Was ist Workload-Management?

Das Streben nach Mitarbeiterproduktivität ist eine Aufgabe, die jedes zukunftsorientierte Unternehmen übernimmt. Es versteht sich fast von selbst, dass die Unternehmen bestrebt sind, ihre Prozesse zu rationalisieren, ihre Workload zu optimieren und alle Funktionen mit höchster Effizienz auszuführen.

Die Ressourcenzuweisung und das Ressourcenmanagement werden zu einem wichtigen Thema, und alles dreht sich um diese Frage: Wie holen Sie das Beste aus Ihren verschiedenen Ressourcen heraus – seien es Humanressourcen oder Computerressourcen – und setzen sich realistische, aber lohnende Ziele, die erreicht werden können, ohne wichtige Teammitglieder zu überlasten und zu einem Burnout der Mitarbeiter zu führen?

Das ist die größte Herausforderung bei der Durchführung eines effektiven Workload-Managements und kann ein schwieriger Balanceakt sein. Hier ist der Grund dafür: Hier überschneiden sich Computersysteme (die vorhersehbar arbeiten) mit Arbeitern aus Fleisch und Blut (deren Verhalten oft weniger vorhersehbar ist). All dies kollidiert mit Projektplänen (die vermutlich in Stein gemeiselt sind – bis sich durch die Verlagerung von Geschäftsprioritäten plötzlich Meilensteine und Fälligkeitstermine ändern). Diese drei Variablen in einem relativen Gleichgewicht zu halten, ist der Schlüssel zu einem ordnungsgemäßen Workload-Management und ein Jonglieren, das eine umfangreiche Projektplanung und eine weitsichtige Priorisierung erfordert.

Unternehmen verfolgen auf unterschiedliche Weise einen Ansatz für die Workload-Planung. Dennoch können drei Konstanten auf alle Unternehmen angewendet werden, die sich mit Workload-Management befassen.

Die Ergebnisse sind die vom Unternehmen erstellten Ausgabematerialien und können viele Formen annehmen. Leistungen können sich als materielle Güter (wie hergestellte Produkte) oder als immaterielles geistiges Eigentum (wie Softwareprogramme und Apps) manifestieren.

Sofern wir nicht von einem sehr kleinen Startup sprechen, dürfte eine etablierte Arbeitsteilung vorliegen, mit spezifischen Teams, die mit bestimmten Projekten betraut sind. Dies trägt dazu bei, die Arbeit eines Teams in einem überschaubaren Rahmen zu halten, insbesondere wenn es um hohe Workloads, komplexe Projekte und wichtige Aufgaben geht.

Zeitmanagement wird nicht einfach nur als gute Praxis angesehen, die ein Unternehmen befolgt. Produktionsfristen müssen durchgesetzt werden, denn selbst große Unternehmen sind nur so wertvoll wie ihre Fähigkeit, die Ergebnisse innerhalb einer vereinbarten Zeitspanne zu liefern. Da die Zeiterfassung für die fortlaufende Rentabilität so entscheidend ist, wird sie zu einer Überwachungsmaßnahme von hohem Wert.

Bevor wir fortfahren, sollten wir unsere Begriffe genauer definieren, da der Begriff „Workload-Management“ mehr als eine Bedeutung hat. Obwohl zwischen diesen Definitionen keine Welten liegen und sie sich tatsächlich leicht ähneln, unterscheiden sie sich deutlich.

Im Kontext von Mitarbeiternutzung und Arbeitsteilung kann sich das Workloadmanagement auf die Verteilung der Workload in einem Team beziehen oder darauf, wie die gesamte Menge an Arbeit eines Unternehmens auf die verschiedenen Abteilungen und Teammitglieder des Unternehmens verteilt wird.

