Depuis 1847, Siemens est devenue l’une des plus grandes entreprises de fabrication industrielle en Europe. La société concentre ses activités commerciales dans les domaines des produits industriels, de l’énergie, de la santé, des infrastructures et des villes. Elle est toujours à la recherche de nouveaux moyens innovants permettant de mieux servir ses clients internationaux. Pour atteindre cet objectif, Siemens a élaboré une stratégie de transformation numérique.

Cette stratégie vise à favoriser la croissance de l’entreprise à long terme et à renforcer sa rentabilité grâce à une structure organisationnelle simplifiée. Par conséquent, le groupe a divisé Siemens AG, Siemens Healthineers AG et Siemens Energy AG en entreprises indépendantes qui collaborent au sein d’un écosystème partageant des intérêts et des services communs.

La notion de talent est le moteur de ce programme de transformation continue. Olaf Reichert, directeur informatique et responsable des services de développement chez Siemens AG, explique : « Au cours des dernières années, la diversité des compétences requises a considérablement progressé à travers le groupe. Par exemple, à travers l’acquisition de la plateforme low code Mendix, Siemens a élargi son portefeuille de solutions, puis renforcé son expertise informatique et ses connaissances sectorielles. »

Auparavant, les pays se fiaient à leurs propres systèmes et processus HCM, notamment pour l’administration quotidienne de leurs ressources humaines, ainsi que certaines fonctions telles que le traitement de la paie et la gestion des talents. La plupart des principaux systèmes HCM utilisés dans le monde n’allaient bientôt plus bénéficier des services de support, selon la feuille de route des produits, et Siemens a détecté une excellente opportunité d’approcher les choses d’une manière différente.

« Auparavant, les filiales utilisaient une infrastructure sur site pour exécuter leurs propres systèmes HCM », poursuit M. Reichert. « En plus de faire grimper les coûts, cette façon de travailler a considérablement augmenté la complexité du support du point de vue des services RH partagés ainsi que du point de vue de l’informatique. Du côté des employés, l’ancienne approche limitait les fonctionnalités de libre-service, et en conséquence l’exécution de tâches RH courantes devenait chronophage. Pour résoudre ces problèmes tout en améliorant l’expérience des employés et en tirant parti des solutions SaaS, nous avons décidé de remplacer ces processus globaux disparates par des normes unifiées et cohérentes. »

Siemens recherchait des solutions favorisant un déploiement commun et plus rapide des solutions de gestion des ressources humaines au sein des trois entités Siemens, sous la responsabilité des RH et de Global Shared Services.

Pour concrétiser leur vision, Siemens HR, Global Shared Services et le service informatique ont lancé un appel d’offres (RFP) afin de trouver une nouvelle solution HCM. Après un processus d’évaluation approfondi, l’entreprise a déterminé que les solutions cloud Workday (mises en œuvre par une équipe composée de spécialistes IBM de la technologie et du secteur) étaient les mieux adaptées à son objectif de transformation numérique.

« Notre appel d’offres incluait à la fois des critères RH fonctionnels et informatiques », souligne M. Reichert. « Du point de vue fonctionnel, nous recherchions une solution qui offrirait une expérience fluide pour les cas d’utilisation courants liés aux RH, à la fois pour les managers et pour les employés. Du côté informatique, nous avons ciblé une solution qui simplifierait nos exigences en matière de gestion, de maintenance et de support, permettant ainsi à notre équipe Global Shared Services de consacrer plus de temps aux activités à valeur ajoutée. Parmi toutes les solutions que nous avons envisagées, Workday Human Capital Management est celle qui nous a le plus impressionnés. Les fonctions HCM avancées de Workday associées à la vaste expérience d’IBM sur des projets RH similaires à grande échelle nous ont convaincus de pouvoir atteindre nos objectifs de simplification des processus RH et mettre en place une approche Lean de l’approvisionnement des services informatiques. »

M. Reichert poursuit : « Le fait que Workday offre une suite de solutions entièrement intégrées, y compris la gestion des absences, la rémunération et la gestion des talents (toutes ces fonctionnalités étant disponibles dans le cloud) était un atout particulièrement convaincant. Au cours de l’appel d’offres, la solution Workday a également largement pris le pas sur les autres fournisseurs en termes d’expérience utilisateur, ce qui nous a convaincus que c’était le meilleur choix. Mais surtout, l’étroite collaboration stratégique entre le personnel certifié d’IBM et Workday nous a garanti dès le départ que notre équipe de projet IBM possédait le savoir-faire nécessaire pour utiliser au mieux ces nouvelles fonctionnalités mobiles. Cela nous a permis de remplacer les processus papier en local ainsi que nos anciens systèmes HCM, à accroître notre flexibilité et à prendre en charge des solutions RH globales. »

Dès le début de la phase de planification, Siemens a défini son approche de déploiement mondial en collaboration avec les entités Siemens AG, Siemens Healthineers AG et Siemens Energy AG, en regroupant les pays pour effectuer des déploiements régionaux. Cependant, cette approche, même groupée, nécessitait jusqu’à 10 instances distinctes de Workday, créant environ 30 flux de travail parallèles pour l’implémentation. Pour aider à gérer cette complexité, réduire les risques métier et accélérer le déploiement, Siemens a fait appel au support d’experts chez IBM Services.

