Torne os processos baseados em papel uma coisa do passado

Mas, nos últimos anos, o PDO expandiu seu escopo e está caminhando para se tornar uma empresa de energia totalmente integrada, com energias renováveis e uma agenda verde desempenhando um papel cada vez mais importante.

Como a empresa nacional de petróleo de Omã, o PDO também desempenha um papel importante na expansão econômica e diversificação do país, oferecendo suporte em áreas como criação de empregos e formação, desenvolvendo expertise local e promovendo vários programas de investimento. E para que pudesse gerenciar os vários ativos, recursos e tecnologias necessários para suas funções não relacionadas a hidrocarbonetos, a empresa contratou a Carillion Alawi LLC para fornecer o Integrated Facilities Management (IFM) em suas 12 localidades.

Desde o início do relacionamento em 2013, a equipe de IFM da PDO trabalhou incansavelmente para ajudar a implementar novas tecnologias e impulsionar novas eficiências. No início de 2018, a equipe voltou seu foco para a plataforma ERP da empresa, que estava sendo usada para gerenciar processos de IFM.

Para dar suporte aos processos de negócios de bens imóveis e CAFM desejados, a Carillion Alawi ajudou a PDO a migrar de sua solução anterior para uma instância baseada na nuvem do IBM® Maximo® Application Suite no final de 2018. A nova plataforma agora supervisiona as atividades de manutenção corretiva e manutenção planejada da PDO e, mais recentemente, a gestão online de ativos lineares, dispositivos da Internet das Coisas (IoT), mobilidade e o portal do cliente da empresa.A solução Maximo também lida com os relatórios relacionados para mais de 60.000 ativos de manutenção.

"Está cobrindo tudo espalhado por 12 locais de PDO", explica Abri. "Manutenção rigorosa, meio ambiente, catering, limpeza – todas as funções usuais de gerenciamento de instalações essenciais em nossas localizações, tanto no interior quanto no litoral."

Além da migração, a Carillion Alawi conseguiu lançar um novo portal de clientes e um aplicativo Android correspondente, apoiado pelo software IBM Maximo Anywhere, que permite aos usuários acessar o ambiente CAFM a partir de seus próprios dispositivos.

Com o sistema principal lançado no final de 2018, a PDO queria expandir o escopo da solução, fazendo uso de módulos já integrados.

"Também queríamos atualizar o controle de estoque e inventário", continua Abri."Até aquele momento, a equipe de IFM vinha usando processos manuais, conduzidos por aprovações, que envolviam longos procedimentos, cerca de 45 dias, para adquirir novas peças de reposição."No total, estávamos usando mais de 70 mil folhas de papel por ano, o que resultou em alta energia e custos de impressão.

Para implementar essa próxima fase, a PDO e a Carillion Alawi envolveram a IBM Business Partner Praxis Solutions.

"Após as sessões iniciais de descoberta, percebemos que enquanto a Carillion Alawi havia estabelecido um processo de aquisição abrangente para a PDO, ainda havia desafios com os tempos de resposta da manutenção para a equipe de aquisição", conta Ankit Jain, Arquiteto de Soluções e Parceiro Gerente da Praxis."Portanto, trabalhamos com a equipe da Carillion Alawi para digitalizar os contratos completos, processos de aquisição e gestão de inventário, garantindo que tanto a Carillion Alawi quanto a PDO tivessem total visibilidade dos processos."

A equipe da Praxis roteou os esforços da cadeia de suprimentos IFM por meio do software IBM Maximo Asset Management, utilizando a solução para supervisionar a gestão de inventário, reabastecimento e compras. Trabalhando com a Carillion Alawi, também estabeleceram padrões para imóveis corporativos em toda a PDO e desenvolveram um catálogo eletrônico de ativos para as necessidades de IFM, levando à limpeza e catalogação de mais de 11 mil produtos.

"Agora, estamos trabalhando para melhorar ainda mais os processos e expandir a implementação do IBM Maximo através de análises", acrescenta Jain."Estamos implantando vários KPIs, relatórios e painéis, o que permitirá que a Carillion Alawi e a PDO tenham insights adicionais e mensuráveis sobre a eficácia de seus processos e os capacitem a ajustar ainda mais esses processos em direção à excelência."