Diterbitkan: 05 Agustus 2024
Kontributor: Tim Mucci, Cole Stryker
Alur kerja dokumen adalah sistem yang mengelola bagaimana dokumen diedarkan dalam suatu organisasi. Alur kerja dokumen yang efektif memastikan bahwa semua personel yang relevan memiliki akses dan kendali atas dokumen, dalam kerangka kerja yang efisien dan mendukung tata kelola yang aman. Alur kerja dokumen yang dirancang dengan baik memungkinkan karyawan mengakses dokumen yang mereka butuhkan dengan cepat untuk bekerja secara optimal, sambil memastikan akses tetap terbatas pada pengguna yang berwenang.
Dokumentasi adalah memori dari suatu organisasi. Manajemen dokumen yang baik mempertahankan praktik terbaik, keputusan historis, dan pengalaman masa lalu. Memastikan pengetahuan kelembagaan mudah diakses oleh karyawan saat ini dan di masa depan dapat mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen dan mencegah duplikasi pekerjaan.
Organisasi menghasilkan sejumlah besar dokumen penting yang memerlukan manajemen yang rajin, seperti pelacakan versi dan penyimpanan yang aman. Dokumen yang tidak dapat ditemukan dengan mudah hampir tidak ada, menekankan pentingnya pengindeksan yang tepat dan menerapkan metadata yang tepat untuk menjamin pengambilan. Ketika dokumen dikelola dengan baik, mereka menumbuhkan budaya organisasi kolaborasi, transparansi, dan efisiensi dalam praktik kerja.
Bayangkan sebuah skenario di mana setiap dokumen dalam organisasi disimpan di folder terpisah, dapat diakses oleh semua orang, dan tersebar di berbagai departemen. Struktur ini akan membuat menemukan dan mengamankan dokumen menjadi sangat menantang.
Prinsip utama alur kerja dokumen adalah mengidentifikasi pihak-pihak dalam organisasi yang memerlukan akses ke dokumen dan memastikan akses tersebut aman dan mudah diakses. Menetapkan prosedur yang jelas untuk pembuatan, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen adalah dasar dari alur kerja dokumen yang efektif.
Menerapkan prosedur ini membutuhkan kolaborasi di berbagai peran dalam organisasi. Departemen Sumber Daya Manusia, Hukum, dan TI sangat penting dalam menyiapkan kontrol akses, sistem klasifikasi dokumen, dan solusi penyimpanan yang aman. Sangat penting bagi semua orang yang terlibat untuk memahami alasan di balik setiap langkah proses.
Memahami pentingnya metadata yang akurat, alasan menyertakan dokumen tertentu, serta perlunya kontrol versi yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan keterlibatan dan kepatuhan terhadap alur kerja dokumen. Mengklarifikasi peran setiap orang dalam proses semakin memperkuat efek ini.
Agar alur kerja dokumen dianggap efektif, alur kerja tersebut harus memberikan jawaban yang solid dan konsisten terhadap beberapa pertanyaan mendasar
- Bagaimana organisasi menyeimbangkan izin dengan kebutuhan keamanan dokumen sensitif?
- Jenis dokumen apa yang termasuk dalam alur kerja?
- Kapan dan bagaimana dokumen baru diperkenalkan ke dalam sistem?
- Di mana dokumen disimpan dan bagaimana mereka diatur? Apakah itu dilakukan dengan metadata atau dengan menggunakan sistem kontrol versi atau keduanya?
Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini membantu organisasi membuat alur kerja transparan yang melacak setiap langkah yang diambil dokumen, menyoroti setiap kemacetan, penundaan, atau ketidakefisienan. Dokumentasi yang menyeluruh atas alur kerja ini memudahkan pemantauan indikator kinerja utama (KPI), seperti waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan persetujuan, jumlah siklus revisi yang diperlukan, serta persentase dan jenis dokumen yang diproses lebih cepat daripada yang lain.
Selain itu, alur kerja berfungsi untuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab pada setiap langkah dalam siklus hidup dokumen, sehingga mendorong akuntabilitas dan mempermudah pelacakan kemajuan. Pertimbangkan alur kerja dokumen yang dirancang untuk menyetujui materi pemasaran. Alur kerja semacam itu akan menetapkan siapa yang membuat draf dokumen awal, siapa yang mengulas konten dan desainnya, serta siapa yang terlibat dalam proses persetujuan. Dengan memantau kemajuan dokumen, organisasi dapat menetapkan KPI untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mendapatkan insight tentang proses persetujuan, serta menyempurnakan pedoman ulasan demi meningkatkan kejelasan dan efisiensi.