Zugegeben, es gibt ein „menschliches Element“ bei der Arbeit, wenn es um die Teamkapazität und die Aufteilung der Workloads auf das gesamte Team geht, denn es geht darum, wie die Mitarbeiter ihre jeweiligen Aufgaben erledigen. Diese menschliche Dimension bleibt bei den Kernaktivitäten des Workload-Managements erhalten, die im Nachhinein stattfinden, einschließlich der nachprüfbaren Überwachung von Metriken zur Teamleistung und Teamproduktivität und der weniger konkreten Berücksichtigung anderer wertvoller immaterieller Werte wie Teamworks.

In anderer Bedeutung betrachtet das Workload-Management dieselbe Frage der Produktivität jedoch ausschließlich aus einer Computing-Perspektive. In diesem Sinne ist das Workload-Management eine Arbeitsmanagement-Übung, bei der es darum geht, die gesamten Aufgaben des Computerprojekts zu ermitteln, die erledigt werden müssen, damit das Unternehmen seine laufenden Ziele erreichen kann. Das Unternehmen wird diese kompilierte Abbildung nutzen, um die Kapazitätsplanung und das Aufgabenmanagement genau zu planen und umzusetzen. Dies führt dann dazu, herauszufinden, wie kollektive Workflows in ausgewogene Workload-Verteilungen aufgeteilt werden kann.

Dann gibt es noch eine dritte und weiter gefasste Bedeutung von „Workload-Management“, die beide Themen über die zu erledigende Projektmanagement-Arbeit zusammenfasst, die mit der Ausführung dieser Arbeit beauftragten menschlichen Mitarbeiter sowie die dafür erforderlichen Computersysteme und Prozesse umfasst. Um dieses Thema vollständig zu untersuchen, müssen wir diesen umfassenden Begriff von „Workload-Management“ und alles, was dazu gehört, untersuchen.

Dass es so viele Arten von Produkten speziell für Workload-Management-Prozesse gibt, ist keine Überraschung, denn fast alle Unternehmen befassen sich mit der Formulierung und Umsetzung von Workload-Management-Strategien. Hier sind einige der beliebtesten Optionen:

Jahrzehntelang war dies nicht nur die führende Methode zur Visualisierung von Leistungsvergleichen, sondern so ziemlich die einzige Möglichkeit, dies zu tun. Es stellt sich heraus, dass einige Grundlagen nicht wirklich verbessert werden können. Deshalb verwenden wir auch im 21. Jahrhundert noch Tabellenkalkulationen. Durch die Veröffentlichung aller enthaltenen Informationen nach X- und Y-Achse können Tabellenkalkulationen viele Daten auf einen Blick bereitstellen und vergleichen.

Das erste Tabellenkalkulationsprogramm hieß VisiCalc (für „Visible Calculator“) und wurde Ende 1979 für das Apple II-Computersystem veröffentlicht. VisiCalc (entwickelt von Dan Bricklin und Bob Frankston) basiert auf einer Studie des amerikanischen Wissenschaftlers Richard Mattesich aus dem Jahr 1961. Im Gegenzug ebnete VisiCalc den Weg für Excel, das zum Synonym für computergestützte Tabellenkalkulationsprogramme geworden ist, und wurde von einem Microsoft-Mitarbeiter namens Charles Simonyi für die offizielle Markteinführung im Jahr 1985 entwickelt.

Ende 2022 veröffentlichte Schätzungen zeigen, dass jeden Monat mehr als 750 Millionen Benutzer Excel nutzen, und einige Hochrechnungen gehen davon aus, dass diese Zahl auf fast 1,2 Milliarden ansteigen wird.¹ Ähnliche Schätzungen zeigen, dass etwa 63 % aller Unternehmen Excel regelmäßig für einige ihrer verschiedenen Buchhaltungsanforderungen verwenden.²

Eine der grundlegendsten und am einfachsten verständlichen Möglichkeiten, den Workload-Fortschritt zu verfolgen, sind Kanban-Boards („Kanban“ ist japanisch für „visuelles Signal“). Kanban-Boards wurden erstmals bei echten, physischen Whiteboards verwendet, die mit vertikalen Spalten eingerichtet waren, die Projektschritte unterteilten. Die Stakeholder können dann in diesen Spalten Notizen anbringen, um den schrittweisen Fortschritt zu kennzeichnen.

