O que é integração de EDI?

EDI refere-se aos sistemas e padrões para transmissão eletrônica (e muitas vezes automática) de dados e documentos comerciais em tempo real, incluindo faturas, ordens de compra e informações da cadeia de suprimentos, entre parceiros comerciais.

Nas transações de EDI, as informações são migradas diretamente de uma aplicação de EDI em uma organização para uma aplicação de EDI em outra. Os padrões de EDI definem o local e a ordem das informações de cada documento.

As soluções de EDI oferecem muitos benefícios por meio de automação, escalabilidade e padronização, e o EDI tem sido o meio preferido de troca de documentos para interações entre empresas (B2B) por décadas. Notavelmente, formulários padronizados gerados automaticamente simplificam e reduzem ou eliminam a necessidade de inserir dados manualmente, reduzindo erros e os custos associados.

Para algumas empresas e em alguns setores, o uso de EDI não é uma opção, mas uma necessidade. Muitos grandes varejistas e fabricantes têm requisitos de EDI e conformidade para seus processos de negócios.

Pode haver variabilidade nos requisitos entre parceiros comerciais, como diferenças em regulamentações de conformidade, requisitos de mapeamento de documentos, protocolos de comunicação ou processos de teste. Isso, aliado à complexidade geral dos padrões EDI, pode tornar a integração do EDI um processo difícil e demorado.

No entanto, processos de integração internos padronizados e bem documentados, ferramentas de middleware apropriadas e comunicação clara com parceiros de negócios podem mitigar os desafios de configuração do EDI. Eles também ajudam as organizações a colher os benefícios do EDI, incluindo maior precisão de dados e a capacidade de fazer transações com empresas que exigem conformidade com EDI.

Ao integrar plataformas de EDI com outros sistemas corporativos internos, como plataformas de planejamento de recursos empresariais (ERP), as organizações podem construir pipelines automatizados. Esses pipelines podem transmitir dados comerciais padronizados aos parceiros e sincronizar sistemas internos com uma plataforma de EDI.

Essa integração "completa o pipeline", permitindo o fluxo automático de dados, não apenas entre os parceiros no software de EDI, mas de um parceiro de negócios para a aplicação back-end e os sistemas de negócios de uma organização. Uma vez integrada, uma aplicação de EDI pode extrair dados de uma plataforma interna (como um sistema ERP), converter essas informações em um formato de EDI padronizado e transmitir com segurança o arquivo a um parceiro comercial. Essa integração automatizada reduz ainda mais a entrada manual de dados, eliminando a necessidade de redigitar dados de uma plataforma interna para uma plataforma de EDI.

A integração de EDI pode se referir apenas à configuração de uma plataforma de EDI ou tanto à configuração da plataforma quanto à sua integração com sistemas corporativos internos. Dada a importância dos sistemas integrados em ambientes de TI modernos, normalmente é a segunda opção.

O processo de integração varia de caso para caso, mas as etapas a seguir são componentes importantes da maioria deles.

Na primeira etapa de integração, os potenciais novos parceiros comerciais devem se reunir e concordar com os aspectos tecnológicos básicos de como uma conexão EDI poderia funcionar. Esse acordo é normalmente formalizado por meio de um acordo de parceria comercial, ou TPA. Os TPAs são contratos que definem o escopo completo da troca de EDI em questão entre parceiros comerciais EDI. Um TPA inclui o tipo de documento e os padrões, mas também os termos de responsabilidade, regras de conformidade, duração do contrato, protocolos de comunicação e muito mais. Esse tipo de negociação prévia para a integração de parceiros prepara o terreno para o restante do ciclo de integração.

Os principais pontos a serem considerados incluem:

A natureza dos documentos envolvidos determina muitas etapas subsequentes no processo de integração do EDI; alguns setores ou locais de negócios podem exigir padrões diferentes ou medidas de segurança distintas. Os documentos mais comuns trocados via EDI incluem o Pedido de Compra (850), a Fatura (810) e o Reconhecimento Funcional (997).

A padronização é um componente essencial do EDI, mas existem vários padrões para diferentes finalidades. Entre os padrões comuns está o ANSI ASC X12 (às vezes chamado de X12), que é o mais comum na América do Norte. A HIPAA exige uma versão específica desse padrão para transações de cuidados de saúde e informações médicas. O EDIFACT é um padrão internacional comum desenvolvido pela ONU.

A segunda etapa da integração do EDI envolve a troca de especificações técnicas; basicamente, trata-se de uma discussão e um acordo sobre a maneira precisa como os documentos serão trocados.

Existem diversos protocolos de comunicação diferentes que podem ser usados para transmitir documentos de acordo com os princípios do EDI. Entre eles:

• AS2 (Declaração de Aplicabilidade 2): um protocolo comum que oferece suporte à conformidade com a HIPAA, bem como a recursos como assinaturas digitais e notificações de entrega.
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): protocolo mais antigo, minimalista e simples de usar, mas que carece dos recursos avançados encontrados no AS2.
  
  
• MFT (transferência gerenciada de arquivos): uma evolução do FTP (protocolo de transferência de arquivos) com funcionalidades mais modernas, incluindo criptografia de ponta a ponta e trilhas de auditoria.
  
  
• SOAP (protocolo simples de acesso a objetos): sistema de mensagens baseado em XML independente de plataforma, às vezes encontrado em sistemas EDI antigos.

Um guia de implementação de EDI é um documento que define muitos dos aspectos técnicos da troca de dados. Um guia de implementação geralmente inclui tudo o que discutimos até agora, incluindo protocolo, tipos de documentos e padrões.