Alur kerja dokumen yang efisien sangat penting untuk keamanan, pertumbuhan, dan insight organisasi. Berikut adalah empat langkah menuju manajemen alur kerja dokumen yang efektif, menggunakan otomatisasi pemrosesan utang usaha sebagai contoh:
Metadata adalah lapisan informasi penting yang memungkinkan sistem manajemen dokumen memahami dan memproses dokumen dengan lebih efektif. Metadata dokumen mencakup detail seperti penulis, tanggal pembuatan, nama vendor, nomor faktur, kata kunci, dan data yang diekstrak seperti total jumlah yang harus dibayar. Dengan menyediakan konteks dan struktur memungkinkan DMS dapat mengotomatiskan tugas, mempermudah pengambilan data, serta memastikan proses berjalan lancar dan efisien.
Secara tradisional, faktur diterima melalui surat atau email dan harus dimasukkan secara manual ke dalam sistem akuntansi—proses yang lambat dan rentan terhadap kesalahan tanpa adanya repositori pusat. Dengan otomatisasi, vendor dapat mengirimkan faktur secara elektronik, sementara teknologi pengenalan karakter optik (OCR) secara otomatis mengekstrak data penting dari dokumen tersebut. Teknologi OCR bergantung pada metadata tertanam untuk mengidentifikasi dokumen sebagai faktur. Hal ini memungkinkan ekstraksi data otomatis dari informasi penting seperti nama vendor, nomor faktur, dan jumlah total. Langkah awal ini secara signifikan mengurangi kesalahan entri dan mempercepat prosesnya.
Sebelum otomatisasi, penanganan faktur melibatkan pengarsipan salinan kertas atau pemindaian dan menyimpannya di folder lokal atau direktori bersama, yang membuat pencarian menjadi tidak praktis. Pasca-otomatisasi, semua faktur disimpan dalam sistem manajemen dokumen (DMS). DMS menggunakan metadata untuk penyimpanan dan kategorisasi yang efisien. Dengan menandai faktur dengan metadata yang relevan seperti nama vendor, tanggal, dan nomor faktur, sistem ini menjamin pencarian yang mudah dan menghilangkan kebutuhan untuk pengaturan manual.
Di era pra-otomatisasi, menemukan faktur tertentu, terutama dalam sistem berbasis kertas, memakan waktu. Dengan otomatisasi, pencarian faktur tertentu menjadi lebih cepat dengan bantuan metadata. Pengguna dapat menggunakan kriteria pencarian seperti nama vendor, rentang tanggal, atau nomor faktur, sehingga DMS dapat menemukan dokumen yang relevan dalam hitungan detik.
Secara tradisional, pengelolaan faktur sering mengandalkan email dan spreadsheet, yang menyebabkan data terfragmentasi dan meningkatkan risiko keamanan. Namun, alur kerja otomatis memungkinkan integrasi DMS dengan sistem akuntansi yang sudah ada, sehingga data yang diekstrak dapat terisi secara otomatis. Selain itu, proses persetujuan dapat diintegrasikan ke dalam sistem, memungkinkan personel yang berwenang meninjau dan menyetujui faktur secara elektronik dengan pemberitahuan otomatis, yang meningkatkan keamanan dan kecepatan.
Mengintegrasikan DMS dengan sistem akuntansi bergantung pada ekstraksi data yang akurat melalui OCR. Proses ini sangat bergantung pada metadata yang ada di dalam faktur, yang memungkinkan sistem untuk mengisi perangkat lunak akuntansi dengan informasi yang benar dan memicu langkah-langkah alur kerja lebih lanjut berdasarkan data yang diekstrak.
Setelah organisasi memahami prinsip-prinsip alur kerja dokumen, organisasi dapat menerapkan otomatisasi di seluruh prosesnya. Berikut adalah langkah-langkah yang terlibat:
Awalnya, organisasi perlu mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen. Para pemangku kepentingan ini memberikan insight tentang proses saat ini dan perbaikan yang diperlukan. Menyelaraskan otomatisasi dengan kebutuhan spesifik setiap departemen membantu memastikan tidak ada langkah atau fungsi penting yang terlewat bagi pengguna tertentu. Pemangku kepentingan dengan pengalaman langsung juga dapat mengidentifikasi potensi pengecualian atau kasus khusus yang mungkin sulit diotomatisasi.
