Was ist EDI-Onboarding?

EDI bezieht sich auf die Systeme und Standards zur elektronischen (und oft automatischen) Echtzeitübertragung von Geschäftsdaten und Dokumenten, einschließlich Rechnungen, Bestellungen und Lieferketteninformationen, zwischen Handelspartnern.

Bei EDI-Transaktionen werden Informationen direkt von einer EDI-Anwendung eines Unternehmens an eine EDI-Anwendung eines anderen Unternehmens übertragen. EDI-Standards definieren den Ort und die Reihenfolge der Informationen in jedem Dokument. 

EDI-Lösungen bieten viele Vorteile durch Automatisierung, Skalierbarkeit und Standardisierung. EDI gilt seit Jahrzehnten als das bevorzugte Mittel zum Dokumentenaustausch für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Insbesondere automatisch generierte, standardisierte Formulare vereinfachen und reduzieren oder eliminieren den Bedarf an manueller Dateneingabe, wodurch Fehler und die damit verbundenen Kosten verringert werden.  

Für manche Unternehmen und Branchen ist die Nutzung von EDI keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Viele große Einzelhändler und Hersteller haben EDI-Anforderungen und Compliance für Geschäftsprozesse.

Es kann Anforderungsvariabilität zwischen Handelspartnern bestehen, etwa durch Unterschiede in Compliance-Vorschriften, Anforderungen an Dokumentenzuordnung, Kommunikationsprotokolle oder Testprozesse. Dies kann in Kombination mit der allgemeinen Komplexität von EDI-Standards das EDI-Onboarding zu einem schwierigen und zeitaufwändigen Prozess machen. 

Allerdings können standardisierte, gut dokumentierte interne Onboarding-Prozesse, geeignete Middleware-Tools und eine klare Kommunikation mit Geschäftspartnern die Herausforderungen bei der EDI-Einrichtung abmildern. Sie helfen Unternehmen auch dabei, die Vorteile von EDI zu nutzen, darunter eine höhere Datengenauigkeit und die Möglichkeit, mit Unternehmen zu interagieren, die EDI-Konformität voraussetzen.

Durch die Integration von EDI-Plattformen in andere interne Unternehmenssysteme, wie beispielsweise Enterprise Resource Planning (ERP) Plattformen, können Unternehmen automatisierte Pipelines aufbauen. Diese Pipelines übertragen standardisierte Geschäftsdaten an Partner und synchronisieren interne Systeme mit einer EDI-Plattform.

Diese Integration „rundet die Datenpipeline ab“ und ermöglicht den automatischen Datenfluss nicht nur zwischen Partnern über EDI-Software, sondern auch vom Geschäftspartner bis hin zur Backend-Anwendung und den Geschäftssystemen von Unternehmen. Nach der Integration kann eine EDI-Anwendung Daten von einer internen Plattform (wie einem ERP-System) extrahieren, diese Informationen in ein standardisiertes EDI-Format umwandeln und die Datei sicher an einen Handelspartner senden. Durch diese automatisierte Integration wird die manuelle Dateneingabe weiter reduziert, da die Notwendigkeit entfällt, Daten von einer internen Plattform erneut in eine EDI-Plattform einzugeben.

Das EDI-Onboarding kann sich allein auf die Einrichtung einer EDI-Plattform beziehen oder sowohl auf die Konfiguration der Plattform als auch auf ihre Integration mit internen Unternehmenssystemen. Angesichts der Bedeutung integrierter Systeme in modernen IT-Umgebungen ist meist Letzteres der Fall.

Das Onboarding sieht in einzelnen Fällen unterschiedlich aus, die folgenden Schritte sind jedoch wichtige Bestandteile der meisten Onboarding-Prozesse.

Im ersten Schritt des Onboardings müssen sich die potenziellen neuen Handelspartner auf die technologischen Grundlagen einer EDI-Verbindung einigen. Eine solche Einigung wird in der Regel in Form einer Handelspartnervereinbarung (TPA) festgelegt. TPAs sind Verträge, die den gesamten Umfang des betreffenden EDI-Datenaustauschs zwischen EDI-Handelspartnern festlegen. Ein TPA umfasst sowohl Dokumenttypen und -standards als auch Haftungsbestimmungen, Compliance-Regeln, Vertragslaufzeiten, Kommunikationsprotokolle und vieles mehr. Diese Art der Vorabverhandlung für das Onboarding von Partnern schafft die Grundlage für den Rest des Onboarding-Zyklus.

