Depois que sua empresa decide mudar para um sistema de software de planejamento de recursos empresariais (ERP), o próximo passo é implementar o ERP. Para que uma empresa veja os benefícios da adoção de um ERP, ele deve ser implementado de maneira adequada e eficiente por uma equipe que normalmente inclui um gerente de projeto e gerentes de departamento.
Esse processo pode parecer ser muito difícil e complicado, dependendo das necessidades da sua organização. No entanto, uma vez que o novo software é implementado com sucesso, as organizações idealmente verão o aumento de produtividade e os benefícios de economia de custos que um sistema ERP pode trazer para seus negócios. A transição para um sistema ERP pode otimizar as necessidades da sua empresa e ser benéfica tanto para o usuário final quanto para toda a organização.
Abaixo está uma visão detalhada de um plano de implementação de ERP passo a passo. Começaremos analisando o que as organizações devem fazer antes de escolher um sistema ERP e, em seguida, nos aprofundaremos nas melhores práticas para o sucesso da implementação.
Antes que o processo de implementação de ERP possa ocorrer, uma organização deve avaliar como seus sistemas atuais estão funcionando. Esta é a primeira etapa para uma integração bem-sucedida de planejamento de recursos empresariais e deve ser concluída antes da escolha de um software ERP.
Na primeira etapa dessa metodologia de implementação, uma organização deve revisar o sistema e os processos atuais para obter uma visão completa de como o negócio está operando e onde podem existir falhas. Nesta etapa, também deve ser estabelecida uma equipe de projeto de implementação de ERP para fins de tomada de decisão. As áreas a serem avaliadas podem incluir finanças, manufatura, inventário, vendas e outras. Essa etapa será importante para entender lacunas e problemas atuais, como ineficiências nos processos e requisitos potenciais para o sistema ERP.
Uma vez que a revisão do sistema atual da organização, fluxo de trabalho e funções do dia a dia for concluída, é hora de selecionar o sistema ERP certo que atenda aos requisitos do seu negócio, como previsão de orçamento e precificação. Um software ERP pode ser adquirido nesta primeira etapa se os requisitos forem bem definidos. Esses requisitos dependerão se a organização utiliza o sistema ERP local ou na nuvem.
A mudança para um sistema ERP moderno pode ser bastante simples se houver um plano de projeto e um roteiro claro para a implementação do ERP. Uma conversa clara e honesta com os funcionários garantirá a adesão da organização.
Neste ponto, você já escolheu o sistema ERP para o seu negócio. A próxima etapa é a fase de design. Este é o passo para configurar a solução de software ERP de modo que ela atenda às necessidades específicas da sua organização.
Um novo design requer gerenciamento de mudanças para criar fluxos de trabalho mais eficientes, além da possível necessidade de novos processos empresariais que se ajustem melhor ao sistema ERP que será implementado em breve. É importante ter uma equipe dentro da organização dedicada a essa etapa de design e à definição de um plano adequado.
Uma vez que os requisitos de design foram estabelecidos, a fase de desenvolvimento pode começar. Isso envolve a personalização do software para que a reformulação possa ocorrer. A fase de desenvolvimento, ou preparação, é vital e pode ser uma tarefa assustadora; mas se feita corretamente, pode ajudar o sistema ERP a funcionar a longo prazo.
Você já estabeleceu uma reformulação, agora é hora de limpar e formatar os dados do sistema atual para que sejam compatíveis com o novo sistema. Nesta etapa, uma organização precisará avaliar e preparar todos os dados existentes em um formato compatível com o novo software ERP. Uma vez carregados no novo sistema e formatados corretamente, o primeiro teste do ERP pode ser realizado. Nesta etapa, você também deve monitorar e anotar os principais indicadores de desempenho da operação do negócio, incluindo quaisquer interrupções.
Todas as etapas preventivas foram realizadas. Agora é hora de realizar alguns testes de sistema antes de colocá-lo em operação. Nesta fase, o desenvolvimento ainda pode ocorrer, e isso é normal. O teste de um módulo ERP pode ocorrer e ajustes ou correções podem ser necessários, enquanto outros módulos estão sendo testados simultaneamente. Os membros da equipe devem passar por treinamento de usuários e os principais stakeholders também devem ser envolvidos nesse processo de teste.
É crucial testar todo o sistema e garantir que ele esteja funcionando corretamente e processando os dados com precisão. Esta é a fase mais importante, pois garantirá que todas as aplicações e processos do sistema estejam funcionando como deveriam antes que o software ERP seja oficialmente colocado em operação.
Se todas as etapas acima foram seguidas, boas notícias: sua organização está pronta para lançar seu novo sistema ERP. Supondo que todos os funcionários tenham sido devidamente treinados no software, agora é hora de colocar a nova solução ERP em funcionamento.
A equipe de projeto que iniciou o processo de implementação deve estar pronta para ajudar, caso os funcionários fiquem confusos ou surjam outros problemas potenciais. Esteja preparado para problemas e tenha planos de contingência prontos caso ocorra uma falha grave. Todos os módulos do ERP podem ser implementados simultaneamente, mas também podem ser feitos em fases. Algumas organizações podem optar por priorizar certos módulos e adicionar outros conforme necessário, o que é completamente normal.
Nenhuma organização é igual à outra, e a implementação de um software ERP pode variar bastante, mas lembre-se de tornar a solução ERP acessível a todos os funcionários e garantir que os processos automatizados estejam ativados.
Agora, assumindo que a implementação está concluída, é importante criar um protocolo para manutenção contínua do seu sistema ERP. Sua organização deve realizar verificações regulares de manutenção e atualizar o software periodicamente. Criar uma equipe ou ter um profissional dedicado à manutenção da integridade do seu sistema ERP é fundamental para a longevidade da solução.
O fornecedor de ERP que você escolher deve estar disponível para quaisquer perguntas e para a manutenção ou atualizações necessárias. As melhores práticas para esse processo de implementação devem incluir uma equipe bem gerenciada e uma comunicação eficaz entre a organização, seus funcionários e as principais partes interessadas para garantir que a solução ERP esteja funcionando de maneira eficaz e eficiente.
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