ما المقصود بإدارة المساحة؟

تراعي إدارة المساحات الفعالة احتياجات الموظفين والعملاء، بالإضافة إلى أهداف العمل الشاملة. وقد يعني ذلك تصميم مخططات المكاتب وترتيبات الأثاث التي تعزز التعاون بين الموظفين. وتحسين خطط طابق المبيعات لتحسين تجربة العملاء؛ أو اتخاذ القرارات بشأن مرافق التخزين والإنتاج والتصنيع التي تعمل على تبسيط الأنشطة وزيادة كفاءة الطاقة. والهدف من ذلك هو التأكد من أن كل قدم مربع من المساحة سواء في مباني المكاتب أو مساحات البيع بالتجزئة أو المستودعات أو مناطق التصنيع يخدم غرضًا معينًا.

تؤثر إدارة المساحة تأثيراً مباشراً على الإنتاجية والربحية ورضا العملاء ويمكنها تشكيل ثقافة الشركة ونتائج الأعمال، فعلى سبيل المثال، قد تعيد الشركة تصميم مقرها الرئيسي ليشمل المزيد من المساحات التعاونية، ما يؤدي إلى تعزيز الابتكار والعمل الجماعي. وقد يعيد بائع التجزئة تنظيم تخطيط متجر لتحسين تدفق العملاء وزيادة المبيعات. كما قد تقوم شركة تصنيع بإعادة ترتيب أرضية الإنتاج لتحسين سير العمل والسلامة، ما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل الحوادث.

يمكن لنظام إدارة المساحات الفعال أن يقلل من التكاليف المرتبطة بالإيجار والمرافق والصيانة. ونظرًا لتنامي العمل عن بُعد والعمل الهجين، بدأت الشركات بإعادة تقييم كيفية استغلال المساحات وتوفير ظروف عمل مرنة سواء في المقر أو عن بُعد.

إن تحسين المساحات المادية يمكن أن يكون له تأثير كبير على العديد من مجالات العمل، من المدخرات المالية إلى الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات. تتضمن فوائد إدارة المساحة ما يلي:

تشكل نفقات المساحات المكتبية والمرافق الأخرى جزءًا كبيرًا من ميزانيات العديد من الشركات. ويساعد تحسين المساحات المادية على خفض نفقات العقارات ومرافق الخدمات غير الضرورية ويؤدي إلى توفير التكاليف. فعلى سبيل المثال، يتيح اتباع نهج استراتيجي لإدارة المساحات للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الاستثمارات العقارية والتأجير والاستحواذ والمزيد. وفي الاقتصاد القوي، قد تقوم الشركات بتوسيع عقاراتها أو مساحاتها المكتبية، بينما في حالة الانكماش، قد تقوم بدمج المساحات أو إعادة تنظيمها لتحقيق الكفاءة.

يمكن للمؤسسات أيضًا إعادة تخصيص المساحات غير المستخدمة لأغراض أكثر ملاءمة أو حتى تقديم مبرر للموافقة على التوسع أو الاعتراض عليه. ومن خلال تطبيق ممارسات إدارة المساحات ذات الكفاءة في استخدام الطاقة، يمكن للشركات خفض فاتورة مرافق الخدمات بشكل كبير.

يمكن أن تؤدي مساحة العمل سيئة التصميم إلى انخفاض إنتاجية الموظفين وانخفاض الروح المعنوية وزيادة التوتر والمشكلات الصحية. ومع ذلك، يمكن لمساحات العمل المصممة بشكل جيد أن تزيد من رضا الموظفين وتعزز الأداء العام وتعزز ثقافة الشركة الإيجابية. ومن خلال تحسين مخططات المكاتب، وضمان الظروف الصحية (من خلال الإضاءة الكافية والتحكم في درجة الحرارة والتهوية) وتوفير وسائل الراحة اللازمة. ويمكن للشركات التأكد من أن الموظفين لديهم ما يحتاجون إليه لأداء أدوارهم بشكل جيد وآمن.

علاوة على ذلك، تضمن إدارة المرافق الفعالة أن جميع المعدات والنظم تعمل على النحو الأمثل، ما يقلل من فترة التعطل والإحباط بين الموظفين؛ وهذا يمكن أن يقلل بشكل كبير من الغياب ويزيد من الاحتفاظ بالموظفين.

لقد أكد التحول إلى نماذج العمل الهجين والعمل عن بُعد بعد الجائحة على أهمية الإدارة المرنة لمكان العمل. وتتيح الإدارة الاستراتيجية للمساحات للشركات تكييف المساحات المادية لاستيعاب أنماط العمل الجديدة هذه وبناء مكان عمل هجين بالفعل. فعلى سبيل المثال، قد تعيد الشركات استخدام المساحات المكتبية التقليدية في مناطق تعاونية أو مناطق هادئة لتلبية تفضيلات العمل المختلفة.

إن اتخاذ قرارات مستنيرة في إدارة المساحات يعني ضمان وصول الموظفين إلى الموارد والتقنيات الرئيسية، سواء كان الوصول إليها شخصياً أو افتراضياً. وفيما يتعلق بالمساحات المادية، قد تتضمن الإدارة الاستراتيجية مكاتب مشتركة أو محطات عمل مرنة، بالإضافة إلى أماكن هادئة أو صامتة. هذه المساحات مخصصة للعمل العميق والإبداع الذي يشجع على التعاون والتفاعل والعصف الذهني في بيئة أقل رسمية.

