디지털 워크플로란 무엇인가요?

넓게 보면 컴퓨터와 현대 기술을 사용하여 일하고 컴퓨터 기반 업무 환경의 모든 기능을 활용하여 업무를 처리하는 것을 멋지게 표현한 것입니다. 수동 워크플로란 컴퓨터와 소프트웨어 없이 수작업으로 진행하는 워크플로를 말합니다.

조직이 워크플로를 디지털화하면 사람의 개입을 줄이거나 없애기 위해 자동화되는 경우가 많습니다. 디지털 워크플로로의 전환은 프로세스를 보다 효율적으로 만들고 직원들이 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하는 데 도움이 되는 경우가 많습니다. 디지털 워크플로는 종이 인보이스를 우편으로 보내는 대신 PDF 인보이스를 이메일로 고객에게 보내는 것처럼 간단할 수도 있고, 신입 사원의 온보딩을 완전히 자동화하는 것처럼 복잡할 수도 있습니다.

코로나19 팬데믹 이후, 디지털 워크플로는 조직이 원격 근무로 전환함에 따라 점점 더 대중화되고 필수적인 요소가 되었습니다. Insight의 보고서에 따르면 설문에 참여한 응답자 중 3명 중 1명이 원격 근무가 더 이상 선택지로 제공되지 않는다면 회사를 떠나겠다고 답했습니다. Statista 설문조사에서 응답자의 60% 이상이 이미 재택근무 선택권이 제공되는 곳에서 근무하고 있다고 답했습니다.

현대 비즈니스 세계에서 디지털 워크플로는 이제 그 이전의 수동 워크플로만큼이나 보편화되었습니다.

디지털 워크플로는 다양한 산업 및 사용 사례에서 프로세스를 개선하는 데 사용됩니다. 디지털 워크플로의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

수동 프로세스에서는 지원자의 이력서를 수작업으로 분석해야 하므로 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 자동화 소프트웨어를 사용하면 특정 키워드에 대한 필터를 설정하여 프로세스의 다음 단계로 안내할 최적의 지원자를 식별할 수 있습니다.

지속적 전달을 사용하면 자동화된 품질 검사를 통과한 프로그램의 새 코드를 코드 베이스에 추가한 다음 프로덕션으로 푸시할 수 있습니다. 지속적 통합은 모든 새로운 코드 변경 사항을 가져온 다음 자동으로 기본 코드 베이스에 다시 결합합니다. 코드를 수동으로 변경하려면 승인 프로세스가 필요하여 코드 업데이트 구현 속도가 크게 느려집니다.

결제를 수동으로 처리하려면 정확한 금액이 정확한 사람에게 전달되도록 여러 부서 간의 협업이 필요한 경우가 많습니다. 승인이 필요한 송장이 승인할 담당자에게 자동으로 전달되면 이 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 단축할 수 있습니다.

워크플로를 디지털화하고 자동화하려면 프로세스가 수동으로 작동하는 방식을 이해해야 합니다. 워크플로 감사를 수행하여 이를 수행할 수 있습니다.

모든 수동 프로세스의 맵을 만드는 것은 어렵고 시간이 많이 소요될 수 있지만, 이 프로세스는 현재 수동 워크플로 시스템에 대한 디지털 워크플로 기회를 식별하는 데 도움이 됩니다.

시간이 많이 필요하지만 반복적이고 비교적 쉽게 완료할 수 있는 프로세스는 기본 데이터 입력과 같은 자동화에 적합합니다.

워크플로를 디지털화하는 데 도움이 되는 다양한 앱을 사용할 수 있습니다. 인공 지능과 같은 고급 솔루션을 사용할 수도 있지만, 송장 발행을 더 쉽게 할 수 있는 템플릿 생성과 같은 일부 자동화 툴은 훨씬 더 간단합니다.

자동화할 주요 수동 프로세스를 파악한 후에는 디지털 워크플로 구축을 시작할 수 있습니다. 디지털 워크플로 구현의 일반적인 영역으로는 직원 온보딩과 같은 인적 자원 프로세스, 데이터 입력과 같은 비즈니스 프로세스, 송장 승인과 같은 재무 프로세스 등이 있습니다. 이러한 각 특정 비즈니스 운영에 특화된 디지털 워크플로 소프트웨어가 있습니다.

새로운 디지털 워크플로가 처음에는 완벽하게 작동하지 않을 수 있지만, 괜찮습니다. 특정 프로세스가 디지털화되면 정기적인 프로세스 감사를 수행하여 워크플로가 의도한 대로 작동하고 효율성을 높이고 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어, 자동화 소프트웨어를 사용하여 잠재적 후보자의 이력서를 선별하고 있지만 재능 있는 지원자를 놓치고 있다는 것을 알게 된 경우 소프트웨어가 플래그를 지정하도록 훈련된 메트릭과 키워드를 확인하고 조정해야 할 수 있습니다.

