7 langkah untuk mengelola proses urutan kerja

Perintah kerja merupakan penggerak utama dalam sistem manajemen aset suatu organisasi. Setiap kali seseorang atau entitas mengajukan permintaan layanan, tim pemeliharaan yang menerimanya harus membuat dokumen resmi dalam bentuk kertas dan/atau digital yang mencakup semua detail tugas pemeliharaan dan menguraikan proses untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Dokumen itu disebut perintah kerja.

Tujuan utama dari perintah kerja adalah agar semua orang dalam operasi pemeliharaan mengikuti alur kerja, yang pada akhirnya membantu organisasi mengatur, mengomunikasikan, dan melacak pekerjaan pemeliharaan secara lebih efisien.

Proses order management kerja menjelaskan bagaimana perintah kerja akan bergerak melalui proses pemeliharaan, dimulai dengan identifikasi tugas pemeliharaan dan diakhiri dengan analisis pascapenyelesaian.

Pada fase pertama proses, seseorang atau organisasi mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan oleh staf pemeliharaan. Tugas juga akan membantu penerima menentukan apakah tugas pemeliharaan memenuhi syarat sebagai pemeliharaan terencana (di mana pekerjaan akan mudah diidentifikasi sebelumnya) atau pemeliharaan yang tidak direncanakan (di mana ruang lingkup dan spesifikasi pekerjaan akan memerlukan penilaian awal).

Setelah pihak yang mengajukan permohonan mengidentifikasi masalah pemeliharaan, mereka harus menjabarkan detailnya dalam formulir permintaan pemeliharaan dan mengirimkannya ke bagian pemeliharaan untuk ditinjau dan disetujui. Permintaan pekerjaan dapat muncul dari berbagai situasi—mulai dari permintaan penyewa hingga audit pemeliharaan preventif.

Departemen pemeliharaan (atau tim pemeliharaan) bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan kerja setelah diajukan. Idealnya, departemen akan melakukan ulasan detail permintaan kerja untuk menentukan kelayakan pekerjaan dan kemudian menentukan kebutuhan personel dan sumber daya. Jika disetujui, permintaan perintah kerja diubah menjadi perintah kerja.

Setelah tim pemeliharaan atau supervisor menyetujui permintaan pekerjaan dan mengalokasikan bahan, peralatan, dan staf yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka akan membuat perintah kerja baru. Perintah kerja harus mencakup semua detail pekerjaan yang diperlukan, serta informasi kontak perusahaan dan indikasi tingkat prioritas dan tanggal penyelesaian. Untuk merampingkan proses ini, organisasi dapat menstandardisasi format pesanan kerja menggunakan templat.

Pada tahap ini, bagian pemeliharaan juga akan mengidentifikasi jenis perintah kerja yang mereka perlukan. Misalnya jika suatu perusahaan mengandalkan pendekatan pemeliharaan proaktif untuk mengantisipasi dan mengurangi waktu henti peralatan, mereka kemungkinan akan menggunakan perintah kerja pemeliharaan preventif. Di sisi lain, jika suatu peralatan mengalami kegagalan atau organisasi menggunakan program pemeliharaan yang lebih reaktif, tim pemeliharaan mungkin akan membuat perintah kerja pemeliharaan korektif atau perintah kerja darurat.

Pada titik ini, tim/supervisor akan menetapkan kegiatan pemeliharaan yang diperlukan kepada teknisi pemeliharaan yang memenuhi syarat yang akan menyelesaikan daftar tugas pada timeline yang diusulkan. Jika organisasi menggunakan perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), pekerjaan akan secara otomatis ditugaskan ke teknisi.

Teknisi pemeliharaan bertanggung jawab untuk mendokumentasikan dan menutup perintah kerja setelah menyelesaikan semua tugas yang diberikan. Teknisi perlu mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, membuat daftar bahan/peralatan yang digunakan, menyediakan gambar pekerjaan mereka dan menyertakan catatan serta pengamatan tentang pekerjaan tersebut. Seorang manajer mungkin perlu atau tidak perlu menandatangani perintah kerja yang telah selesai serta memberikan panduan tentang langkah selanjutnya dan tindak lanjut sebelum melanjutkan ke fase akhir.

Meninjau perintah kerja tertutup dapat memberikan insight yang berharga tentang operasi pemeliharaan, sehingga organisasi harus mencoba meninjau perintah kerja tertutup sesering mungkin. Menganalisis perintah kerja tertutup benar-benar dapat membantu organisasi mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam proses pesanan kerja. Analisis pascapenyelesaian juga membantu anggota tim mengidentifikasi tugas apa pun yang mereka lewatkan atau perlu ditinjau kembali.

Seiring dengan pertumbuhan organisasi, tidak mungkin lagi mengandalkan sistem manajemen perintah kerja kertas (atau bahkan spreadsheet Excel) untuk mengelola kebutuhan data yang terus berkembang. Organisasi yang lebih besar dan mereka yang memiliki kebutuhan yang lebih kompleks harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), sejenis order management software kerja.

CMMS berkualitas tinggi akan secara otomatis merencanakan, membuat, melacak, dan mengatur permintaan layanan, perintah kerja, dan pemeliharaan rutin, sehingga menghilangkan tugas perencanaan pekerjaan yang berlebihan untuk manajer dan supervisor pemeliharaan.

Menggunakan perangkat lunak CMMS juga memungkinkan organisasi Anda untuk menyimpan sejumlah besar data secara elektronik, di lokasi terpusat. Dengan semua data pesanan kerja Anda berada di satu tempat, tim manajemen Anda dapat memperoleh akses real-time ke pesanan kerja saat mereka pindah melalui siklus hidup pesanan kerja. Platform CMMS dengan perangkat lunak yang menyertainya untuk perangkat mobile mendorong akses selangkah lebih jauh, memungkinkan pengguna untuk melacak perintah kerja dan mengakses aktivitas pemeliharaan dari jarak jauh. 

Selain itu, CMMS yang baik dapat mengumpulkan dan menampilkan data pesanan kerja sesuai dengan kebutuhan spesifik departemen. Tim pemeliharaan dapat membuat dan melihat laporan yang dapat disesuaikan, memvisualisasikan data tren dan metrik/KPI, dan memantau fungsionalitas aset untuk mempermudah pemecahan masalah dan manajemen inventaris.

Meskipun mengadopsi CMMS bisa menjadi proses yang kompleks, mengintegrasikan perangkat lunak CMMS ke dalam operasi pemeliharaan Anda dapat membantu organisasi Anda mengurangi biaya, meningkatkan akses data dan visibilitas, mengurangi backlog dan kesalahan manusia, dan merampingkan sistem manajemen fasilitas Anda.

Dapatkan nilai maksimal dari aset perusahaan Anda dengan IBM® Maximo Application Suite, sistem manajemen aset perusahaan komprehensif yang membantu organisasi mengoptimalkan kinerja aset, memperpanjang umur aset, dan mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan. IBM® Maximo menyediakan pengguna platform berbasis cloud yang terintegrasi, didukung AI, dengan kemampuan CMMS komprehensif yang menghasilkan analitik data canggih dan membantu manajer pemeliharaan membuat keputusan yang lebih cerdas dan lebih berbasis data.