案例故事
1962 年 1 月，一名 51 岁罪犯克拉伦斯·吉迪恩 (Clarence Earl Gideon)（被判处五年徒刑）在佛罗里达州监狱服刑几个月后，他坐在牢房里用铅笔给美国最高法院写了一封信。
尽管这封信的初衷很卑微，但它却引发了具有里程碑意义的最高法院案，至今仍在美国司法界引起轰动。由于吉迪思诉温赖特案 (Gideon v. Wainwright) 的裁决，从 1963 年起，美国公民便拥有了刑事被告享有免费公设辩护服务的权利。
但在最近，美国东南部某州的法院行政处 (AOC) 见证了，当今法院需要采取哪些措施才能继续贯彻吉迪思诉温赖特案的精神。
通过与 IBM 业务合作伙伴 Prolifics 合作并运用 IBM 自动化技术，AOC 转变了繁琐的行政管理流程，并极大地提高了公设辩护系统的效率。
AOC 案例说明了自动化流程如何显著提高工作效率，以及现代司法系统如何依靠最新技术来维护核心的宪法权利：人人享有正义。
Prolifics 北美销售主管 Matt Garst 最近与东南部某州的 AOC 进行了接洽，目的在于了解如何帮助 AOC 提高效率，可是他没有考虑到吉迪恩事件。但从某种程度上讲，吉迪恩事件就是 AOC 想要与 Garst 洽谈的原因。
吉迪恩在 1962 年向最高法院递交了用铅笔书写的上诉状时，他被判犯有闯入佛罗里达州巴拿马市的一家台球厅并窃取啤酒、葡萄酒和 5 美元零钱的罪名。1961 年，当他第一次接受审判时，他要求佛罗里达州法院为他提供一名律师，理由是他享有美国宪法第六修正案规定的公正审判权。但是，法官却告诉他，佛罗里达州只有在死刑案件中才提供免费代理服务。吉迪恩只好自我辩护，但最终被判定有罪。
第二年，在收到吉迪恩的上诉状后，最高法院的 9 位大法官作出一致判决：州法院的审判无效。吉迪恩接受了新的审判。这一次，由政府雇佣的辩护律师推翻了先前的证词，并请来了新的证人。吉迪恩最终被判无罪。此后，在所有 50 个州的每一起刑事案件中，无力承担代理费用的被告（被法院称为“赤贫者”）都可以申请并享有该州的免费代理权益。
如今，AOC 通过州法院程序“赤贫者辩护系统”来贯彻吉迪恩诉温赖特案的精神。这就是 AOC 想要与 Garst 和 Prolifics 团队讨论的内容。
AOC 希望找到一种方法来减轻与赤贫者辩护相关的繁琐流程。该州是美国人口增长最快的十大州之一。对于法院来说，这意味着案件量将持续增多，对公设辩护服务的需求也将不断增长。
对于赤贫者辩护系统中的特定案件，提供有效且公正的公设代理服务意味着需要一名或多名辩护律师和其他资源，例如专家、调查员或口译员。这意味着需要为这些资源的劳动支付报酬。这就是 AOC 面临的一项重大挑战。
公设辩护律师或其他资源在处理完某个案件后，为了获得报酬，必须向 AOC 提出索赔。AOC 根据内部流程来处理该索赔以确保其遵守所有法规，然后将该索赔提交至最高法院首席大法官办公室，由后者批准支付该报酬。
AOC 使用三个独立流程（主要通过手动方式来执行）来完成这个任务。
Garst 解释说：“需要先登录到一个系统、完成一项工作并注销，再登录到另一个系统、完成另一项工作并注销，然后登录到另一个系统...而且还需要维护基础技术。每次升级时，这些系统都会停运。从管理和技术角度来看，这简直是一场噩梦。”
每年有 13.5 万起索赔（而且这个数量还在不断增长），而这些流程和负责手动处理这些流程的工作人员根本无法处理完这些多的案件。Garst 回忆说：“他们发现案件量确实增加了。案件量超出了他们的承受能力。所以他们遇到了下列问题：得不到报酬、得到的报酬有点晚或者得到的报酬金额不正确。”事实上，有超过 7 万起索赔被搁置，主要是因为它们存在一些简单错误，而这些错误只有在工作人员人工通知提交者后才会得到解决。
这些问题除了给公设辩护律师带来不便和混乱之外，还有可能危及整个赤贫者辩护系统。Garst 解释说：“每个州立机构每年都要接受两三次审计。如果主计局发现任何违规行为，他们就会关闭相关部门。如果法院行政处都被关闭了，那么媒体将会怎样报道呢。一旦被公众所关注，就必然会引起州长办公室的关注。”