프로세스를 구현한 후에는 비즈니스 요구 사항과 기술이 발전함에 따라 워크플로를 계속 최적화하는 것이 중요합니다.

디지털 워크플로, 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 및 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 모두 밀접하게 연관되어 있습니다. BPA는 반복적이고 시간이 많이 소요되는 작업을 자동화하여 직원이 더 중요한 작업에 집중할 수 있는 시간과 정신적 에너지를 확보하는 프로세스를 말합니다. 해당 작업의 자동화는 디지털 워크플로를 구축하는 데 도움이 됩니다.

BPM은 자동화된 디지털 워크플로를 포함한 비즈니스 프로세스를 통합 전략에 따라 조정하여 워크플로 관리를 개선한다는 철학입니다. 정기적인 워크플로 감사를 포함하는 강력한 BPM 관행은 어떤 작업을 디지털화하고 자동화해야 하는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

디지털 워크플로를 통해 업무 환경을 혁신하면 비즈니스에서 시간과 비용을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 작업 완료 방법에 대한 투명성을 높일 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 디지털 워크플로는 비즈니스 프로세스를 더욱 개선하는 방법을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

디지털 워크플로를 사용하면 노동 집약적인 비즈니스 프로세스를 단순화하고 간소화할 수 있습니다. 모든 디지털 워크플로 프로세스가 효율적인 것은 아니지만, 많은 종류의 수동 워크플로는 본질적으로 비효율적입니다.

예를 들어, 모든 장부를 수작업으로 수행하면 인적 오류가 발생할 가능성이 발생하고 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 디지털 장부 정리는 사람이 직접 계산할 때 발생할 수 있는 위험을 일부 줄여줍니다.

디지털 워크플로 자동화는 신입사원 온보딩 시 환영 이메일을 보내는 것과 같은 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄여줍니다. 이러한 수동 작업에 소요되는 시간이 적을수록 더 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있어 전반적인 생산성이 향상됩니다.

디지털 워크플로는 모든 팀원이 작업이나 프로세스의 진행 상황을 최신 상태로 유지하는 데 도움이 되는 공유 기록을 생성합니다. 이러한 투명성은 모든 이해관계자가 프로젝트에서 자신의 몫에 대해 책임을 지고 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다. 공유된 프로세스 기록은 발생할 수 있는 질문이나 불일치를 해결하는 데에도 유용할 수 있습니다.

수동 프로세스를 자동화하면 이러한 프로세스에 소요된 시간에 대한 데이터도 생성됩니다. 이를 통해 병목 현상이 어디에 있는지 더 잘 파악할 수 있고 워크플로를 계속 조정할 수 있습니다.

코로나19 팬데믹 기간 동안 원격 근무가 엄청나게 인기를 끌었습니다. 예전에는 사무실로 출근하는 것이 일반적이었지만, 점점 더 많은 직원들이 업무 시간의 일부 이상을 사무실 밖에서 보내는 데 적응하고 있습니다. 디지털 워크플로는 원격 근무의 발판이며, 이는 디지털 워크플로가 없었다면 불가능했을 것입니다.

디지털 워크플로는 조직에 상당한 가치를 제공할 수 있지만 어려움이 없는 것은 아닙니다. 몇 가지 일반적인 장애물은 다음과 같습니다.

디지털 워크플로를 구현하려면 기술과 그 기술이 업무에 어떤 이점을 제공하는지 이해해야 합니다. 모든 디지털 워크플로 자동화 소프트웨어가 동일하게 만들어지는 것은 아니며 일부 솔루션은 업무 환경이나 업무에 적합하지 않을 수 있습니다.

예를 들어, 모든 사람이 직접 참석해야 하는 소규모 사무실에서 일하는 경우 회의를 위한 디지털 워크플로를 구현할 필요가 없을 수 있습니다.

워크플로에 새로운 프로세스를 도입하려면 교육 또는 재교육이 필요한 경우가 많지만 디지털 프로세스는 더 복잡할 수 있습니다. 컴퓨터를 다룰 줄 모르는 것이 죄는 아니지만, 직장의 디지털 혁신을 위해서는 모든 직원에게 쉽게 제공되지 않는 교육이 필요할 수 있습니다.

또한 디지털 워크플로는 디지털화되어 있으며, 특히 원격 작업의 경우 새로운 워크플로를 처리할 수 있는 컴퓨터와 인터넷 안정성이 필요합니다. 워크플로가 완전히 디지털화되어 있고 직원이 인터넷 중단으로 인해 필요한 도구에 액세스할 수 없는 경우 작업을 완료할 수 없습니다.

특정 비즈니스 프로세스는 디지털화할 필요가 없거나 적어도 완전히 디지털화할 필요가 없습니다. 이메일을 주고받으면 검색 가능한 대화 로그가 생성되어 사람들이 더 책임 있게 행동할 수 있는 것은 사실입니다. 그러나 신속하게 결정을 내려야 하는 경우 전화 통화가 더 효율적일 수 있습니다.