Apa itu stok pengaman?

Mempertahankan stok ekstra adalah praktik terbaik dari manajemen inventori yang efektif. Manajemen inventori adalah elemen penting dari rantai pasokan dan mengacu pada proses pemesanan, toko, dan penjualan inventori perusahaan. Tujuannya adalah memiliki produk yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat.

Menentukan tingkat stok pengaman yang memadai dapat menjadi perhitungan yang rumit berdasarkan satu atau beberapa rumus stok pengaman, dan terlalu sedikit atau terlalu banyak stok pengaman dapat berdampak negatif pada bisnis. Saat ini, teknologi seperti kecerdasan buatan (AI), Internet of Things (IoT), dan perangkat lunak inventory visibility membantu bisnis mengoptimalkan manajemen stok pengaman, biaya inventaris, dan perencanaan permintaan.

Dengan stok pengaman yang optimal, bisnis dapat yakin bahwa mereka memiliki cukup barang untuk menjaga kepuasan pelanggan dan memenuhi permintaan bahkan di tengah fluktuasi seperti:

• Peningkatan permintaan
  
• Gangguan rantai pasokan
  
• Kesalahan perkiraan inventaris

Peningkatan permintaan pelanggan yang tiba-tiba dihasilkan dari musim yang dapat diprediksi (seperti hari libur) dan tantangan yang tidak dapat diprediksi seperti kelangkaan sumber daya, peristiwa cuaca, dan meningkatnya persaingan.

Rantai-rantai pasokan melibatkan banyak pemangku kepentingan. Para pemain kunci mungkin tidak dapat menyelesaikan tugas mereka karena keadaan yang tidak terduga seperti bencana alam, pemogokan buruh, atau peristiwa global lainnya yang menyebabkan kemacetan dan kekurangan bahan baku.

Siklus perencanaan yang lambat, rawan kesalahan, dan terputus dapat menyebabkan ketidakcocokan antara permintaan dan penawaran dan perputaran lambat dalam pengisian dan pemenuhan pesanan.

Meskipun mungkin terdengar serupa, stok pengaman berbeda dari stok siklus. Keduanya penting untuk memenuhi permintaan dan menjaga kepuasan pelanggan.

Stok siklus adalah jumlah inventaris barang tertentu yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan reguler selama periode waktu tertentu. Stok pengaman adalah persediaan penyangga yang disimpan selain stok siklus.

Hal ini dapat menjadi rumit untuk menyeimbangkan jumlah stok pengaman yang tepat di beberapa lokasi. Terlalu banyak stok pengaman meningkatkan biaya pengangkutan. Dalam retail, misalnya, kelebihan persediaan menyebabkan penurunan harga atau lebih buruk lagi, stok yang dilikuidasi. Di B2B, kelebihan stok keamanan mungkin berarti ribuan suku cadang khusus yang disimpan dengan biaya penyimpanan yang tinggi. Barang-barang yang mudah rusak dan peka waktu seperti makanan juga berisiko rusak jika disimpan terlalu lama.

Atau, ketika bisnis tidak memiliki stok yang cukup, mereka berisiko kehilangan penjualan, membuat pelanggan kesal, dan merusak reputasi merek mereka. Untuk alasan ini, menghitung stok pengaman secara akurat sangat penting.

Menentukan tingkat stok pengaman yang tepat untuk setiap item atau SKU (unit penyimpanan stok) memerlukan perhitungan yang cermat. Namun, tidak ada rumus universal untuk menghitung tingkat stok pengaman yang optimal. Formula pilihan bisnis tergantung pada contoh penggunaannya dan berbagai variabel rantai pasokan.

Banyak rumus stok pengaman yang paling umum mencakup variabel-variabel ini:

• Z-skor
• Standar deviasi waktu tunggu (σLT)
• Permintaan rata-rata (D rata-rata)

Z-skor adalah tingkat layanan yang diinginkan atau faktor layanan yang diinginkan. Ini mewakili probabilitas bisnis memenuhi permintaan aktual. Z-skor yang lebih tinggi berarti kemungkinan kehabisan stok yang lebih rendah dan lebih banyak stok pengaman. Z-skor yang lebih rendah berarti kemungkinan kehabisan stok yang lebih tinggi dan stok pengaman yang lebih sedikit.

