Apa itu integritas data?

Organisasi mengandalkan data bersih untuk pengambilan keputusan, memprediksi perilaku konsumen, menilai tren pasar dan mengamankan terhadap pelanggaran data. Ketika volume data dalam organisasi meroket, dan data itu digunakan untuk membuat keputusan tentang masa depan perusahaan, memaksimalkan integritas data menjadi semakin penting.

Untuk mencapai integritas data, organisasi mematuhi proses yang mencakup pemeriksaan kesalahan, prosedur validasi, dan langkah-langkah keamanan yang ketat seperti enkripsi, kontrol akses, dan pencadangan. Tujuan integritas data adalah untuk membantu memastikan analisis data didasarkan pada informasi yang dapat diandalkan yang didukung oleh kerangka kerja peraturan seperti GDPR–dan bahwa informasi sensitif dilindungi dari akses atau eksploitasi yang tidak sah.

Integritas data tidak terbatas pada satu alat atau platform saja; tetapi, merupakan pendekatan komprehensif yang melibatkan upaya kolektif dari infrastruktur teknologi organisasi, kebijakan, dan individu yang bekerja dengan sistem data untuk menjamin data tetap menjadi aset yang dapat diandalkan.

Integritas data mirip dengan kontrol kualitas dalam bisnis tradisional yang berorientasi pada produk dan memastikan bahan mentah benar, aman, dan sesuai dengan tujuan penggunaannya.

Ketergantungan pada data yang baik dalam analisis bisnis, interaksi pelanggan, dan kepatuhan menyoroti pentingnya integritas data di seluruh organisasi. Pepatah "garbage in, garbage out" sangat relevan ketika menggunakan data untuk menginformasikan keputusan bisnis yang baik, memperlakukan pelanggan secara adil dan benar, serta memfasilitasi laporan bisnis yang akurat yang sesuai dengan peraturan industri. Data buruk, setelah dioperasionalkan, mengarah pada hasil yang tidak diinginkan.

Organisasi perlu menjaga data tetap lengkap, akurat, konsisten, dan aman sepanjang siklus hidupnya. Integritas data membantu mempromosikan kelengkapan ini dengan menjaga semua elemen data tetap utuh, tanpa perubahan, pemotongan, atau kehilangan, dan dengan mencegah perubahan yang dapat mendistorsi analisis dan membahayakan kondisi pengujian yang konsisten. Tanpa proses integritas data, organisasi tidak akan dapat memverifikasi bahwa data masa depan cocok dengan data masa lalu, terlepas dari pola aksesnya. Selain itu, integritas data berfungsi untuk memperkuat keamanan data dengan mengendalikan akses dan melindungi terhadap eksploitasi yang tidak sah melalui autentikasi, otorisasi, enkripsi, dan strategi perlindungan data yang komprehensif, termasuk pencadangan dan logging akses.

Selain untuk pengambilan keputusan, integritas data sangat penting untuk melindungi informasi pribadi dan sensitif dari subjek data. Kesalahan dalam menangani data pelanggan, baik melalui kesalahan manusia atau serangan siber, dapat menyebabkan pelanggaran privasi dan kepercayaan, penyalahgunaan nama baik individu, dan potensi kerusakan reputasi yang parah. Hal ini juga berlaku untuk data pihak pertama yang tidak terlalu sensitif, di mana ketidakakuratan dapat membuat perusahaan tidak memahami dan memperlakukan penggunanya dengan baik, sehingga memengaruhi penyertaan mereka dalam tren dan interaksi dengan merek. Oleh karena itu, menjaga integritas data bukan hanya masalah kepatuhan atau operasional, tetapi juga merupakan keharusan strategis yang berdampak pada setiap aspek hubungan organisasi dengan pelanggan dan posisinya di pasar.

Inti dari integritas data adalah memastikan kegunaan kumpulan data untuk tujuan analisis bisnis inti. Ini menopang stabilitas data, kinerja, kemampuan pemulihan, dan keamanan data.

Masalahnya adalah data dapat disusupi dengan berbagai cara: karena kesalahan manusia, kesalahan transfer yang tidak disengaja, virus, bug perangkat lunak, malware, peretasan, termasuk kerusakan perangkat keras dan fisik pada perangkat. Organisasi dapat mencapai integritas dengan menerapkan batasan integritas dan menetapkan aturan dan prosedur seputar bekerja dengan data. Batasan integritas mencakup tindakan seperti penghapusan, penyusupan, dan perubahan informasi -yang memungkinkan penegakan integritas dalam sistem umum seperti basis data perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan sistem manajemen rantai pasokan.