Wichtige, zu berücksichtigende Punkte:

Die Art der beteiligten Dokumente bestimmt viele der nachfolgenden Schritte im EDI-Onboarding. Einige Branchen oder Geschäftsstandorte erfordern möglicherweise andere Standards oder Sicherheitsmaßnahmen. Zu den am häufigsten über EDI ausgetauschten Dokumenten gehören eine 850 Bestellung, eine 810 Rechnung und eine 997 Funktionsbestätigung.

Standardisierung ist eine wichtige Komponente von EDI, aber es gibt mehrere Standards für unterschiedliche Zwecke. Zu den gängigen Standards gehört ANSI ASC X12 (manchmal auch X12 genannt), der vor allem in Nordamerika verbreitet ist. HIPAA schreibt eine spezifische Version dieses Standards für Transaktionen im Gesundheitswesen und medizinische Informationen vor. EDIFACT ist ein von den Vereinten Nationen entwickelter internationaler Standard.

Der zweite Schritt des EDI-Onboardings beinhaltet den Austausch der technischen Spezifikationen. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um die Vereinbarung über die genaue Art und Weise des Dokumentenaustauschs. 

Es gibt verschiedene Kommunikationsprotokolle, die zur Übermittlung von Dokumenten gemäß den EDI-Prinzipien verwendet werden können. Dazu gehören:

• AS2 (Applicability Statement 2): Ein gemeinsames Protokoll, das die Einhaltung der HIPAA-Vorgaben sowie Funktionen wie digitale Signaturen und Zustellbenachrichtigungen unterstützt.
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): Ein älteres Protokoll, minimal und einfach zu bedienen, dem jedoch einige der in AS2 vorhandenen erweiterten Funktionen fehlen.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): Eine Weiterentwicklung von FTP (File Transfer Protocol) mit moderneren Funktionen wie durchgehender Verschlüsselung und Audit-Trails.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): Plattformunabhängiges XML-basiertes Nachrichtensystem, das manchmal in älteren EDI-Systemen zu finden ist.

Ein EDI-Implementierungsleitfaden ist ein Dokument, das viele der technischen Aspekte des Datenaustauschs definiert. Ein Implementierungsleitfaden enthält meist alles, was wir bisher besprochen haben, einschließlich Protokoll, Dokumenttypen und Standards.

Aber ein Implementierungsleitfaden geht auch genauer auf die Dokumente selbst ein und definiert, welche Felder in jedem Dokumenttyp ausgefüllt werden müssen, ID-Codes für jeden Austausch zur Identifizierung von Absendern und Empfängern und andere partnerspezifische Regeln. Implementierungsleitfäden sind üblich und nützlich für große Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen, da jede Unklarheit oder jeder Fehler zu erheblichen Störungen führen kann.

Nachdem alle Spezifikationen und Verträge ausgearbeitet sind, besteht der nächste Schritt darin, die Infrastruktur für einen EDI-Austausch einzurichten.

Es ist zwar möglich, eine EDI-Schnittstelle von Grund auf neu zu entwickeln, aber in der Regel verwenden Unternehmen eine vorgefertigte Plattform. Moderne EDI-Anbieterplattformen bieten häufig Integrationen für andere interne Unternehmensplattformen, wie ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning) und WMS (Warehouse-Management-Systeme), um den Bedarf an manueller Dateneingabe zwischen Systemen zu verringern. Für kleine Unternehmen bieten cloudbasierte Webportale niedrige Zugangskosten und grundlegende Funktionen für eine effiziente EDI-Nutzung, wie etwa ERP-Integrationen. Viele dieser Lösungen enthalten zunehmend KI-Tools für fortschrittlichere Validierungs- und Compliance-Prüfungen.

Größere Unternehmen benötigen möglicherweise mehr Kundenservice und Aufmerksamkeit. Verwaltete EDI-Dienste bieten Zuordnung, Tests, Support und mehr, allerdings zu einem höheren Preis als Web-EDI-Portale, dafür aber mit erhöhter operativer Effizienz.

Die Zuordnung kann der Schritt sein, der am meisten Reibung verursacht. Im Wesentlichen beschreibt die Datenzuordnung den Prozess der Übersetzung interner Daten, die im XML-, CSV- oder einem anderen Format vorliegen, in eines der standardisierten EDI-Formate wie X12.

Die meisten EDI-Plattformen verfügen über Zuordnungsfunktionen, oft mit einer Drag-and-Drop-Schnittstelle für die Übersetzung von Datenströmen. Es gibt auch eigenständige EDI-Zuordnungssoftware, die eine detailliertere Kontrolle über den Prozess ermöglicht. Dieser Prozess kann sehr detailliert und schwierig sein. Jedes einzelne EDI-Datenfeld muss gemäß der Implementierungsanleitung abgebildet werden.

