Apa itu manajemen proyek tangkas?

Manajemen proyek tangkas merupakan suatu pendekatan terhadap inisiatif individual, paling sering dalam pengembangan produk atau perangkat lunak, yang bergantung pada prinsip-prinsip tangkas berupa kolaborasi, pengembangan berulang, fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan perbaikan berkelanjutan. Manajemen tujuan proyek—jadwal waktu, sumber daya, sasaran, tim—difokuskan melalui lensa tangkas, dan dapat mencakup beberapa kerangka kerja berbeda, termasuk scrum, Kanban, dan lean.

Manajemen proyek tangkas, ketika dikelompokkan, dapat membentuk program yang juga dapat dikelola dengan prinsip-prinsip tangkas; program yang dikelompokkan bersama dapat membentuk portofolio, seperti boneka bersarang.

Tangkas, sebagai pendekatan, muncul pada tahun 2001 dengan publikasi Agile Manifesto oleh sekelompok insinyur perangkat lunak. Agile Manifesto mencakup empat nilai utama dan 12 prinsip. Nilai-nilai kuncinya adalah:

• Individu dan interaksi di atas proses dan alat
• Perangkat lunak yang berfungsi di atas dokumentasi yang komprehensif
• Kolaborasi pelanggan di atas negosiasi kontrak
• Menanggapi perubahan daripada mengikuti rencana

Nilai-nilai yang disukai tidak mengharuskan ditinggalkannya nilai-nilai yang tidak disukai. Misalnya, filosofi tangkas tidak melarang penggunaan rencana tetapi sebaliknya memberi penekanan lebih besar pada tanggapan dan persiapan terhadap perubahan yang tak terelakkan.

Seperti namanya, manajemen proyek yang tangkas dirancang untuk beroperasi di dunia yang penuh dengan persyaratan yang sering berubah. Alih-alih merencanakan setiap langkah proyek dengan cermat sebelum dimulai, tugas dibuat dengan cepat dan ditinjau secara teratur, didiskusikan, dan diubah sebagai respons terhadap masukan tim atau pelanggan.

Diasumsikan sejak awal bahwa rencana dan pendekatan harus berubah, dan tidak akan secara kaku mengikuti perencanaan awal. Anggota tim individu didorong untuk menyuarakan pendapat, tanpa hierarki yang kuat seperti dalam pendekatan lain.

Tangkas dan waterfall adalah dua filosofi manajemen proyek yang paling populer, dan mewakili pendekatan yang sangat berbeda.

Waterfall, yang pertama kali dijelaskan secara mendalam pada tahun 1970 (PDF), adalah metodologi yang sangat terstruktur dan berurutan. Dalam waterfall, langkah-langkah proyek dihitung sebelum proyek dimulai, dengan setiap langkah harus diselesaikan sebelum langkah berikutnya dilakukan. Menariknya, makalah tahun 1970 oleh ilmuwan komputer Winston Royce, sebenarnya berisi kritik terhadap metode waterfall. (Lebih menarik lagi: putra Royce, Walker Royce, adalah Kepala Ekonom Perangkat Lunak di IBM, dan telah menulis beberapa buku tentang manajemen proyek)

Tangkas mengambil taktik yang berbeda: menghargai perkembangan berulang, berubah-ubah, dan adaptif. Pendekatan ini memahami dan menerima bahwa siklus hidup penuh dari sebuah proyek tidak dapat dan tidak akan diketahui di awal, dan mengimplementasikan alat bantu seperti ulasan dan sprint untuk menyesuaikan diri dengan kenyataan tersebut.

Manajemen proyek tangkas lebih merupakan filosofi dengan prinsip yang luas daripada metodologi tertentu. Tetapi ada beberapa fitur utama yang dapat ditemukan di sebagian besar proyek tangkas.

Salah satu elemen terpenting dari tangkas adalah ketergantungannya pada pengulangan. Hal ini terkait dengan salah satu dari empat nilai kunci asli dalam Agile Manifesto, yaitu menciptakan perangkat lunak yang berfungsi. Dalam tangkas, pekerjaan dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, yang diselesaikan dengan cepat dan sering ditinjau. Dapat dipahami bahwa setiap bagian akan berubah, terkadang secara dramatis, untuk menanggapi sesi tinjauan dengan para pemangku kepentingan.