يمكن أن تلعب استراتيجيات إدارة المساحة دورًا في مساعدة الشركات على تحقيق أهداف الاستدامة. فمن خلال الاستخدام الأمثل للمساحة، تستخدم الشركات الموارد التي تحتاجها حقًا فقط، ما يقلل من بصمتها الكربونية. حيث إن إدارة المرافق بشكل أفضل قد تساعد في إرساء ممارسات كفاءة الطاقة. مثل استخدام إضاءة LED، وتركيب أجهزة موفرة للطاقة، واستخدام تقنيات جديدة لمراقبة استخدام الطاقة بشكل أفضل وهذا من شانه أن يقلل من تأثير الشركة على البيئة. وقد تشمل إدارة المساحة أيضا اعتبارات مثل إدارة النفايات وممارسات إعادة التدوير وطرق أخرى لتعزيز ممارسات الأعمال المستدامة.

لا تقتصر إدارة المساحة على تحقيق أقصى استفادة ممكنة من المساحة المادية المتاحة. بل تتضمن نهجًا استراتيجيًا يأخذ في الاعتبار عوامل مختلفة. حيث انها تعتمد على:

• فهم أهداف العمل: لابد من وجود رؤية واضحة لرسالة الشركة وقيمها وأهدافها من أجل تصميم المساحات التي تخدم الأعمال. ويمكن أن يضمن تحديد تخصيص المساحة بناء على أولويات العمل وثقافة الشركة استخدام المساحات بشكل أكثر فعالية.
• فهم تجربة الموظفين: إن معرفة نوع المساحة التي يحتاجها أعضاء الفريق لأداء وظائفهم بشكل جيد يمكن أن يفيد إدارة المساحة. ويتضمن ذلك إنشاء مساحات عمل بإضاءة كافية وتهوية مناسبة وأثاث مريح، بالإضافة إلى تصميم خيارات مساحة العمل التي تستوعب أنماط العمل والتفضيلات المختلفة.
• فهم سلوك العملاء: قد يكون للأشخاص الذين يزورون الشركة أو يرعونها احتياجات مختلفة عن احتياجات العاملين فيها. يمكن أيضًا تصميم المساحات لضمان تجربة إيجابية للعملاء.
• فهم المساحة نفسها: مخزون المساحة المادية ورؤية شاملة للمساحة المتاحة، وكيفية استخدامها، وكيف يمكن توسيعها أو تغييرها. يعد تحسين تجربة مكان العمل أمرا أساسيا لصناعة القرار المتعلقة بإدارة المساحة.

قد تشمل الاعتبارات الأساسية عند صياغة استراتيجية إدارة المساحة ما يلي:

يمكن للمساحات جيدة التخطيط أن تحد من الالتزامات العقارية وتدعم الإنتاجية. قد تراعي الإستراتيجية إدارة المساحة كيفية الاستفادة الكاملة من المساحة المتاحة من خلال استخدام أثاث متعدد الوظائف، وإنشاء مساحات مفتوحة والاستفادة من المساحة الرأسية. قد يعني ذلك أيضاً الانتباه إلى تدفق حركة المرور واحتياجات التخزين وأنماط الحضور، بالإضافة إلى الحاجة إلى المساحات المشتركة مثل غرف الاجتماعات أو زوايا التعاون.

تضمن إدارة المساحة أن يكون لدى الموظفين البيئة المادية التي يحتاجون إليها للعمل بشكل فعال. يمكن للأثاث العملي ومحطات العمل المريحة وسهولة الوصول إلى الأدوات أن تساعدهم على التركيز على مهامهم، في حين يمكن أن تساعد إعدادات الإضاءة والصوتيات المصممة جيدًا في الحد من عوامل التشتيت. إن تحقيق التوازن بين الوظيفة والجماليات قد يساعد في خلق بيئة ترحيبية تعكس ثقافة الشركة.

كما ذكرنا سابقًا، يمكن لإدارة المساحة أن تساعد الشركات التي تتطلع إلى تحسين استدامتها الشاملة. إن الاستخدام الذكي للمساحة يمكن أن يساعد في تقليل البصمة الكربونية الإجمالية وتحسين كفاءة الطاقة ودعم الممارسات الصديقة للبيئة مثل إعادة التدوير واستخدام الطاقة البديلة.

تعمل التقنيات الجديدة على تعزيز قدرات الشركات على إدارة مساحاتها وتوجيه عملية اتخاذ القرار بشأن أفضل استخدام لها. يمكن أن تلعب أدوات مثل نظم إدارة مكان العمل المتكاملة (IWMS)، والذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، وأجهزة إنترنت الأشياء (IoT) أدوارًا مهمة.

عادة ما يقع ابتكار حلول إدارة المساحات على عاتق مديري المرافق أو مديري العمليات. ومع ذلك، فإن خطة إدارة المساحات الشاملة تُعد جهداً متعدد التخصصات يشمل أقسام الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمالية. وجمع بيانات ومقاييس المساحة وتقييمها، واتخاذ القرارات المتعلقة بالاستثمارات العقارية وإدارة الممتلكات، وتهيئة بيئة عمل آمنة وفعالة. وكل هذه المؤهلات هي جهد يمكن أن يشمل العديد من الأدوار داخل الشركة. وقد يقع تشجيع التغيير في الاستراتيجية الشاملة لمكان العمل على عاتق فرق الإدارة والإدارة العليا.