Apa itu AI Dokumen?

AI Dokumen menangani data terstruktur seperti spreadsheet, data tidak terstruktur seperti email dan kontrak, dan dokumen agak terstruktur seperti formulir, faktur, dan laporan keuangan. Dokumen semacam itu berisi informasi berharga, tetapi formatnya sering membutuhkan machine learning untuk mengekstrak insight secara efisien.

Ketika manusia mengekstrak informasi secara manual dari dokumen dalam jumlah besar, ini adalah proses yang memakan waktu dan selalu menyebabkan ketidakakuratan. Sebaliknya, sistem AI dokumen "membaca" dokumen dengan cara yang mirip seperti cara manusia dan memiliki pemahaman kontekstual tentang materi. Jadi, mereka dapat menafsirkan makna dan hubungan dengan cara yang sama seperti manusia—meskipun dalam kecepatan yang lebih cepat dan skala yang lebih besar, dan dengan hasil yang tidak mengandung kesalahan manusia.

AI Dokumen menyimulasikan pembacaan manusia dengan menggunakan perpaduan berbagai teknologi untuk menyerap, memproses, dan menafsirkan berbagai jenis dokumen dengan tingkat pemahaman yang tinggi.

Inti dari doc AI, pengenalan karakter optik (OCR), mengubah teks atau tulisan tangan yang dipindai menjadi teks yang dapat dibaca mesin. Proses ini memungkinkan AI dokumen untuk "membaca" berbagai format, termasuk PDF, dokumen khusus, gambar, dan formulir, terlepas dari apakah teks diketik atau ditulis. Setelah didigitalkan, teks menjadi dapat dicari dan diedit, sehingga dokumen lebih mudah diakses untuk analisis lebih lanjut atau digunakan dalam berbagai proses bisnis.

OCR hanya menangani pengenalan karakter—fungsi ini tidak menafsirkan makna di balik teks. Di sinilah pemrosesan bahasa alami (NLP) memainkan peran kunci. NLP memungkinkan AI dokumen untuk menafsirkan makna dan konteks dalam teks, seperti pembaca manusia. Dengan menerapkan model linguistik, AI dokumen dapat mengidentifikasi hubungan antara berbagai bagian dokumen untuk mengenali nama, tanggal, dan alamat, bahkan tanpa label yang eksplisit.

Model machine learning, khususnya pembelajaran mendalam, meningkatkan akurasi AI dokumen. Semua model ini dilatih pada kumpulan data yang luas, menggunakan teknik ilmu data yang memungkinkan mereka mengenali pola kompleks dalam dokumen. Mirip dengan cara otak manusia memproses informasi, neural networks dalam AI dokumen menganalisis tata letak dokumen, font, dan bahasa, terus beradaptasi dengan berbagai format. Fleksibilitas ini memungkinkan AI untuk menangani berbagai skenario dunia nyata, dari faktur sederhana hingga kontrak hukum yang kompleks, dan meningkatkan kemampuannya melalui pembelajaran berkelanjutan.

Metadata juga memainkan peran penting dengan menyediakan informasi tambahan yang sering kali tersembunyi tentang sebuah dokumen. Metadata mencakup perincian seperti tanggal pembuatan dokumen, penulis, format file, dan kata kunci yang menjelaskan lebih lanjut tentang isinya. Dengan menggunakan metadata, AI dokumen bekerja untuk mengatur, mengelola, dan mengambil dokumen dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi alur kerja.

Antarmuka pemrograman aplikasi (API) sangat penting dalam menghubungkan model AI dokumen ke sistem lain. API AI Dokumen memfasilitasi integrasi tanpa batas AI dokumen dengan platform perusahaan, mengotomatiskan alur kerja terkait dokumen, dan membantu ekstraksi dan analisis data secara real-time. API ini membantu mendokumentasikan AI untuk menskalakan, membuatnya dapat disesuaikan dengan berbagai tugas bisnis sekaligus berintegrasi dengan infrastruktur TI yang lebih luas.

Platform AI dokumen juga menggunakan prosesor sebagai perantara antara file dokumen dan model machine learning. Prosesor ini bertanggung jawab atas tindakan spesifik seperti mengklasifikasikan, memisahkan, mengurai, dan menganalisis dokumen, membantu memastikan bahwa sistem memproses dan memahami setiap dokumen dengan benar.

Pengurai menganalisis dan menginterpretasikan struktur data. Fungsi ini memecah dokumen menjadi komponen dasarnya, memahami hubungan antara elemen ini, dan mengubah data yang tidak terstruktur atau agak terstruktur ke dalam format yang dapat diproses oleh sistem AI.

Selain memahami teks, AI dokumen dapat menganalisis struktur dan tata letak dokumen. AI mengenali berbagai elemen seperti judul, paragraf, tabel, dan daftar, sehingga membantu AI memahami hierarki dan konteks dokumen. Analisis terstruktur ini berguna untuk mengidentifikasi pasangan kunci-nilai, seperti dalam faktur di mana AI dokumen mengekstrak jumlah terutang dan tanggal pembayaran untuk mengurangi kebutuhan input manual.

Sebagian besar model AI dokumen standar dilatih sebelumnya pada berbagai jenis dokumen, tetapi perusahaan sering menggunakan dokumen khusus dengan format, terminologi, atau tata letak unik khusus untuk domain mereka. Menyempurnakan mode AI dokumen memungkinkan mereka untuk disesuaikan berdasarkan kebutuhan spesifik. Misalnya, firma hukum mungkin melakukan penyempurnaan model untuk lebih memahami jargon hukum, klausul kontrak, dan kekhasan pemformatan, membuat AI lebih akurat.

Sistem AI dokumen canggih tidak hanya melakukan ekstraksi data sederhana untuk memberikan ringkasan dokumen yang panjang. Dengan menyoroti poin-poin penting dalam dokumen, sistem ini memungkinkan pengguna untuk dengan cepat memahami informasi penting tanpa harus membaca keseluruhan dokumen.

AI dokumen sering terintegrasi dengan penyimpanan cloud dan sistem perusahaan untuk merampingkan manajemen dokumen dan analisis di seluruh organisasi, memberikan pengguna yang sesuai akses ke dokumen dan informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya.

Solusi AI dokumen tradisional sangat bergantung pada OCR, sistem berbasis aturan, dan model machine learning untuk ekstraksi, klasifikasi, dan pemrosesan data. Banyak platform AI dokumen yang tidak secara inheren menggunakan AI generatif (gen AI) atau model bahasa besar(LLM), terutama ketika tugas difokuskan pada ekstraksi dan klasifikasi data langsung dari dokumen.

Namun demikian, AI generatif terbukti efektif dalam meningkatkan AI dokumen. Ketika diintegrasikan dengan AI generatif, sistem AI dokumen dapat diarahkan untuk menyusun dokumen baru berdasarkan templat data yang diekstrak. Misalnya, dalam pemrosesan klaim asuransi, setelah data diekstrak dari formulir klaim, model AI generatif yang tertanam dalam platform AI dokumen dapat membantu agen menyusun tindak lanjut, laporan klaim, atau rekomendasi berdasarkan data input.

Meskipun sistem AI dokumen tradisional dapat mengekstrak data dengan lancar dalam banyak kasus, sistem ini bisa gagal ketika dihadapkan dengan penafsiran bahasa yang ambigu, melakukan penalaran dalam banyak langkah, atau mengenali karakter dalam gambar berkualitas rendah dan tidak akurat. Model generatif membantu mengisi kesenjangan ini dengan mengoreksi kesalahan, memberikan interpretasi kontekstual yang lebih dalam, dan meningkatkan kemampuan sistem untuk menangani dokumen hukum, medis, atau teknis yang menuntut pemahaman yang mendalam.

IBM Automation Document Processing adalah solusi kode rendah yang menggunakan AI dan pembelajaran mendalam untuk mengklasifikasikan dan mengekstrak informasi dari dokumen terstruktur dan tidak terstruktur. Antarmuka kode rendah memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan alur kerja terkait dokumen dengan upaya pemrograman minimal, sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

AI Dokumen dari Google Cloud adalah platform perusahaan yang menawarkan rangkaian alat yang komprehensif untuk mengotomatiskan pemrosesan dokumen. Sistem ini menggunakan AI generatif untuk mengekstrak data dan mengklasifikasikan dokumen tanpa memerlukan pelatihan model sebelumnya, membuatnya dapat diakses untuk implementasi dan penerapan cepat. Pengguna dapat mengelola dan memantau model AI dokumen mereka melalui Google Cloud Console, yang menyediakan antarmuka yang mudah digunakan.

BigQuery dari Google Cloud adalah gudang data yang dikelola sepenuhnya, nirserver, dan dapat diskalakan. Platform ini mendukung analisis cepat pada kumpulan data besar menggunakan bahasa kueri terstruktur (SQL). BigQuery sangat cocok untuk menangani big data, di mana basis data tradisional kesulitan untuk memproses kumpulan data skala besar secara efisien.

Vertex AI adalah platform terpadu yang dirancang untuk merampingkan seluruh siklus proses machine learning, mulai dari persiapan data hingga penerapan model dan pemantauan. Dengan menawarkan alat untuk AutoML dan pengembangan model khusus, Vertex AI mengakomodasi pengguna dengan berbagai tingkat keahlian, dari pemula hingga ilmuwan data berpengalaman, menjadikannya solusi serbaguna untuk membangun dan menerapkan model machine learning.

AI Dokumen menawarkan berbagai manfaat dalam banyak contoh penggunaan industri dengan mengotomatiskan entri data dan meningkatkan proses bisnis. Kemampuan Doc AI untuk mengekstrak data dari berbagai dokumen berguna di bagian pendistribusian surat, galangan kapal, pemrosesan hipotek, dan pengadaan, di mana dokumen kerja dalam volume besar memerlukan penanganan yang efisien.

Di sektor asuransi, AI dokumen membantu memproses klaim dan aplikasi kebijakan dengan mengekstrak data penting, mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Di penerbitan, AI dokumen dapat mendigitalkan publikasi fisik, mengubahnya menjadi format yang kompatibel dengan pembaca elektronik, membuat konten lebih mudah diakses, dapat dicari, dan lebih mudah dikelola.

Dalam bidang perawatan kesehatan, AI dokumen merampingkan pemrosesan formulir asupan medis di klinik dokter, mengurangi beban kerja administratif dan membantu memastikan pengambilan data pasien yang akurat. Dalam uji klinis, AI dokumen meningkatkan pengawasan dengan mengekstrak data secara akurat dari dokumen uji coba, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan mempercepat proses pelaporan.

Di bidang keuangan dan akuntansi, AI dokumen secara efisien mengurai tanda terima dan faktur, memungkinkan validasi laporan pengeluaran yang efisien, menghemat waktu, dan meningkatkan akurasi. Selain itu, alat ini dapat menganalisis kartu identitas dan dokumen resmi lainnya untuk membantu autentikasi identitas, memastikan verifikasi yang aman. AI Dokumen juga dapat mengekstraksi perincian pendapatan dari formulir pajak, sehingga menyederhanakan proses persetujuan pinjaman dan penilaian keuangan. Dalam akuntansi, AI dokumen mengotomatiskan pemrosesan faktur, meningkatkan akurasi, dan mempercepat alur kerja untuk manajemen keuangan yang lebih efisien.

Teknologi ini juga dapat menganalisis dokumen keuangan untuk mendeteksi mata uang palsu dan cek penipuan, meningkatkan langkah-langkah keamanan dalam lembaga keuangan. AI Dokumen meningkatkan efisiensi operasional dengan mengekstraksi data penting dari email dan SMS pelanggan, sehingga mempercepat waktu respons. Ini meningkatkan deteksi penipuan dengan mengotomatiskan analisis dokumen, memungkinkan organisasi mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan dengan cepat.

Mengenai dokumen hukum dan bisnis, AI dokumen membantu perusahaan menganalisis kontrak, mengidentifikasi persyaratan dan klausul utama, mempercepat proses peninjauan, dan mengonfirmasi kepatuhan perjanjian. AI ini juga dapat mendeteksi penyimpangan dalam faktur, menandai potensi kesalahan atau penipuan. AI Dokumen juga mengotomatiskan peninjauan dokumen hukum, mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menilai kontrak dan perjanjian sekaligus meningkatkan akurasi dan skalabilitas.

Di sektor kepatuhan dan peraturan, AI dokumen membantu dalam mengotomatiskan penilaian perubahan peraturan dan dampaknya terhadap kontrak, sehingga menyederhanakan manajemen kepatuhan.

Dalam industri hipotek, AI dokumen mempercepat alur kerja dengan mengekstrak dan memproses informasi penting dengan cepat dari permohonan pinjaman. Sistem ini juga mengotomatiskan pemantauan portofolio pinjaman, membantu dalam manajemen risiko kredit yang lebih efisien dan identifikasi potensi masalah secara tepat waktu. Dalam real estat, AI ini menstandarkan klasifikasi dokumen dan mengotomatiskan ekstraksi informasi penting dari kontrak, sewa, dan dokumen terkait lainnya.

Manfaat utama lainnya adalah kemampuannya untuk mengekstraksi data berharga dari silo dokumen, membuka informasi yang sebelumnya tidak dapat diakses yang mendukung keputusan bisnis yang lebih tepat. Untuk organisasi yang beroperasi secara global, AI dokumen menyederhanakan pemrosesan tanda terima di berbagai negara, mengurangi kompleksitas yang terkait dengan transaksi internasional. Teknologi ini juga mengubah dokumen PDF statis menjadi alur kerja yang dapat ditindaklanjuti dengan mengotomatiskan berbagai tugas seperti menetapkan tanggal jatuh tempo, mengelola persetujuan, dan menetapkan tanggung jawab.