Il primo passo per capire come funziona il core banking è definire il termine "Core", che sta per Centralized Online Real-time Environment. L'implicazione è che il sistema dei servizi bancari è gestito da un unico posto. Fornisce ai clienti e agli istituti finanziari un'esperienza bancaria stabile e fluida indipendentemente dall'ora o dal luogo.
In un sistema core banking, una serie di server back-end gestisce le operazioni standard in modo che le transazioni sul conto front-end e altre azioni non presentino problemi per i clienti. Questi sistemi possono essere on-premise oppure basati su cloud, a seconda delle esigenze della banca. La banca installa e mantiene autonomamente i sistemi on-premise. Il software di core banking basato su cloud è gestito da un fornitore terzo.
Indipendentemente dal sistema core utilizzato, il modo in cui funziona è che un cliente preleva denaro da una filiale o da un bancomat e l'applicazione invia una richiesta al sistema core banking o al sistema back-end. Una volta ricevuto il segnale, la richiesta viene elaborata e autenticata, il denaro può arrivare al cliente.
Un sistema di core banking è in genere costituito da un software che supporta un database, un server applicazioni, un server Web e un firewall per proteggere il sistema da attacchi esterni. Un altro modo di vedere questo sistema è che si tratta di un ecosistema di soluzioni bancarie e di prestito pensate per fornire transazioni sicure e veloci.