Apa itu manajemen program tangkas?

Manajemen program tangkas adalah pendekatan untuk mengelola beberapa proyek terkait (program) yang bergantung pada prinsip-prinsip tangkas seperti fleksibilitas, kolaborasi, pengembangan berulang, memprioritaskan masukan pelanggan, dan peningkatan berkelanjutan.

Tangkas adalah filosofi dengan seperangkat prinsip lebih dari satu metodologi tertentu. Namun, ada metodologi tangkas yang sudah mapan yang sering menjadi bagian dari manajemen program tangkas, termasuk Scrum, Extreme Programming (XP), dan Kanban. Manajemen program tangkas awalnya dirancang oleh dan untuk industri perangkat lunak untuk memberikan nilai yang lebih besar kepada pelanggan dengan lebih cepat, tetapi sekarang memiliki aplikasi yang jauh melampaui industri tersebut.

Manajemen program tangkas biasanya mencakup beberapa proyek terkait. Proyek individu dapat dikelola dengan kerangka kerja tangkas, tetapi manajemen program tangkas menggabungkan serangkaian proyek ke dalam satu keseluruhan kohesif sepanjang seluruh siklus hidup. Beranjak ke tingkat yang lebih tinggi, serangkaian program dan proyek-proyek yang mendasari dapat diatur di bawah strategi manajemen portofolio yang lebih luas.

Manajemen proyek yang tangkas berfokus pada proyek tertentu, dan pengelolaan tujuan, jadwal, sumber daya, dan tim yang terkait dengan satu proyek itu. Manajemen program tangkas mengawasi sekelompok proyek terkait dan strategi yang menyatukan proyek-proyek ini di bawah tujuan organisasi yang lebih luas. Kedua disiplin ilmu ini berbagi banyak fungsi yang sama, tetapi cakupannya bervariasi, dengan manajer program tangkas mengambil peran yang lebih luas dalam strategi program, risiko, komunikasi stakeholder, dan lebih banyak lagi.

Cara yang cepat dan sangat sederhana untuk memikirkannya adalah bahwa manajemen proyek lebih mementingkan eksekusi taktis dan tepat waktu dari sebuah proyek individu. Sedangkan manajemen program mengambil pendekatan yang lebih strategis untuk mengkoordinasikan keberhasilan menyeluruh dari proyek-proyek terpisah di bawah lingkup program.

Manajemen proyek sebagai disiplin mulai terbentuk di Amerika Serikat pada 1950-an. Pada tahun 1990-an, sekelompok metode yang dikenal sebagai “waterfall” diformalkan, di mana setiap fase proyek harus diselesaikan sebelum seluruh tim pindah ke fase berikutnya. Namun, seiring dengan meningkatnya vitalitas dan kompleksitas perangkat lunak, manajemen proyek tradisional dan metode waterfall terbukti tidak praktis dan kurang ideal untuk proyek yang berpindah cepat dan sering mengalami perubahan.

Pada tahun 2001, sekelompok pengembang perangkat lunak menciptakan Agile Manifesto untuk manajemen proyek tangkas, yang mencakup empat nilai utama dan 12 prinsip. Nilai-nilai kuncinya adalah:

• Individu dan interaksi di atas proses dan alat
  
  
• Perangkat lunak yang berfungsi di atas dokumentasi yang komprehensif
  
  
• Kolaborasi pelanggan di atas negosiasi kontrak
  
  
• Menanggapi perubahan di atas mengikuti rencana

Nilai-nilai yang disukai tidak mengharuskan ditinggalkannya nilai-nilai yang tidak disukai. Misalnya, filosofi tangkas tidak melarang penggunaan rencana tetapi sebaliknya memberi penekanan lebih besar pada tanggapan dan persiapan terhadap perubahan yang tak terelakkan.

Prinsip-prinsip tangkas ini menjadi semakin populer untuk proses pengembangan perangkat lunak, tetapi filosofinya menjangkau jauh melampaui pengembangan perangkat lunak tangkas. Prinsip-prinsip tangkas sekarang digunakan di banyak industri yang berbeda, dari mode hingga bioteknologi hingga pemerintah.

