So erschließt man mit aussagekräftigen Dateneinblicken einen wissenschaftlichen Ansatz für das Change Management

Zweifellos besteht ein exponentielles Wachstum beim Zugang zu und der Menge an Prozessdaten, die uns allen zur Verfügung stehen. In Anbetracht des aktuellen Klimas, das sich als zunehmend uneindeutig und komplex erweist, bietet sich eine große Chance, Erkenntnisse zu nutzen, um robustere, evidenzbasierte Methoden für unsere Arbeitsweise und unser Change Management zu entwickeln. Daten können nicht nur eine überzeugendere Change-Management-Strategie unterstützen, sondern sind auch in der Lage, Veränderungen schneller zu erkennen, zu beschleunigen und zu verankern, was in unserer sich ständig verändernden Welt entscheidend ist. Wir bei IBM nutzen diese Chancen und bauen unsere Spezialisierung auf Process Mining- und Datenanalyse-Tools und -Techniken zunehmend aus, die unserer Ansicht nach echte „Game Changer“ sind, wenn es um den Aufbau einer Kultur des kontinuierlichen Wandels und der Innovation geht.

Ein herausragender Einsatzbereich der Prozessdatenanalyse ist für uns das Process Mining: Das Erkennen von Anomalien, Mustern und Korrelationen in großen Datensätzen, um Prozessergebnisse vorherzusagen. Process Mining stellt die „Kunst des Möglichen“ dar, wenn es darum geht, Zeit und Energie in organisatorische Veränderungsinitiativen zu investieren, um nachhaltig Veränderungen zu bewirken. Wir haben vier Schlüsselbereiche ermittelt, in denen diese Process-Mining-Fähigkeiten angewendet werden können, um den durch ein Änderungsprogramm erzielten Wert wirklich zu transformieren:

Wir erleben immer wieder, wie negativ sich falsch ausgerichtete oder unmotivierte Führungskräfte auswirken. Vor allem, wenn es darum geht, Argumente für wirksame Veränderungen voranzutreiben und Teams zum Handeln zu inspirieren. Eine kürzlich von Forbes veröffentlichte Umfrage zum Thema Leadership IQ aus dem Jahr 2021 hat ergeben, dass „nur 29 % der Mitarbeiter angeben, dass die Zukunftsvision ihrer Führungskraft immer mit der des Unternehmens übereinstimmt“. Wenn Führungskräfte auf allen Ebenen nicht auf derselben Wellenlänge und die Mitarbeiter nicht vollständig in den Wandel eingebunden sind, kommen letztendlich ungeschützte Ergebnisse dabei heraus. Eine brillante Vision und Strategie nützen nichts, wenn man seine Führungskräfte und Mitarbeiter nicht für diese Vision begeistern kann.

Da Business Case und Case for Change oft die ersten und möglicherweise entscheidenden Faktoren sind, die bei jedem Veränderungsprogramm unbedingt richtig gemacht werden sollten, ist der Bedarf an Echtzeitdaten offensichtlich. Wie viel einfacher wäre es, eine Unternehmenstransformation auf datengesteuerte Erkenntnisse zu stützen, die Veränderungen anhand von Fakten aufzeigen und quantifizieren könnten.

Die Nutzung von Daten als Ersatz für das „Bauchgefühl“, auf dessen Grundlage zu viele Geschäftsentscheidungen getroffen werden, ermöglicht es Change-Praktikern, Wahrnehmungen von der Realität zu trennen und zu entscheiden, auf welche Prozesse der größte Fokus gelegt werden muss. Mit anderen Worten: Die Data Science des Change Management konzentriert sich auf das, was den größten Einfluss auf Ihre Geschäftsziele, KPI und strategische Ergebnisse hat. Sie kann zeigen, ob Wahrnehmungen real sind, und unerwartete Erkenntnisse liefern. Letztendlich können Erkenntnisse, die auf harten Fakten basieren, für mehr Transparenz bei Ihrer Entscheidungsfindung sorgen und eine überzeugendere Geschichte liefern, auf die sich alle einigen können.

Wissen Sie, wie Ihr Unternehmen im Vergleich wirklich funktioniert? Bei Veränderungsprogrammen kann es mehrere Wochen dauern, Interviews und Workshops durchzuführen, um Ist-Zustände zu erfassen. Häufig stellen wir jedoch eine Diskrepanz zwischen dem fest, was die Nutzer berichten, und dem, was die Daten tatsächlich zeigen. Process-Mining-Tools analysieren Daten aus Tausenden von Transaktionen an allen Standorten, um ein realistisches Bild zu zeichnen. Sie liefern schnellere und zuverlässigere Erkenntnisse in die Ursachen von Problemen und identifizieren die effektivsten Verbesserungsmöglichkeiten.

Ebenso investieren Change Agents viel Zeit und Mühe in die Gestaltung des Sollzustands und die Ermittlung der Auswirkungen auf die von der potenziellen „neuen Normalität“ betroffenen Personen. Process-Mining-Tools können eine Fit-Gap-Analyse neuer Prozesse durchführen, um die größten Auswirkungen von Veränderungen schnell und präzise zu ermitteln. Dies kann wiederum die Erstellung Ihrer Kommunikations- und Schulungsprogramme beschleunigen, um die Einführung des Wandels mit präziseren und individuelleren Veränderungsprozessen zu unterstützen. Detaillierte Erkenntnisse über die Prozesskonformität können den Designteams zur Verfügung gestellt werden, um die Gestaltung zukünftiger Prozesse und Systeme zu unterstützen und zu fokussieren.