Tinjauan adalah bagian penting dari tangkas, memberikan masukan reguler untuk peningkatan berkelanjutan melalui iterasi. Ada beberapa variasi tergantung pada kerangka kerja tertentu yang digunakan, tetapi sesi tinjauan rutin dan sering ada di semua versi tangkas. Dalam sesi peninjauan, semua peserta didorong dan diberdayakan untuk angkat bicara, berbeda dengan model yang lebih hierarkis seperti waterfall, di mana keputusan "mengalir" dari atas ke bawah.

Tangkas mendukung kolaborasi lintas disiplin, menghargai anggota tim dengan berbagai keterampilan yang berkolaborasi secara ekstensif dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi. Dalam tangkas, pengembang tidak mengunci diri selama pengembangan produk, tanpa menyadari semua anggota tim lainnya. Sebaliknya, tinjauan rutin mencakup semua jenis pemangku kepentingan.

Misalnya, mari kita terapkan prinsip-prinsip tangkas ke aplikasi latihan baru. Pengembang yang membuat aplikasi juga perlu sering berkolaborasi dengan desainer, pakar kebugaran, pemasar, tenaga penjualan, dan manajer program. Dengan menyambut semua pemangku kepentingan yang diperlukan, para pengembang tersebut dapat memasukkan masukan yang penting saat mereka bekerja untuk mencapai hasil yang berkualitas tinggi.

Dalam sistem manajemen proyek yang lebih lama atau lebih tradisional, seperti waterfall, hierarki yang ketat diikuti untuk menjaga agar semua orang tetap pada tugasnya. Manajer proyek menetapkan tugas, pekerja khusus menyelesaikan tugas masing-masing dan semua orang tetap di jalur mereka.

Metode ini dapat menciptakan silo, mengurangi pemberdayaan dan membungkam masukan yang berpotensi produktif dari anggota tim yang merasa itu bukan tempat mereka untuk berbicara.

Dalam model tangkas, tim biasanya lebih kecil, mengatur sendiri dan mengandalkan fungsi silang. Setiap anggota tim dapat merasakan lebih banyak kepemilikan proyek, dan bergabung di mana pun dibutuhkan.

Kerangka kerja manajemen proyek tangkas menyediakan struktur sesuai dengan prinsip-prinsip tangkas. Tidak setiap kerangka kerja tepat untuk setiap proyek, jadi penting untuk memilih yang paling tepat.

Mungkin yang paling populer dari semua konsep tangkas, scrum berasal dari olahraga rugby, di mana semua anggota tim secara bersamaan mendorong bersama untuk satu permainan yang singkat namun intens. Dalam konteks tangkas, scrum bergantung pada sprint iteratif panjang tetap, biasanya antara satu dan empat minggu, tetapi konsep kerja tim tetap ada.

Sprint ini dimulai dengan perencanaan kolaboratif untuk memutuskan tugas dan hasil backlog produk mana yang akan ditangani dalam sprint yang akan datang. Perencanaan sprint ini dapat dipimpin oleh seorang scrum master atau pemilik produk, yang lebih berperan sebagai guru daripada pemimpin, yang bertanggung jawab untuk menjaga agar tim scrum tetap mengikuti praktik-praktik tangkas. Tim kemudian bertemu secara singkat setiap hari untuk melakukan scrum harian, yang berlangsung tidak lebih dari 15 menit, untuk mengidentifikasi hambatan atau pemblokir. Stand-up harian ini sangat penting untuk menangkap masalah potensial tetapi harus dibuat sesingkat mungkin.

Di akhir setiap sprint, dalam apa yang disebut retrospektif sprint, tim melakukan ulasan pekerjaan mereka yang telah selesai dengan pemangku kepentingan dari luar tim pengembangan untuk mengidentifikasi masalah atau elemen potensial untuk perubahan.