Yang membuat pendekatan tangkas berbeda dari metode sebelumnya seperti waterfall adalah bahwa metode tangkas, sejak awal, dirancang untuk menjadi berulang, kooperatif, dan fleksibel. Dalam sistem manajemen program yang tangkas, proyek dibuat dengan cepat dan ditinjau, didiskusikan, dan diubah secara rutin sebagai respons terhadap tim atau pelanggan. Diasumsikan sejak awal bahwa rencana dan pendekatan harus berubah, dan tidak akan secara kaku mengikuti perencanaan awal. Anggota tim individu didorong untuk menyuarakan pendapat, tanpa hierarki yang kuat seperti dalam pendekatan lain.

Karena manajemen program tangkas adalah sebuah filosofi dan bukan sebuah metodologi konkret, praktik-praktik spesifik dari manajemen program tangkas dapat sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, atau dari satu program ke program lainnya. Tetapi ada beberapa aspek yang umum ditemukan dalam manajemen program tangkas.

Manajemen program tangkas mencakup beberapa proyek individu; baik keseluruhan dan setiap proyek individu dapat diatur dalam kerangka kerja tangkas. Manajemen program tangkas menggabungkan gambaran besar yang holistik dari sekelompok proyek. Hal ini sering kali mencakup elemen-elemen yang tidak ada dalam manajemen proyek individu, seperti penganggaran, strategi keseluruhan, dan analisis jangka panjang.

Menanggapi perubahan dengan cepat adalah prinsip inti dari filosofi tangkas. Manajemen program yang tangkas merangkul perubahan sebagai peluang untuk menyesuaikan arah dan melakukan perbaikan sambil jalan yang memberikan nilai bagi pelanggan. Memecah proyek menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk diselesaikan memungkinkan organisasi menjadi lebih fleksibel dan beradaptasi dengan lebih cepat

Aspek kunci dari manajemen program tangkas terletak pada pendekatan iteratif. Setiap proyek dalam program ini melalui beberapa versi, dengan tim pengembangan produk yang mendiskusikan dan meningkatkan hasilnya setiap saat. Sangat penting untuk terus memberikan output, baik itu seluruh proyek atau satu aspek. Tentu saja penting untuk menyempurnakan produk dengan setiap iterasi berdasarkan masukan pelanggan, KPI, dan persyaratan yang berubah.

Prioritas tangkas menghargai percakapan tatap muka daripada email yang berlarut-larut atau komunikasi berbasis teks lainnya. Sementara rangkaian email dapat memakan waktu berjam-jam, berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu, karena keterbatasan waktu atau email yang terlewat. Komunikasi tatap muka dapat menyelesaikan tugas yang sama dalam hitungan menit.

Manajemen program yang tangkas, sebagai pandangan menyeluruh dari sebuah program, perlu mempertahankan fokus pada efisiensi dan menghilangkan elemen-elemen yang tidak perlu atau tidak praktis. Dokumentasi adalah sarana untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri, dan harus mencakup hanya apa yang diperlukan.

Kejujuran dan keterbukaan adalah kunci keberhasilan program tangkas. Percakapan harus memungkinkan semua anggota tim untuk menyampaikan pendapat. Dalam pendekatan manajemen ini, suara setiap orang valid dan didengar.

Pada saat yang sama, kita harus dapat menyaring ide-ide yang tidak dapat diterapkan tanpa membuat pencetus ide tersebut merasa enggan untuk berbicara di masa depan. Keberhasilan “retrospektif” (atau “retro”, yang merupakan evaluasi pascaproyek di mana masukan dikumpulkan) juga bergantung pada transparansi tim.

Manajemen program tangkas, sebagai filosofi, tidak memerlukan penggunaan kerangka kerja tertentu. Tetapi banyak kerangka kerja manajemen proyek, termasuk Scrum dan Kanban, yang memiliki kaitan erat dengan filosofi tangkas. Berikut adalah beberapa kerangka kerja yang paling populer.

Scrum adalah kerangka kerja untuk kerja proyek tim kolaboratif. Nama ini, meskipun tampaknya mirip dengan akronim, sebenarnya berasal dari olahraga rugby, di mana dalam scrum, para pemain saling mengunci lengan untuk melakukan dorongan kolaboratif terhadap lawan. Ini semacam serangan kavaleri, tanpa kuda.

Dalam metode tangkas, tim scrum mencakup tiga peran:

• Manajer proyek: Ini adalah penghubung antara tim scrum dan pemangku kepentingan, yang dapat berupa pengguna, pelanggan, atau perusahaan induk. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan faktor-faktor eksternal seperti anggaran, kepegawaian dan masukan kepada tim scrum, sambil mengkomunikasikan kemajuan tim kepada para pemangku kepentingan.
  
