ما المقصود بالمكتب الذكي؟

تشمل التقنيات الرئيسية التي تدعم المكاتب الذكية الأتمتة وإنترنت الأشياء ونظم إدارة مكان العمل المتكاملة. توجد إضاءة ذكية، وأجهزة تحكم الحرارة الذكية، ومؤتمر الغرف الذكية، والمكاتب الذكية بشكل شائع في المكاتب الذكية.

هناك اتجاهان رئيسيان يشجعان قادة الأعمال على البدء في تنفيذ تقنيات المكاتب الذكية:

صعود التقنيات الذكية: نشأت التقنيات الذكية نتيجة لعدة تطورات تكنولوجية، منها: تسويق الإنترنت في التسعينيات، وظهور الأجهزة "الذكية" مثل التلفزيونات المتصلة بالإنترنت في العقد الأول من الألفية، ونمو الشبكات المحمولة، وتطور تحليلات البيانات.¹ وحاليًا يتم نشر التقنيات الذكية المجهزة بقدرات جمع البيانات والاتصال بشكل متزايد لتحسين الاستدامة وتجارب المستخدم في مجموعة متنوعة من الأماكن، مثل المدن والمزارع والمنازل. البيئات المكتبية ليست استثناءً، حيث من المتوقع أن تصل قيمة سوق المكاتب الذكية العالمية إلى 122.6 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2032^.2

زيادة العمل عن بعد والعمل الهجين: أدت الزيادة الكبيرة في العمل عن بعد خلال جائحة كوفيد-19 (وظهور أماكن العمل الهجين منذ ذلك الحين) إلى زيادة توزيع القوى العاملة أكثر من أي وقت مضى. ويؤدي هذا الأمر إلى زيادة الطلب على تقنيات المكاتب الذكية التي تسهل التعاون بين العاملين عن بُعد وأعضاء فريق العمل داخل المكتب.

يمكن للشركات التي تتبنى حلول المكاتب الذكية تحقيق فوائد متعددة

وبينما يستمر الابتكار في تشكيل مستقبل العمل، فإن المكاتب الذكية الحالية غالباً ما تتميز بهذه التقنيات:

إن إنترنت الأشياء عبارة عن شبكة من الأجهزة المادية والمركبات والأجهزة والأشياء الأخرى المدمجة بأجهزة استشعار وبرامج واتصال بالشبكة. وتسمح هذه الميزات المضمنة للأشياء بجمع البيانات. في حالة المكاتب الذكية، تقوم المستشعرات بجمع بيانات فورية حول الإشغال، وأنماط استخدام المكتب، وحركة الأقدام، ودرجة الحرارة، وظروف الإضاءة، والمزيد، وذلك لتوفير معلومات تساعد في اتخاذ قرارات حول أفضل طرق توزيع الموارد داخل المكتب.

تساعد نظم إدارة مكان العمل المتكاملة قادة الأعمال ومديري المرفق على تحسين عقارات الشركة ومساحات مكان العمل. في نظم إدارة مكان العمل المتكاملة الرائد، يتم تحليل البيانات التي تم التقاطها بواسطة مستشعرات إنترنت الأشياء (IOT) والأجهزة الذكية بواسطة الذكاء الاصطناعي (AI) لتقديم رؤى حول الإدارة الاستراتيجية للفضاء. يمكن لنظم إدارة مكان العمل المتكاملة أيضًا تمكين الموظفين عند استخدامه لإنشاء تطبيقات الأجهزة المحمولة المخصصة. وبإمكان الموظفين استخدام هذه التطبيقات للقيام بأشياء مثل حجز المكاتب (المعروفة أيضًا باسم الحجز المكتبي) أو تقديم طلبات الصيانة ببضع نقرات على هواتفهم الذكية بدلاً من قضاء الوقت في إجراء مكالمات هاتفية.

غالباً ما تكون قاعات المؤتمرات الذكية وغرف الاجتماعات الذكية مجهزة بميزات مثل القدرات المؤتمرات عبر الفيديو والسبورات البيضاء التفاعلية. وتمزج هذه الميزات بين بيئات العمل المادية والافتراضية، ما يساعد الموظفين في الموقع والموظفين عن بعد على العمل معا بشكل أكثر ذكاء.

