Daftar periksa berisi 11 poin untuk mengatur dan mencapai SLA data (dengan templat SLA)

Penulis

Databand

Kami berani mengatakan bahwa tidak ada tim yang terlalu kecil untuk membuat dan berkomitmen pada perjanjian tingkat layanan data, atau SLA data. Apa itu SLA data? Ini adalah janji publik untuk memberikan tingkat layanan yang dapat diukur. Sama seperti penyedia infrastruktur sebagai layanan (IaaS) yang berkomitmen pada 99,99% waktu aktif, Anda juga berkomitmen untuk menyediakan data dengan kualitas tertentu, dalam parameter tertentu.

Penting bahwa komitmen tersebut bersifat terbuka. (Setidaknya di dalam perusahaan.) Publisitas menciptakan akuntabilitas yang lebih baik, membantu Anda menyelaraskan semua tim pada hal yang paling penting, dan memungkinkan Anda membangun struktur yang mendukung kualitas.

Dalam panduan ini, kami menjelajahi cara membuat SLA data Anda sendiri.

Buletin industri

Berita teknologi terbaru, didukung oleh insight dari pakar

Tetap terinformasi tentang tren industri yang paling penting—dan menarik—tentang AI, otomatisasi, data, dan di luarnya dengan buletin Think. Lihat Pernyataan Privasi IBM®.

Terima kasih! Anda telah berlangganan.

Langganan Anda akan disediakan dalam bahasa Inggris. Anda akan menemukan tautan berhenti berlangganan di setiap buletin. Anda dapat mengelola langganan atau berhenti berlangganan di sini. Lihat Pernyataan Privasi IBM® kami untuk informasi lebih lanjut.

SLA data mengurangi ketidaksepakatan dan menciptakan kejelasan

SLA data tertulis dan formal membuat komitmen informal Anda konkret dan dapat disetujui bersama. Setiap hubungan data melibatkan komitmen informal, baik Anda menyatakannya atau tidak, dan sering kali, dua pihak dapat menyetujui sesuatu tanpa menyadari bahwa mereka membicarakan hal yang berbeda.

Sebagai contoh, "Dalam jangka waktu yang wajar" memiliki arti yang sangat berbeda untuk setiap departemen, atau bahkan untuk setiap individu. Bagi sebagian orang, itu berarti seminggu. Bagi yang lain berarti seperempat minggu. Untuk tenaga penjualan, itu berarti sebelum pertemuan klien mereka berikutnya.

Komitmen informal cenderung hanya sekuat ingatan setiap orang. Tidak jarang tim rekayasa data secara informal berkomitmen untuk mengirimkan data dalam beberapa minggu, dan "konsumen" internal di bagian hilir hanya mengatakan, "Terima kasih." Namun, seminggu kemudian, konsumen tersebut menuntut untuk mengetahui di mana data tersebut berada, mengingat mereka akan menghadiri rapat eksekutif. Pada saat itulah Anda menyadari bahwa mereka memiliki harapan yang tidak disuarakan yang akan berguna untuk didokumentasikan.

Dan jika perjanjian itu hanya verbal, mereka dapat memutar dan berubah ketika ada yang tidak beres. Jika seorang eksekutif menuntut sesuatu dari salah satu konsumen data Anda, keadaan darurat mereka menjadi keadaan darurat Anda. Mereka membutuhkannya sekarang. Atau jika seorang prospek meminta untuk melihat kumpulan data sampel, tiba-tiba tenaga penjualan meyakini bahwa Anda harus merespons permintaan pada hari yang sama.

SLA data formal dapat membantu dengan semua itu. Mereka membantu Anda menjelaskan kepada orang lain bagaimana Anda bekerja untuk mencapai tujuan akhir Anda: kepercayaan data. Anda ingin semua orang di organisasi mempercayai Anda, dan sebagai konsekuensinya, data.

 
AI Academy

Apakah manajemen data merupakan rahasia AI generatif?