Kanban adalah representasi visual dari alur kerja, secara tradisional dalam bentuk catatan Post-It yang dikategorikan di papan tulis. (Meskipun ada banyak versi digital bagi mereka yang ingin menghindari kertas fisik)

Papan Kanban paling sering mencakup tiga kolom:

Yang harus dilakukan: Tugas belum dimulai.

Sedang berlangsung: Apa yang sedang dikerjakan oleh individu atau sub-tim.

Selesai: Tugas individu yang telah selesai.

Tapi ini tidak kaku. Tergantung pada proyek, kolom lain seperti “pengujian,” “kepatuhan” atau “ide,” mungkin diperlukan.

Dalam setiap kolom terdapat tugas individu di atas kertas atau catatan tempel digital. Dalam contoh aplikasi latihan kami, catatan tersebut mungkin termasuk “buat daftar 'latihan favorit',” “tambahkan video ilustratif,” dan “terapkan fitur stopwatch.” Saat setiap tugas selesai, catatan tempelnya akan pindah secara fisik (atau digital) dari satu kolom ke kolom berikutnya sampai semua tugas selesai.

Meskipun bukan kerangka kerja yang tangkas, lean adalah metodologi terkait yang dapat diterapkan pada proyek tangkas. Berasal dari dunia manufaktur, lean difokuskan pada pengurangan limbah, dokumentasi, produksi berlebih, dan fragmentasi. Ketika digabungkan, kombinasi ini kadang-kadang disebut sebagai lean tangkas. Lean tangkas memprioritaskan mengidentifikasi nilai, kadang-kadang melalui representasi visual yang disebut pemetaan aliran nilai, yang dapat membantu mengidentifikasi hambatan atau inefisiensi.

Scaled Agile Framework, atau SAFe adalah basis pengetahuan tentang prinsip-prinsip, praktik, dan kompetensi organisasi dan alur kerja yang dirancang untuk membantu organisasi menerapkan model tangkas pada skala perusahaan. Dalam SAFe, tim tangkas melakukan pekerjaan rutin mereka menggunakan scrum atau metode lainnya. Beberapa tim bersama-sama membentuk kereta rilis tangkas, atau ART, yang berkolaborasi secara lintas fungsi untuk memberikan solusi tambahan secara berkala. Setiap dua minggu, ART bertemu untuk demo, yang menghasilkan komentar dan saran untuk diterapkan pada sprint berikutnya. SAFe menggabungkan banyak metodologi dan praktik tangkas dan menambahkan beberapa tambahan yang ditujukan untuk menjaga organisasi besar tetap pada tujuannya.

Manajemen proyek tangkas telah melihat peningkatan popularitas, terutama di ruang perangkat lunak dan teknologi. Saat ini, banyak yang melihat nilai dalam memilih dengan bijak: sebuah studi tahun 2025 (PDF) menemukan bahwa waterfall masih ideal untuk proyek yang sederhana, tidak rumit, dan dapat diprediksi. Studi itu juga menemukan bahwa manajemen proyek yang tangkas bisa lebih unggul untuk proyek yang berbelit-belit atau sering berubah. Analis lain menemukan lebih memilih pendekatan hibrida. "Dengan [a] pendekatan campuran, organisasi dapat mencapai keseimbangan yang optimal, memungkinkan mereka untuk beradaptasi dengan gesit terhadap tantangan yang tidak terduga tanpa kehilangan tujuan akhir mereka," tulis Antonio Nieto-Rodriguez di Harvard Business Review.

Manajemen proyek tangkas mencakup fokus pada produk minimum yang layak, atau MVP. Baik menggunakan metodologi lean, SAFe, atau lainnya, ada penekanan yang besar dalam proses tangkas untuk memberikan demo fungsional di akhir sprint. Dalam perangkat lunak, ini memungkinkan rilis yang lebih cepat ke konsumen, diikuti dengan pembaruan tambahan saat proyek berlangsung.

