企業がエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)ソフトウェア・システムに切り替えることを決めたら、次のステップはERPを導入することです。企業がERP導入のメリットを実感するには、まずプロジェクト・マネジャーや部門マネジャーを含むチームが適切かつ効率的に導入する必要があります。
このプロセスは、組織のニーズによっては複雑で、面倒に感じることもあります。しかし、新しいソフトウェアの導入が成功すれば、理想的には、ERPシステムがビジネスにもたらす生産性の向上とコスト削減のメリットを実感できるでしょう。ERPシステムへの切り替えは、ビジネス・ニーズを合理化し、エンドユーザーと組織全体の双方にとって有益となります。
以下に、段階的なERP導入計画の概要を示します。まず、ERPシステムを選択する前に組織が行うべきことを説明し、次に導入を成功させるためのベスト・プラクティスを詳しく説明します。
ERP導入プロセスの前に、組織は現在のシステムがどのように機能しているかを評価する必要があります。これはエンタープライズ・リソース・プランニングの統合を成功させるための最初のステップであり、ERPソフトウェアを選択する前に実行する必要があります。
この導入手法の最初のステップでは、組織は現在のシステムとプロセスを見直して、ビジネスがどのように機能しているか、どこに落とし穴がありそうか、全体像を把握する必要があります。このステップでは、ERP導入プロジェクト・チームを意思決定のために設立する必要もあります。評価する分野には、財務、製造、在庫、販売などがあります。このステップは、プロセスの非効率性やERPシステムに対する潜在的な要件など、ギャップや現在の問題を理解するためにも重要です。
組織の現在のシステム、ワークフロー、日常機能の見直しが評価されたら、予算予測や価格設定などのビジネス要件を満たす適切なERPシステムを選択することになります。要件が明確に定義されていれば、この最初のステップでERPソフトウェアを取得できます。これらの要件は、組織がERPシステムをオンプレミスで使用するのか、あるいはクラウドERPで使用するのかによって異なります。
ERP導入のための明確なロードマップとプロジェクト計画がある場合、最新のERPシステムへの変更は非常に簡単です。従業員との明快で正直な会話により、組織の賛同が得られます。
この時点で、ビジネスに適したERPシステムを選択したことになります。次のステップは設計段階です。これは、組織固有のニーズに合うように、ERPソフトウェア・ソリューションを構成するステップです。
新しい設計では、ワークフローをより効率的にするための変更管理が必要になるほか、まもなく実装されるERPシステムにより適合する新しいビジネス・プロセスが必要になる可能性もあります。組織内にこの設計ステップと適切な計画を決定する専門チームを設けることが重要です。
設計要件が確立されたら、開発フェーズを開始できます。これには、再設計を可能にするためのソフトウェアのカスタマイズが含まれます。開発つまり準備段階は非常に重要であり、困難な作業になる可能性があります。しかし、適切に行われれば、ERPシステムが長期的に機能するのに役立つ可能性があります。
再設計を確立したので、次は新しいシステムと互換性を持つように、現在のシステムのデータをクリーニングし、フォーマットします。このステップでは、組織はすべての既存のデータを評価し、新しいERPソフトウェアに適合する互換性のある形式に準備する必要があります。新しいシステムにロードして正しくフォーマットすると、最初のERPテストを実行できます。このステップでは、中断を含め、事業運営の主要な指標を監視し、記録する必要があります。
予防的な措置をすべて実行したので、本番稼働前にシステム・テストを実行します。この段階では、開発はまだ続く可能性がありますが、それは正常なことです。他のモジュールのテストと並行して、あるERPモジュールのテストが行われ、修正や調整が必要になる場合があります。チーム・メンバーはユーザー・トレーニングを受け、主要な利害関係者もこのテスト・プロセスに参加する必要があります。
システム全体をテストし、システムが適切に機能し、データが正確に実行されていることを確認することが重要です。このステップは、ERPソフトウェアが正式に稼動する前に、すべてのシステム・アプリケーションとプロセスがその通りに稼動していることを確認するものであるため、最も重要な段階です。
上記の手順がすべて実行されていれば、経過は順調です。組織は、その新しいERPシステムを起動する準備が整いました。すべての従業員がソフトウェアについて適切なトレーニングを受けていると仮定すると、いよいよ新しいERPソリューションを展開することができます。
従業員が混乱したり、その他の潜在的な問題が発生したりした場合に備えて、導入プロセスを開始したプロジェクト・チームが待機している必要があります。問題に備え、重大な障害が発生した場合の緊急時対応計画を立てておいてください。すべてのERPモジュールは同時に導入できますが、段階的に導入することも可能です。組織によっては、特定のモジュールを優先し、他のモジュールを順次追加していくことを選択するかもしれませんが、それはまったく普通のことです。
同じような組織は2つとなく、ERPソフトウェアの導入は大きく異なる可能性がありますが、すべての従業員がERPソリューションにアクセスできるようにし、自動化されたプロセスがアクティブになっていることを忘れずに確認してください。
導入が完了したと仮定すると、ERPシステムの継続的なメンテナンスのためのプロトコルを作成することが重要です。組織は定期的な保守点検を実施し、ソフトウェアを定期的にアップグレードする必要があります。ERPシステムの健全性を維持するためのチームを作るか、または専門家を配置することが、ソリューションを長持ちさせる鍵となります。
選択したERPベンダーは、質問や必要な継続的なメンテナンスまたはアップデートに対応できなければなりません。この導入プロセスのベスト・プラクティスには、ERPソリューションが効果的かつ効率的に機能するようにするため、よく管理されたチームと、組織、従業員、主要な利害関係者間の強力なコミュニケーションが含まれていなければなりません。
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