Die Verwendung von Kanban-Boards wurde erstmals in den späten 1940er Jahren vom Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno eingeführt, als Teil eines „Lean Manufacturing“ -Ansatzes, der darauf abzielt, die Produktivität zu maximieren und Verschwendung zu begrenzen. Die erste computergestützte Kanban-Software wurde in den frühen 2000er Jahren vom Computerenthusiasten David Anderson entwickelt und später von Softwareentwicklern wie Microsoft adaptiert. Unter den aktuellen Kanban-Apps ist Asana als führender Anbieter bekannt. Das Kanban-Board-Produkt ermöglicht Automatisierung und Integrationen (z. B. Methoden zur Verknüpfung von Kanban-Boards mit anderen Tools, um Workflows zu optimieren und Zeit zu sparen).

Dashboards verwenden die Technologie, um verschiedene Arten von Informationen in einer visuellen Konfiguration zu präsentieren. Das offensichtliche Beispiel dafür ist ein Dashboard, auf dem ein Fahrer wichtige Anzeigen und andere Monitore im Blickfeld hat.

Computergestützte Dashboards bieten die gleiche Funktionalität, außer mit Diagrammen, Tabellen und Grafiken anstelle verschiedener Messgeräte. Frühe Experimente mit computergestützten Dashboards fanden in den 1980er Jahren statt, aber erst ein Jahrzehnt später wurden diese Dashboards nützlicher und besser in Systeme integriert. Die Nutzung von Dashboard erlebte einen regelrechten Boom, als sie in der Lage wurden, wichtige KPIs darzustellen. 

Neben der Projektmanagement-Software gibt es noch andere Arten von Projektmanagement-Tools. Dabei handelt es sich um Methoden, die sich seit vielen Jahrzehnten bewährt haben:

• Aufgabenlisten: Um die einzelnen Schritte, die befolgt werden müssen, aufzuschlüsseln, ist die einfache alte Aufgabenliste immer noch ein unverzichtbares Equipment. Ähnlich wie Tabellenkalkulationen sind Aufgabenlisten vor allem deshalb effektiv, weil sie Informationen auf die wesentlichen Daten reduzieren. Aufgabenlisten sind in der Regel der erste Schritt bei der Ausarbeitung wirksamer Strategien für die Bearbeitung neuer Projekte und ein früher Teil der Definition notwendiger Projektmeilensteine.
• Gantt-Diagramme: Gantt-Diagramme sind eines der besten primären Werkzeuge zur Überwachung des Fortschritts. Sie zeigen den Fortschritt in Form eines horizontalen Balkens an, der von links nach rechts verläuft und bei Erreichen des Fertigstellungsstatus 100 % vollständig eingefärbt wird. Die Balken von Gantt-Diagrammen (benannt nach dem Sozialwissenschaftler Henry Gantt, der die Methode in den 1910er Jahren erstmals entwickelte) geben üblicherweise auch den prozentualen Fertigstellungsgrad an, um die horizontalen Balken zu ergänzen, die übereinander gestapelt werden können, um den Fortschritt in verschiedenen Projektbereichen zu vergleichen.
• Aufgabenlisten: Ein weiteres Tool für das Workload-Management, das bei der Überwachung des Fortschritts hilft, sind Aufgabenlisten. Während sich Aufgabenlisten auf die Definition wichtiger Entwicklungen konzentrieren, stellen To-Do-Listen das „Aufschlüsseln“ dieser Entwicklungen dar und führen die tatsächlichen Schritte auf, die zum Projektabschluss führen werden. Aufgabenlisten können mit variablem Umfang erstellt werden, was bedeutet, dass sie auf eine ganze Abteilung, ein bestimmtes Team oder sogar eine bestimmte Person angewendet werden können.