Langkah ini melibatkan pemetaan alur kerja manual. Tim pengembangan alur kerja mendokumentasikan setiap langkah yang diambil dokumen, tugas mana yang akan diotomatisasi, siapa yang harus terlibat dan mengidentifikasi titik keputusan penting. Alat visualisasi seperti diagram alur atau peta proses dapat berperan penting dalam fase ini. Tim dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah terbaik dengan melibatkan pemangku kepentingan. Setelah alur kerja beroperasi, alur kerja dapat terus disempurnakan untuk menghilangkan redundansi dan mengoptimalkan efisiensi.
Pemilihan DMS dimulai dengan mengidentifikasi dokumen yang paling sering ditangani—seperti kontrak, faktur, dan laporan. Tim akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti proses persetujuan dokumen, persyaratan kolaborasi, dan kebutuhan perutean khusus sambil juga merencanakan skalabilitas di masa depan. Sistem yang dipilih harus menawarkan enkripsi yang kuat untuk melindungi informasi sensitif dan intuitif untuk semua pengguna akhir. Dukungan vendor untuk pelatihan dan bantuan berkelanjutan penting untuk membantu memastikan pemanfaatan DMS yang efektif.
Mengamankan alur kerja dokumen melibatkan perlindungan teknologi dan praktik terbaik. Gunakan metode autentikasi yang kuat, seperti autentikasi multifaktor, untuk mencegah akses tidak sah, dan tetapkan izin berdasarkan fungsi pekerjaan. Dokumen yang dienkripsi, baik saat disimpan maupun saat dikirim, akan melindungi data sensitif bahkan jika terjadi pelanggaran, dan pengguna yang terlatih juga akan membantu memperkuat perlindungan teknologi.
Kebijakan dan prosedur yang jelas sangat penting untuk alur kerja dokumen yang berjalan dengan lancar. Libatkan para pemangku kepentingan dari berbagai departemen untuk memahami interaksi, tantangan, dan peluang peningkatan terkait dokumen mereka. Mengembangkan sistem untuk mengklasifikasikan dokumen berdasarkan sensitivitas, tujuan, dan kebutuhan retensi. Ini memandu penerapan kontrol akses dan langkah-langkah keamanan yang tepat—mendefinisikan pedoman untuk pembuatan dokumen, menetapkan kepemilikan yang jelas dan menguraikan proses persetujuan untuk dokumen yang berbeda.
Untuk menjamin keberhasilan adopsi sistem baru, libatkan karyawan secara aktif dalam fase desain dan implementasi. Pelatihan penting untuk membantu karyawan memahami manfaat otomatisasi, meningkatkan kepercayaan diri, dan membekali mereka dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem baru secara efektif. Memahami peran mereka dalam alur kerja membantu karyawan menyadari bagaimana tindakan mereka memengaruhi kinerja keseluruhan.
Setelah implementasi, pemantauan berkelanjutan terhadap sistem otomatis sangat penting. Audit real-time dan tes keamanan memverifikasi bahwa otomatisasi berfungsi dengan benar dan mengelola dokumen sebagaimana dimaksud. Pemantauan juga harus mengidentifikasi hambatan proses, menganalisis kesalahan yang berulang, dan meningkatkan aturan otomatisasi atau konfigurasi sistem. Audit keamanan rutin dan tinjauan log pengguna membantu memastikan bahwa sistem tetap aman dan efisien.
Alur kerja dokumen mencakup langkah-langkah dalam pembuatan, pengeditan, persetujuan, dan distribusi dokumen, dengan berfokus pada pergerakannya di seluruh organisasi.
Alur kerja manajemen dokumen lebih dari sekadar pemindahan, namun juga mencakup pembuatan, penyimpanan, distribusi, pengambilan, kategorisasi, dan penghapusan dokumen secara spesifik.
Ada dua jenis utama alur kerja dokumen: berurutan dan paralel.
Alur kerja berurutan atau linier: Jenis alur kerja ini mengikuti proses langkah demi langkah yang telah ditentukan sebelumnya di mana individu yang ditugaskan menyelesaikan tugas dalam urutan tertentu. Misalnya, dalam membuat materi pemasaran, prosesnya dapat berlangsung sebagai berikut: seorang copywriter mengirimkan draf, yang kemudian ditinjau oleh editor yang memberikan masukan. Draf yang telah direvisi dikirim kembali ke copywriter untuk direvisi lebih lanjut sebelum naskah final diteruskan ke desainer grafis. Desainer mengonfirmasi bahwa visualnya selaras dengan merek sebelum manajer pemasaran meninjau dan menyetujui paket lengkapnya. Jika ada revisi tambahan yang diperlukan, dokumen akan kembali ke penulis.
