Cos'è la gestione della conoscenza?

Quando le conoscenze non sono facilmente accessibili all'interno di un'organizzazione, può essere incredibilmente costoso per un'azienda, perché si perde tempo prezioso alla ricerca di informazioni pertinenti anziché al completamento di attività incentrate sui risultati.

Un sistema di gestione della conoscenza (KMS) sfrutta la conoscenza collettiva dell'organizzazione, portando a una migliore efficienza operativa. Si tratta di sistemi supportati dall'uso di una knowledge base che solitamente sono critici per una corrette gestione delle conoscenze, e che fungono da punto centralizzato per memorizzare le informazioni e accedervi tempestivamente.

Le aziende con una strategia di gestione delle conoscenze ottengono risultati aziendali più rapidamente poiché un maggiore apprendimento organizzativo e la collaborazione tra i membri del team creano un processo decisionale più rapido in tutta l'azienda. Inoltre, questa strategia semplifica ulteriori processi organizzativi, come la formazione e l'onboarding, portando a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti.

La definizione di gestione delle conoscenze include anche tre tipi di conoscenza (tacita, implicita ed esplicita), che si distinguono principalmente per la codificazione delle informazioni.

• Conoscenza tacita: questo tipo di conoscenza si acquisisce in genere attraverso l'esperienza e viene compresa in modo intuitivo. Di conseguenza, è difficile articolarla e codificarla, il che rende complicato trasferire queste informazioni ad altri individui. Alcuni esempi di conoscenza tacita possono includere il linguaggio, il riconoscimento facciale o le capacità di leadership.
• Conoscenza implicita: benché una parte della letteratura confonda la conoscenza implicita con la conoscenza tacita, alcuni accademici separano queste due tipologie, affermando che la definizione di conoscenza tacita sia più sfumata. Mentre la conoscenza tacita è difficile da codificare, quella implicita non presenta necessariamente questo problema. Semplicemente, le informazioni implicite devono ancora essere documentate. Questo tipo di conoscenza tende ad esistere all'interno dei processi e può essere definita conoscenza "know-how".
• Conoscenze esplicite: le conoscenze esplicite vengono acquisite in vari tipi di documenti, quali manuali, report e guide, consentendo alle organizzazioni di condividere facilmente le conoscenze tra i team. Questo è forse il più noto, e alcuni esempi includono asset di conoscenze quali database, white paper e casi di studio. È una forma di conoscenza importante per conservare il capitale intellettuale all'interno di un'organizzazione e per facilitare il trasferimento efficace delle conoscenze ai nuovi dipendenti.

Secondo alcune figure accademiche il processo di gestione della conoscenza implica l'acquisizione, la creazione, il perfezionamento, lo storage, il trasferimento, la condivisione e l'utilizzo della conoscenza. Questo processo può essere sintetizzato un po' più avanti. Un sistema efficace di gestione della conoscenza solitamente passa attraverso tre fasi principali:

1. Creazione delle conoscenze: durante questa fase, le organizzazioni identificano e documentano qualsiasi conoscenza esistente o nuova che desiderano diffondere in azienda.
2. Archiviazione delle conoscenze: durante questa fase, solitamente vengono utilizzati sistemi informatici per ospitare le conoscenze organizzative per la distribuzione. Potrebbe essere necessario formattare le informazioni in un modo particolare per soddisfare i requisiti di tale repository.
3. Condivisione delle conoscenze: nella fase finale, i processi di condivisione delle conoscenze vengono comunicati ampiamente in tutta l'organizzazione. La velocità con cui le informazioni si diffondono varia a seconda della cultura dell'organizzazione. Le aziende che incoraggiano e premiano questo comportamento avranno sicuramente un vantaggio competitivo rispetto alle altre del loro settore.

Ci sono vari strumenti che le organizzazioni possono utilizzare per raccogliere i vantaggi della gestione delle conoscenze. Alcuni esempi includono:

• I sistemi di gestione dei documenti hanno funzione di sistema di storage centralizzato per documenti digitali come PDF, immagini e file di elaborazione di testi. Questi sistemi migliorano i workflow dei dipendenti consentendo un recupero agevole dei documenti, esattamente come nel caso di delle lezioni.
• I sistemi di gestione dei contenuti (CMS) , applicazioni che gestiscono i contenuti web che gli utenti finali possono modificare e pubblicare. Vengono spesso confusi con i sistemi di gestione dei documenti, ma i CMS possono supportare anche altri tipi di media, come audio e video.
• Le intranet , reti private che esistono esclusivamente all'interno di un'organizzazione, che consentono la condivisione di abilitazioni, strumenti e processi tra gli stakeholder interni. Sebbene possano richiedere molto tempo e denaro per essere mantenuti, forniscono una serie di servizi groupware che facilitano la collaborazione, come le directory interne e la ricerca.
• Le wiki sono uno strumento popolare di gestione delle conoscenze, data la loro facilità d'uso. Semplificano il caricamento e la modifica delle informazioni, ma questa facilità fa sorgere timori relativi alla disinformazione, perché i dipendenti potrebbero aggiornarle con informazioni errate o obsolete.
• I data warehouse aggregano i dati provenienti da diverse origini in un unico storage centrale e coerente per supportare l'analisi dei dati, il data mining, l' intelligenza artificiale e il machine learning. I dati vengono estratti da questi archivi in modo che le aziende possano ricavare insight, consentendo ai dipendenti di prendere decisioni basate su di essi.

Sebbene le soluzioni di gestione delle conoscenze possano essere utili per facilitare il trasferimento delle conoscenze tra team e individui, la generazione di risultati positivi dipende anche dall'adozione da parte degli utenti. Di conseguenza, le organizzazioni non devono minimizzare il valore degli elementi umani che consentono il successo nella gestione delle conoscenze.

• Cultura organizzativa: le pratiche di gestione influenzeranno il tipo di organizzazione che la dirigenza creerà. I manager possono costruire organizzazioni di apprendimento premiando e incoraggiando i comportamenti di condivisione delle conoscenze tra i team. Questo tipo di leadership getta una base di fiducia reciproca e permette ai team di comunicare più apertamente per raggiungere i risultati aziendali.
• Comunità di pratica: i centri di eccellenza in discipline specifiche creano per i dipendenti un forum in cui porre domande, facilitando l'apprendimento e il trasferimento delle conoscenze. In questo modo, le organizzazioni aumentano il numero di esperti in materia in una determinata area dell'azienda, riducendo la dipendenza da persone specifiche per l'esecuzione di determinati compiti.

Con gli strumenti e le strategie giuste, le pratiche di gestione della conoscenza hanno avuto successo in applicazioni specifiche, come ad esempio:

• Onboarding dei dipendenti: i sistemi di gestione delle conoscenze semplificano la curva di apprendimento per i nuovi assunti. Invece di sommergere i nuovi assunti con un mare di dati nelle prime settimane, supportali in modo continuo con strumenti di conoscenza che forniranno loro informazioni utili in qualsiasi momento. Maggiori informazioni
• Attività quotidiane dei dipendenti: consenti a ogni dipendente di accedere a risposte precise e a informazioni critiche. L'accesso a risposte altamente pertinenti al momento giusto, per la persona giusta, consente alla forza lavoro di perdere meno tempo alla ricerca di informazioni e più tempo allo svolgimento delle attività che favoriscono il business. Maggiori informazioni
• Servizio clienti self-service: i clienti preferiscono trovare da soli una risposta piuttosto che dover alzare il telefono per chiamare l'assistenza. Se ben organizzato, un sistema di gestione delle conoscenze aiuta le aziende a ridurre i costi dell'assistenza clienti e ad aumentare la loro soddisfazione. Maggiori informazioni

Le aziende godono di una serie di benefici quando adottano strategie di gestione della conoscenza. Alcuni dei vantaggi principali includono:

• Identificazione delle lacune nelle competenze: quando i team creano una documentazione pertinente sulle conoscenze implicite o tacite o consolidano le conoscenze esplicite, possono emergere alcune lacune nelle competenze. Ciò fornisce alla dirigenza informazioni preziose per creare nuove strutture organizzative o assumere risorse aggiuntive.
• Prendere decisioni più informate: i sistemi di gestione forniscono conoscenze a individui e reparti. Migliorando l'accessibilità alle conoscenze aziendali attuali e storiche, i team possono migliorare le competenze e prendere decisioni basate sulle informazioni che supportano gli obiettivi aziendali.
• Mantiene le conoscenze aziendali: se i tuoi dipendenti più competenti se ne andassero domani, cosa succederebbe alla tua azienda? L'applicazione della gestione interna delle conoscenze consente alle aziende di creare una memoria organizzativa. Rendi accessibili le conoscenze dei tuoi dipendenti di lunga data e di altri esperti al tuo team più ampio.
• Efficienza operativa: i sistemi di gestione delle conoscenze creano un punto di riferimento che consente ai lavoratori di trovare più rapidamente le informazioni rilevanti. Questo, a sua volta, riduce il tempo dedicato alla ricerca, portando a un processo decisionale più rapido e a un risparmio sui costi grazie a una maggiore efficienza operativa. Aumentare la produttività non significa solo risparmiare tempo, ma anche ridurre i costi.
• Maggiore collaborazione e comunicazione: i sistemi di gestione della conoscenza e le culture organizzative collaborano per creare fiducia tra i membri del team. Questi sistemi informativi offrono maggiore trasparenza tra i lavoratori, creando maggiore conoscenza e allineamento in merito agli obiettivi comuni. Una leadership impegnata e una comunicazione aperta creano un ambiente in cui i team possono accogliere innovazione e feedback.
• Sicurezza dei dati: i sistemi di gestione delle conoscenze consentono alle organizzazioni di personalizzare il controllo delle autorizzazioni e delle visualizzazioni e il livello di sicurezza dei documenti, per garantire che le informazioni vengano condivise solo nei canali corretti o con individui selezionati. Offri ai tuoi dipendenti un accesso autonomo, sicuro e affidabile alle conoscenze.