Lima jenis integritas data membantu organisasi memverifikasi dan menjaga kualitas data mereka:

Integritas data, kualitas data, dan keamanan data merupakan konsep dasar dalam mengelola data perusahaan dan sering kali digunakan secara bergantian.

Kualitas data berfokus pada kondisi data berdasarkan faktor-faktor seperti akurasi, kelengkapan, keunikan, dan ketepatan waktu.

Keamanan data menangani perlindungan data dari akses yang tidak sah, pelanggaran, dan bentuk pelanggaran lainnya. Hal ini mencakup teknologi, kebijakan, dan praktik yang digunakan untuk melindungi data di seluruh siklus hidupnya, memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif untuk menjaga kerahasiaan dan kepercayaan.

Integritas data adalah prinsip menyeluruh yang mencakup elemen kualitas dan keamanan data. Sistem ini berfungsi untuk memverifikasi keakuratan dan konsistensi data di seluruh siklus hidupnya—mulai dari pembuatan dan penyimpanan hingga pengambilan dan penghapusan—dengan menerapkan aturan dan standar yang mencegah perubahan data yang tidak sah. Mekanisme integritas data membantu memastikan bahwa data tidak hanya benar dan dapat diakses tetapi juga terlindungi dari gangguan yang tidak sah, sehingga mendukung kepatuhan terhadap peraturan industri dan pemerintah.

Integritas data menjadi perhatian di seluruh industri, dengan masing-masing mengadopsi praktik dan standar yang unik untuk melindungi data mereka. Industri farmasi harus mematuhi pedoman ketat yang ditetapkan oleh badan pengawas seperti Badan Pengawas Obat dan Makanan A.S. (FDA).  Rancangan panduan FDA untuk produsen farmasi menekankan kepatuhan terhadap kode dan peraturan federal untuk menyatakan bahwa obat diproduksi secara konsisten dan dapat dilacak, aman untuk dikonsumsi dan efektif. Demikian pula, standar internasional seperti ISO 13485 untuk perangkat medis menggarisbawahi pentingnya integritas data global dalam manufaktur, memastikan produk memenuhi standar keamanan dan kualitas tertinggi.

Di sektor keuangan, Otoritas Pengatur Industri Keuangan (FINRA) telah mengakui perlunya langkah-langkah integritas data yang kuat, terutama dalam sistem pengawasan perdagangan dan pergerakan uang otomatis. Inisiatif FINRA untuk mengembangkan dan memperluas program integritas data mencerminkan upaya industri yang lebih luas untuk mengamankan transaksi keuangan dan informasi sensitif pelanggan, yang sangat penting untuk menjaga kepercayaan dan kepatuhan dalam lingkungan yang diatur secara ketat.

Industri pertambangan dan manufaktur produk juga semakin berfokus pada integritas data dalam sistem otomatisasi dan pemantauan produksi mereka. Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa data yang mendorong keputusan operasional dan peningkatan efisiensi akurat dan dapat diandalkan, mencegah kesalahan yang merugikan dan meningkatkan daya saing.

Penyedia basis data penyimpanan cloud menghadapi tantangan unik dalam menjaga integritas dan sumber data pelanggan. Dengan meningkatnya ketergantungan pada layanan cloud untuk penyimpanan dan pemrosesan data, penyedia ini harus menerapkan langkah-langkah canggih untuk melacak dan mencegah pelanggaran data, memastikan informasi klien mereka tetap aman dan tidak berubah.

Contoh spesifik penerapan integritas data juga mencakup layanan kesehatan, di mana kesalahan dalam catatan kesehatan elektronik dapat menimbulkan konsekuensi yang mengerikan. Di bidang keuangan, data transaksi yang akurat merupakan dasar untuk penilaian risiko dan deteksi penipuan, dengan praktik seperti protokol kenali pelanggan Anda (KYC) yang berperan penting dalam memverifikasi informasi pelanggan dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan. Institusi pendidikan bergantung pada catatan siswa yang akurat untuk manajemen pendaftaran, pelacakan akademik, dan alokasi sumber daya.

Mengamankan integritas data di organisasi perusahaan bukanlah tugas yang dilakukan satu kali saja, melainkan upaya berkelanjutan yang memerlukan strategi holistik yang melibatkan teknologi, proses, dan orang-orang untuk memvalidasi data secara maksimal. Strategi dan praktik terbaik berikut melindungi aset data dan memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan data dengan percaya diri untuk pengambilan keputusan dan inovasi.

Menerapkan pemeriksaan integritas data sedekat mungkin dengan titik entri data - seperti manusia di depan keyboard atau aplikasi yang mentransmisikan data—membatasi dan menentukan jenis informasi yang diizinkan masuk ke dalam basis data.