Diasumsikan sejak awal, dalam pola pikir yang tangkas, bahwa sebuah proyek tidak hanya dapat berubah: tetapi akan berubah. Kemampuan beradaptasi dibangun ke dalam metode tangkas, dengan tugas dan proyek terpisah dan tinjauan reguler. Pada setiap tinjauan, tim dan pemangku kepentingan didorong untuk melaporkan masukan apa pun, baik internal atau dari pelanggan atau klien, yang kemudian dapat dimasukkan oleh tim dalam sprint berikutnya. Kepuasan pelanggan adalah tujuannya, bukan kepatuhan terhadap perencanaan.

Studi kasus telah menunjukkan bahwa praktik tangkas dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Di Arizona State University, departemen TI melembagakan praktik-praktik tangkas untuk menstandarkan perencanaan proyek melalui templat dan kolaborasi. ASU secara khusus menggunakan alat untuk menggabungkan prinsip-prinsip lean pengurangan limbah dan duplikasi. Pendekatan mereka telah berhasil menciptakan sistem baru yang dapat diskalakan dan dapat diulang, dan tim lain di seluruh universitas telah mulai mengadopsi teknik-teknik baru tersebut.

Tangkas mengutamakan komunikasi yang terbuka, efisien, dan diberdayakan di antara lebih banyak pemangku kepentingan daripada yang biasanya disertakan. Sifat lintas fungsi ini membuat perwakilan dari berbagai bagian organisasi diikutsertakan dalam diskusi post-scrum. Dengan cara ini, tangkas membantu memecah silo yang dapat menjadi masalah di organisasi yang lebih besar.

Sifat desentralisasi dari kelompok tangkas, yang menekankan keterampilan dan fleksibilitas yang bervariasi, memberdayakan anggota tim untuk menggunakan keterampilan mereka dengan cara yang paling sesuai. Tim-tim ini juga mengatur diri mereka sendiri dan memiliki otonomi untuk melakukan sprint sesuai dengan keahlian mereka sendiri, daripada rencana yang diturunkan dari atas.

Meskipun manajemen proyek tangkas memiliki banyak keuntungan, ada potensi kekurangan dan situasi di mana tangkas mungkin tidak ideal, atau mungkin perlu disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Ketergantungan pada pendekatan berulang, peningkatan berkelanjutan, dan rilis yang sering selama siklus hidup proyek dapat membuat sulit untuk memprediksi kapan sebuah proyek akan "selesai", atau berapa biayanya. Peta jalan yang ketat dalam sistem seperti waterfall datang dengan metrik lulus atau metrik gagal yang sederhana; apakah produk selesai pada tenggat waktu atau tidak. Dalam tangkas, sebuah proyek ada dalam proses kondisi kerja dan perbaikan yang berkelanjutan.

Meskipun ketidakpastian dapat menjadi tantangan, pendekatan tangkas terkadang dapat menjadi cara untuk menghadapi kenyataan alih-alih cara untuk mencoba membentuk siklus proyek yang pada dasarnya kacau. Dalam arti tertentu, metode tangkas mungkin dikaitkan dengan kekacauan karena merupakan cara paling efektif untuk mengatasinya.

Dengan lebih banyak input dari seluruh organisasi, dan sifat sprint yang tangkas, mudah untuk tergelincir ke dalam keadaan scope creep. Tim dapat terus menambahkan fitur, mengerjakan masalah sekunder dan tersier, karena proyek tumbuh perlahan tapi pasti menjadi sesuatu yang berbeda dan lebih besar dari yang dimaksudkan.

Untuk mengatasi masalah ini, perluasan cakupan harus ditangani secara berkala. Setiap fitur baru harus dinilai penting atau berlebihan.

Metodologi manajemen proyek tangkas sangat ideal untuk anggota tim lintas fungsi, otonom, dan termotivasi sendiri. Tim individu mengatur diri sendiri, dan anggota tim mungkin dipanggil untuk melakukan berbagai tugas. Ketangkasan ini membutuhkan pola pikir yang spesifik dan fleksibel, dan tidak semua anggota tim dapat bekerja paling baik dalam kondisi ini. Pemimpin tim yang efektif dapat membantu mengajarkan tim cara menyesuaikan dan bergerak dalam lingkungan tangkas.