Gestión de activos frente a gestión de inventario de piezas: ¿cuál es la diferencia?

Cuando se trata de gestionar activos a lo largo de su ciclo de vida, los líderes empresariales saben que necesitan una estrategia integral para tener éxito. Pero no siempre tienen claras las oportunidades estratégicas en torno a la gestión del inventario de piezas y el papel que desempeña en la estrategia de mantenimiento.

Mientras que las soluciones de gestión de activos monitorean edificios, equipamiento, vehículos, activos de TI y otros elementos que una empresa utiliza para llevar a cabo su negocio, la gestión del inventario de piezas rastrea las piezas de repuesto que las operaciones de mantenimiento y reparación (MRO) necesitan para reparar activos rápidamente y de manera efectiva cuando se descomponen.

Comencemos con las definiciones de los dos términos.

Las empresas utilizan activos para ejecutar sus operaciones comerciales diarias y crear valor. Esto incluye tanto activos físicos (como materias primas, equipamiento y vehículos) como activos no físicos (como propiedad intelectual y patentes).

Los activos de la empresa se dividen en dos categorías: activos fijos y activos no fijos. Los activos fijos, o “propiedad, planta y equipamiento” (PP&E) son artículos que la empresa pretende utilizar por más de un año. Los ejemplos incluyen terrenos, edificios, vehículos, equipamiento y computadoras.

Los activos no fijos suelen tener menos valor para una empresa y la empresa rara vez los conserva durante más de un año. Algunos ejemplos de activos no fijos incluyen suministros de oficina, computadoras, equipamiento audiovisual y muebles de oficina.

El inventario de piezas, también conocido como “inventario de suministros”, se refiere a los artículos que una empresa debe tener en stock para reparar los activos que posee de manera rápida y efectiva. Las empresas exitosas mantienen rigurosamente una lista de repuestos que necesitan para mantener su equipamiento más vital funcionando sin problemas y mejorar sus resultados.

Pero, ¿qué repuestos son críticos y cuáles son simplemente “buenos de tener”? Esta es la pregunta central de la estrategia de inventario de piezas. Para responderla, los gerentes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) confían en la"criticidad de los repuestos": el proceso de identificar qué repuestos amenazan las operaciones comerciales si hay escasez frente a los repuestos que no son tan críticos.

Si bien ambos tipos de gestión se ocupan de las cosas que poseen las empresas, los sistemas de gestión de activos se ocupan exclusivamente del equipamiento y suministros que la empresa necesita para operar. La gestión del inventario de piezas, por otro lado, se ocupa de los artículos que la empresa necesita para reparar con éxito un activo que se ha averiado.

Gestión de activos

Los activos vienen en muchas formas y tamaños, desde camiones y plantas de fabricación hasta molinos de viento y tuberías. La gestión de activos rastrea la ubicación y el estado de los activos físicos y no físicos que la empresa necesita para realizar operaciones comerciales a lo largo del ciclo de vida de los activos.

Uno de los casos de uso más comunes de la gestión de activos es el mantenimiento de activos, que se utiliza para mantener el valor de un activo durante el mayor tiempo posible. Para ello, muchas empresas confían en el software de gestión de activos, como un sistema de gestión de activos empresariales (EAM) para crear transparencia, mejorar las capacidades de monitoreo y resolver problemas rápidamente. Estos son algunos de los beneficios de un software de gestión de activos eficaz:

• Información centralizada de activos: los trabajadores de mantenimiento necesitan saber dónde está un activo y cómo está funcionando en todo momento. Para hacer esto, muchos utilizan un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) como parte de su enfoque general de EAM. Esto mantiene la información de mantenimiento en un solo lugar y de fácil acceso para los trabajadores que deben usarla para realizar actividades de mantenimiento regulares, como forecasting y reabastecimiento.
• Resolución proactiva de problemas: en la era del Internet de las cosas (IoT), todo, desde una sola válvula hasta una tubería de mil millas, se puede conectar a sensores que brindan datos en tiempo real sobre su condición y miden la depreciación a lo largo del tiempo. Al incorporar inteligencia artificial(IA) y analytics avanzados en el sistema de software, los equipos de mantenimiento en el campo pueden acceder a información crítica en segundos y tomar decisiones más informadas. Estas capacidades forman la base del mantenimiento preventivo, un enfoque que anticipa y previene fallas antes de que ocurran mediante una combinación de machine learning, analytics de datos operativos y monitoreo predictivo del estado de los activos.
• Aplicaciones operativas consolidadas: el sólido software EAM establece un único punto de contacto para la gestión de prácticamente cualquier activo o tipo de activo. Los procesos se pueden unificar y estandarizar en una amplia gama de funciones que abarcan toda la empresa.
• Información de activos en tiempo real: el éxito de la gestión de activos depende de la disponibilidad de información precisa y en tiempo real sobre todo lo que posee una empresa. Imagina haber pagado por un equipamiento crítico que necesita que se entregue en tu centro de fabricación, pero no tener forma de rastrearlo en tránsito. El seguimiento de activos y el software de seguimiento de activos desempeñan un papel clave en el éxito de los sistemas de gestión de activos.

Los siguientes son los cuatro tipos de sistemas de seguimiento de activos más utilizados disponibles en la actualidad:

• Etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID): las etiquetas RFID son pequeñas etiquetas adheridas a un activo que transmiten una variedad de información mediante señales de radiofrecuencia y tecnología Bluetooth. Además de la ubicación de un activo, las etiquetas RFID pueden transmitir la temperatura y la humedad del entorno donde se guarda.
• Seguimiento habilitado para WiFi: los sistemas de rastreo habilitados para WiFi utilizan una etiqueta adherida a un activo para transmitir una variedad de información sobre él a través de una red WiFi local. Sin embargo, al igual que RFID, el rastreo habilitado para WiFi solo es efectivo para rastrear artículos siempre que estén en interiores y dentro del alcance de una red WiFi.
• Códigos QR: los códigos QR son una mejora significativa en su predecesor, el código de barras universal. Al igual que los números de serie y los códigos de barras, un código QR puede proporcionar una gran cantidad de información sobre un activo de forma rápida y sencilla. Pero a diferencia del código de barras, los códigos QR son bidimensionales y pueden ser leídos por un teléfono inteligente que apunta al código desde cualquier ángulo.
• Satélites de posicionamiento global (GPS): muchas empresas utilizan satélites de posicionamiento global para rastrear sus activos en tránsito. Un rastreador se coloca en el activo que luego comunica información sobre él a una red del Sistema Global de Navegación por Satélite (GNSS). Al transmitir una señal a un satélite, los rastreadores permiten a los gerentes ver dónde está un activo, en cualquier lugar del mundo, en tiempo real. El GPS es el sistema más utilizado para rastrear activos e inventario que residen en exteriores y lejos de una red Bluetooth o WiFi.

Gestión del inventario de piezas

Mientras que la gestión de activos se centra en los artículos que ayudan a las empresas a operar, la gestión del inventario de piezas se centra en las piezas de repuesto y los materiales que la empresa necesita tener a mano para reparar el equipamiento cuando se avería. Para lograr esto de una manera confiable y rentable, los equipos de operaciones de reparación de mantenimiento (MRO) deben mantener estratégicamente los niveles de inventario de piezas para tener lo que necesitan, pero minimizar la retención de existencias en exceso u obsoletas.

Estos son tres componentes críticos del control de inventario de piezas y algunas preguntas que puede hacer para garantizar el éxito con ellos:

• Calidad de servicio: ¿el equipo de MRO proporciona un servicio de reparación rápido y eficiente cuando se le solicita que vuelva a poner en funcionamiento piezas críticas de equipamiento después de una avería? ¿Qué se podría hacer para mejorar el servicio y cómo afectaría eso a los niveles de inventario de piezas?
• Nivel de inventario: ¿MRO mantiene a mano los artículos que necesita sin dejar de cumplir con las consideraciones financieras, presupuestarias y de almacén? ¿Qué se podría hacer para reducir aún más el inventario sin comprometer los niveles de servicio?
• Costo para la organización: ¿el costo total del inventario de piezas de MRO es algo que la organización puede pagar, o necesita eliminar estratégicamente algunos elementos que actualmente tiene a mano para reducir aún más los costos?

Todos los días, los líderes empresariales toman decisiones críticas sobre cómo reducir costos, aumentar la eficiencia y aprovechar nuevas oportunidades de mercado. Pero sin sistemas sólidos de gestión de inventario de activos y piezas, esas decisiones probablemente serían irrelevantes. Una gestión de inventario de activos y piezas bien ejecutada proporciona muchos beneficios importantes a una organización, incluidos los siguientes:

• Mejora de la eficiencia y los resultados empresariales: cuando se realiza correctamente, el inventario de activos y piezas garantiza operaciones fluidas, identifica redundancias en el equipamiento y piezas de repuesto y mejora los resultados empresariales.
• Reducción de costos: al realizar un seguimiento cuidadoso del rendimiento de los activos y mantener un riguroso sistema de gestión de inventario de piezas, los responsables de la toma de decisiones pueden detectar oportunidades para mejorar los procesos y optimizar el inventario de piezas para reducir costos.
• Mayor seguridad: los sólidos sistemas de gestión de inventario de activos y piezas mejoran las condiciones en lugares como almacenes, plantas industriales y líneas de ensamblaje donde son frecuentes tanto los robos como los accidentes. Esto puede conducir a un lugar de trabajo más seguro, así como a una reducción de los robos y a unas tasas de seguro más bajas con el tiempo.

Las soluciones de gestión de activos de mayor rendimiento de hoy en día aprovechan la tecnología de punta, como los datos en tiempo real entregados a través de IoT, analytics y monitoreo mejorados por IA y capacidades basadas en la nube. La gestión de activos empresariales con IBM® Maximo Application Suite ayuda a las empresas a optimizar el rendimiento de los activos y ampliar su vida útil. Es una plataforma totalmente integrada que utiliza herramientas de analytics avanzadas y datos de IoT para mejorar la disponibilidad operativa y reducir el tiempo de inactividad y los costos.