Como liberar uma abordagem científica para a gestão de mudanças com insights de dados poderosos

Sem dúvida, há um crescimento exponencial no acesso e no volume de dados de processos que todos nós, como indivíduos, temos ao nosso alcance. Juntamente com um clima atual que está se mostrando cada vez mais ambíguo e complexo, há uma enorme oportunidade de aproveitar os insights de dados para impulsionar uma metodologia mais robusta e baseada em evidências para a forma como trabalhamos e gerenciamos mudanças. Não só os dados podem apoiar uma estratégia de gestão de mudanças mais atraente, mas também são capazes de identificar, acelerar e integrar mudanças mais rapidamente, o que é crítico em nosso mundo em constante mudança. Aproveitando essas oportunidades na IBM, estamos construindo cada vez mais nossa especialização em ferramentas e técnicas de mineração de processos e análise de dados que acreditamos serem verdadeiros "divisores de águas" quando se trata de construir culturas de mudança contínua e inovação.

Para nós, uma área de oportunidade de destaque apresentada pelo recurso de análise de dados de processo é a mineração de processo: o processo de encontrar anomalias, padrões e correlações em grandes conjuntos de dados para prever os resultados do processo. A mineração de processos apresenta a “arte do possível” quando se trata de investir tempo e energia em iniciativas de mudança organizacional que possam fazer a mudança persistir. Vemos quatro áreas principais onde esse recurso de mineração de processos pode ser aplicado para transformar verdadeiramente o valor derivado de um programa de mudança:

Vemos repetidamente o impacto prejudicial de líderes desalinhados ou sem engajamento, especialmente quando se trata de promover um caso de mudança eficaz e inspirar suas equipes a agir. Uma pesquisa recente da Leadership IQ em 2021 relatada pela Forbes afirma que ‘apenas 29% dos funcionários dizem que a visão de seu líder para o futuro parece sempre estar alinhada com a Organização’. Em última análise, se os líderes em todos os níveis não estiverem na mesma página e se as pessoas não forem totalmente compradas na mudança, os resultados se tornarão vulneráveis. Ter uma visão e uma estratégia brilhantes não faz diferença se você não conseguir que seus líderes e funcionários comprem essa visão.

Como o caso de negócio e o caso de mudança muitas vezes são os primeiros e talvez os fatores mais críticos "obrigatórios" em qualquer programa de mudança, a necessidade de dados em tempo real é clara. Não seria muito mais fácil basear uma transformação de negócios em insights baseados em dados que pudessem demonstrar e quantificar a oportunidade com base em fatos.

Aproveitar os dados para substituir o “instinto” no qual muitas decisões de negócios são tomadas permite que os profissionais de mudança separem as percepções da realidade e decidam quais processos precisam de mais foco. Em outras palavras, a ciência de dados da gestão de mudanças concentra você no que causará o maior impacto em seus objetivos de negócios, KPI e resultados estratégicos. Ela pode mostrar se as percepções são reais, bem como revelar insights inesperados. Em última análise, insights baseados em dados concretos podem trazer transparência para sua tomada de decisão e fornecer uma história mais convincente com a qual todos possam concordar.

Você sabe como sua empresa realmente funciona na prática? Os programas de mudança podem passar muitas semanas conduzindo entrevistas e workshops para identificar imagens do tipo "como está". No entanto, muitas vezes encontramos uma desconexão entre o que os usuários dizem que está acontecendo e o que os dados mostram que está realmente acontecendo. Ferramentas de mineração de processos analisam dados de milhares de transações em todos os locais para criar uma história verdadeira, fornecendo insights mais rápidos e confiáveis sobre as causas raiz dos problemas e identificando as oportunidades mais fortes de melhorias.

Da mesma forma, os agentes de mudança gastam muito tempo e esforço em como o projeto será e na identificação do impacto sobre aqueles afetados pelo potencial "novo normal". As ferramentas de mineração de processos podem realizar uma análise de fit-gap em novos processos para identificar com rapidez e exatidão os maiores impactos das mudanças. Isso pode, por sua vez, acelerar a criação de programas de comunicação e treinamento para apoiar a introdução da mudança com jornadas de mudança mais exatas e personalizadas. Insights detalhados sobre os níveis de conformidade do processo podem ser trazidos para as equipes de projeto para informar e focar o projeto de processos e sistemas futuros.