AOC 意识到，他们需要用一个统一自动化系统来替换这些手动任务和不连贯的流程。这个系统既需要加快索赔处理速度，又需要为报告目的提供完整的可追溯性。除 Prolifics 之外，AOC 还咨询了其他一些解决方案提供商，包括全球最大的一些专业服务提供商。Garst 说道：“我们的竞争对手中有些是大公司，规模是我们的一千倍。我们的优势是，规模适中，同时兼具可扩展性和敏捷性。”对于 AOC 而言，这两点很关键。根据其中一家规模较大的竞标对手估计，需要 3 到 5 年时间才能最终交付解决方案。而 Garst 和 Prolifics 团队都保证只需要不到一半的时间就能交付解决方案。因此，他们赢得了合同。然后他们兑现了自己的承诺。
Prolifics 主要是构建 IT 解决方案。因此，Garst 及其团队成员习惯于与客户的 IT 部门合作，并获得 CIO 和 CTO 的批准。而 AOC 项目从一开始就有所不同，它将表面上截然不同的两个领域（IT 和司法）联系在一起。在这个项目中，Prolifics 不是与 IT 运营经理合作，而是与律师合作。Prolifics 不需要获得 CIO 的批准，而是要获得州立首席大法官的批准。Garst 解释道：“我每次去见客户，都是先走进一个房间，房间里的每个人都是律师。房间里面还有一本法律书。如果要进行任何更改或是要执行任何操作，都要先翻开这本书。整个系统都是根据法律规定来设计的。”
由于这是一次非典型性合作，因此协作特别重要。Prolifics 团队需要更全面地了解 AOC，而 AOC 也需要了解 IT 领域的最新技术。Garst 解释道：“我们必须将所有技术都降至最简单的水平，以便他们了解可以实现的功能。”在整个开发过程中，每一步都有 AOC 的参与，双方在设计思维方法的指导下开展协作并构建解决方案。
第一步是为期三周的发现和咨询会议。Garst 谈道：“在开始拧紧任何螺丝之前，我们想揭开引擎盖来看一看，真正了解他们所面临的重大挑战，了解现状，并了解未来要实现的目标。
因此，我们召开了很多次白板会议。让关键的项目干系人和高级用户（如 AOC 主任）直接参与进来，与我们一同确定第一阶段的目标，并提出自己的看法。”
一开始，AOC 希望继续使用三个现有系统中的许多硬编码；用 Garst 的话说：“只在其中添加一些新组件。”。而 Prolifics 团队则认为必须打破成规，重新开发一个全新的系统。
Garst 解释说：“某些用户使用这套流程已经有 40 多年了。他们已经习惯了，所以他们只希望新系统能够做同样的事情。”
Prolifics 通过提出如下问题来改变了他们的想法：您想达到怎样的目的？哪些功能和增强功能可帮助您更有效地工作？您理想中的流程是怎样的？在这些问题的引导下，他们产生了一些新的想法，然后 Prolifics 将这些想法融入到未来流程的演示中，而这些流程展现出了更高的效率和完全的透明度。因此，AOC 团队接受了 Prolifics 的方案。
业务转型
在法庭上，判决取决于证据。AOC 认为，现在是 Prolifics 兑现对未来流程的承诺的时候了。
通过使用 IBM Cloud PakÒ for Automation 解决方案中的软件组件与 IBM 业务合作伙伴 Intellective 提供的产品，Prolifics 团队构建了一个集成框架来自动执行整个赤贫者辩护索赔流程，从最初的提交、工作流程和报告，到首席大法官的批准，最后到支付报酬。Garst 说道：“我们简化了很多流程。这个系统不只是单线程系统。它的自动化程度非常高，举例来说，如果队列中有任何事项偏离流程，它会自动切换到第二事项、第三事项，从而使流程正常运行。”
审计长在开始审计时，可以轻松地获取所有详细信息。Garst 说道：“整个流程从头到尾都是完全透明的。对于其中的每一步，都可以查看由谁进行操作以及哪里存在瓶颈。”
错误会立即被发现并纠正，根本不会传播到上一步。通过即时通知，提交者和其他用户可以立即了解到是否存在任何错误，因此他们可以立即解决问题，而无需其他干预。
