Robotic Process Automation（RPA）を使用して日常業務タスクを自動化する4つの驚くべき方法

医療施設のコールセンター従業員を取り巻くユースケースを想像してみてください。このような従業員の主な使命は、患者からの苦情や要求に対応し、可能な限り最も正確かつ迅速に問題を解決して、顧客に満足してもらうことです。しかし同時に、従業員らは、コールステータス・レポートを3つの異なるシステムに入力し、3つの異なるデータベースを検索して、患者向けの回答をリアルタイムで見つける必要があります。このような状況は、すぐに手に負えなくなる可能性があります。

RPAツールは、この状況に最適なソリューションです。AI搭載のバーチャル・アシスタントは、RPAチャットボットを活用して、ステータスレポートのデータ入力作業や医療保険請求に関する問い合わせをバックグラウンドで自動化できます。これにより、RPAはワークフローを合理化できるため、従業員は迅速な解決を実現し、そして理想的には、それぞれの患者によりポジティブな顧客体験を提供することに集中できます。

ここブラジルでは、従業員が勤務時間を記録することを義務付ける法律があり、1日に少なくとも4回（勤務開始、昼休み開始、昼休み終了、勤務終了）打刻する必要があります。これを実施するために、IBMではデスクトップ・ユーザー・インターフェースを使用しており、コンピューターに従業員のIDを入力する必要があります。まずは、このタスクをバーチャル・アシスタントにアウトソーシングして1日を始めてみてはどうでしょうか？RPAを使用すると、特定のイベントが発生したとき（例：コンピューターの電源がオンになったとき）に打刻したり、1日の終わりにワンクリックで打刻したりするようにソフトウェア・ロボットを構成できます。この重要なタスクが自動化されたことで時間と労力を節約でき、その効果は時間の経過とともに大きくなります。

例えば、会議の議事録を広い範囲の読者に配布するようなバックオフィス業務を担当するかもしれません。会議中にメモを取ったり、重要な内容を忘れたために会議の録音を聞いて書き起こしたりした経験もあるでしょう。いずれにせよ、これは時間のかかるプロセスになる可能性があります。

RPAソフトウェアを活用し、AIテキスト要約モデルを使用したり、Natural Language Understandingソフトウェアを活用するようにチャットボットをプログラムすることで、バーチャル・アシスタントが会議の文字起こしと要約の両方を行うことができます。また、会議ツールに録音の文字起こし機能がすでに備わっている場合でも、RPAを使用してテキストを要約することができます。これにより、作業の70%がすでに完了しているため、生産性が大幅に最適化されます。インテリジェントな自動化を活用すると、残された作業は、議事録をレビューし、整理して配布することだけなので、より重要な項目に集中できます。

特に金融業種・業務に携わる私たちの多くにとって、研究とレポートの作成は最も日常的で退屈な作業の1つです。これが、もう1つの優れたRPAユースケースとして挙げられます。例えば、さまざまな報告書の提出期限が異なることはよくあります。多くの場合、レポート・データを相互に通信できないシステムから取得し、理解しやすい形式で作成する必要があります。

RPAを使用すると、この煩雑な作業の多くを排除できます。Excelにエクスポートする機能のないシステムからでも、RPAはキュレートしたデータをMicrosoft Excelスプレッドシートにフィードして、レポートやグラフの作成を自動化します。RPAを導入すると、様々なシステム内のデータをもとに、週に1回、月に1回、または必要に応じていつでもレポートを作成できます。オートメーション・プラットフォームでは、レポートに必要なデータを収集して分析するためのビジネス・プロセスを事前に設定することもできます。レポートの作成だけに時間を費やすのではなく、結論の導き出しや戦略策定など、付加価値の高い作業に集中できるようになります。

もしRPAソリューションを実際に使ったことがなければ、バーチャル・アシスタントがあなたの一日や会社の業務をどれほど加速させるかを目の当たりにして、驚くことでしょう。試しにRPAソリューションを使い、組織のデジタル・トランスフォーメーションを今すぐ始めてみませんか？こちらから登録すると、30日間無料でIBM Robotic Process Automationをお試しになれます。