提到国防，我们自然会关注武装部队军人的勇敢和奉献精神：英国国防部 (MoD) 在英国陆军、皇家海军、皇家空军和战略司令部拥有 19 万多名雇员。然而，我们不应忘记国防部 58000 名文职人员的重要贡献，他们提供了大量支持服务，帮助维护国家安全。
与所有大型现代组织一样，国防部依赖于财务、采购和人力资源等一系列业务服务的效率。国防部和各个部队不再各自运营自己的会计、采购和人力资源部门，而是采用中央共享服务模式，由其国防商业服务 (DBS) 部门提供服务。
DBS 负责端到端提供这些服务，其中不仅包括专业人员和精心设计的业务流程，还包括基础技术。多年来，随着 DBS 职权范围的扩大，它从国防部不同机构继承了许多不同的 IT 系统和数据源，从大型企业应用程序和数据库到小型定制工具和电子表格，不一而足。
对 DBS 团队来说，管理这种复杂性已成为一项全职工作，而维护负担也使其难以改进服务。该组织希望采用更现代化、更高效的运营模式，并认识到标准化和融合其 IT 环境将是至关重要的第一步—有助于降低拥有成本、减少维护并降低业务风险。
DBS 首席信息官、财务与商业负责人 James Courtney-Holt 解释说：“出于多种原因，DBS 希望简化其系统布局。”“它将使我们能够充分利用我们的核心 Oracle 和 IBM Cognos Software，并启用 DBS 资源。这将支持 DBS 内部团队全权负责我们系统的支持和更改。这将为我们未来迁移到云服务做好准备。”
更智能的共享服务
更智能的共享服务帮助国防部为 19 万武装部队人员提供支持
从旧版系统到企业系统
新平台仅用1 个企业应用程序就取代了 4 个旧版系统
DBS 启动了一项为期多年的重大计划，以合理化其系统架构并提高效率。在 IBM 咨询和德勤的支持下，DBS 旨在转变其 IT 的三个主要领域：支持其签约、采购和财务 (CP&F) 流程的企业应用程序；支持规划、预算和预测 (PB&F) 的财务系统 ；以及向整个 MoD 的用户提供管理信息 (MI) 的数据库和分析工具。
签约、采购和财务
为了提高商业和财务流程的效率，DBS 决定用单一的 Oracle eBusiness Suite 应用程序软件来取代多个独立的系统，以处理整个端到端的工作流程。在四个主要版本中，来自 DBS、IBM、德勤和其他国防部部门的联合团队密切合作，在新系统中实现了从采购到支付的无缝循环，然后又增加了合同管理和与政府电子市场 (GeM) 集成的附加功能，政府电子市场是英国许多政府部门正在采用的新供应商目录。
通过迁移到 CP&F 的单一系统，DBS 已经能够淘汰其现有的三个 ERP 平台以及许多较小的辅助系统和手动流程。这从根本上简化了系统维护，降低了运营成本，同时也让 DBS 的员工有更多的时间专注于提高服务质量和开发新功能。该项目还提供了数据清理的机会，从而显着提高了数据质量，并增强了决策者对系统的信心。
规划、预算和预测
几年前，DBS 使用基于 IBM 软件的新平台取代了已经报废的业务规划系统。此后，DBS 和 IBM 团队完成了多次升级以增强功能，包括最近升级到最新版本的 IBM® Planning Analytics 软件。PB&F 解决方案现在既支持本财政年度的预算和预测的年内管理，也支持用于长期规划的十年期年度预算周期。
除了计划和预测数据外，该系统还包括当前的财务数据，使用户能够分析预期结果和实际结果之间的差异。从帮助部门经理提供预算数据的工作流程，到为财务团队的高级用户提供功能强大的电子表格集成分析工具，DBS 提供了多种工具，帮助组织内不同级别的用户与这些数据进行交互。
管理信息
在开展这些项目的同时，DBS 还建立了一个用于管理信息的集中式数据仓库，从其会计业务和 CP&F 系统以及 PB&F 平台和其他几个数据源中提取数据。
使用 IBM Cognos® Analytics 解决方案，用户可以访问财务和运营信息并将其可视化，还能自动生成跨职能数据报告。该平台打破了数据孤岛，有助于消除对基于电子表格的手动报告的需要，从而为整个部门的分析人员节省时间。
国防部决策者越来越信任数据仓库能够从管理良好的源系统提供可靠受控的数据。这减少了各部门自行维护数据的需要，有助于确保根据一致、准确的信息做出决策。
“我们希望扩大我们的财务和商业分析能力，”Courtney-Holt 说。 “在接下来的 12 个月内，我们将扩大仓库，纳入人力资源、工资和项目数据。我们还希望通过 API 与其他国防 MI 系统共享数据，这样，无论最终在哪里使用 DBS 数据，这些数据都来自我们的仓库，作为“唯一的真相来源。”
在 COVID-19 危机期间，开展了最近几个阶段的 DBS 转型计划。在英国第一次封锁期间，整个项目团队不得不改在家办公，这给系统访问带来了挑战。尽管如此，由于 DBS、IBM 和德勤联合团队的灵活性和奉献精神，该项目从未失去动力。DBS 继续实现其所有关键绩效目标，并按时交付每个版本的新软件和功能。
“DBS 和 IBM 团队之间的关系对于我们的成功非常重要，”Courtney-Holt 说。 “即使我们在逐个项目开展工作时，也从未忽略我们正在努力实现的更广泛、更长远的目标。我们通过共同努力，确保 DBS 的资源在我们所实现的变革中充分发挥作用。我很高兴 DBS 和 IBM 都将此作为战略伙伴关系来管理。”
除了大幅节省 IT 管理和维护成本外，还提高了系统性能和可用性，减少了事故报告和计划外停机时间。稳定性的提高意味着 DBS 员工可以减少修复 IT 问题的时间，将更多的时间用于加强现有服务和开发新功能。
“过去，我们一直以牺牲系统的长期可持续性为代价来追求变革，”Courtney-Holt 说。 “通过定期系统升级转向‘常青化’方法，并强调利用成的商业功能，将为我们的客户利用提供更坚实的基础，并将最大限度地提高我们在关键 Oracle 和 Cognos 系统上的投资。”
国防部外部链接是英国政府最大和最重要的部门之一，雇用了超过 19 万名武装部队服务人员和 5.8 万名文职人员。它通过保护英国公民、领土、价值观和国内外利益，努力维护国家安全与繁荣，保持其全球影响力。
法律
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2021 年 3 月在美国制作。
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