Alur kerja paralel atau bersamaan: Dalam alur kerja ini, beberapa tugas diselesaikan secara bersamaan. Dengan menggunakan contoh materi pemasaran yang sama, copywriter menyerahkan draf yang ditinjau oleh editor untuk konten dan kejelasan dan desainer untuk kompatibilitas merek secara bersamaan. Masukan dari kedua belah pihak ditangani secara bersamaan, visual diterapkan dan manajer pemasaran melakukan tinjauan akhir untuk peluncuran. Metode ini seringkali lebih cepat tetapi membutuhkan komunikasi yang jelas untuk mencegah kebingungan dan masukan yang saling bertentangan.
Baik sistem berbasis cloud maupun lokal dapat mendukung alur kerja ini:
Sistem berbasis cloud: Dokumen disimpan di server yang dikelola oleh penyedia layanan cloud (CSP) organisasi. Sistem ini dapat diskalakan, mudah disesuaikan dengan memodifikasi paket penyimpanan dengan penyedia layanan dan dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet, yang ideal untuk pekerja jarak jauh atau yang sering bepergian. Sistem cloud sering kali memungkinkan pengeditan dokumen secara simultan oleh beberapa pengguna dan biasanya melibatkan biaya di muka yang lebih rendah, dengan organisasi membayar biaya layanan bulanan atau tahunan.
Sistem di tempat: Pendekatan ini membutuhkan perangkat lunak untuk diinstal pada server dalam organisasi. Ini menawarkan kontrol penuh atas perangkat keras dan perangkat lunak tetapi bisa rumit dan mahal untuk skala. Akses umumnya dibatasi di dalam jaringan kecuali konfigurasi jarak jauh khusus disiapkan, sehingga mempersulit akses bagi pekerja jarak jauh. Sistem on-premise sering kali membutuhkan investasi awal yang signifikan dalam lisensi perangkat keras dan perangkat lunak, dengan potensi biaya berkelanjutan untuk pemeliharaan dan dukungan TI.
Sistem otomatisasi alur kerja mempercepat proses manajemen dokumen dengan mengotomatiskan tugas mulai dari pengambilan hingga pengarsipan, termasuk perutean otomatis, permintaan persetujuan, dan penyimpanan dokumen. Sistem otomatisasi alur kerja adalah solusi perangkat lunak yang mengotomatiskan berbagai aspek dalam manajemen dokumen.
Menerapkan alur kerja manajemen dokumen dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, meningkatkan efisiensi operasional dan kepatuhan:
Mengotomatiskan berbagai tahap penanganan dokumen mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pemrosesan manual, menurunkan biaya tenaga kerja, dan memungkinkan karyawan berfokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Alur kerja yang efisien memudahkan berbagi dan berkolaborasi pada dokumen antar anggota tim, meskipun berada di lokasi berbeda, sehingga meningkatkan kerja sama dan mempercepat penyelesaian proyek.
Dengan menggunakan sistem yang aman untuk mengelola dokumen dan mengatur akses berdasarkan peran pengguna, organisasi dapat melindungi informasi sensitif dari akses tidak sah dan mencegah potensi pelanggaran.
Kontrol terpusat atas dokumen memastikan penyimpanan, pengelolaan, dan pemeliharaan sesuai standar yang konsisten, sehingga mengurangi risiko salah penempatan dan penggunaan versi yang sudah usang. Otomatisasi mengurangi kesalahan manusia dalam entri dan pemrosesan dokumen, sehingga menghasilkan manajemen dan pelaporan data yang lebih akurat.
Peningkatan kemampuan pengindeksan dan pencarian memungkinkan karyawan menemukan dokumen dengan cepat, mengurangi waktu henti dan frustrasi yang biasanya terjadi saat mencari file secara manual.
Alur kerja otomatis dapat dirancang untuk mematuhi peraturan dan standar industri, memastikan bahwa penanganan dokumen memenuhi semua persyaratan hukum dan mengurangi risiko masalah terkait kepatuhan.
