作業指示とは何ですか？

作業指示は、あらゆる組織のメンテナンス戦略の原動力です。管理者が保守リクエストを送信すると、リクエストを受け取ったエンティティは正式な紙文書またはデジタル文書、あるいはその両方を作成します。そのリクエストには、保守タスクの詳細がすべて含まれており、タスクを完了するためのプロセスの概要が説明されています。この文書は作業指示書と呼ばれます。作業指示書には、次の情報も含まれている場合があります。

• 注文を処理する会社
• 当該ジョブの場所
  
• あらゆるスキル、ツール、および/または資材要件
• 承認者
• タスクに割り当てられた技術者またはサービスプロバイダ
• 完成にかかる推定費用
• 資材と人件費の見積もり
• 完成予定日
• 実際の完成日
• 優先レベル

作業指示書の主な目的は、保守オペレーションに関わるすべての関係者が、ワークフローに追従できるようにすることです。効果的に活用すると、作業指示は部門や組織内のメンテナンス作業を効率的に組織し、伝達し、追跡するのに役立ちます。

組織が保守オペレーションを実行するには、数種類の作業指示書が必要になる可能性があります。組織の規模や組織が属する業界によっては、一部の種類の作業指示が他の種類のものよりも広く普及している場合があります。たとえば、有害な化学物質を製造する工場では、集合住宅よりもはるかに多くの安全作業指示を受けることになります。しかしながら、組織が処理する8種類の主要な作業指示を理解することが重要です。

1. 是正保守作業指示書
2. 電設作業指示書
3. 緊急作業指示書
4. 一般作業指示書
5. 検査作業指示書
6. 予防保守作業指示書
7. 安全作業指示書
8. 特別プロジェクト作業指示書

• 是正保守作業指示書： 是正保守作業指示書は、その名が示す通り、検査または他の種類の作業指示の作業中に問題を発見した技術者による評価によって、組織が問題を修正するのに役立ちます。通常、これらの作業指示には、設備または設備部品の修理または交換が含まれます。是正保守作業指示書は、設備または資産がすでに故障している場合に出される緊急作業指示書とは異なります。

• 電気作業指示：電気作業指示は、照明、電源、配線などの電気機器の修理または設置のための作業指示です。

• 緊急作業指示：組織は、重要な資産または設備の一部が故障し、生産または安全上の問題を引き起こしている場合に、緊急作業指示書を発行します。また、事後対応メンテナンス作業指示とも呼ばれる緊急作業指示は、即時の対応を必要とするため、最優先されます。

• 一般作業指示書：一般作業指示書は、緊急性のない幅広いサービスに使用される作業指示です。そのサービスは、日常的な害虫駆除や塗装作業のようなより一般的な依頼を含んでおり、特定のカテゴリーには当てはまらないものです。

• 検査作業指示書：組織は、組織の資産を検査したい場合には検査作業指示書を使用します。組織は定期的または予知保全プログラムの一環として、資産の性能を評価するためのテスト（または一連のテスト）を注文し、異常、リスク、その他の機能上の問題を事前に特定することを目指します。

• 予防保守作業指示書：組織は予防保守のための作業指示により、資産の機能を最適に保ち、設備のライフサイクルを延長するために、定期的な保守タスクをスケジュールに入れることができます。予防保守作業指示書は、組織が設備のダウンタイムを減少させ、規制遵守を維持し、大規模な修理に関連する費用を削減するのに役立ちます。

• 安全作業指示：安全作業指示は他の種類の作業指示とは異なり、人々を危害や危険から完全に保護するために存在します。安全作業指示には、液体・化学薬品の流出や物的損傷による物理的障害などの問題を含む、人員への傷害を防ぐための修理が含まれます。

• 特別プロジェクト作業指示書：特別プロジェクト作業指示は、アップグレードと改善に焦点を当てています。これらの作業指示により、組織は設備または施設のモダナイズ、生産性の向上、既存プロセスの合理化に役立つ新しい資産を導入することができます。

作業指示管理ワークフローは、メンテナンスタスクの特定から始まり完了後の分析で終わる、特定の組織の保守プロセスにおいて、作業指示がどのように進行するかについて説明しています。

ライフサイクルの最初の段階では、個人または組織は、保守スタッフが完了する必要のあるタスクを特定します。また、保守タスクが計画的なメンテナンスに該当するかどうかも確認します。これには、作業を前もって容易に特定できる場合と、計画外の保守で作業の範囲と詳細についてアセスメントが必要な場合があります。

保守の問題が特定されると、管理者は作業指示リクエストフォームに詳細を記載し、そのフォームをメンテナンス部門にレビューと承認のために提出します。作業リクエストは、テナントの要求から予防的保守の監査まで、さまざまな状況から発生する可能性があります。

メンテナンス部門 (またはメンテナンスチーム) は、送信された作業リクエストを評価する責任があります。当該部門は、作業リクエストの詳細を検討して作業を完了できるかどうかを判断し、人員とリソースのニーズについて決定します。承認されれば、作業指示リクエストは作業指示に変換されます。