Mas um guia de implementação também se aprofunda nos próprios documentos, definindo quais campos devem ser preenchidos em cada tipo de documento, códigos de identificação para cada troca para identificar o remetente e o destinatário e outras regras específicas do parceiro. Os guias de implementação são comuns e úteis para grandes organizações com alto volume de transações, pois qualquer confusão ou erro pode causar interrupções significativas.

Agora que todas as especificações e contratos foram definidos, as próximas etapas envolvem a configuração da infraestrutura para uma troca EDI.

É possível criar uma interface de EDI do zero, mas é mais comum que as organizações utilizem uma plataforma criada previamente. As plataformas modernas de provedores de EDI geralmente incluem integrações com outras plataformas corporativas internas, como plataformas de ERP (planejamento de recursos empresariais) e WMS (sistemas de gerenciamento de depósitos) para reduzir a necessidade de entrada manual de dados entre sistemas. Para pequenas empresas, os portais web baseados em nuvem oferecem um baixo custo de entrada e funcionalidades básicas para uso eficiente do EDI, como integrações de ERP. Muitas dessas soluções estão incorporando cada vez mais ferramentas de IA para validações e verificações de conformidade mais avançadas.

Organizações maiores podem precisar de mais atendimento ao cliente e atenção; os serviços gerenciados de EDI oferecem mapeamento, testes, suporte e muito mais, embora a um preço mais alto do que os portais de EDI da web, mas com eficiência operacional aprimorada.

O mapeamento pode ser a etapa que gera mais atrito. Essencialmente, o mapeamento de dados é o processo de tradução de dados internos, que podem estar em XML, CSV ou qualquer outro formato, em um dos formatos EDI padronizados, como o X12.

A maioria das plataformas de EDI inclui funcionalidades de mapeamento, geralmente com uma interface de arrastar e soltar para lidar com a tradução de fluxos de dados. Existe também um software independente de mapeamento EDI que pode fornecer um controle mais detalhado sobre o processo. Esse processo pode se tornar muito detalhado e minucioso; cada campo de dados EDI individual precisa ser mapeado de acordo com o guia de implementação.

Por exemplo, um fornecedor pode usar um número de peça interno, mas vender essa peça para um varejista que usa um SKU. Nesse caso, é necessário que haja uma tabela de referência cruzada que observe que o número da peça é o mesmo item que o SKU. Outros problemas com o mapeamento podem incluir campos que são usados por um fornecedor, mas não por um cliente, como "departamento" ou "corredor do armazém". Informações como essa podem causar falha na validação, pois não correspondem e podem precisar ser rotuladas como condicionais ou opcionais.

Muitas organizações, como grandes varejistas, oferecem uma biblioteca de modelos de mapeamento criados previamente para tentar facilitar um pouco esse processo. Outras organizações podem optar por contratar um prestador de serviços terceirizado para configurar o mapa.

O EDI é notoriamente minucioso, com altas taxas de erros de não conformidade, de acordo com uma análise da Long View Systems. Quando ocorrem erros durante a implementação do EDI, pode haver efeitos em cascata na cadeia de suprimentos e no comércio. É por isso que os testes são uma etapa tão vital em um processo de integração bem-sucedido.

A etapa do teste de conectividade visa garantir que um sistema possa se comunicar com outro. Normalmente, isso é feito com uma mensagem "TESTE" simples, que deve retornar uma MDN, ou Message Disposition Notification (uma resposta de recebimento automatizada).

Esta etapa verifica se os arquivos EDI estão estruturados corretamente, de acordo com o padrão de formato EDI e o guia de implementação. Há vários elementos incluídos na validação de EDI.

A mais básica talvez seja a validação da sintaxe. Todos os campos obrigatórios foram preenchidos? Esses campos estão na ordem correta? Eles estão preenchidos de acordo com seu tipo de dado (então, por exemplo, uma data é escrita como AAAAMMDD em vez de "18 de março de 2026")?

Outra categoria de validação é a validação de conjunto de códigos. Os códigos, como códigos de país ou códigos de moeda, correspondem às listas oficiais aceitas?

O envio de um documento fictício é uma etapa importante para garantir que os documentos sejam transmitidos e recebidos adequadamente. As equipes de ambos os lados da transação podem analisar qualquer mensagem de erro que o acompanhe e ver o que deu errado. Os problemas comuns incluem valores de código incorretos, erros de formatação e campos obrigatórios incompletos.

Depois que uma única transação funciona corretamente, é hora de testar todo o processo de ponta a ponta. Esta etapa envolve garantir que a integração com um ERP ou outra plataforma funcione sem erros, que cada transação enviada retorne um 997 (formulário de reconhecimento funcional) e que cada etapa dê seguimento à anterior. Esses fluxos de trabalho podem ser de várias etapas: a presença de uma ordem de compra aciona o envio de uma ordem de fatura?

Após a conclusão dos testes e a confirmação de cada parceiro comercial de que o sistema está pronto para ser lançado, a plataforma estará pronta para entrar em funcionamento. Isso pode significar ajustar a plataforma de EDI para passar de um ambiente de testes para um ambiente de produção, o que pode ser feito em etapas ou de uma só vez.

Durante o período inicial de implementação de um sistema EDI, é comum prestar atenção especial a cada transação para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. A verificação manual é comum nessas transações iniciais, para garantir que nada inesperado ou erros surjam.

Durante todo o ciclo de vida do EDI, um dos parceiros pode decidir alterar o guia de implementação. Por exemplo, podem ser adicionados novos itens, novos tipos de produtos ou novos campos. Estes, por sua vez, devem ser validados e testados. O EDI é automatizado, mas não fixo. Atualizações podem ser implementadas quando necessário.

O processo de integração do EDI é complexo e repleto de oportunidades para introduzir erros e frustrações. Os problemas comuns incluem: