7 pasos para administrar el proceso de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son la fuerza impulsora detrás del aparato de gestión de activos de cualquier organización. Cada vez que una persona o entidad envía una solicitud de servicio, el equipo de mantenimiento que la recibe debe crear un documento formal en papel o digital que incluya todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describa un proceso para completar las tareas. Ese documento se llama orden de trabajo.

El propósito principal de una orden de trabajo es mantener a todos dentro de la operación de mantenimiento al tanto del flujo de trabajo, lo que en última instancia ayuda a la organización a organizar, comunicar y rastrear el trabajo de mantenimiento de manera más eficiente.

El proceso de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se moverá a través del proceso de mantenimiento, comenzando con la identificación de tareas de mantenimiento y concluyendo con el análisis posterior a la finalización.

En la primera fase del proceso, una persona u organización identifica las tareas que el personal de mantenimiento debe completar. Las tareas también ayudarán al destinatario a determinar si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado (en el que los trabajos serán fácilmente identificables con anticipación) o mantenimiento no planificado (donde el alcance y los detalles del trabajo requerirán una evaluación inicial).

Una vez que la parte iniciadora identifica los problemas de mantenimiento, debe presentar los detalles en un formulario de solicitud de mantenimiento y Enviar el formulario a mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir por diversas circunstancias: desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías preventivas de mantenimiento.

El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. Idealmente, el departamento revisará los detalles de la solicitud de trabajo para determinar la viabilidad del trabajo y luego determinar las necesidades de personal y Recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.

Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor aprueben la solicitud de trabajo y asignen los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crearán una nueva orden de trabajo. La orden de trabajo debe incluir todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y una indicación del nivel de prioridad y la fecha de finalización. Para agilizar este proceso, las organizaciones pueden estandarizar el formato de la orden de trabajo mediante una plantilla.

En esta etapa, el mantenimiento también identificará qué tipo de orden de trabajo necesitarán. Si, por ejemplo, una empresa confía en un enfoque de mantenimiento proactivo para anticipar y reducir el tiempo de inactividad del equipamiento, es probable que utilice una orden de trabajo de mantenimiento preventivo. Por otro lado, si un equipamiento ya ha fallado o la organización utiliza un programa de mantenimiento más reactivo, el equipo de mantenimiento probablemente creará una orden de trabajo de mantenimiento correctivo o una orden de trabajo de emergencia.

En este punto, el equipo/supervisor asignará las actividades de mantenimiento necesarias a un técnico de mantenimiento calificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Si la organización utiliza software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asignará automáticamente a un técnico.

Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que completan todas las tareas asignadas. Los técnicos deberán indicar el tiempo dedicado a cada tarea, enumerar los materiales/equipamiento que utilizaron, proporcionar imágenes de su trabajo e incluir notas y observaciones sobre el trabajo. Es posible que un gerente tenga que aprobar la orden de trabajo completada y proporcionar orientación sobre los siguientes pasos y el seguimiento antes de pasar a la fase final.

Revisar las órdenes de trabajo cerradas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben intentar revisar las órdenes de trabajo cerradas con la mayor frecuencia posible. Analizar órdenes de trabajo cerradas puede ayudar mucho a las organizaciones a identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los miembros del equipo a identificar cualquier tarea que se hayan perdido o que necesiten revisar.

A medida que una organización crece, puede resultar insostenible depender de sistemas de gestión de órdenes de trabajo en papel (o incluso hojas de cálculo de Excel) para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y aquellas con necesidades más complejas deberían considerar invertir en software de sistema de mantenimiento computarizado, un tipo de software de mantenimiento.

Un CMMS de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará automáticamente las solicitudes de servicio, las órdenes de trabajo y el mantenimiento de rutina, eliminando las tareas excesivas de planificación de tareas para los gerentes y supervisores de mantenimiento.

El uso del software CMMS también permite a su organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, en una ubicación centralizada. Con todos los datos de sus órdenes de trabajo en un solo lugar, su equipo de gestión puede obtener acceso en tiempo real a las órdenes de trabajo a medida que se mueven en el ciclo de vida de las órdenes de trabajo. Las plataformas de CMMS con el software que las acompaña para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y acceder a las actividades de mantenimiento de forma remota. 

Además, un buen CMMS puede agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo de acuerdo con las necesidades específicas del departamento. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, visualizar datos de tendencias y métricas/KPI, y monitorear la funcionalidad de los activos para simplificar la resolución de problemas y la gestión del inventario.

Si bien adoptar un CMMS puede ser un proceso complejo, integrar el software de CMMS en sus operaciones de mantenimiento puede ayudar a su organización a reducir costos, aumentar el acceso y la visibilidad de los datos, reducir la acumulación de pedidos y los errores humanos, y optimizar sus sistemas de gestión de las instalaciones.

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