Es herrscht die weitverbreitete Annahme, dass die Einführung neuer Technologien Dinge schneller und einfacher gestaltet, aber das ist nicht immer der Fall. Forbes stellt fest: „Trotz erheblicher Investitionen in neue Technologien im letzten Jahrzehnt verzeichnen viele Unternehmen tatsächlich eine Verlangsamung ihrer Geschäftstätigkeit aufgrund der unzureichenden Nutzung von Technologien.“ Es ist ganz klar, dass wir nicht einfach ein System einführen und dann erwarten können, dass es angenommen wird. Unabhängig davon, wie zweckmäßig die Lösung in ihrer Konzeption ist und wie gut sie bei ihrer Einführung angenommen wird, werden sich diese Ergebnisse aufgrund einer Vielzahl von Faktoren, die innerhalb und außerhalb unserer Kontrolle liegen, zweifellos ändern.

Wie können Sie dies also frühzeitig erkennen und rechtzeitig und effektiv darauf reagieren oder es sogar verhindern?

Process-Mining-Lösungen sind zwar fortschrittliche Analysen, trotzdem können sie Lücken und Chancen in einer digitalen Transformation aufzeigen. Das bedeutet, dass Sie mit gezielten Veränderungsmaßnahmen schneller gegensteuern können. Zum Beispiel durch die Lokalisierung einer bestimmten Benutzergruppe oder eines Prozesses, der auf ein geringeres Aktivitätsniveau oder die ungenaue Ausführung von Aufgaben hinweist. Sie können Schulungs- und Engagementmaßnahmen entwerfen, um Teammitglieder weiterzubilden oder zu schulen, oder Möglichkeiten zur Prozessverbesserung identifizieren, um sie bei ihren durchgeführten Aktivitäten besser zu unterstützen.

Darüber hinaus kann diese Funktion auch eine weitere Hürde beseitigen: Wenn Sie eine Veränderung durchgesetzt haben, wie messen Sie dann am einfachsten den Erfolg und die Akzeptanz?

Durch den Einsatz von Process Mining können Sie schnell den Grad der Prozess-Compliance im Unternehmen und in der gesamten Wertschöpfungskette erkennen. Process-Mining-Tools automatisieren Prozesse und generieren Dashboards, die einen schnellen Überblick über die Annahmeraten bieten. Sie ermöglichen es Ihnen außerdem, den Geschäftswert auf Basis von Verbesserungen zu quantifizieren und wichtige Metriken den Geschäftszielen zuzuordnen und deren Verlauf zu verfolgen.

Die Integration einer Kultur des kontinuierlichen Wandels und der Verbesserung in der DNA eines Unternehmens ist ein bedeutendes Unterfangen. Der McKinsey Organizational Health Index zeigt, dass in leistungsstarken Unternehmen die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung am weitesten verbreitet ist. Dieser Index legt dar, dass in fast 2000 Unternehmen der Zustand eng mit der Leistung verknüpft ist. Data-Mining-Tools zielen ihrem Wesen nach auf diese kontinuierliche Verbesserung ab und statten ihre Benutzer mit Daten aus, um ständig neue Möglichkeiten zu erkennen und die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, unaufhörlich neu zu erfinden.

Dank ihrer Einfachheit und intuitiven Eigenschaften ermöglichen Process-Mining-Tools auch Nicht-Datenspezialisten, datengestützte Erkenntnisse leicht zu finden und zu nutzen, wodurch der Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation im gesamten Unternehmen deutlich erleichtert wird. Datenbasierte Ansätze wie Process Mining bieten jedoch den größten Mehrwert, wenn Unternehmen sich langfristig darauf festlegen. Die Einführung dieser Instrumente stellt somit an sich schon ein kleines Veränderungsprojekt dar. Die Integration der Verwendung von Daten und Metriken in die tägliche Arbeit bedarf nicht nur eines Verständnisses für das Tool, sondern auch einer Veränderung der Einstellung zur Nutzung von Erkenntnissen im Rahmen der kontinuierlichen Optimierungsbemühungen. Wie bei jeder IT-Implementierung wird es sich langfristig auszahlen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Benutzer und Stakeholder durch die Veränderungsphase zu begleiten - vom Bewusstsein bis zur Akzeptanz.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Change Management durch die Effizienz der Daten von einer projektbasierten Disziplin, die um die Rechtfertigung angemessener Investitionen kämpft, zu einer Disziplin entwickeln wird, die über Geschäftsergebnisse und deren erfolgreiche Umsetzung berät. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, typische Change-Management-Maßnahmen – wie die Entwicklung von Change Journeys oder die Annahme-Tracking – zu verstärken und zu beschleunigen, sondern auch die Möglichkeit, die Denkweise derer, die mit Change Management arbeiten, zu beeinflussen und zu verändern. Process Mining befähigt Menschen dazu, zu überlegen, zu hinterfragen und Aufgaben neu zu erfinden. Dies geht mit unserer Erkenntnis einher, dass sich der Wandel ständig verändert und wir mit ihm Schritt halten müssen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.