ビジネスの機敏性は、急成長するSol Caribbean, Ltdにとって欠かせないものです。同石油会社は2005年の設立以来、飛躍的な拡大を遂げてきました。現在、同社の価値は数十億ドルに達し、カリブ海沿岸の23の国または地域で事業を展開し、特に自動車小売、航空、船舶、トラック輸送などの業種・業務に燃料、液体石油、潤滑油を供給しています。
Sol Caribbeanは、その複雑で多様な組織構造全体の資本支出（CapEx）プロセスを調整し、自動化するために、IBM® Cloud Pak for Business Automationを使用しています。その調整は簡単な作業ではありません。同社は、国や事業を超え、年間約1,000件のプロジェクトを開始しています。新しいガソリンスタンドの開発からオフィス用コンピューターの購入まで、プロジェクトの範囲は多岐にわたります。
同社の設備投資プロセスは、2017年にIBMと提携するまでアジャイルとは程遠いものでした。「当時は、プロセス全体を電子メールで行っていました」と、同社の地域運営マネージャーであるJuan Lopez氏は言います。「中央リポジトリも、プロジェクトのドキュメントを追跡する方法も、ワークフローも、すべての関係者がプロジェクトに署名したときの承認スタンプもありませんでした。」
「監査を受けることになったとき、各プロジェクトの裏付けとなる文書を見つけるのは困難でした」と彼は続けます。「私たちのビジネスは資産が多く、投資をより適切に管理したいと考えていました。承認プロセスから完了まで、プロジェクトの相対的な成功を、費やした金額だけでなく、どのようなビジネスが生み出されたか、利益率が良いか悪いかという観点から評価する方法はありませんでした。」
同社は設備投資プロセスをより適切に管理し、プロジェクトを追跡および監査し、不正行為のリスクを最小限に抑えるための技術ソリューションを求めていました。
広範なプロセスの自動化
23カ国での年間1,000プロジェクトの設備投資プロセスを自動化
合理化されたワークフロー
主要プロジェクトの承認時間を数週間から1週間以下に合理化
Sol CaribbeanはIBMのビジネス・パートナーであるLPAコーポレート・ソリューションズ（LPA）と連携し、IBM Cloud Pak for Business Automationソリューションを基盤とする自動化プラットフォームを構築しました。このプラットフォームはRed Hat OpenShift上のあらゆるクラウドやIT環境へのデプロイメントに最適化されています。同社の経営層は、選考過程で提示されたLPAのプロトタイプに基づいて他のいくつかのソリューションの中からこのソリューションを選択しました。「ビジネス・プロセス管理、ドキュメント管理、コンテンツ管理、自動化されたワークフローなど、すべての点に言及しました」とLopez氏は言います。
結果として得られた集中プラットフォームは、バルバドスのオンプレミスの仮想サーバー上に設置され、同社の投資プロセスを完全に自動化しました。
- プロジェクトを開始するには、許可されたユーザー（多くの場合、各国の管理者）がIBMソリューションのWebベースのインターフェースを介してプラットフォームにログインしてオンライン申請フォームに記入し、必要なサポート文書を提出します。文書はプロジェクト関連コンテンツの集中リポジトリーに保管されます。このリポジトリーは、IBM Cloud Pak for Business Automationソリューションのコンテンツ管理コンポーネントの一部であり、堅牢なセキュリティー・スキーマを採用して、機密文書が未許可のユーザーに公開されないようにします。
- IBM Cloud Pak for Business Automationソリューションのビジネス・オートメーション・ワークフロー・コンポーネントに含まれるルールベースのエンジンは、予算のしきい値、ビジネス部門、および国または地域に基づく権限マトリックスを使用して、プロジェクト要求を自動的に割り当て、適切な審査担当者にルーティングします。レビュー担当者はプロジェクトを承認または拒否し、決定の正当性を提出します。
- その後、システムは承認からプロジェクトの完了までCapExプロジェクトのすべてのステップを追跡し、プロジェクトの実行中または完了後問わず、いつでも、プロジェクトまたはプロジェクトのセットのステータスに関するレポートを生成できます。さらに、このシステムは会計システムとのコラボレーションプロセスに統合されているため、予算が同期され、計画通りに進んでいるか確認します。
2019年1月にSol Caribbeanを買収したカナダ最大級の燃料および石油製品サプライヤーの1つであるParkland Fuel Corporationが好意的に受入れていることからわかるように、2019年のプラットフォーム実装以来、システムはその役割を果たしてきました。「私たちはParklandにとってシステムの価値を証明することができました」とLopez氏は言います。「Parklandの利害関係者はさまざまな観点からシステムを検討し、承認したのです。」
