OKRs para transformação com metodologia ágil

A frase “O que é medido, é realizado” é comum no mundo dos negócios e resume bem por que os OKRs são compatíveis com a abordagem ágil.

Para alcançar maior agilidade nos negócios, uma organização precisa de metas claras para trabalhar e um plano claro para alcançá-las. Os OKRs fornecem um framework para alinhar equipes, recursos e prioridades, permitindo que uma organização enfrente os desafios da transformação Ágil e digital.

OKRs são amplamente adotados por sua capacidade de promover foco e responsabilidade em torno das prioridades principais. A metodologia OKR foi introduzida pela primeira vez na Intel por Andy Grove nos anos 1970 e ganhou popularidade graças ao investidor do Vale do Silício John Doerr em seu livro Measure What Matters.¹

Tornar-se uma organização ágil é uma meta aspiracional para muitas empresas. Os OKRs ajudam as organizações a se tornarem ágeis fornecendo um framework que oferece inúmeros benefícios, incluindo:

Ágil é uma técnica de gerenciamento de projetos que promove melhorias contínuas, incentiva a colaboração entre todos os membros da equipe e aumenta a eficiência. Embora os métodos ágeis tenham sido criados para desenvolvimento de software, equipes de diferentes áreas da organização podem se beneficiar da adoção dessas práticas.

Os OKRs complementam naturalmente metodologias ágeis como Scrum, Kanban e Scaled Agile Framework (SAFe), ajudando as organizações a priorizar tarefas, gerenciar recursos e medir resultados. Ao integrar OKRs com processos ágeis, as equipes podem:

• Definir objetivos claros para cada sprint ou iteração.
• Definir os principais resultados que avaliam o progresso e o sucesso.
• Alinhar as metas da equipe com os objetivos organizacionais mais amplos, tanto de longo quanto de curto prazo.

Para alcançar uma transformação ágil bem-sucedida, as organizações costumam definir OKRs em nível corporativo alinhados aos seus objetivos de transformação. Um exemplo de OKR corporativo para uma campanha de transformação ágil seria:

Objetivo: implementar com sucesso metodologias ágeis em toda a organização.

• Resultado principal 1: treinar 90% dos funcionários em princípios e práticas ágeis até Q2.
• Principais resultados 2: aumentar a velocidade de entrega de projetos em 30% até o 3º trimestre.
• Principais resultados 3: atingir uma redução de 25% no tempo de colocação de novos produtos no mercado até o 4º trimestre

Este exemplo mostra como os OKRs em toda a empresa podem alinhar departamentos e equipes com os objetivos de transformação da organização.

Além dos OKRs corporativos, as organizações podem definir OKRs específicos por departamento para apoiar os esforços de transformação ágil e digital. Por exemplo:

• TI: implemente um delivery pipeline contínuo, reduzindo os tempos de implementação em 40%.
  
  
• Produto: lançar três novos produtos digitais, cada um alcançando uma taxa de adoção de 20% do cliente.
  
  
• Marketing: aumentar a produção de leads on-line em 50% por meio de campanhas de marketing digital direcionadas.

Ao implementar OKRs no processo de transformação ágil, muitas organizações tomam estas medidas:

Incluir os stakeholders e a equipe no processo de criação dos OKRs contribui para o alinhamento e o engajamento. Os principais stakeholders podem incluir executivos, equipes de liderança, gerentes de produto, líderes de equipe e outros integrantes do time. Nesta etapa, também é possível designar os donos dos KRs, os scrum masters e os profissionais que oferecem suporte às práticas ágeis.

Algumas organizações percebem que criar um escritório de gerenciamento de projetos ágil (PMO) facilita a implementação dos OKRs em ambientes ágeis. Um PMO ágil pode facilitar o desenvolvimento de frameworks ágeis que estejam alinhados aos OKRs. Ele também ajuda as equipes a acompanhar o progresso por meio de métodos iterativos e incrementais.

Na definição de objetivos e resultados-chave, as organizações geralmente buscam metas ambiciosas, porém viáveis, que sigam o modelo SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido. Os principais resultados geralmente estão diretamente vinculados aos objetivos.

Além de definir os OKRs, as organizações podem identificar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ajudar a medir os resultados em relação aos OKRs.

É importante que os OKRs sejam estabelecidos com base em ciclos específicos, como anuais ou trimestrais, com metas claras e datas-limite. Estabelecer uma cadência para revisar e atualizar os OKRs regularmente ajuda a manter a organização no caminho certo.

Os colaboradores podem precisar de treinamento e apoio para entender como funcionam as equipes ágeis e qual é o papel deles tanto nas práticas ágeis quanto na metodologia de OKRs. Um aspecto central da metodologia ágil é seu caráter colaborativo, com menos controle hierárquico do que se vê na gestão tradicional.

Rastrear e medir as métricas e os KPIs da OKR pode ajudar a organização a entender se está realmente progredindo ou se é necessário uma mudança de curso. 

Reuniões regulares, como retrospectivas mensais em nível de equipe, empresa ou ambos, ajudam a garantir que todos estejam alinhados com o sucesso dos OKRs.

As revisões de OKRs oferecem uma oportunidade para discutir o progresso, os desafios enfrentados e analisar as sugestões que ainda estão no backlog.

Se novas ações forem necessárias, os check-ins podem oferecer uma estrutura para definição de metas, incentivando sugestões para próximas iterações e abrindo espaço para discutir possíveis soluções.

As organizações podem usar insights baseados em dados para informar sua tomada de decisão e refinar os OKRs para acelerar ainda mais sua transformação para modelos Ágeis e maior sucesso.