacenan de forma segura.

La integración con los sistemas de recursos humanos ayuda a mantener a los equipos de recursos humanos informados sobre las necesidades empresariales más amplias, información que puede resultar valiosa a la hora de contratar nuevos empleados y crear ofertas de trabajo. Las integraciones con ERP también ayudan a los equipos a automatizar muchas tareas manuales de recursos humanos, como la incorporación o la aprobación del tiempo libre remunerado (PTO), lo que permite a los equipos de recursos humanos centrarse en un trabajo más estratégico.

La integración del ERP ofrece numerosos beneficios, entre ellos ayudar a las organizaciones a:

• Unificar los datos en tiempo real
• Crear una única fuente fiable
• Automatización de los flujos de trabajo
• Mejorar la observabilidad

La recopilación, síntesis y análisis de datos en tiempo real ayuda a los equipos a establecer conocimientos organizativos y a comprender mejor las funciones empresariales. Los datos aislados o no accesibles en varios departamentos pueden impedir que las organizaciones alcancen una comprensión holística de sus recursos y necesidades empresariales. Estos datos aislados pueden crear redundancias en el flujo de trabajo y otras ineficiencias o problemas.

La integración de ERP unifica datos previamente dispares, lo que permite a los equipos obtener un mayor valor de sus datos y descubrir conocimientos que ayuden a mejorar los procesos organizativos.

La integración de las aplicaciones ERP con otras aplicaciones y bases de datos empresariales permite la centralización de los datos y ayuda a mejorar la comunicación interna entre los departamentos. También evita que los empleados tengan que perder tiempo buscando datos. 

Los repositorios de datos centralizados permiten una distribución más sencilla de los informes y análisis de datos en tiempo real, y crean una única fuente fiable en la que todas las unidades de negocio pueden confiar (y saber que están actuando con la misma información que sus homólogas). Muchos sistemas ERP pueden crear automáticamente gráficos y paneles de control que proporcionan visualizaciones claras de los datos recopilados.

Los almacenes de datos centralizados tienen muchas aplicaciones prácticas. Por ejemplo, si los equipos de ventas, marketing y comercio electrónico comparten un conocimiento de los plazos de la cadena de suministro y los flujos de producción, los equipos pueden mejorar sus previsiones y alinearse para asegurarse de que los esfuerzos de ventas y marketing se ajustan eficazmente en caso de interrupciones del suministro o cuando los artículos están agotados.

La introducción de datos es tediosa y propensa a errores humanos. Las soluciones ERP ayudan a automatizar los procesos de entrada de datos y a impulsar la precisión de los datos. Los sistemas ERP también pueden ayudar a automatizar la generación de facturas, la aprobación de facturas, las actualizaciones de inventario y otros procesos específicos del sector.

En resumen, la integración de ERP ayuda a proporcionar a las organizaciones una imagen más precisa de todo su negocio. Esta observabilidad mejorada impulsa el análisis de datos en tiempo real, proporciona a los líderes la visión integral que se necesita para tomar decisiones seguras y ayuda a los equipos a evitar problemas futuros de manera proactiva.

La amplia observabilidad y los sistemas integrados también ayudan a las empresas a hacer cumplir las reglas, regulaciones y estándares de cumplimiento de toda la empresa.

La integración de ERP ofrece beneficios para toda la empresa, pero existen desafíos que los equipos de TI pueden enfrentar durante el proceso de integración inicial y durante todo el ciclo de vida de la integración. Los obstáculos de la integración de ERP varían según el alcance y la escala de la empresa y el método de integración elegido. Los desafíos incluyen:

Los sistemas ERP recopilan y gestionan datos de diferentes equipos y departamentos, lo que significa que los datos pueden tener un formato diferente en las aplicaciones. Las soluciones de integración punto a punto y ESB, en particular, requieren experiencia técnica interna y profesionales de TI para ayudar a gestionar la traducción de datos. Estos métodos de integración también requieren que el personal técnico escale y mantenga los entornos a medida que se vuelven más complejos.

Las soluciones iPaaS incluyen conectores prediseñados que ayudan a integrar aplicaciones y aliviar la carga de trabajo de traducción de datos. Aunque las soluciones iPaaS ofrecen más herramientas y capacidades de integración estándar que otros métodos (y pueden ser más fáciles de escalar), también pueden requerir personal técnico para personalizar y monitorizar los flujos de datos, especialmente durante la configuración y con integraciones más complejas o únicas.

Las integraciones complejas suelen requerir recursos informáticos y personal adicionales. Los equipos informáticos se aseguran de que las aplicaciones se actualizan y de que estas actualizaciones no causan una interrupción en los flujos de datos.

Las integraciones iPaaS y las aplicaciones basadas en la nube suelen admitir actualizaciones, integraciones y pruebas automatizadas, pero siguen requiriendo una supervisión periódica. Monitorizar la migración inicial de datos al implementar soluciones ERP ayuda a las organizaciones a asegurarse de que los datos integrados están completos y a evitar interrupciones en el negocio.

Las soluciones de integración a veces incluyen herramientas de monitorización de la migración de datos o pueden acoplarse a otra herramienta de monitorización.

La integración de datos de varias fuentes puede exponer datos confidenciales o dejar brechas en la seguridad. Por ejemplo, los datos almacenados por el departamento de RR. HH. pueden tener requisitos de seguridad diferentes a los datos de ventas de los clientes, aunque los procesos de integración de datos unan los datos en el mismo sistema centralizado.

Tanto si las soluciones de integración se crean internamente como si se adquieren a través de un proveedor externo, las organizaciones deben asegurarse de que estas soluciones incluyan capacidades de supervisión de datos, regulación y cumplimiento.