  
• Scrum master: Scrum master bukanlah “bos” tradisional melainkan seorang guru metode scrum, seorang konduktor, yang memfasilitasi bimbingan, komunikasi, dan pemecahan masalah. Scrum master biasanya tidak bertanggung jawab atas perekrutan dan pemecatan.
  
  
• Pengembang atau anggota tim: Istilah ini dapat berbeda dalam kasus-kasus di mana, misalnya, tim scrum berada di industri di luar perangkat lunak. Baik peran ini disebut pengembang, anggota tim, atau anggota staf, peran ini tidak memiliki hierarki. Idealnya, tim terdiri dari tiga hingga sembilan anggota. Kelompok yang lebih besar cenderung lebih sulit untuk dipandu oleh scrum master. Ini juga dapat mencakup tim yang mandiri, di mana individu memutuskan dengan tepat siapa dan apa yang dibutuhkan tim untuk berhasil tanpa perencanaan yang berlebihan dari manajemen.

Scrum memiliki beberapa konsep spesifik yang membedakannya dari model organisasi berbasis tim lainnya. Backlog produk adalah tempat penyimpanan semua tugas, ide, persyaratan, hasil, dan sumber daya yang mungkin diperlukan tim selama scrum. Sistem ini dapat (dan memang harus) terus diperbarui dan dipantau oleh tim untuk membantu memastikan efisiensi dan kelengkapannya.

Dalam scrum, pekerjaan dipisahkan menjadi beberapa sprint, biasanya berlangsung antara satu dan empat minggu. Dalam sprint, anggota tim bekerja untuk mencapai tujuan tertentu yang dapat diselesaikan. Sasaran tersebut dapat berupa model kerja, maket, prototipe, atau bahkan hanya satu fungsi atau elemen dari produk jadi atau solusi.

Selama sprint, anggota tim bertemu sekali sehari dalam “scrum harian,” atau “stand-up.” Pertemuan ini, menurut prinsip-prinsip scrum, harus menjadi tingkat yang sangat tinggi. Tidak lebih dari 15 menit, scrum harian membuat anggota tim mengumumkan secara singkat kemajuan mereka dan pemblokir apa pun yang menghalangi pekerjaan mereka, dengan detail sesedikit mungkin. Terkadang, anggota tim tertentu mungkin akan mengadakan pertemuan pasca-scrum harian untuk mendiskusikan lebih lanjut tentang sesuatu yang diumumkan dalam scrum harian.

Di akhir sprint, seluruh tim, yaitu anggota tim, master scrum, dan manajer proyek, akan bertemu untuk meninjau dan membahas apa yang telah dibangun. Manajer proyek dapat menyampaikan perubahan apa pun dari pemangku kepentingan seperti pengguna atau organisasi yang lebih besar, dan setelah berdiskusi, tim dapat memasukkan perubahan tersebut ke sprint berikutnya.

Kanban adalah sistem visual untuk mengelola dan melacak proyek. Papan Kanban menyajikan representasi visual dari kemajuan tim pada sebuah proyek, di mana subtugas individu diarsipkan ke dalam salah satu dari beberapa kategori. Kategori tersebut biasanya meliputi:

• Backlog: Semua tugas yang belum dipindahkan ke kategori lain; pada awal proyek, semua tugas akan berada di backlog
  
  
• Doing: Tugas yang sedang berlangsung
  
  
• In review: Tugas yang tahap penyelesaian awalnya telah tercapai, yang sedang ditinjau oleh orang lain
  
  
• Done: Tugas yang sudah selesai.

“Kanban” berasal dari kombinasi kata-kata Jepang untuk tanda (“kan”) dan papan (“ban”), bersama berarti sesuatu yang mirip dengan papan reklame atau papan pesan. Kanban dapat dibuat dalam bentuk analog dan digital. Dalam bentuk analog, catatan Post-it fisik sering digunakan untuk tugas individu, yang kemudian pindah dari kolom ke kolom saat selesai.

Ada juga banyak versi digital dari papan kanban, yang bisa sangat berguna bagi tim proyek yang sebagian atau seluruh anggotanya adalah pekerja jarak jauh.