« La société IBM Services nous a été vivement recommandée et, dès le début, il était clair qu’IBM possédait le savoir technologique approfondi et l’expérience sur des projets internationaux qui nous aideraient à réussir. », se souvient M. Reichert. On était aussi rassurés de voir que les équipes IBM utilisaient elles-mêmes les solutions Workday en interne, déployées avec leurs propres experts et ressources techniques. Nous savions que nous étions entre de bonnes mains. »

En collaboration avec IBM Services, Siemens a décidé de commencer la mise en œuvre de Workday Human Capital Management dans la région Europe du Sud-Ouest. Ce déploiement complet comprenait des applications pour la gestion des absences, la rémunération et la gestion des talents, ainsi que l’intégration de l’ancien système de paie RH existant. Dans le reste du monde, l’entreprise a choisi dans un premier temps de déployer Workday Talent Management et d’introduire progressivement les autres composants de la solution, pays par pays. Afin de faciliter le déploiement, Siemens a utilisé son instance existante de la technologie IBM Watson pour enrichir les processus RH de nouvelles fonctionnalités d’IA.

« Un grand nombre de nos systèmes HCM dans le monde sont fortement personnalisés, en fonction des exigences légales et fiscales spécifiques à la juridiction locale, en particulier nos solutions de paie existantes », explique M. Reichert. « IBM nous a aidés à identifier une opportunité d’accélérer le déploiement de nouvelles solutions, à partir d’un modèle de processus globaux, en regroupant des pays similaires pour un déploiement régional, par exemple en créant la région “ Sud-Ouest européen ”. Cette recommandation d’IBM ainsi que l’empreinte mondiale de l’entreprise se sont avérées extrêmement utiles, car elles nous ont permis d’éviter une refonte complexe de plusieurs processus spécifiques à chaque pays. »

Lors du déploiement initial de Workday Human Capital Management, IBM a développé une méthodologie innovante pour rationaliser le déploiement des solutions dans d’autres régions du monde. Cette approche, baptisée « IBM Factory Method » s’appuie sur des modèles et des schémas reproductibles (tels que le modèle « Global Process »), auxquels viennent s’ajouter des cadres de gouvernance solides et une approche standard pour évaluer et approuver les demandes de changement spécifiques à chaque pays pour les solutions Workday.

M. Reichert ajoute : « Nous sommes très impressionnés par les gains d’efficacité dont nous bénéficions grâce à la IBM Factory Method . En mettant en œuvre les bonnes pratiques développées en collaboration avec IBM Services, nous serons en mesure de remplacer beaucoup plus rapidement nos systèmes HCM existants par des solutions Workday dans le monde entier. »

En suivant la IBM Factory Method , Siemens a pu déployer les processus de Workday dédiés à l’administration RH et à la gestion des talents dans 35 pays en Europe et en Asie-Pacifique. L’entreprise prévoit de terminer le déploiement dans les 24 prochains mois, soit bien avant la date limite de fin de vie de ses systèmes HCM actuels. Afin de pouvoir se concentrer sur ses activités principales, Siemens a fait appel aux Services de gestion des applications IBM pour lui fournir une maintenance et un support continus.

« Il s’agit d’un projet complexe impliquant 30 flux de travail simultanés. Mais IBM Services nous a aidés à surmonter cette complexité et à déployer nos solutions Workday sans aucun problème, y compris lors de la mise en œuvre “ Big Bang ” de Workday Talent Management dans l’ensemble de l’entreprise à l’échelle mondiale », commente M. Reichert. « IBM nous a permis de dégager de nouvelles synergies et de faire des économies avec Workday au sein des trois entités Siemens, et nous sommes très impressionnés par le professionnalisme de l’équipe IBM. »

Alors que Siemens continue de déployer les solutions Workday, la société est convaincue que la normalisation mondiale des processus RH permettra de réaliser des économies et d’améliorer l’expérience des employés.

« Au fur et à mesure que nous nous éloignerons des anciens systèmes HCM pour basculer vers un processus global défini fourni via le cloud Workday, nous créerons des opportunités qui mettront fin aux infrastructures coûteuses sur site », déclare M. Reichert. « En parallèle, grâce à l’harmonisation de nos politiques et processus RH au niveau mondial, notre entité Global Shared Services sera en mesure d’offrir des fonctionnalités HCM de manière plus efficace à l’échelle mondiale et d’optimiser le support apporté aux différentes entités du groupe à travers le monde.

Plus important encore, les nouvelles solutions Workday mises en place par IBM permettent à Siemens de renforcer sa position en tant qu’employeur de choix au niveau mondial, en l’aidant à attirer, à fidéliser et à développer les talents dont la société a besoin pour transformer Siemens en entreprise numérique.

« Aujourd’hui, 40 000 employés de Siemens basés dans 35 pays peuvent facilement accéder à des fonctionnalités RH en libre-service et en toute sécurité, directement depuis leur smartphone  », ajoute M. Reichert. « Les meilleurs talents du monde de la technologie s’attendent de plus en plus à ce que leurs employeurs facilitent une interaction rapide avec les services RH via des canaux numériques. Nous sommes convaincus que notre projet avec IBM et Workday joue un rôle important pour nous aider à répondre à cet impératif de l’industrie.

Siemens (lien externe à ibm.com), dont le siège social est situé à Munich, en Allemagne, est une entreprise technologique spécialisée dans les secteurs de l’industrie, des infrastructures, du transport et de la santé. Il s’agit par exemple d’usines éco-efficientes, de chaînes logistiques résilientes, de bâtiments et réseaux électriques intelligents et de transports de pointe. Le groupe Siemens emploie environ 293 000 personnes dans le monde et réalise un chiffre d’affaires annuel d’environ 57 milliards d’euros.