Jelajahi mengapa data berkualitas tinggi sangat penting untuk keberhasilan penggunaan AI generatif.
Buka episode

Templat perjanjian tingkat layanan data

Jadi, apa sebenarnya SLA data itu? Ini adalah dokumen tertulis sederhana, biasanya terdiri dari 250-500 kata, yang diposting di ruang bersama seperti semacam sumber informasi perusahaan atau dalam Google Doc. Dokumen ini harus mencakup 6 elemen:

  • Tujuan: Mengapa SLA data ini ada? Masalah apa yang Anda harapkan untuk diselesaikan dan bagaimana Anda berharap dokumen ini digunakan?
  • Janji: Apa yang Anda janjikan kepada tim lain?
  • Pengukuran: Bagaimana Anda akan mengukur SLA data, siapa yang akan mengukurnya, dan berapa lama jangka waktu SLA?
  • Konsekuensi: Apa yang terjadi jika Anda melewatkan SLA data Anda? Siapa yang bertanggung jawab dan remediasi apa yang tersedia, jika ada?
  • Persyaratan: Apa yang Anda harapkan sebagai imbalannya? Bagaimana janji Anda bersifat bersyarat?
  • Tanda Tangan: Siapa yang berkomitmen pada SLA data?

Saat menulis SLA data Anda, sampaikan dalam kata-kata sesedikit mungkin tanpa mengubah artinya. Ini membutuhkan banyak pengeditan, tetapi kami sarankan untuk menulis semuanya secara tidak beraturan dan edit setelahnya. Alasannya, jika Anda menatap halaman terlalu lama, Anda bisa mengembangkan apa yang disebut oleh para penulis sebagai "kecemasan akan halaman kosong" dan terus menundanya. Buat draf berkualitas buruk sekarang—jangan menunggu.

Berikut adalah contoh perjanjian tingkat layanan data:

SLA rekayasa data perusahaan

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menetapkan janji publik dari tim kami kepada pihak lain untuk menjaga kualitas data yang tinggi dalam parameter yang tepat. Kami berharap hal itu akan menciptakan pemahaman, membantu kami semua bekerja bersama, dan membuat tim kami memiliki tanggung jawab yang sama.

Janji kami: Kami akan mengirimkan data penjualan dengan skor kualitas data minimal 95% pada pukul 5.00 setiap hari sehingga tim dapat menjawab pertanyaan seperti "Berapa penjualan kemarin?" Kami akan menerima semua permintaan dalam 1 hari kerja dan mengurutkannya berdasarkan tiket sederhana dan kompleks. Kami akan menyelesaikan permintaan sederhana dalam waktu tiga hari kerja dan permintaan kompleks dalam waktu 2 minggu.

Kami akan mengukur kualitas data dengan membandingkan KPI pengiriman data seperti Run Start Time dan Run Complete Time, Record Count dan rasio Null to Record Count, serta skor distribusi dan drift dengan standar yang telah ditetapkan untuk kesegaran data, kelengkapan data, dan fidelitas data.

Jika kami melewatkan SLA data, dalam waktu tiga hari kerja, tim kami akan menempelkan permintaan maaf secara publik, menjelaskan mengapa hal itu terjadi, dan langkah-langkah pasti yang kami lakukan untuk memperbaikinya.

Untuk memenuhi janji ini, kami membutuhkan bantuan Anda. Tim kami membutuhkan arahan tepat waktu, input, dan masukan yang jelas tentang bagaimana data digunakan, serta pemberitahuan setidaknya empat minggu sebelumnya tentang perubahan kompleks yang diminta.

Kirimkan semua pertanyaan, komentar, dan masalah ke data-eng@team.com.

Salam penuh tekad,

— Tim Rekayasa Data Anda

11 strategi untuk mencapai SLA data Anda

Setelah SLA Anda siap (atau mungkin saat Anda mengeditnya), mulailah memikirkan semua hal yang perlu diterapkan sebelum Anda bisa mematuhinya.

Sebagai contoh:

1. Tentukan apa yang dimaksud dengan “data yang baik”

Cobalah untuk menghilangkan sebanyak mungkin ambiguitas dari frasa ini. Definisikan dalam istilah yang konkret dan tidak salah dipahami. Seperti yang kita lihat, ada empat karakteristik yang dapat Anda gunakan untuk mendefinisikan data berkualitas tinggi . Setelah didefinisikan, dapatkan kesepakatan tim lain tentang definisi itu.

Tanyakan pada diri sendiri:

  • Apa hasil dari data yang baik untuk bisnis?
  • Karakteristik unik apa yang mendefinisikan data yang baik?
  • Karakteristik apa yang mendefinisikan data yang buruk?

2. Lacak apakah data tersedia

Untuk pelacakan, Anda memerlukan alat observabilitas sehingga Anda benar-benar tahu apakah bagian dari saluran Anda rusak. Tanpa alat, cukup sulit untuk mengukur apakah Anda melewatkan satu butir SLA, apalagi mendiagnosis akar masalah. Ini juga akan membantu Anda memahami kesalahan sehingga Anda dapat memperbaiki berbagai hal jauh lebih cepat.

Anda dapat memperlakukan SLA data Anda seperti metrik Bintang Utara—satu titik fokus untuk memandu semua orang. Namun di dalamnya, tentu saja ada banyak kerumitan yang tersembunyi, dan Anda perlu melacak sekumpulan KPI untuk membantu Anda mengetahui apa yang terjadi di bagian hulu dan hilir.

Berikut adalah beberapa rekomendasi spesifik:

  1. Tetapkan tes otomatis untuk memantau kualitas data pada empat dimensinya
    • Uji praproduksi data
    • Uji pada setiap tahap: kelengkapan, anomali
  2. Ukur seberapa baik Anda menemukan, merespons, dan mengatasi masalah
    • Waktu untuk penemuan
    • Waktu untuk penyelesaian
    • Insiden per aset
  3. Dokumentasikan penyebab langsung dan akar masalah dari setiap masalah
    • Mitra data melewatkan pengiriman
    • Waktu habis
    • Pekerjaan terjebak dalam antrean
    • Transformasi tidak terduga
    • Masalah izin
    • Kesalahan waktu proses
    • Perubahan jadwal

3. Identifikasi infrastruktur yang perlu Anda tambahkan

Berhati-hatilah dengan apa yang Anda lakukan. Anda tidak dapat berada di mana-mana dan mempersiapkan segalanya, dan SLA 99,999% waktu aktif berarti Anda hanya dapat memiliki waktu henti 5 menit setiap tahun. Untuk mewujudkan hal itu, Anda mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan, lebih banyak visibilitas, lebih banyak redundansi, dan orang yang bekerja sepanjang waktu.

4. Terapkan pelacakan masalah dan pelaporan

Anda mungkin memerlukan alat pembuatan tiket seperti Jira atau ServiceNow. Alat ini memungkinkan pengguna data untuk membuat tiket, tim Anda untuk melacaknya, dan Anda untuk memahami sifat tiket tersebut sehingga dapat menghasilkan perbaikan jangka panjang dan mengidentifikasi area masalah.

5. Tentukan pemilik data

Anda mungkin tidak ingin menentukannya dalam dokumen SLA data publik Anda, tetapi tentukan sumber data dan pemilik saluran. Merekalah yang akhirnya bertanggung jawab jika terjadi kesalahan. Tentukan pula apa yang terjadi jika mereka pergi berlibur atau meninggalkan perusahaan.

6. Siapkan peringatan

Siapkan peringatan untuk diposting di aplikasi perpesanan tim Anda seperti Slack atau sistem manajemen insiden seperti PagerDuty. Semakin banyak detail insiden yang dapat Anda masukkan ke dalam peringatan itu, semakin cepat Anda dapat mendiagnosis. Peringatan ini akan memberi tahu Anda lebih awal siapa lagi yang perlu Anda libatkan atau di mana memulai analisis Anda. (IBM Databand dapat mengirim peringatan ini serta menambahkan insight dan konteks yang berguna.)

7. Publikasikan rencana respons insiden tim

Katakanlah konsumen data memberi tahu Anda bahwa tabel rusak di dasbor mereka. Bagaimana Anda mengonfirmasi dan merespons? Tuliskan sehingga ketika sebuah insiden terjadi, Anda tidak mengalami efek pengamat, di mana semua orang menganggap orang lain akan menanganinya namun kemudian tidak ada yang bertindak.

Tergantung pada ukuran tim Anda, dan bagaimana Anda didistribusikan di seluruh dunia, Anda mungkin ingin menanggapi hal ini dengan sangat serius, dan menunjuk apa yang disebut sebagai komandan insiden. Orang itu menjadi CEO dari insiden tersebut dan mengarahkan semua yang lain. (Ini memastikan respons yang terkoordinasi dan membantu Anda menghindari banyak orang menangani masalah yang sama.)

8. Komunikasikan masalah dengan peringatan dalam aplikasi

Jika bisa, buat panel peringatan di dasbor orang sehingga Anda dapat menyampaikan status sistem. Jika terjadi kesalahan, Anda dapat menulis, “Kami mengalami pemadaman — inilah perkiraan waktu penyelesaian kami.” Ini akan menyebarkan peringatan berulang dari semua konsumen data Anda dan membebaskan Anda untuk benar-benar merespons.

Jika Anda tidak bisa membuat panel peringatan, paling tidak, tunjuklah karyawan kunci di setiap tim yang akan Anda informasikan peringatan ini, yang kemudian akan memberi tahu kepada yang lainnya.

9. Pantau dan perbarui

Pantau bagaimana konsumen data Anda menggunakan data (dan apakah mereka menggunakan data.) Lakukan survei sesekali, formal atau informal, untuk mengukur kepercayaan mereka pada data tersebut, dan minta masukan saran. Untuk konsumen yang tertarik, sampaikan apa yang ada di peta jalan Anda.

10. Lakukan pemeliharaan berkala

Tetapkan periode pemeliharaan berkala di mana tim Anda meninjau mengapa terjadi kerusakan dan bertukar pikiran tentang perbaikan. Tanyakan mengapa masalah tersebut bisa terjadi, lakukan analisis tanpa menyalahkan siapa pun, dokumentasikan temuan Anda, tetapkan perbaikan, dan pantau hasilnya.

11. Publikasikan SLA data Anda

Dengan semua hal yang Anda ketahui, Anda siap untuk mengedit dan merevisi SLA data. Publikasikan secara terbuka di pusat informasi perusahaan Anda atau di tempat untuk membagikan pemberitahuan, dapatkan komitmen semua orang, dan pegang teguh janji Anda.

Mencapai SLA data Anda

SLA data membantu Anda menjaga kejujuran diri Anda dan tim. Meskipun dinyatakan sebagai janji publik kepada orang lain, namun sebenarnya ini adalah perjanjian bilateral—Anda setuju untuk memberikan data dalam parameter tertentu, namun sebagai imbalannya, Anda membutuhkan partisipasi dan pengertian dari karyawan lain.

Banyak kesalahan yang bisa terjadi dalam rekayasa data dan kebanyakan berkaitan dengan salah komunikasi. Mendokumentasikan SLA Anda akan sangat membantu untuk menjernihkan semuanya, sehingga Anda bisa mencapai tujuan akhir Anda: menanamkan kepercayaan data yang lebih besar di dalam organisasi Anda.

Mulailah menangkap masalah kesehatan data lebih awal setiap saat dan hentikan kehilangan pendapatan akibat melewatkan SLA data. Pelajari bagaimana Anda dapat memberdayakan teknisi Anda dengan peringatan tingkat lanjut dan deteksi anomali untuk mengatasi masalah kualitas sejak awal. Jika Anda siap untuk melihat lebih dalam, pesan demo hari ini.