Ini mengukur seberapa jauh perbedaan waktu tunggu rata-rata untuk suatu produk dari waktu tunggu aktual. Standar deviasi yang lebih tinggi menunjukkan kumpulan data yang lebih tersebar.

Variabel ini adalah permintaan rata-rata untuk suatu barang dalam periode waktu tertentu, biasanya per hari ketika digunakan dalam perhitungan stok pengaman.

Ada beberapa formula stok pengaman dan masing-masing memiliki contoh penggunaannya sendiri:

• Rumus tetap
• Rumus rata-rata-maks
• Rumus Greasley
• Rumus Heizer Render
• Formula pelengkap

Rumus ini adalah salah satu yang paling mendasar karena tidak memperhitungkan permintaan atau variabilitas waktu tunggu. Bisnis dengan permintaan yang konsisten dan operasi rantai pasokan lebih cenderung menggunakan rumus ini.

(Rata-rata penjualan harian) x (Jumlah hari persediaan)

Rumus ini menghitung rata-rata jumlah maksimum unit yang dibutuhkan selama periode tertentu. Meskipun mempertimbangkan variabilitas waktu tunggu, namun tidak mempertimbangkan variabilitas permintaan. Formula ini membantu bisnis menghindari risiko kehabisan stok tetapi mungkin tidak menghasilkan stok pengaman yang cukup untuk lonjakan permintaan ekstrem atau musiman.

(Penggunaan harian maksimum x Waktu tunggu maksimum) – (Penggunaan harian rata-rata x Waktu tunggu rata-rata)

Beberapa menyebut rumus ini sebagai Formula Stok Pengaman Standar Deviasi. Ini mempertimbangkan fluktuasi waktu tunggu dan permintaan. Rumus ini adalah salah satu formula stok pengaman yang lebih akurat. 

(Z-skor) x (σLT) × (Davg)

Formula ini menghitung variasi pasokan yang substansial. Tidak mempertimbangkan fluktuasi permintaan. Rumus ini sering menjadi formula pilihan untuk bisnis yang sering mengalami penundaan pemasok dan waktu tunggu yang lama.

(Z-skor) x (σLT)

Ada juga rumus yang melengkapi perhitungan stok pengaman. Sebagai contoh, rumus economic order quantity (EOQ) menentukan jumlah stok optimal yang harus disimpan oleh sebuah bisnis untuk membantu meminimalkan biaya persediaan. Rumus lain, rumus titik pemesanan ulang (ROP), menggunakan jumlah stok pengaman dan variabel lain untuk menentukan waktu tertentu di mana produk baru harus dipesan untuk mencegah kehabisan.

Selain formula, berbagai teknologi dan alat dapat membantu manajemen dan pengoptimalan stok pengaman:

• Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
  
• Perangkat lunak manajemen inventaris
• Kecerdasan Buatan (AI)
• Internet of Things (IoT)

Sistem ERP dirancang untuk mengelola semua bagian bisnis, termasuk manajemen rantai pasokan dan manufaktur. Mereka dapat memperkirakan penjualan dengan lebih akurat, yang dapat membantu bisnis mengurangi tingkat stok pengaman yang diperlukan. Sistem ERP sangat berguna bagi peritel e-commerce, yang dapat menggunakan sistem tersebut untuk membantu pesanan pembelian dan manajemen gudang.

Perangkat lunak ini dapat melacak dan mengelola jumlah persediaan, pesanan, penjualan, dan pengiriman bisnis. Ini dapat membantu bisnis mengidentifikasi tren, memperkirakan permintaan, menetapkan harga, dan mengoptimalkan jumlah stok mereka.

Dengan algoritma machine learning (ML), kecerdasan buatan dapat secara signifikan meningkatkan fungsi dan akurasi perkiraan permintaan. Dengan mengakses data internal dan eksternal real-time, AI dapat memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang mendorong permintaan. Hal ini dapat menghasilkan perkiraan yang lebih akurat, membantu memastikan bahwa bisnis memiliki inventaris yang cukup.

Dalam manajemen inventaris, perangkat IoT seperti tag identifikasi frekuensi radio (RFID) atau rak pintar dapat melacak tingkat inventori secara real-time. Fitur ini dapat memberikan peringatan dini untuk potensi kehabisan stok.