自动化甚至可促使解决方案遵循律师们一直在查阅的法律书。利用 IBM Cloud Pak for Automation 的规则引擎组件，Prolifics 和 AOC 团队建立了多个工作流程来提高合理性和效率，并制定相关规则来确保所有程序决策均符合州法律。
新系统的外观如何？用户友好程度如何？是否适合 40 岁的退伍军人使用？这就需要用到 Intellective 提供的 Unity 软件。Garst 说道：“我们需要一个非常直观且易于使用的前端。所以我们选择了 Intellective 的 Unity 内容导航解决方案。它与所有的 Cloud Pak for Automation 组件相集成，并提供一个内容非常丰富的可自定义的用户界面。”
IBM 和 Intellective 解决方案都在州数据中心所托管的内部私有云环境中运行，并且符合在该州中存储敏感数据的相关要求。
结果
每年13.5万件国防辩护
不断增加的案件量包括至少提高了77％
自动化使索赔处理速度从每个索赔的45天以上缩短到10天或更短大幅提高用户满意度
“ 我们简化了很多流程。 ”
— IBM 业务合作伙伴, Prolifics 的北美销售主管, Matt Garst
结果 / 后续步骤
这个解决方案仍在不断完善中，但 AOC 已经见证了它带来的重大改进。从 AOC 的角度讲，最重要的指标就是缩短索赔处理时间。Garst 解释道：“平均需要 45 到 60 天才能走完整个流程。律师有时要等上几个月才能拿到报酬。现在，借助自动化技术，只需要 10 天或更短的时间就可以走完整个流程。这实际上比法律规定的时间要短。”
现在可以清楚地了解流程的每一个步骤，这转变了管理和报告方式。Garst 说道：“以前，在 AOC 主任与首席大法官会面之前，AOC 主任及相关工作人员需要花大量时间从各个系统中提取必要的数据，以便能够全面了解索赔的进展。现在，AOC 主任只需要打开 iPad 并向他们展示：这里是案件数量。这里是案件审批的进展。”
该解决方案还促成了该州公设辩护律师十年来的首次加薪。根据 Garst 的说法，在以前的系统中，完成这项更改是一件非常棘手的事情。他说道：“必须使用一种简单的方法来更改工资标准。另外，还需要确保仅更改在批准采用新工资标准之日起出现的索赔的工资标准，它不会进行回溯并更改系统中每一起索赔的工资标准。当查看案件量时，查看的是整个州的案件量。因此，这是一项巨大的挑战。”此外，凭借端到端的透明度，AOC 能够满足美国财政部对于电子转账付款的文件要求。公设辩护资源首次可以通过电子资金转账 (EFT) 来收到报酬。
AOC 工作人员都很喜欢这个系统。Garst 说道：“他们对这个系统感到很满意。最令人满意的还是从现场听到的反馈。AOC 主任到其他州出差，并收集了多个用户组（由不同的律师组成）的反馈意见。在过去的一年中，用户普遍都很满意这个系统。”
在证明这个系统有效后，AOC 开始转变思维，考虑还可以实现哪些其他功能。Garst 解释说：“我们现在正在开发一些增强功能。例如，增强报告、增强流程。我们为 AOC 主任创建了一些仪表板。我们现在正在为他们提供梦寐以求的系统。”正在开发的一些增强功能包括使用 AI 分析数据和提供洞察以进一步简化流程。Garst 说道：“他们表现得很兴奋。不停地问：‘我可以执行这个操作吗？我可以执行那个操作吗？’他们已经了解了现有的功能，希望进一步完善这个系统。”
吉迪恩诉温赖特案的裁决结果告诉我们，法律面前人人平等。AOC 需要在每一天的审判中彻底贯彻该裁决的精神。然而，确保贫困被告享有公平代理权益意味着要确保辩护律师能够及时收到应得的报酬。通过增加公设辩护资源的报酬并确保他们能尽快收到报酬，AOC 可以为赤贫者辩护系统吸纳更多的人才，从而扩充公设辩护资源体系。这意味着贫困被告可以更快获得更好的公平辩护服务。从法院和辩护律师的角度来看，效率就是胜利。结果跟吉迪恩诉温赖特案一样，正义最终获得胜利。
关于 Prolifics
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