Extreme Programming, atau XP, adalah metodologi tangkas yang awalnya dirancang untuk para insinyur perangkat lunak guna meningkatkan kualitas, daya tanggap, dan kecepatan perangkat lunak. Konsep dasarnya adalah bentuk tangkas, mengandalkan periode waktu penciptaan yang lebih singkat dan dapat diuji.

Dalam XP, setiap elemen individu dari keseluruhan proyek diuji berulang kali, kadang-kadang bahkan dibombardir dengan pengujian yang dimaksudkan untuk merusaknya. Aspek individu tersebut kemudian diuji bersama, seringkali setiap minggu, untuk membantu memastikan kompatibilitas maksimal.

Dalam komunikasi, XP mengandalkan kesederhanaan hingga ekstrem. Dokumentasi dibuat seminimal mungkin untuk dipahami oleh anggota tim lainnya, dengan bahasa, konsep, dan metafora yang sederhana. Kesederhanaan ini juga meluas ke desain tugas yang sebenarnya; proyek XP sering dirancang tanpa mempertimbangkan fitur tambahan di kemudian hari, memandangnya sebagai hal yang asing bagi rilis proyek. Ini kadang-kadang dikenal sebagai YAGNI, atau You Aren't Gonna Need It (Anda Tidak Akan Memerlukannya).

XP tidak cocok untuk setiap proyek; penting untuk hanya menggunakan XP untuk proyek yang tidak memerlukan skalabilitas atau pengerjaan ulang yang signifikan.

SAFe adalah seperangkat prinsip dan praktik yang didasarkan pada metode pengembangan ramping-tangkas, DevOps, dan pemikiran sistem. Scaled Agile Framework (SAFe) dirancang (sesuai namanya) untuk meningkatkan skala kerangka kerja tangkas di seluruh organisasi besar untuk menyelaraskan beberapa proyek dan membantu memastikan fungsionalitas lintas dan interoperabilitas. Hal ini terutama dilakukan melalui struktur yang mencakup peta jalan Planning Increment (PI).

Tugas-tugas dalam peta jalan ini dirujuk dalam berbagai cara untuk membantu mengidentifikasinya dari sudut pandang tingkat tinggi. Identifikasi meliputi “enablers” (ketergantungan tugas-tugas lain), “epos” (inisiatif yang lebih besar yang dirancang untuk kebutuhan bisnis tertentu) dan “stories” (fungsionalitas yang diinginkan, baik dari sudut pandang pengguna atau bisnis).

Tangkas disiplin dianggap sebagai seperangkat prinsip, janji, dan pedoman daripada metodologi penuh. Ini adalah pendekatan yang ringan, minimal, dan hybrid untuk manajemen program dengan banyak kebebasan bagi setiap anggota tim.

Beberapa kerangka kerja tangkas, seperti Scrum dan SAFe, menyertakan metodologi dan langkah-langkah preskriptif. Kekhususan ini bisa jadi bagus untuk proyek tertentu, tetapi DA bertujuan untuk memberi lebih banyak kebebasan dan ketangkasan bagi anggota tim. Konsep dasar memungkinkan individu untuk memilih konsep dan kerangka kerja mana yang ideal untuk alur kerja tertentu mereka. Scrum mungkin berhasil bagi sebagian orang, tetapi tidak bagi sebagian lainnya, khususnya dalam prospek program yang lebih besar. DA memberikan banyak kewenangan di tangan individu, yang membuatnya paling cocok untuk proyek dengan anggota tim yang berpengetahuan luas, mandiri, dan sudah familier dengan konsep dasar tangkas.

Large-Scale Scrum, umumnya dikenal sebagai LeSS, adalah versi Scrum yang dirancang khusus untuk tim yang lebih besar, atau kelompok tim, dari yang bisa ditangani oleh Scrum. Sementara LeSS masih melibatkan sprint, rapat scrum dan tinjauan harian, itu memiliki beberapa pedoman tambahan untuk memastikan bahwa tim yang lebih besar mencapai tujuan mereka dengan meningkatkan skala tangkas tanpa kehilangan tujuan utamanya.

Dalam LeSS, semua tim bekerja dalam sebuah sprint yang sama, bukannya, seperti dalam manajemen proyek tangkas, sprint individual yang direncanakan oleh masing-masing tim. Ada juga backlog bersama, lengkap dengan semua tugas yang diperlukan untuk seluruh program. Dan perencanaan untuk sprint melibatkan dua jenis rapat: rapat perencanaan keseluruhan untuk semua tim, dankemudian rapat perencanaan sprint individu untuk masing-masing tim.