Há uma concepção comum de que a introdução de novas tecnologias tornará as coisas mais rápidas e fáceis, mas nem sempre é esse o caso. A Forbes afirma que "apesar de investimentos significativos em novas tecnologias ao longo da última década, muitas organizações estão na verdade vendo suas operações desacelerarem devido à subutilização da tecnologia". É evidente que não podemos simplesmente "conectar um sistema" e esperar que ele seja adotado. Não importa o quão "adequado ao propósito" seja em seu projeto e quão bem adotado seja quando introduzido, esses resultados sem dúvida mudarão devido a uma variedade de fatores dentro e fora de nosso controle.

Então, como identificar isso com antecedência e reagir ou até mesmo prevenir de maneira oportuna e eficaz?

Por meio de análise de dados avançada, as soluções de mineração de processos podem destacar lacunas e oportunidades em uma transformação digital. Isso significa que você pode intervir com intervenções de mudança direcionada para corrigir o curso de forma mais rápida. Por exemplo, identificar um determinado grupo de usuários ou processo que está refletindo níveis mais baixos de atividade ou inexatidão das tarefas. Você pode projetar intervenções de treinamento e engajamento para qualificar ou educar ainda mais os membros da equipe; ou identificar oportunidades de melhoria de processos para melhor apoiá-los nas atividades que realizam.

Além disso, esse recurso também pode enfrentar outro obstáculo que enfrentamos: depois de introduzir uma mudança, como você mede facilmente seu sucesso e adoção?

Ao aplicar a mineração de processos, você pode ver rapidamente os níveis de conformidade dos processos em toda a organização e em toda a cadeia de valor. As ferramentas de mineração de processos automatizam e geram dashboards que ilustram uma visão geral das taxas de adoção. Eles também permitem quantificar o valor comercial com base em melhorias e permitem que você atribua e acompanhe as principais métricas com os objetivos de negócios.

Integrar uma cultura de mudança contínua e melhoria no DNA de uma organização é uma tarefa significativa. O McKinsey Organizational Health Index mostra que o tipo mais comum de cultura em empresas de alto desempenho é a de melhoria contínua. Esse índice provou que, em quase 2.000 empresas, a integridade organizacional está intimamente ligada ao desempenho. Em sua própria natureza, as ferramentas de mineração de dados visam essa melhoria contínua e equipam seus usuários com os dados para identificar continuamente novas oportunidades e reinventar implacavelmente a maneira como as coisas são feitas.

Devido à sua simplicidade e qualidades intuitivas, as ferramentas de mineração de processos facilitam para não especialistas em dados encontrar e usar insights baseados em dados, facilitando muito a criação de uma cultura de melhoria contínua e inovação em toda a organização. No entanto, abordagens baseadas em dados, como a mineração de processos, fornecem mais valor quando as organizações se comprometem com elas no longo prazo. Assim, a adoção dessas ferramentas é um projeto de minimudança por si só. Integrar o uso de dados e métricas no trabalho diário precisa não apenas de um entendimento da ferramenta, mas também de uma mudança de mentalidade para usar insights de dados como parte dos esforços de melhoria contínua. Assim como com qualquer implementação de TI, dedicar tempo para levar usuários e stakeholders pela curva de mudança, da consciência à adoção, pagará dividendos no longo prazo.

Para concluir, através do poder dos dados, a gestão de mudanças migrará de uma disciplina baseada em projetos, que luta para justificar o investimento adequado, para uma que aconselha sobre os resultados de negócios e como entregá-los com sucesso. Ela apresenta oportunidades não apenas para supercarregar e acelerar intervenções típicas de gestão de mudanças – como o desenvolvimento de jornadas de mudança ou rastreamento da adoção – mas também para flexibilizar seu poder de influenciar e mudar a mentalidade daqueles que trabalham com ela. A mineração de processos equipa e capacita as pessoas a pensar, desafiar e reinventar o que fazemos. Isso anda de mãos dadas com nossa apreciação de que “a mudança está sempre mudando” e que precisamos acompanhar o ritmo ou corremos o risco de ficar para trás.