新泽西州社区事务部
不断攀升 — 通过基于云的电梯检查解决方案实现更高性能
一位女士正在按下电梯按钮

自 1856 年第一部客梯在纽约市安装以来,电梯已成为城市生活中必不可少且无处不在的便利工具,使人们能够在摩天大楼和其他高层建筑中生活和工作。仅在美国就有超过 90 万部电梯在运行,平均每部电梯每年运送超过 2 万人。

在新泽西州,DCA 的电梯安全部负责对电梯、自动扶梯、自动人行道和其他类型的电梯设备进行注册、检查和认证。公共安全任务是确保所有电梯设备符合安全标准,防止用户因设备或维护问题而受伤。

DCA 采用的电梯检查支持系统包括将纸质检查报告输入大型机计算系统并由其处理。由过时和分散的 IT 系统所支持的纸质流程组合非常笨拙,导致 DCA 的客户服务速度低于预期。负责电梯维护的楼宇业主必须与多个团队合作,协调检查工作并核实付款。

检查纸质记录作为参考或解决争议也是一个漫长的过程。总体而言,处理一次典型的电梯检查所需的时间为 21 到 28 天不等,对于检查员和楼宇业主来说,这样的完成时间都太长了。

升级该系统是 DCA 的首要任务。一种可能方法是将 Elevator Safety 安放在一个稍微现代化一点的检查解决方案套件上,其他 DCA 检查领域也可以使用该套件。但该系统“维护成本高昂,且知识产权属于开发该系统的供应商,我们希望摆脱该系统”,DCA 的 IT 总监 John Harrison 表示。

新泽西州跨部门支持 IT 方式的结构性变化,使得系统维护变得更加复杂。Harrison 说:“DCA 过去依赖新泽西州信息技术办公室 (NJOIT) 的开发资源。他们负责开发并托管 DCA 使用的系统。但后来一项行政命令解散了 NJOIT 的开发,我们必须自力更生。”

DCA 开始寻找实现系统现代化的选项。该公司已准备好充分利用其核心业务应用程序的全部功能,并对创新进行投资,以创建可操作的洞察力,加快决策速度。对现代平台进行了评估,并选择了 Microsoft Dynamics™ 365 platform on Azure™ Cloud。Elevator Safety 将是该平台上第一套新的解决方案。

与此同时,出现了一个意外事件,需要在极其紧迫时间内开发解决方案。新泽西州州长签署了抵押贷款延期立法,旨在帮助尚未从 2012 年“桑迪”飓风灾难中恢复过来的 3 万名房主。

缩短周期时间

 

电梯检查周期时间缩短 90%

流程更快

 

通过更快的计费和付款处理改善收入流

IBM 业务部门的 Microsoft Dynamics 365 团队拥有世界一流的专业知识,无人能出其右。并且与他们的沟通也高效顺畅。 John Harrison IT 总监 新泽西州社区事务部

DCA 被指定为确定公民是否有资格参加新计划的牵头机构,它的任务是开发一个新的数字流程,以管理预期会出现的大量在线申请。从新法律签署之日起,DCA 只有六周的时间来部署全新的系统。

与此同时,DCA 的 IT 团队正在就新的检查解决方案套件与几家潜在的 IT 供应商进行面谈,这些套件就包括 IBM® Services for Microsoft。Harrison 说:“IBM 在销售期内提出了正确的问题。这表明他们理解并专注于正确的事情,因此我选择 IBM 团队来提供 Sandy 解决方案。”

通过提供专家系统集成,基于 Azure 云上的 Microsoft Dynamics 365 客户数据平台,IBM 开发了新的在线公民资格工具,帮助 DCA 加快实现价值的时间。Harrison 说:“我们在当天上线,取得了巨大成功。实际上,这是一个概念验证,显而易见,IBM 成为大型检查解决方案套件项目的理想选择 - 从 Elevator Safety 全解决方案开始。”

一流的团队合作

在数字化转型项目开始时,DCA 建立了敏捷方法项目管理 (AMPM) 开发流程。Harrison 表示:“我们需要一个工具来管理需求和监控进度,IBM 作为主要开发商,为项目提供了这个解决方案。现在,我们在所有解决方案中使用 AMPM,并使用 IBM Blueworks Live 来执行业务流程建模。”

IBM® Blueworks Live 是基于云的软件,提供专门的协作环境,通过流程映射来构建和改进业务流程。通过在所有开发项目中使用敏捷方法,DCA 可以加快项目完成速度,并通过持续迭代定期更新平台。

在 Microsoft Dynamics 365 平台上启动项目后,DCA 做出了另一项重要的战略决策。Harrison 表示:“我们决定默认使用云技术。如果可能的话,我们做任何工作都是云优先。”

DCA 和 IBM 使用 Microsoft Dynamics 365 平台创建了一个新的 Elevator Safety 应用程序 (ELSA)。面向公众的服务门户供楼宇和物业业主、中介及其他人员使用,以便:

  • 为新楼宇和新安装的电梯设备办理登记手续
  • 转让所有权和修改注册信息
  • 管理账户并查找和打印账单和检查报告
  • 打印检查合格证书
  • 缴纳支付年检费、注册费和罚金

通过将电梯安全检查流程转移到云端,DCA 提供了数字基础设施,使检查员能够摒弃纸质表格,使用移动平板设备执行检查和相关任务。

Microsoft Dynamics 365 平台解决方案还能让 DCA 管理人员清楚地了解每次的检查过程,例如每位检查员进行各类检查的次数、每位检查员检查出的违规次数、最常出现的违规行为、每天各类检查的登记情况以及付款情况。

ELSA 应用程序的优势之一是其可配置性。Harrison 表示:“整个系统的建立是为了将思维方式和流程结合在一起。每个人对整个流程中的信息流都有相同的理解,这对我们的内部用户来说非常直观。”

为了在 ELSA 实施过程中获得深厚的行业和技术专业知识,DCA 咨询了 IBM GBS 客户创新中心。Harrison 表示:“Baton Rouge CIC 的大量员工为我们提供了很大的帮助,他们是一支出色的团队。我们让他们定期到新泽西州巡视,但总的来说,我们与他们是远程合作。”

在整个项目实施过程中,DCA 和 IBM 定期合作,打包版本、安排部署和跟踪开发进度。Harrison 说:“我们所做的一切工作都是为了更好地沟通。就 IBM 对我们的响应速度而言,IBM 就像一家小公司那么灵活并且积极。大型咨询公司在销售周期结束后就开始疏远客户的态度,我们一点儿也没有感受到。我知道,这支团队是我们的理想选择。”

就 IBM 对我们的响应速度而言,IBM 就像一家小公司那么灵活并且积极。大型咨询公司在销售周期结束后就开始疏远客户的态度,我们一点儿也没有感受到。我知道,这支团队是我们的理想选择。 John Harrison IT 总监 新泽西州社区事务部
面向未来的更高性能

通过在 Microsoft Dynamics 365 平台上实现数字化工作流程的自动化,DCA 实现了绩效改进,从而改善了电梯安全部的工作流程。将电梯检查周期从 21 至 28 天压缩到两三天,周转时间减少了 90%。

加快检查周期还能通过加快开单和支付检查相关费用来改善收入流。由于逾期发票的可见性更好,DCA 能够重新发送发票,并为超过 18 个月的发票带来 800,000 美元的额外收入。

目前,有 45 名现场检查员和 5 名办公室工作人员使用该平台来支持大量检查。2019 年,共进行了 14900 次周期检查,另外还进行了 2221 次复查。

Harrison 说:“实际上,我们更看重的是职能的提升而不是成本节省。以前,我们的员工通常执行与接收订单有关的任务。现在,他们可以专注于其他工作。它使人们可以自由地寻找拖欠的帐户。例如,如果有人在支付账单时出现拖欠并且他们偷工减料,这最终可能会导致安全问题,我们可以对此进行调查。”

通过共享通用平台和仪表板,服务台和网络服务人员可以管理相同的问题,同时积累有关工具集的专业知识。新平台提供的图形图表和仪表盘也为 DCA 主管和后台工作人员提供了更好的数据可视性和控制能力。

Harrison 说:“随着我们的员工越来越多地使用它,他们意识到浏览和操作都非常方便,并且领会了内容的互联方式。这非常有助于我们保持工作的条理性,同时让每个人都可以获得相同的信息。当我们都在看同一个仪表板时,它可以促进沟通。”

随着 ELSA 门户启动并运行一年,DCA 继续使用 Microsoft Dynamics 365 平台构建新的检查服务解决方案。房屋检查局的新门户网站计划于 2020 年 12 月投入使用,消防法规执行局的后续门户网站计划于 2021 年投入使用。随着新门户通过数字流程简化工作流程,DCA 预计会有类似的性能改进。

Harrison 经常收到有关其数字化转型以及如何在 DCA 实施的询问。Harrison 说,人们会问我:“使用的是 Microsoft 的平台,为什么要找 IBM 合作来实施?这有点难以理解。不过,对于 IT 咨询行业这很正常。IBM 业务部门的 Microsoft Dynamics 365 团队拥有世界一流的专业知识,无人能出其右。并且与他们的沟通也高效顺畅。”

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关于新泽西州社区事务部

新泽西州 DCA (ibm.com 外部链接)是一个州政府机构,旨在为地方政府、社区发展组织、企业和个人提供行政指导、财政支持和技术援助,以提高新泽西州民众的生活质量。DCA 针对公众关心的问题提供计划和服务,包括消防和建筑安全、住房建设、社区规划和发展以及地方政府管理和财政。

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2021 年 3 月在美国制作。

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