Banyaknya kerentanan data menggarisbawahi pentingnya pendekatan komprehensif untuk melindungi data. Mengelola integritas data di seluruh organisasi dilakukan dengan spektrum kebijakan, panduan, dan aturan yang luas yang disebut batasan integritas, yang mencakup beragam aspek manajemen data, mulai dari penyimpanan hingga hubungan antara bagian data yang berbeda dan orang-orang yang bekerja dengannya.

Batasan integritas terkait dengan jenis model data relasional: entitas, referensial, domain, dan yang ditentukan pengguna. Misalnya, batasan domain membatasi jenis nilai yang dapat disimpan kolom, sehingga kolom "usia" mungkin hanya dapat menerima bilangan bulat antara 1 – 120.

Integritas entitas memberikan instruksi agar setiap baris dalam tabel unik dan dapat diidentifikasi, biasanya ditegakkan oleh kunci primer, yang berarti ada pengidentifikasi unik untuk setiap baris dalam tabel basis data.

Batasan integritas juga menjamin bahwa hubungan antartabel didefinisikan dengan jelas dan dipelihara melalui kunci asing, yaitu kolom atau kumpulan kolom dalam satu tabel yang mereferensikan kunci utama tabel lain.

Batasan-batasan ini mengonfirmasi bahwa data di setiap bidang mengikuti format dan nilai yang ditentukan dan bahwa setiap aturan tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tertentu terpenuhi.

Pedoman dan kebijakan retensi menentukan berapa lama data harus disimpan dalam basis data untuk menegakkan konsistensi dan meminimalkan kesalahan yang berasal dari informasi lama. Cadangan data dapat melindungi dari kehilangan data dan menyediakan pengaman jika terjadi kegagalan sistem, kerusakan data, atau insiden tak terduga lainnya yang dapat membahayakan integritas data. Strategi pencadangan yang efektif harus mencakup tangkapan layar data yang disimpan secara teratur di lokasi yang aman dan tersebar secara geografis untuk memastikan data dapat dipulihkan dengan kerugian minimal.

Konektivitas dan akses data juga berperan penting dalam menjaga integritas data. Memastikan konektivitas tanpa batas antara berbagai sumber data dan sistem memungkinkan aliran informasi yang konsisten di seluruh organisasi.

Mengelola akses data membantu memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengubah atau berinteraksi dengan data untuk mengurangi risiko gangguan data yang tidak disengaja atau berbahaya.

Selain itu, kewaspadaan berkelanjutan di seluruh organisasi juga membantu menjaga integritas data. Penting untuk melakukan pemeriksaan kesalahan secara berkala, kesadaran keamanan siber, dan komunikasi yang jelas di antara anggota tim tentang pentingnya data yang akurat.

Organisasi harus memastikan integritas fisik data, menggunakan langkah-langkah seperti catu daya tak terputus dan perangkat keras redundan.

Setelah data dikumpulkan, praktik manajemen basis data yang kuat dapat menegakkan aturan yang mencegah munculnya data ganda. Memanfaatkan teknologi seperti alat silsilah data - yang melacak asal dan transformasi data - untuk uji coba audit, katalog data yang menawarkan fitur keamanan kontrol akses, proses validasi input yang ketat, dan sistem database modern untuk membantu mencegah pelanggaran integritas.

Sistem basis data dilengkapi dengan fitur-fitur yang mendukung batasan integritas, sehingga tanggung jawab pengecekan keakuratan basis data menjadi tanggung jawab basis data itu sendiri. Sebagai contoh, mekanisme seperti hubungan orang tua dan anak menggambarkan bagaimana proses integritas referensial yang dikelola di tingkat database dapat secara otomatis menjaga integritas data dengan membantu memastikan bahwa hubungan antara catatan dipertahankan, mencegah catatan yatim piatu dan penghapusan yang tidak sah.

Alat bantu validasi data seperti IBM Databand dan Ataccama merupakan langkah penting untuk mencapai akurasi, konsistensi, dan kelengkapan. Alat validasi membantu mengidentifikasi perbedaan atau anomali yang mungkin mengindikasikan masalah. Setelah diintegrasikan ke dalam sistem manajemen data, alat-alat ini memverifikasi kualitas dan integritas data secara terus menerus.

Pendekatan terpusat ini membantu menjaga sistem manajemen data tetap stabil sekaligus memastikan penggunaan ulang dan pemeliharaan data yang mudah di berbagai aplikasi.

Perusahaan yang ingin mengembangkan budaya yang memprioritaskan keakuratan dan keamanan data harus memberikan edukasi kepada para pemimpin bisnis dan karyawannya tentang risiko penggunaan data yang tidak aman atau buruk.