Digitalizzazione dell'esperienza di pianificazione PI

La pianificazione dell'incremento dei programmi (PI) è un elemento chiave della metodologia agile aziendale. Sebbene sia stato inizialmente reso popolare dallo Scaled Agile framework (SAFe), che continua a promuovere le best practice relative al concetto, la pianificazione PI ha una consapevolezza universale come attività di pianificazione. È adottata anche da organizzazioni che non hanno aderito pienamente al framework SAFe.

Facendo eco ai principi delle attività agili a livello di team, la pianificazione PI ha inizialmente enfatizzava la collaborazione di persona e l'uso di dispositivi fisici come lavagne e post-it. Il COVID-19 ha accelerato il passaggio alla pianificazione IP remota per permettere alla forza lavoro, ormai completamente da remoto, di continuare lo sviluppo e la fornitura di prodotti digitali. L'efficacia di questi eventi di pianificazione in genere ne risentiva, specialmente gli aspetti collaborativi dell'esperienza.

La maggior parte delle organizzazioni continuerà ad avere un mix di forza lavoro remota, ibrida e in sede. Sebbene i gestori di portfolio e i team di prodotto dispongano di alcuni strumenti approvati in fretta e furia per facilitare le attività di base della pianificazione delle PI, un ritorno completo al lavoro in sede è incerto.

Ciò fa sì che si debba compiere uno sforzo coordinato per esaminare e scegliere la piattaforma ideale per digitalizzare la pianificazione PI, un compito importante per i leader dell'organizzazione. Anche in quelle situazioni in cui la pianificazione PI di persona è possibile per i team di prodotto, la piattaforma giusta migliorerà l'attività, perché può aiutare i vari team a lavorare in modo più agile e a integrare i piani di programma nella più ampia strategia aziendale.

I programmi Agile devono condividere molte informazioni tra più team. Ciò significa che una pianificazione PI efficace richiede dati condivisibili e accessibili, cosa non facile quando strumenti diversi accedono a diversi storage dei dati. Le informazioni sono spesso bloccate in silo isolati, cosa che rende difficile presentare informazioni cross-funzionali ai team di programma Agile.

Una piattaforma ideale per la pianificazione PI remota funge da singola fonte affidabile per tutti i team. Deve acquisire e mostrare le informazioni per team specifici e incorporarle nelle visualizzazioni appropriate per il programma. Ciò consente a vari team, sia quelli che lavorano remoti che di persona, di collaborare e condividere informazioni sull'evento di pianificazione mentre osservano il programma prendere forma.

Lo sviluppo della tavola del programma, uno dei risultati primari dell'evento di pianificazione PI, è un ottimo esempio. Queste tavole si basano su informazioni provenienti da capacità e disponibilità del team, elenchi di caratteristiche, bacheche di idee, priorità strategiche e roadmap come input per pianificare visivamente il programma. Mostrano impegni per la distribuzione di funzionalità, dipendenze e traguardi.

Da lì, le sessioni di approfondimento mostrano le visualizzazioni specifiche delle stesse informazioni per ciascun team per pianificare e gestire le storie degli utenti, le caratteristiche e le dipendenze per varie tavpòe ed elenchi. Ciò consente inoltre ai team di spostare, ordinare e modificare gli elementi in modo rapido ed efficiente. 

Un esempio è la possibilità di visualizzare le informazioni resa possibile da una piattaforma digitale. Una piattaforma digitale di pianificazione PI può accelerare gli sforzi di pianificazione pre-programma consentendo ai team di inserire in modo proattivo la propria capacità per gli incrementi imminenti, modificare i tempi di incremento e altro ancora.

La pianificazione PI è un'attività collaborativa. È sempre stato così e sempre lo sarà. Tuttavia, gli eventi di pianificazione di persona, con i loro silo di informazioni, non sono stati collaborativi come avrebbero dovuto. Mentre una singola fonte affidabile fornisce una base per la collaborazione, esistono ancora opportunità per migliorare la collaborazione con un'esperienza digitale.

Ad esempio, una piattaforma per la pianificazione PI da remoto deve favorire la comunicazione del team attraverso commenti sugli elementi come le storie degli utenti, le attività e il backlog. Il supporto per i commenti con @menzioni avvisa efficacemente i team tramite messaggistica, e-mail e altri strumenti di collaborazione comuni. Anche la votazione di fiducia, i sondaggi e le retrospettive sono elementi fondamentali della pianificazione PI e dell'esecuzione che possono essere migliorati attraverso l'esperienza digitale.

Utilizzando una piattaforma digitale per la pianificazione PI da remoto, tutte le informazioni dell'attività di pianificazione sono presenti nel sistema e i team possono iniziare a eseguirle subito dopo l'evento di pianificazione. Le visualizzazioni specifiche del team su un'unica fonte di informazioni creano dashboard per i team, calcolano le metriche del flusso e forniscono ai team pratiche di DevOps migliori per gestire l'esecuzione dei programmi. Una singola fonte affidabile fornisce anche agilità all'esecuzione del programma, consentendo ai team di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Questo contrasta con l'acquisizione delle decisioni di pianificazione sugli asset fisici e l'inserimento manuale dei dati in set di strumenti in silo dopo l'evento di pianificazione. Quegli stessi strumenti isolati limitano anche l'agilità e la capacità del team di reagire ai cambiamenti durante l'esecuzione delle attività del programma. Sono tutte sfide che possono essere affrontate adottando la piattaforma giusta per la pianificazione delle PI.

Storicamente, la pianificazione dei programmi Agile si concentrava sulla capacità disponibile dei team e sulle caratteristiche e le storie degli utenti incorporate nell'incremento imminente del programma. Le considerazioni finanziarie erano limitate al costo del lavoro.

Man mano che le aziende moderne continuano a scalare le pratiche agili, vedono l'impatto della distribuzione agile sul TCO dei prodotti, sulla spesa aziendale complessiva e sui ricavi. Una nuova funzionalità può influire su tutto, dalle entrate agli abbonamenti, dal consumo di cloud service ai costi di supporto e di contratto, dai costi unitari alle spese di asset richieste, fino ai costi operativi a lungo termine.

L'aggiunta della visibilità dei dati finanziari olistici all'attività di pianificazione PI da remoto non è in genere una preoccupazione prioritaria per i team di prodotto durante la pianificazione PI. Di conseguenza, non si tratta di una funzionalità comunemente supportata dalla maggior parte delle piattaforme dei provider, ma la sua implementazione può avere un impatto significativo sui piani risultanti e sul valore fornito. In futuro, qualsiasi opportunità di integrare dati finanziari nella pianificazione agile rappresenterà una priorità assoluta per le organizzazioni.

Per la maggior parte delle organizzazioni odierne, e specialmente quelle con forza lavoro distribuita, la digitalizzazione delle attività di pianificazione PI è essenziale. La piattaforma giusta aiuta a facilitare e a migliorare la pianificazione PI in sede e da remoto e a rafforzare gli elementi collaborativi dell'attività di pianificazione. Una piattaforma digitale per la pianificazione PI può abbattere i silo di informazione, eliminare le lacune nelle conoscenze e mantenere tutti i team allineati durante l'esecuzione di un programma complesso.