19 giugno 2023
Per gestione dei contenuti aziendali (o ECM, Enterprise Content Management) si intende un insieme di funzionalità pensate per acquisire, memorizzare, attivare, analizzare e automatizzare i contenuti aziendali, allo scopo di ricavare nuovo valore da dati in precedenza non strutturati e non disponibili.
Con la gestione dei contenuti aziendali, un'organizzazione può sfruttare appieno le informazioni sui clienti e le conoscenze aziendali incorporate nei suoi contenuti. Se gestiti efficacemente all'interno dell'organizzazione, questi contenuti possono essere utilizzati per coinvolgere i clienti, automatizzare i processi aziendali e favorire la collaborazione.
I contenuti sono la valuta che alimenta e finanzia la trasformazione digitale. I contenuti includono informazioni utili sui clienti, sui loro comportamenti e sentiment, così come sul loro valore per l'organizzazione, ma solo se si è in grado di utilizzare al meglio queste informazioni. Collettivamente, i contenuti sepolti in repository, condivisioni di file e cartelle cloud in tutta l'azienda rappresentano le conoscenze dell'organizzazione.
In un contesto in cui i contenuti crescono a un ritmo senza precedenti, le organizzazioni stanno adottando misure concrete per snellire i processi relativi ai servizi basati sui contenuti. Il "caos dei contenuti", ovvero la mancanza di contenuti digitalizzati e l'impossibilità di accedere ai contenuti giusti al momento giusto, rappresenta attualmente per le aziende un ostacolo pervasivo.
Oggi più che mai, un software ECM è un elemento essenziale nel percorso per diventare un'azienda digitale.
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Le organizzazioni che intendono affrontare seriamente la trasformazione digitale possono partire dalle basi. Innanzitutto, questo si traduce nell'acquisire i contenuti, classificarli e applicare le regole di governance. A seguire, controllare chi può accedervi e fornire gli strumenti per scoprirlo. Infine, mettere in moto i contenuti per i processi aziendali e la collaborazione.
Una corretta adozione dell'ECM ha inizio con una valutazione dell'azienda. Dove si trovano i documenti cartacei che rallentano i risultati? Dove si trovano i contenuti aziendali all'interno dell'azienda? Nelle condivisioni di file, nei repository cloud o in un sistema ECM? E qual è la tua strategia per la governance, la conformità e la conservazione dei documenti?
Le soluzioni ECM sono scalabili e spesso hanno inizio da un'applicazione di un reparto o una linea d'impresa. Una volta che tutti gli stakeholder sono stati coinvolti e hanno fornito input, sviluppa una visione e obiettivi misurabili per una soluzione di gestione. A seguire, dopo un'accurata verifica e formazione degli utenti, implementa la soluzione. Spesso il successo della soluzione si diffonde ad altri reparti, che faranno pressione per diventare il prossimo progetto ECM.
L'ECM viene meglio implementato come soluzione aziendale. Una volta completato il primo progetto, molti elementi e procedure possono essere riutilizzati, rendendo i successivi progetti meno onerosi e più veloci da implementare. Molte aziende sviluppano una strategia di servizi condivisi per massimizzare l'investimento in personale, contenuti e tecnologia.
Risorse
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