Hinweis: Auch wenn Sie vielleicht erwarten, dass in dieser Liste Tabellenkalkulationen zu finden sind, gibt es einen wichtigen Grund, warum sie ausgeschlossen wurden. Obwohl Teamleiter oft visuelle Raster auf Whiteboards oder in Textverarbeitungsprogrammen erstellen, um eine Vielzahl von Daten zu enthalten, gelten solche Raster nicht als echte Tabellenkalkulationen. Tabellenkalkulationen enthalten nicht einfach nur gerasterte Informationen. Diese Informationen werden durch künstliche Intelligenz miteinander verknüpft, die es den Benutzern ermöglicht, einfache Berechnungen durchzuführen, die sofort auf alle Daten in dieser Tabelle angewendet werden können – wodurch erheblich Zeit gespart wird, da nicht mehrere Berechnungen durchgeführt werden müssen. Diese umfassenden Informationen sind in einem einfachen, gerasterten Diagramm nicht vorhanden. 

Unternehmen sind sehr unterschiedlich, ebenso wie die Geschäftsanforderungen. Nichtsdestotrotz gibt es noch einige solide Grundprinzipien für ein intelligentes Workload-Management, die auf fast alle Unternehmen angewendet werden können.

Ein Plan für das Workload-Management kann nur so solide sein wie die Überlegungen, die in ihn einfließen. Daher ist es die Aufgabe des für die Planung Verantwortlichen, die Qualifikationen der Mitarbeiter und deren Effektivität innerhalb dieser Rollen ehrlich zu beurteilen. Dies ist ebenso wichtig wie eine genaue Prognose der erforderlichen Schritte und der wichtigsten Meilensteine eines Projekts. Je ehrlicher Sie in Bezug auf die Funktionen Ihres Unternehmens sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Planung für das Workload-Management effektiv sein wird.

Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen ihre Mitarbeiter immer noch weitgehend im Unklaren darüber lassen, wie das Unternehmen arbeitet oder welche Erwartungen an ihre individuelle Leistung geknüpft sind. Die Kommunikation mit den Teammitgliedern sollte einfach zu verstehen und schwer zu verwirren sein. Darüber hinaus sollte eine klare Kommunikation für alle Teams gelten und ressourcenübergreifend gleichmäßig angewendet werden, um Informationslücken und Leistungssilos zu vermeiden.

Eine Methode, mit der Unternehmen ihre wichtigsten Mitarbeiter ausbrennen lassen, besteht darin, ihnen eine unrealistische Anzahl an Aufgaben zuzuweisen. Um die Mitarbeiter effektiv und in allgemeiner Zufriedenheit zu halten, sollte ein Umfeld des Multitaskings vermieden werden. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis diese Aufgabe erledigt ist. Dadurch wird die beinahe vollständige Lähmung vermieden, die die Produktivität beeinträchtigen kann, wenn ein Mitarbeiter versucht, viel zu viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Ein wichtiger Aspekt eines effektiven Workload-Managements besteht darin, die verschiedenen technischen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, nach Möglichkeit zu nutzen. Wiederkehrende Aufgaben sind ein wichtiger Bereich, in dem Sie eine Ihrer größten Stärken einsetzen können: Vorlagen. Vorlagen sind ideal, um die Erstellung von Dokumenten zu automatisieren und deren Produktion zu beschleunigen. Sie tragen auch dazu bei, dass die Unternehmensstandards in allen ausgehenden Dokumenten einheitlich formatiert sind.

Auch hier gilt: Sie werden überrascht sein, wie viele Top-Unternehmen einfach wichtige Aufgaben an Teams delegieren, ohne später regelmäßige Check-ins mit allen relevanten Mitarbeitern durchzuführen. Das ist ganz klar ein Rezept für eine Katastrophe, das unbedingt vermieden werden sollte. Teambesprechungen müssen nicht langwierig sein, um effektiv zu sein, aber sie müssen regelmäßig abgehalten werden und jedem Teammitglied Zeit geben, über seine aktuellen Aktivitäten und potenzielle Hindernisse für seinen Fortschritt zu berichten.