Sol Caribbean 使用 IBM Cloud Pak® 简化资本支出流程
对于快速发展的 Sol Canadian, Ltd.，业务敏捷性不可或缺。 自 2005 年成立以来，这家石油公司的业务急剧扩大。 如今，该公司的价值已达数十亿美元，业务遍及加勒比海盆地的 23 个国家/地区，为零售汽车、航空、船舶和卡车运输行业等供应燃料、液体石油和润滑油。
为了在复杂、多样化的组织结构中协调资本支出 (CapEx) 流程并实现自动化，Sol Caribbean 使用 IBM Cloud Pak for Business Automation。这种协调并非易事。该公司每年启动约 1,000 个项目，涵盖其所在国家或地区和业务。项目的范围千差万别，从开发新加油站到购买办公电脑，不一而足。
在 2017 年与 IBM 合作之前，该公司的资本支出流程一点也不敏捷。“当时，整个流程都是通过电子邮件完成的，”Sol Caribbean 区域运营经理 Juan Lopez 说，“没有中央存储库，没有办法跟踪项目文档，没有工作流程，当所有利益相关者都签署项目时也没有审批印章。”
“当我们进行审计时，很难找到每个项目的支持文档，”他继续说道，“我们的业务是重资产业务，我们希望更好地控制我们的投资。从审批过程到完成，没有办法审查项目的相对成功程度 – 不仅是花费的资金，还包括项目带来了哪些业务，或者项目的回报是好是坏。”
该公司需要一种技术解决方案来帮助更好地管理其资本支出流程、跟踪和审计项目，并最大限度地降低欺诈风险。
广泛的流程自动化
在 23 个国家/地区实现资本支出流程自动化，每年实施 1,000 个项目
简化工作流程
将重大项目的审批时间从数周缩短至 1 周或更短
Sol Caribbean 与 IBM 合作伙伴 LPA Corporate Solutions (LPA) 合作构建了一个以 IBM Cloud Pak for Business Automation 解决方案为基础的自动化平台，该平台针对基于任何云或 IT 环境在 Red Hat® OpenShift® 上部署进行了优化。Sol Caribbean 的高管根据甄选过程中提出的 LPA 原型选择了该解决方案，而不是其他几种解决方案。“它触及了所有要点 – 业务流程管理、文档管理、内容管理和自动化工作流程，”Lopez 说。
由此产生的集中式平台在巴巴多斯的虚拟服务器上进行了本地部署，并且对该公司的投资流程实现全面自动化：
- 要启动项目，授权用户（通常是国家或地区经理）通过 IBM 解决方案基于 Web 的界面登录平台，填写在线申请表并提交必要的支持文档，这些文档存储在项目相关内容的集中式存储库中。该存储库是 IBM Cloud Pak for Business Automation 解决方案内容管理组件的一部分，该解决方案还采用强大的安全模式来保护机密文档免遭未经授权用户泄露。
- 然后，IBM Cloud Pak for Business Automation 解决方案的业务自动化工作流组件包含的基于规则的引擎，使用基于预算阈值、业务部门和原籍国的授权矩阵，自动将项目请求分配并路由给适当的审核者。 审核者批准或拒绝该项目并提交其决定的理由。
- 然后，系统跟踪资本支出项目的每一步（从批准到项目完成），并可以在项目执行期间或完成后随时生成有关项目或项目组状态的报告。 此外，该系统还与会计系统集成到协作流程中，以确保预算同步且步入正轨。
自该平台于 2019 年实施以来，它已经兑现自己的承诺 – 加拿大最大的燃料和石油产品供应商之一 Parkland Fuel Corporation 的积极响应就是最好的证明，该公司于 2019 年 1 月收购了 Sol Caribbean。“我们已经能够向 Parkland 证明该系统的价值，”Lopez 说，“Parkland 的利益相关者从不同的角度进行审视并表示认可。”
最重要的是，它为 Sol Caribbean 提供了重要的流程改进。集中式存储库允许用户随时随地访问项目文档，从而促进合规性并加快处理时间。“从合规角度来看，我们拥有更好的控制力，”Lopez 说，“我们知道每个项目都有文件记录，并且可以证实任何审计，这让我们感到很自在。资本支出审批流程得以简化 – 项目获得批准所需的时间减少，因为每个人都知道需要做什么以及由谁来做。”
“我们现在拥有跟踪项目持续时间的工具，”他继续说道，“这有助于我们不断改进。我们开始生成信息，使我们能够跟踪关键绩效指标 (KPI)，例如符合预算或按时完成的项目的百分比。”
预防欺诈是另一个好处。“现在已制定制衡措施，确保我们能够根据 ERP 投资工具衡量采购情况，”LPA 董事总经理 Elena Henckel-DaCosta 表示，“这种能力可以帮助我们最大限度地减少欺诈的可能性。”
该平台的规则引擎还有助于加快做出决策。IBM Cloud Pak for Automation 解决方案配置为包括项目签核的里程碑和截止日期。如果审核者错过截止日期，最终审批者会自动通过平台收到通知。“过去，我们会在一些较为复杂的项目上花费数周时间，试图就各项决策达成共识，”Lopez 说，“现在，一旦项目开始，平台会自动分配时间表，因此相关人员需要在给定的时间内提供反馈。决策速度确实必须加快。我们的绝大多数审批都是在一周内完成的。”
LPA 表示，未来的建议可能包括使用机器人流程自动化将该平台与 Sol Caribbean 的 ERP 系统集成。未来探索的另一个领域是利用 AI 加强统计和市场分析。
与此同时，Sol Caribbean 正在享受其当前平台带来的优势。 Lopez 说：“该解决方案对我们的投资流程管理起到了补充作用，所以我对它非常满意。 所有 IT 实施都很困难；变更管理也面临困难。 这需要大量的工作和投入，但我们的当前系统运行良好。”
Sol Caribbean成立于 2005 年，向整个加勒比盆地供应石油产品，业务遍及 23 个国家或地区。该公司总部位于巴巴多斯布里奇敦，通过服务站网络向航运、航空、卡车运输、采矿和豪华游船行业的商业客户分销燃料、润滑油和液化石油气。该公司于 2019 年初被加拿大最大的燃料和石油产品独立供应商 Parkland Corporation 收购。
IBM 合作伙伴 LPA成立于 1996 年，是一家具有国际影响力和领导地位的公司集团，致力于生产和集成数字化转型解决方案，包括业务流程管理、案例管理、企业内容管理、机器人流程自动化、智能自动化、AI、Web 应用程序和门户开发以及电子商务开发。借助该公司的解决方案，超过两百家客户能够通过资产和文档的智能管理以及优化关键组织流程来获得竞争优势。LPA 在阿根廷、智利、秘鲁、厄瓜多尔、哥伦比亚和巴巴多斯设有分支机构。
法律
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2021 年 5 月在美国制作。
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