最も重要なのは、Sol Caribbeanの重要なプロセスが改善されたことです。集中リポジトリーにより、ユーザーはいつでもどこからでもプロジェクトドキュメントにアクセスできるため、コンプライアンスが容易になり、処理時間が短縮されます。「ロペスは言う。「コンプライアンスの観点からは、はるかに優れた管理ができるようになりました。すべてのプロジェクトについて文書があり、どのような監査でも立証できることが分かっているので安心です」と同氏。CapExの承認プロセスが合理化されたことで、誰が何を行うべきか全員が把握しているため、プロジェクトの承認にかかる時間が短縮されました。
「今ではプロジェクトの期間を追跡するツールができました。これは継続的な改善に役立ちます。」と彼は続けます。また、予算内または期限内に達成したプロジェクトの割合など、KPIを追跡できる情報の生成を始めています。」
不正防止ができることもメリットの1つです。LPAのマネージング・ディレクターであるElena Henckel-DaCosta氏は、「ERP投資ツールに照らして調達を測定できるよう、現在ではチェックとバランスが行われています」と話します。「この機能により、不正が起こる可能性を最小限に抑えることができます。」
プラットフォームのルールエンジンにより、迅速な意思決定も促進されます。IBM Cloud Pak for Automationソリューションは、プロジェクトのサインオフのマイルストーンおよび期限を含むよう構成されています。レビュー担当者の期限が過ぎた場合、プラットフォームを通じて最終承認者へ自動的に通知が届きます。「以前は、より複雑なプロジェクトでは何週間もかけて決定事項のコンセンサスを得ようとしていました」とLopez氏は言います。「しかし現在は、プロジェクトが始まるとプラットフォームが自動的にスケジュールを割り当てるため、担当者は決められた期間内にフィードバックをしなければなりません。意思決定は、文字通り、より迅速に行わなければなりません。承認作業の大部分は1週間で完了します。」
LPAによると、将来的には、ロボティック・プロセス・オートメーションを利用して、このプラットフォームをSol CaribbeanのERPシステムと統合する考えもあるといいます。また、統計や市場分析の強化に向けてAIを活用することも今後の課題です。
その間、Sol Caribbeanは現在のプラットフォームのメリットを享受しています。「このソリューションは、当社の投資プロセスの管理を補完してくれます。」と同氏。「ですから、非常に満足しています。すべてのIT実装は難しく、変更を管理することは困難です。多くの労力とコミットメントが必要でしたが、現在、システムはうまく機能しています。」
2005年に設立されたSol Caribbean （ibm.com外部リンク）は、23カ国で事業を展開し、カリブ海全域に石油製品を供給しています。バルバドスのブリッジタウンに本社を置き、サービスステーションのネットワークを通じて、海運、航空、トラック運送、鉱業、高級船業界の商業顧客に燃料、潤滑油、液体石油ガスを販売している同社は、2019年初頭にカナダ最大級の燃料および石油製品の独立系サプライヤーであるParkland Corporationに買収されました。
1996年に設立された、IBMビジネス・パートナーであるLPA（ibm.com外部リンク）は、ビジネス・プロセス管理、ケース管理、エンタープライズ・コンテンツ管理、ロボティック・プロセス・オートメーション、インテリジェント・オートメーション、AI、Webアプリケーションおよびポータル開発、eコマース開発などのデジタル・トランスフォーメーション・ソリューションの生産と統合を専門とする、国際的な存在感とリーダーシップを持つ企業グループです。同社のソリューションを活用する200社以上のクライアントは、資産や文書をインテリジェントに管理し重要な組織プロセスを最適化することで競争上の優位性を獲得しています。LPAはアルゼンチン、チリ、ペルー、エクアドル、コロンビア、バルバドスに支店があります。
法務
© Copyright IBM Corporation 2021.IBM Corporation、IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
2021年5月
IBM、IBMロゴ、ibm.com、FileNet、IBM Cloud Pakは、世界の多くの国々で法的に登録されているInternational Business Machines Corp.の商標です。その他の製品名・サービス名はIBMまたは他社の商標である可能性があります。IBMの登録商標の最新リストは、Webサイトの「著作権および登録商標情報」（ibm.com/legal/copyright-trademark）でご確認いただけます。
Red HatおよびOpenShiftは、米国およびその他の国におけるRed Hat社またはその関連会社の商標または登録商標です。
本書は最初の発行日時点における最新情報を記載しており、IBMにより予告なしに変更される場合があります。IBMが事業を展開している国であっても、特定の製品を利用できない場合があります。
記載されている性能データとお客様事例は、例として示す目的でのみ提供されています。実際の結果は特定の構成や稼働条件によって異なります。本資料の情報は「現状のまま」で提供されるものとし、明示または暗示を問わず、商品性、特定目的への適合性、および非侵害の保証または条件を含むいかなる保証もしないものとします。IBM製品は、IBM所定の契約書の条項に基づき保証されます。