يمكن لنظم الإضاءة الذكية قياس مستوى الضوء الطبيعي في المكتب وضبط إضاءة المكتب بشكل تلقائي طوال فترة العمل حسب المتطلبات هذا يساعد في توفير التوازن المناسب بين الإضاءة الطبيعية والاصطناعية، ما يضمن للموظفين وضوح الرؤية التي يحتاجونها لإنجاز عملهم.يمكن لنظم الإضاءة الذكية أيضا تشغيل وإطفاء الأضواء تلقائيا اعتمادا على ما إذا كانت الغرفة أو المساحة مشغولة، ما يقلل من استهلاك الكهرباء.

يمكن لأجهزة تنظيم الحرارة الذكية وأنظمة التحكم الذكية في المناخ تعديل تدفق الهواء والتدفئة والتبريد تلقائيًا، بالإضافة إلى مستويات ثاني أكسيد الكربون والرطوبة، استجابةً لعدد الأشخاص الموجودين في المكتب وظروف البيئة الداخلية التي تكتشفها حساسات الإنترنت للأشياء (IoT). يمكن لمثل هذه التعديلات الديناميكية في الوقت الفعلي تحسين راحة الموظفين وتقليل استهلاك الطاقة.

الأتمتة هي استخدام التقنية لتنفيذ المهام بأقل قدر من الإدخال البشري. في المكاتب الذكية، تعمل الأتمتة على تشغيل التعديلات الفورية التي تجريها نظم الإضاءة الذكية وأجهزة تنظيم الحرارة الذكية.

تسمى المكاتب المتصلة بنظم الحجز أحيانًا بالمكاتب الذكية. يُستخدم المصطلح أيضًا للإشارة إلى المكاتب المزودة بمحركات يمكن تعديل ارتفاعها بسهولة وفقًا لتفضيلات الموظف، ما يجعلها إضافة مفيدة للمكاتب التي تحتوي على مساحات عمل مشتركة.

من خلال نظم التحكم في الوصول الذكية، يتم استخدام تقنيات مثل القياسات الحيوية - بدءًا من مسح بصمات الأصابع إلى التعرف على الوجه - والمصادقة متعددة العوامل لإدارة الزوار ومنع الوصول غير المصرح به إلى البيانات. يمكن لهذه النظم أيضًا أن تحدد الأنشطة المشبوهة، بما في ذلك عندما يحاول شخص غير مصرح له دخول مكتب^.4

تستخدم تقنيات المكتب الذكي في جميع أنحاء العالم وفي كل من القطاعين العام والخاص.

• استخدمت شركة Teradyne، وهي شركة تصنيع المعدات في ماساتشوستس، نظام إدارة مكان العمل المتكامل لقياس استخدام المكاتب، وضغط البصمة الخاصة بها وفقًا لذلك، وتنفيذ استراتيجيات جديدة لإدارة مكان العمل.
  
  
• في فيكتوريا بأستراليا، استخدم مديرو المرفق مستشفى Royal Melbourne منصة إدارة المهام الرقمية، التي يمكن الوصول إليها عبر أجهزتهم المحمولة، للرد على 600 نوع مختلف من طلبات الخدمة. وقد ساعدت المنصة التي تعمل بنظام إدارة المياه والصرف الصحي المتكامل في تقليل أوقات الاستجابة وتقليل الهدر المرتبط بالعمليات القديمة الورقية.
  
  
• ساعد تثبيت التقنيات الذكية في مبانيها إدارة الخدمات العامة الأمريكية على خفض انبعاثات الغازات الدفيئة التشغيلية السنوية بنسبة %51 مقارنة بمستويات عام 2008.⁵
  
  
• أثناء جائحة كوفيد-19، استخدمت شركة IBM Global Real Estate نظام إدارة المياه والصرف الصحي المتكامل IWMS لتحليل استخدام المساحة وتمكين تجارب مكان العمل الأكثر أمانًا للموظفين في 370 موقعًا.