Ein Lieferant könnte beispielsweise eine interne Teilenummer verwenden, das Teil aber an einen Einzelhändler verkaufen, der eine SKU verwendet. In diesem Fall muss eine Querverweistabelle vorhanden sein, die vermerkt, dass die Teilenummer dem Artikel mit der SKU entspricht. Weitere Probleme bei der Zuordnung könnten Felder betreffen, die von einem Lieferanten, aber nicht von einem Kunden verwendet werden, wie z. B. „Abteilung“ oder „Lagergang“. Informationen wie diese können zu Validierungsfehlern führen, da sie nicht übereinstimmen und möglicherweise als bedingt oder optional gekennzeichnet werden müssen.

Viele Unternehmen, wie beispielsweise große Einzelhandelsketten, bieten eine Bibliothek mit vorgefertigten Zuordnungsvorlagen an, um diesen Prozess zu vereinfachen. Andere Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, einen externen Auftragnehmer mit der Einrichtung der Zuordnung zu beauftragen.

EDI ist laut einer Analyse von Long View Systems bekanntermaßen sehr fehleranfällig und weist hohe Raten an Nichteinhaltungsfehlern auf. Wenn bei der Implementierung von EDI Fehler auftreten, kann dies zu Kaskadeneffekten entlang der gesamten Liefer- und Handelskette führen. Aus diesem Grund ist das Testen ein so wichtiger Schritt in einem erfolgreichen Onboarding-Prozess.

Ein Konnektivitätstest soll sicherstellen, dass die Systeme miteinander kommunizieren können. In der Regel wird dies mit einer einfachen „TEST“-Nachricht erreicht, die eine MDN (Message Disposition Notification) zurückgeben sollte, also eine automatische Empfangsbestätigung. 

Dieser Schritt prüft, ob die EDI-Dateien gemäß dem EDI-Formatstandard und dem Implementierungsleitfaden korrekt strukturiert sind. Die EDI-Validierung umfasst mehrere Elemente. 

Am grundlegendsten ist vielleicht die Syntaxprüfung. Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt? Liegen diese Felder in der richtigen Reihenfolge vor? Werden sie entsprechend ihrem Datentyp ausgefüllt (sodass beispielsweise ein Datum im Format JJJJMMTT und nicht als „18. März 2026“ geschrieben wird)? 

Eine weitere Validierungskategorie ist die Codeset-Validierung. Stimmen die Codes, wie z. B. Ländercodes oder Währungscodes, mit den anerkannten offiziellen Listen überein? 

Das Versenden eines Dummy-Dokuments ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß übermittelt und empfangen werden. Teams auf beiden Seiten der Transaktion können die begleitenden Fehlermeldungen analysieren und feststellen, was schiefgelaufen ist. Häufige Probleme sind falsche Codewerte, Formatierungsfehler und unvollständige Pflichtfelder. 

Nachdem eine einzelne Transaktion ordnungsgemäß funktioniert hat, ist es Zeit für einen durchgehenden Test des gesamten Prozesses. Dieser Schritt beinhaltet die Sicherstellung, dass die Integration mit einer ERP- oder anderer Plattform fehlerfrei funktioniert, dass jede gesendete Transaktion ein 997 (funktionales Bestätigungsformular) zurückgibt und dass jeder Schritt dem vorherigen folgt. Diese Workflows können mehrstufig sein: Löst das Vorliegen einer Bestellung den Versand einer Rechnung aus? 

Nachdem die Tests abgeschlossen sind und jeder Handelspartner bestätigt hat, dass das System einsatzbereit ist, wird die Plattform in Betrieb genommen. Das kann bedeuten, die EDI-Plattform so anzupassen, dass sie von einer Testumgebung in eine Produktionsumgebung übergeht, was in Etappen oder gleichzeitig erfolgen kann. 

In der frühen Phase eines Live-EDI-Starts ist es üblich, jeder Transaktion besondere Aufmerksamkeit zu schenken, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert. Bei diesen frühen Transaktionen ist eine manuelle Überprüfung üblich, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Ereignisse oder Fehler auftreten. 

Während des gesamten Lebenszyklus von EDI könnte ein Partner beschließen, den Implementierungsleitfaden zu ändern. Zum Beispiel könnten neue Artikel, neue Produkttypen oder neue Felder hinzugefügt werden. Diese müssen wiederum validiert und getestet werden. EDI ist zwar automatisiert, aber nicht statisch – Aktualisierungen können bei Bedarf implementiert werden. 

Der Prozess des EDI-Onboardings ist komplex und birgt viele Möglichkeiten für Fehler und Frustrationen. Zu den häufigsten Fallstricken gehören