O que é planejamento, orçamento e forecasting?

• Planejamento fornece um framework para os objetivos financeiros de uma empresa — normalmente para os próximos três a cinco anos.
• O orçamento detalha como o plano será realizado mês a mês e abrange itens como receita, despesas, fluxo de caixa potencial e redução da dívida. Tradicionalmente, uma empresa designará um ano fiscal e criará um orçamento para o ano. Ele pode ajustar o orçamento dependendo das receitas reais ou comparar demonstrações financeiras reais para determinar o quanto elas estão perto de cumprir ou exceder o orçamento.
• Forecasting pega dados históricos e condições atuais do mercado e, em seguida, faz previsões sobre o volume de receita que uma Organização pode esperar gerar nos próximos meses ou anos. As previsões geralmente são ajustadas à medida que novas informações se tornam disponíveis.

O processo geralmente é gerenciado por um diretor financeiro (CFO) e pelo departamento financeiro. No entanto, a definição pode ser expandida para incluir todas as áreas do planejamento organizacional, incluindo: planejamento e análise financeira, planejamento da cadeia de suprimentos, planejamento de vendas, planejamento da força de trabalho e planejamento de marketing.

Práticas básicas de contabilidade empresarial remontam ao século XIV, quando os investidores venezianos acompanhavam suas expedições comerciais à Ásia usando contabilidade de entrada dupla, declarações de renda e balanços. A palavra "orçamento" é da antiga palavra francesa "bougette", que significa "bolsa pequena". O governo britânico começou a usar a expressão "abrir o orçamento" em meados do século XVIII, quando o chanceler apresentou as demonstrações financeiras anuais. As empresas começaram a usar regularmente o termo "orçamento" para suas finanças no final do século XIX.

Previsões de negócios modernas começaram em resposta à devastação econômica causada pela Grande Depressão da década de 1930. Foram desenvolvidos novos tipos de estatísticas e análises estatísticas que poderiam ajudar as empresas a prever melhor o futuro. As empresas de consultoria surgiram para ajudar as empresas a usar essas novas ferramentas de previsão.

Contabilidade e forecasting eram difíceis no início do século XX porque dependiam de equações, livros-razão e planilhas trabalhosas escritas à mão. O surgimento dos computadores mainframe na década de 1960 e dos computadores pessoais na década de 1980 acelerou o processo. Aplicações de software como o Microsoft Excel tornaram-se amplamente populares para relatórios financeiros. No entanto, os programas e planilhas do Excel eram propensos a erros de entrada e complicados quando vários departamentos ou indivíduos precisavam colaborar em um relatório.

No início dos anos 2000, as empresas ganharam acesso a fontes de dados operacionais cada vez maiores, bem como informações externas aos sistemas de transações corporativas, como clima, sentimento social e dados econométricos. As grandes quantidades de dados disponíveis para forecasting criaram a necessidade de ferramentas de software mais sofisticadas para processá-los.

Vários pacotes de software de planejamento surgiram para lidar com essa complexidade de dados, tornando o planejamento, o orçamento e o forecasting mais rápidos e fáceis, tanto para processamento quanto para colaboração. Com insights preditivos extraídos automaticamente dos dados, as empresas poderiam identificar tendências em evolução e orientar a tomada de decisão com previsão, não apenas retrospectiva.

Hoje, os sistemas baseados na nuvem estão se tornando o padrão, oferecendo mais flexibilidade, segurança e economia de custos, ajudando as organizações a gerar previsões e orçamentos precisos com menos erros.

Mas, apesar desses avanços, as empresas ainda dependem bastante das planilhas tradicionais.¹ Setenta por cento das empresas dizem que dependem fortemente de relatórios de planilha, sendo que apenas 16% usam software especializado no local e apenas 10% usam software em nuvem para planejamento.

Muitas empresas ainda baseiam sua estratégia em planos e orçamentos anuais, que é uma técnica de gerenciamento desenvolvida há mais de um século. Mas no ambiente mais competitivo de hoje, as organizações estão percebendo que os planos, orçamentos e previsões precisam refletir a realidade atual — não a realidade de dois, três ou mais trimestres atrás. O planejamento contínuo e as previsões contínuas estão se tornando metodologias amplamente utilizadas para atualizar planos, orçamentos e Forecasting com frequência ao longo do ano, trimestralmente ou mesmo mensalmente. Essas abordagens ajudam os gestores a identificar tendências antes de seus concorrentes, ajudando-os a tomar decisões mais bem informadas e ágeis sobre preços, mix de produtos, alocações de capital e até mesmo níveis de pessoal.

Criar e implementar um processo sólido de planejamento, orçamento e forecasting ajuda as organizações a estabelecer relatórios financeiros e análise de dados mais precisas, podendo levar a previsões mais precisas e, no final das contas, ao crescimento da receita. Sua importância é ainda mais relevante no ambiente de negócios atual, onde concorrentes disruptivos estão entrando até mesmo nos setores mais tradicionais.

Quando as empresas adotam dados e análise de dados em conjunto com as melhores práticas de planejamento e previsão bem estabelecidas, elas aprimoram a tomada de decisão estratégica e podem ser recompensadas com planos mais precisos e previsões mais oportunas. Em geral, essas ferramentas e práticas podem economizar tempo, reduzir erros, promover a colaboração e promover uma cultura de gerenciamento mais disciplinada que oferece uma verdadeira vantagem competitiva.