Nexus adalah kerangka kerja yang mirip dengan Scrum, dengan beberapa tambahan, pengurangan, dan perubahan. Perbedaan utamanya adalah penambahan Tim Integrasi Nexus (NIT), sebuah kelompok anggota tim terpisah yang berfungsi sebagai pelatih. NIT biasanya mencakup anggota dari tim Scrum, dan bertanggung jawab untuk mengatasi hambatan, memberikan bantuan, dan melatih tim melalui proses tangkas. NIT melakukan rapat sendiri, terpisah dari Scrum harian.

Meskipun Scrum adalah konsep yang fenomenal untuk proyek-proyek tertentu dalam manajemen proyek tangkas, ketika kita membahas manajemen program tangkas, kita benar-benar membahas tim dari tim. Di situlah Scrum@Scale masuk.

Dalam Scrum@Scale, semua anggota tim tangkas dianggap sebagai bagian dari tim Scrum yang dapat dipertukarkan, sehingga memungkinkan kolaborasi lintas disiplin. Untuk membantu dengan tantangan yang disajikan oleh program yang lebih besar secara real time, ada beberapa anggota tim baru. Chief Product Owner (CPO) membuat satu backlog untuk semua scrum, dan berkoordinasi dengan masing-masing pemilik produk. Peran serupa adalah Scrum of Scrums Master, yang mengoordinasikan upaya antara dan di antara Scrum Master.

Metodologi ramping bertujuan untuk mengurangi inefisiensi dan menciptakan peningkatan berkelanjutan pada kualitas hasil kerja. Hal ini sering dianggap berada di bawah payung tangkas. Tetapi sementara tangkas adalah filosofi, ramping adalah metodologi, dengan alat dan pedoman yang lebih spesifik. Metodologi ramping berfokus untuk meminimalkan inefisiensi dan pemborosan, sementara tangkas berfokus pada iterasi, masukan, dan fleksibilitas.

Metode ringan memiliki lima prinsip utama:

• Identifikasi nilai: Pada dasarnya, cari tahu dengan tepat apa tujuannya, dan hilangkan apa pun yang tidak menambah nilai.
  
  
• Petakan aliran nilai: Gunakan alat bantu manajemen seperti papan Kanban untuk memvisualisasikan peta jalan produk. Pada dasarnya, memvisualisasikan rencana proyek dari awal hingga akhir.
  
  
• Buat alur kerja: Buatlah proses produksi dengan langkah-langkah yang spesifik, dengan mencari hambatan yang mungkin terjadi. Tujuannya adalah untuk membangun alur kerja selancar mungkin.
  
  
• Menetapkan sistem tarik: Sistem tarik hanya mengandalkan pembuatan tugas baru karena permintaan pelanggan, dan hanya jika anggota tim siap untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Ini sering dilakukan dengan antrian tugas.
  
  
• Tingkatkan terus menerus: Gunakan berbagai teknik untuk terus menciptakan nilai dan meningkatkan produk. Ini mungkin termasuk metodologi dan filosofi seperti Lean Six Sigma dan Kaizen atau kerangka kerja terstruktur seperti Scrum, yang mendorong pengujian terus-menerus dan loop masukan yang bermanfaat.

Manajemen program tangkas, dengan metodologi terkait, menyediakan banyak cara untuk meningkatkan pengiriman proyek.

• Kekhususan: Dengan terus melakukan iterasi, tim yang tangkas dapat mempersempit apa yang diinginkan pelanggan, daripada mencoba meningkatkan keseluruhan proyek secara membabi buta.
  
  
• Efisiensi: Manajemen program tangkas mencakup prinsip-prinsip yang ditujukan untuk mengurangi pemborosan, dokumentasi, dan birokrasi.
  
  
• Keserbagunaan: Dengan perubahan cepat dalam menanggapi masukan pelanggan, keserbagunaan adalah bagian mendasar dari manajemen program tangkas. Tim tangkas tahu, bahkan sebelum proyek dimulai, bahwa perubahan akan terjadi selama proses.
  
  
• Semangat tim: Manajemen program tangkas mendorong keterbukaan, transparansi, dan memberdayakan setiap anggota tim untuk menyampaikan pendapat. Hierarki kurang penting daripada kejujuran dan kerja tim yang terdedikasi.