Pelayanan Kesehatan
Penerapan rekam kesehatan elektronik (EHR) di pusat layanan kesehatan primer terbukti secara signifikan meningkatkan pengelolaan penyakit tidak menular. Sistem ini mendukung peresepan obat secara elektronik serta meningkatkan efisiensi dan keakuratan dalam pemeliharaan pencatatan pasien. Dengan menyederhanakan proses dokumentasi, penyedia layanan kesehatan dapat memberikan perawatan yang lebih baik karena manajemen data yang lebih efisien dan aksesibilitas yang lebih mudah.
Hukum
Sistem manajemen dokumen memberi manfaat bagi firma hukum dan departemen legal dalam mempercepat penyusunan, peninjauan, serta pengarsipan dokumen secara lebih efisien. Sistem alur kerja dokumen yang efektif mengelola berkas perkara dengan efisien, memastikan kepatuhan, dan mempermudah akses ke dokumen penting dalam lingkungan hukum.
Manufaktur
Sistem alur kerja dokumen dalam industri manufaktur membantu mengelola dan melacak dokumen desain, spesifikasi, serta catatan kepatuhan secara efisien. Hal ini memastikan setiap tahap proses produksi tetap mutakhir dan sesuai dengan standar regulasi, yang sangat penting untuk menjaga kualitas produk dan efisiensi operasional.
Layanan pelanggan
Operator telekomunikasi Turki, Turkcell, memanfaatkan IBM FileNet Content Manager sebagai inti alur kerja dokumen mereka untuk memusatkan penyimpanan dan mempermudah pengambilan informasi pelanggan. Sistem ini mendukung kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dengan mengelola dan memverifikasi jutaan dokumen. Otomatisasi memungkinkan akses cepat ke dokumen yang relevan. Pengaturan ini meningkatkan efisiensi operasional, mendukung kepatuhan, dan memperkuat manajemen hubungan pelanggan dengan memastikan data dikelola secara akurat dan tepat waktu.
Keuangan dan perbankan
Dengan mendigitalkan dan merampingkan proses yang berhubungan dengan dokumen, organisasi keuangan dapat mengurangi entri data secara manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat waktu transaksi. Alur kerja otomatis memastikan bahwa semua dokumen diproses secara konsisten dan disimpan dengan aman, yang sangat penting untuk kepatuhan terhadap peraturan dan audit keuangan.
Bank of Montreal menggunakan IBM Content Analyzer untuk mempermudah proses pembayaran tagihan. Nasabah dapat mengirimkan tagihan mereka langsung melalui email ke BMO QuickPay, aplikasi pemrosesan tagihan milik bank. Pendekatan ini menyederhanakan proses pembayaran yang rumit dan mengurangi keterlambatan, membuat pembayaran tagihan enam kali lebih cepat, sekaligus menunjukkan manfaat otomatisasi dalam layanan perbankan.
Sistem otomatisasi alur kerja dirancang untuk merampingkan berbagai proses dan tugas, termasuk alur kerja dokumen. Perangkat lunak seperti otomatisasi alur kerja IBM menggunakan logika berbasis aturan untuk mengotomatiskan proses bisnis, sehingga mengurangi tugas yang memakan waktu dan meminimalkan kesalahan manusia. Hal ini mengarah pada optimalisasi proses yang dapat mengubah sebagian besar transaksi dalam waktu kurang dari dua jam.
Solusi IBM Automation Document Processing menggabungkan AI dengan pembelajaran mendalam dan alat kode rendah untuk membantu Anda menghilangkan pemrosesan dokumen manual. Klasifikasikan dan ekstrak informasi dari dokumen bisnis Anda dengan lebih cepat, mudah, dan akurat.
Otomatiskan alur kerja digital organisasi Anda untuk menyatukan informasi, proses, dan pengguna—on premises atau di cloud.
IBM Cloud Pak for Business Automation adalah seperangkat komponen perangkat lunak terintegrasi yang modular, dibuat untuk hybrid cloud apa pun, yang dirancang untuk mengotomatiskan pekerjaan dan mempercepat pertumbuhan bisnis.
Gunakan panduan ini untuk membantu Anda mendapatkan kebenaran tentang urgensi, nilai, peluang dan batasan yang terkait dengan mengotomatiskan pekerjaan.
Pelajari jenis diagram alur kerja yang paling umum, cara membuatnya, dan manfaat menggunakan diagram untuk bisnis Anda.
Pelajari bagaimana perangkat lunak mesin alur kerja mengotomatiskan tugas untuk mendukung fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.