Especificamente, as empresas podem:

• Atualizar rapidamente planos e previsões em resposta a novas ameaças e oportunidades, identificando áreas de risco com antecedência suficiente para corrigir problemas antes que eles se tornem sérios.
• Identificar e analisar o impacto das mudanças à medida que elas ocorrem.
• Fortalecer os vínculos entre os planos operacionais e financeiros.
• Planejar e prever melhor os fluxos de caixa.
• Melhorar a comunicação e a colaboração entre os colaboradores do plano.
• Fornecer planos e previsões consistentes e oportunos, além de planos de contingência, para uma variedade de possíveis eventos.
• Analisar variações e desvios dos planos e tomar medidas corretivas imediatamente.
• Criar um orçamento especificamente para o crescimento e para a confiança em quanto pode ser gasto.
• Gerencie os pipelines de vendas com mais precisão enquanto acompanha o desempenho em relação às metas.
• Tomar decisões estratégicas mais confiantes com base em dados concretos, em vez de esperanças ou suposições.
• Fornecer evidências da trajetória futura de uma organização para possíveis investidores e instituições de empréstimo com base em várias fontes de dados e análises sofisticadas.

O software de orçamento, planejamento e forecasting pode ser adquirido como uma solução pronta para uso ou como parte de uma solução maior e integrada de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM).

Com soluções de software avançadas, as organizações podem:

• Meça e monitore o desempenho por meio de dashboards e visualizações interativos de autoatendimento.
• Examine as causas raiz com análises de alta fidelidade de dados dimensionalmente ricos.
• Avalie tendências e faça previsões automaticamente com base em dados internos ou externos.
• Realize modelagem rápida de cenários hipotéticos e crie planos e previsões oportunos e confiáveis.

O planejamento é mais fácil e mais eficaz quando os profissionais seguem as melhores práticas bem estabelecidas. As soluções de software que viabilizam essas práticas podem aprimorar a pontualidade e a confiabilidade das informações e aumentar a participação de pessoas-chave em toda a organização; especialmente aqueles que estão na linha de frente.

As empresas líderes migraram para soluções que lidam com o ciclo completo de planejamento — recolha de dados, modelagem, análise de dados e relatórios — em uma plataforma de planejamento comum com requisitos de infraestrutura enxuta. Essas plataformas podem lidar com uma ampla gama de funções de negócios, desde tarefas financeiras focadas no orçamento até, por exemplo, planejamento focado na cadeia de suprimentos para ambientes de varejo com milhares de SKUs (unidades de manutenção de estoque).

Empresas como a IBM oferecem soluções de software holísticas e integradas para simplificar o processo de planejamento, orçamento e previsão. A lógica é que, para se adaptar às condições de negócios em rápida mudança de hoje, uma Organização precisa de uma solução que crie uma fonte única da verdade e visibilidade de todos os seus dados. Essas soluções podem ir muito além dos aspectos financeiros do negócio, tornando-se um poderoso mecanismo de forecasting em toda a empresa. Com essas soluções Ágeis de planejamento e análise de dados — seja na nuvem ou em locais — as empresas podem realizar planejamento, orçamento e forecasting com maior velocidade, agilidade e previsão.

Avaliar e selecionar um software de planejamento, orçamento e forecasting é uma tarefa complexa. Isso exige uma consideração cuidadosa da funcionalidade do software, seu valor para o processo de planejamento e sua capacidade de proporcionar compatibilidade com as melhores práticas de planejamento. Há também fatores como a confiabilidade e o suporte do fornecedor, conexões com a comunidade de usuários e o compromisso com o sucesso do cliente após a conclusão da venda.

O IBM®Analytics publicou recentemente um guia para ajudar as organizações a avaliar o software de planejamento, orçamento e orecasting — identificando as principais qualidades a serem procuradas:

• Adaptativo. Você pode mudar rapidamente os modelos e refazer previsões com frequência, com base no input das unidades de negócios? Você pode atualizar os planos com a frequência necessária?
• Oportuno. Suas informações estão sempre atualizadas porque os usuários contribuem diretamente para um banco de dados central de planejamento? Suas consolidações e agregações são feitas automaticamente para cumprir facilmente os prazos?
• Integrado. Suas funções de planejamento, análise, fluxo de trabalho e relatórios estão em uma plataforma comum, reduzindo a necessidade de manter sistemas de planejamento "sombra"?
• Colaborativo Sua solução é baseada na web? Permite a participação a qualquer momento, de qualquer lugar com uma conexão segura?
• Autoatendimento Os usuários conseguem acessar dados e realizar análises complexas sem a assistência da equipe de TI? Você consegue usar uma interface de planilha familiar para a adoção mais rápida dos usuários e acelerar o time to value?
• Capacidade de dados em escala empresarial. Sua solução é capaz de lidar com volumes de dados muito grandes sem limitar o tamanho do cubo? Algumas soluções não lidam bem com a “escassez de dados” — forçando os dados a serem divididos em vários cubos para análise, causando problemas de controle de versão.
• Eficiente. Seus gerentes conseguem passar menos tempo gerenciando dados e mais tempo gerenciando os negócios?
• Relevante. Você tem a capacidade de personalizar as visualizações para diferentes funções de usuário, para ajudar a aumentar a adoção e a propriedade do processo? Você tem recursos de fórmulas que permitem modelar todas as motivações de negócios relevantes?
• Exato. Seus planos contêm erros devido a links defeituosos, dados obsoletos, agregações inadequadas e componentes ausentes?

A chave não é apenas avaliar as funcionalidades e recursos do produto, mas também avaliar como essas funcionalidades serão implementadas por diferentes usuários dentro da Organização. É importante testar qualquer solução de planejamento que será usada por uma grande variedade de stakeholders, como finanças, operações, RH e vendas.