保守チームまたは監督者は、作業リクエストを承認し、作業を完了するために必要な資材、設備、スタッフを割り当てた後で作業指示書を作成します。作業指示書には、仕事に必要なすべての詳細情報に加え、会社の連絡先や完了期限の情報が含まれます。保守作業では、ワークフロー全体の中で新しい作業指示をどのように優先順位付けするかを決定する必要もあります。

このフェーズでは、チームまたは監督者は、提案されたスケジュールに基づきタスクのチェックリストを完了する、適任の保守技術者に作業を割り当てます。組織がコンピュータ保守管理システム（CMMS）のソフトウェアを使用している場合、関係する作業は自動的に技術者に割り当てられます。

保守技術者は、すべてのタスクを完了した後、直ちに作業指示を文書化して終了する責任があります。技術者は、各タスクに費やした時間、使用した資材または設備、作業の画像、および作業に関するメモや観察状況を詳細に説明する必要があります。管理者は、完了した作業指示を承認する必要は必ずしもなく、次のステップについてのガイダンスを提供できます。

完了した作業指示書をレビューすることにより、保守オペレーションに関する貴重な洞察が得られます。組織はこの作業指示書を継続的に分析して、作業指示プロセスの改善の機会を特定する必要があります。作業完了後の分析は、保守チームが見逃したタスクや再検討が必要なタスクを特定するのにも役立ちます。

組織が作業指示書をどのように管理するかは、規模、業界、人員配置と財源、施設の維持要件、資産管理に関する全般的な手法など、いくつかの要因によって異なります。ただし、作業環境に関係なく、作業指示書管理プロセスの最適化に役立つベストプラクティスがいくつかあります。

1. 目標を設定し、成功を測定する方法を決定します。 作業指示プロセスが事業にとって最適に機能しているかどうかを確認するには、部門としての目標を設定する必要があります。そして、その目標に向けた進捗状況を測定するために使用するメトリクスを決定します。また、プロセスのどの要素を定量化する必要があるかを業務部門が把握できるよう、自らの KPI を理解することも重要です。
2. 作業指示プロセスを標準化します。作業リクエストの送信、新しい作業指示の作成、既存の作業指示の終了のプロセスは、誰にとっても毎回同じであるべきです。作業指示書テンプレートを作成して、組織全体でフォーマットと構成要素が確実に一貫しているようにします。また、プロセスの各ステップの責任者が誰であるかをすべての関係者が把握できるように、役割と責任を明確に定義することも必要です。
3. 積極的になろう。保守の問題や設備の故障をすべて予測することは不可能ですが、制御できる保守プロセスの要素について積極的に取り組むことが重要です。資産の予防的保守スケジュールを作成し、それを遵守します。リモート監視ツールを使用して、あらかじめ決められたスケジュールで作業リクエストを作成しフォローアップする、自動のトリガーを設定します。積極的保守は、ほとんどの場合、事後対応または緊急の保守よりも安価です。資産を最高の状態に保つために先行的な措置を講じることは、組織が最適な効率性を達成するのに役立ちます。
4. CMMS またはエンタープライズ資産管理（EAM）ソフトウェアを使用します。作業指示書を管理する最も簡単かつ効率的な方法は、EAM システムまたは CMMS ソフトウェアを使用することです。どちらも、作業指示プロセスを自動化し、請求書と期日を管理し、未処理の作業や人的エラーを軽減する、ハイテクなメンテナンス管理ソフトウェアソリューションを提供します。

組織が成長するにつれて、進化し続けるデータのニーズを管理するために、紙の作業指示システムやスプレッドシートに依存することが許容できなくなります。大規模な組織やより複雑なニーズを持つ組織は、CMMS や EAM システムなどの作業指示管理ソフトウェアに投資することができます。

EAMシステムとCMMSは、基本的な作業指示書を作成し、追跡することに加えて、モバイル・アプリケーションとクラウドベースのテクノロジーを使用します。これらのテクノロジーは、保守チームが予防保守を計画し、完了した作業を分析し、データを視覚化してレポートし、インベントリー管理を最適化するのに役立ちます。

作業指示管理システムを統合すると、組織が次のことを行う上で役立ちます。

高品質のCMMSまたはEAMは、サービスのリクエストと作業指示を自動的に計画、作成、追跡、整理するため、保守管理者や監督者の過剰なタスク計画業務を排除します。デジタル作業指示管理システムを利用することで、組織は大量のデータを電子的に保存することができ、紙の保管に関連する費用を削減できます。

すべての作業指示データが一元的な場所に保存されているため、管理チームの全員が、ワークフローに沿って進行する作業指示の内容を追跡できます。モバイルデバイス用の付属ソフトウェアを伴うCMMS/EAMプラットフォームは、プッシュ通知を使用し、チームメンバーがリアルタイムでタスクを表示および編集できるようにして、アクセスをさらに一歩進めます。

作業指示管理ソフトウェアを使用すると、組織は特定のニーズに合わせて、作業指示データを集約して表示できるようになります。メンテナンスチームは、カスタマイズ可能なレポートを作成して表示し、資産管理の合理化と予防的メンテナンスの予測に役立つ傾向データを視覚化できます。