Rompere i silo nel settore pubblico italiano

Formez PA è l'agenzia tecnica del Dipartimento della Pubblica Amministrazione in Italia ed è specializzata nei processi di trasformazione e modernizzazione del settore pubblico. L'agenzia ha identificato una sfida che era prevalente non solo nel settore pubblico in Italia, ma anche in altre istituzioni non pubbliche a livello globale. Spesso, le istituzioni pubbliche e i dipartimenti al loro interno operavano in silos, ognuno con profili professionali e terminologie distinti. Questa mancanza di standardizzazione, unita a un approccio obsoleto alla gestione delle risorse umane che non favorisce la flessibilità organizzativa e lo sviluppo professionale, ha ostacolato una collaborazione e uno scambio di dati efficaci, causando confusione.

Formez PA ha rilevato che, in assenza di un framework accettato da tutti gli istituti, l'uso diffuso di terminologie diverse per classificare i profili professionali ha complicato il confronto e l'integrazione di questi profili. Di conseguenza, la collaborazione tra agenzie è diventata difficile, spesso con conseguenti ritardi nella fornitura dei servizi e rallentamento dei team.

Questa mancanza di standardizzazione ha portato anche a incoerenze nei dati. Le discrepanze terminologiche tra le istituzioni hanno portato a imprecisioni nella raccolta, nell'analisi e nell'interpretazione dei dati, compromettendo così la qualità dei processi decisionali. Queste incongruenze hanno messo in evidenza la necessità di una soluzione completa che potesse classificare in modo uniforme i profili professionali e includere un insieme di competenze, anch'esse appartenenti a un unico dizionario, per ogni profilo. Tale soluzione favorirebbe collegamenti più agevoli tra le diverse amministrazioni pubbliche. Formez PA ha quindi cercato di creare una soluzione in grado di unificare e standardizzare processi, profili terminologici e competenze, per migliorare la collaborazione tra le agenzie e l'efficienza della fornitura di servizi tra gli enti di governo italiani.

A Formez PA è stato affidato lo sviluppo di una pratica soluzione di AI per classificare efficacemente i profili professionali nel settore pubblico. Formez PA ha collaborato con IBM® Client Engineering per progettare una soluzione avanzata basata su AI integrata nel portale RiVa esistente. L'obiettivo generale di RiVa è la progettazione, la costruzione, la sperimentazione e lo sviluppo di un modello di Gestione delle Risorse Umane (HRM) basato sulle competenze per l'implementazione di processi di pianificazione e gestione strategica, valido per tutte le pubbliche amministrazioni e adattato alle specificità dei diversi settori. Il progetto collaborativo in corso mira a identificare una metodologia unificata e integrata per la gestione strategica delle risorse umane basata su modelli di competenze e a promuovere l'evoluzione del mercato del lavoro e lo sviluppo della carriera all'interno della pubblica amministrazione. L'AI può aiutare il Dipartimento della Pubblica Amministrazione a classificare i profili professionali e standardizzare le terminologie professionali, favorendo una comprensione unificata in tutto il dipartimento.

La soluzione utilizza il portfolio di prodotti IBM watsonx® per tradurre le richieste degli utenti in embedding. Utilizzando il modello linguistico di grandi dimensioni Llama (LLM) in IBM® watsonx.ai™, la soluzione consente la comprensione e l'interpretazione delle richieste in linguaggio naturale. Questo è completato da IBM® watsonx.data™, che utilizza Milvus come database vettoriale per eseguire ricerche semantiche all'interno di spazi vettoriali. Questa funzionalità consente alla soluzione di individuare i profili professionali che condividono somiglianze semantiche, anche quando le parole chiave non corrispondono esattamente.

Per facilitare la perfetta integrazione con il portale RiVa, il team IBM—Formez ha ideato un microservizio per esporre le API. Questo servizio ha funzione anche da intermediario, invocando watsonx.ai per convertire le richieste degli utenti in embedding e utilizzando watsonx.data per condurre ricerche semantiche.

Il team ha ulteriormente migliorato la centralità dell'utente implementando filtri basati su aree contrattuali, dimensioni professionali e famiglie professionali, consentendo agli utenti di concentrarsi su criteri di ricerca specifici. Oggi, il sistema può suggerire i nomi dei profili, lo scopo organizzativo e le attività primarie in base alla descrizione dell'utente. Nelle iterazioni future, questa caratteristica è attesa per evolversi per raccomandare competenze e profili di ruolo, migliorando ulteriormente l'esperienza dell'utente. Nello spirito di un costante miglioramento e sviluppo incentrato sull'utente, la soluzione dispone anche di un meccanismo di feedback integrato per raccogliere gli input degli utenti per perfezionare le prestazioni della soluzione in modo iterativo nel tempo.

La soluzione presenta un approccio solido e intuitivo alla profilazione professionale e dovrebbe essere un punto di contatto unico per i profili professionali del settore pubblico. Sfruttando le funzionalità di AI di IBM e l'esperienza di Formez PA nei progetti del settore pubblico, la soluzione mira alla standardizzazione delle terminologie professionali, dei profili professionali e delle competenze nel landscape della pubblica amministrazione.

Uno dei vantaggi fondamentali dell'integrazione dell'AI in RiVa è il potenziale della tecnologia per il miglioramento significativo della produttività. La soluzione impiega IBM watsonx.ai per generare profili professionali tramite input in linguaggio naturale e Formez PA prevede una riduzione di circa il 90% dell'inserimento manuale dei dati e del trattamento dei dati. Questa riduzione non solo farà risparmiare tempo, ma libererà anche risorse da dedicare a iniziative più strategiche all'interno della pubblica amministrazione.

Un altro vantaggio critico della soluzione è la migliore precisione di ricerca. Attraverso l'integrazione delle funzionalità di ricerca semantica offerte da IBM watsonx.ai e watsonx.data, gli enti pubblici possono aspettarsi un aumento di circa l'80% della precisione della ricerca. Questo miglioramento supera i limiti delle tradizionali ricerche basate su parole chiave, consentendo alla soluzione di comprendere le sfumature semantiche ed evidenziare i profili professionali più pertinenti.

Anche l'esperienza dell'utente è destinata a migliorare notevolmente, con un aumento previsto fino al 60% della soddisfazione degli utenti. Questo miglioramento deriva dalle funzionalità di ricerca più rapide e accurate della soluzione, che consentono alle pubbliche amministrazioni di mettere in contatto professionisti con ruoli adeguati in modo più efficiente.

Standardizzando le terminologie, riducendo al minimo l'input manuale, migliorando la precisione della ricerca e aumentando la soddisfazione degli utenti, l'apporto dell'AI nel portale RiVa dovrebbe ridefinire l'efficienza operativa nella gestione delle risorse umane nel settore pubblico.

Formez PA è stata fondata nel 1998, ed è l'agenzia tecnica del Dipartimento della Funzione Pubblica in Italia con sede a Roma, Napoli e Cagliari. Al servizio delle pubbliche amministrazioni, degli enti locali e delle imprese pubbliche, offre soluzioni strategiche per lo sviluppo organizzativo, la formazione e l'innovazione dei servizi. La missione dell'agenzia è quella di sostenere le pubbliche amministrazioni nel raggiungimento dei propri obiettivi strategici, migliorando la qualità del servizio e promuovendo l'efficienza nell'erogazione dei servizi pubblici.