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Faire en sorte que les processus papier appartiennent au passé
Petroleum Development Oman LLC migre vers une solution IBM® Maximo dans le cloud
Il est difficile de parler du secteur de l’énergie dans le Sultanat d’Oman sans mentionner Petroleum Development Oman LLC (PDO). Fondée en 1937 sous la direction du sultan Said bin Taimur, cette entreprise est l’une des principales sociétés d’exploration et de production de pétrole et de gaz du pays.
Mais ces dernières années, PDO a élargi son champ d’action et s’apprête à devenir une entreprise de production d’énergie à part entière, où les énergies renouvelables et l’écologie jouent un rôle de plus en plus important.
En tant que compagnie pétrolière nationale d’Oman, PDO joue également un rôle important dans l’expansion et la diversification économiques du pays, en apportant son soutien dans des domaines tels que la création d’emplois et la formation, en développant l’expertise locale et en promouvant de nombreux programmes d’investissement social. Et pour lui permettre de gérer les différents actifs, ressources et technologies nécessaires à ses fonctions hors hydrocarbures, l’entreprise a passé un contrat avec Carillion Alawi LLC pour assurer la gestion intégrée des installations (IFM) sur ses 12 sites.
Depuis le début de la relation en 2013, l’équipe IFM de PDO a travaillé sans relâche pour aider à mettre en œuvre de nouvelles technologies et à gagner en efficacité. Début 2018, l’équipe s’est concentrée sur la plateforme ERP de l’entreprise, qui était utilisée pour gérer les processus IFM.
Processus rationalisés
La rationalisation de 46 étapes d’approvisionnement distinctes en 14 étapes automatisées permet d’économiser 2 300 heures par an
Numérisation
Le passage à des processus de stock électroniques permet d’économiser 70 000 feuilles de papier par an
Visibilité accrue
La gestion des actifs, des installations et des processus connexes sur une plateforme unifiée offre une meilleure visibilité
« Notre système actuel ne répondait pas aux besoins de nos activités immobilières, se souvient Ibrahim Abri, chef de l’équipe chargée de la mise en œuvre des opérations pour PDO Corporate Real Estate. S’il fonctionnait bien pour gérer la partie maintenance de nos processus de production d’hydrocarbures, il avait du mal à gérer les tâches qui relevaient davantage d’un système CAFM [gestion des installations assistée par ordinateur]. »
Il poursuit en ajoutant : « Il n’y avait pas de module client, et le coût de l’implémentation d’un tel module dans notre ancien système était prohibitif. En outre, l’équipe était généralement en bout de file lorsqu’il s’agissait de rapports personnalisés ou d’améliorations du système alignées sur les objectifs de la gestion immobilière. En outre, les limites du système ERP étant cantonné dans un réseau fermé, il était difficile de mettre en œuvre une solution de mobilité ou de collaborer avec les partenaires de la chaîne d’approvisionnement. »
Pour soutenir les processus métier CAFM et immobiliers souhaités, Carillion Alawi a aidé PDO à migrer sa solution précédente vers une instance basée sur le cloud d’IBM® Maximo Application Suite à la fin de l’année 2018. La nouvelle plateforme supervise désormais les activités de maintenance corrective et de maintenance planifiée de PDO et, plus récemment, la gestion en ligne des actifs linéaires, des appareils connectés (IdO), de la mobilité et du portail client de l’entreprise. La solution Maximo prend également en charge le reporting associé pour plus de 60 000 actifs maintenables.
« Elle couvre tout ce qui est réparti sur 12 sites PDO, explique I. Abri. La maintenance, l’environnement, la restauration, le nettoyage : toutes les fonctions habituelles de gestion des installations sur nos sites, tant dans les terres que sur la côte. »
Parallèlement à la migration, Carillion Alawi a également pu lancer un nouveau portail client et l’application Android correspondante, soutenue par le logiciel IBM® Maximo Anywhere, qui permet aux utilisateurs d’accéder à l’environnement CAFM depuis leurs propres appareils.
Le système de base ayant été lancé fin 2018, PDO a rapidement souhaité étendre le périmètre de la solution, en faisant appel à d’autres modules déjà intégrés.
« Nous voulions également mettre à jour le contrôle des stocks et de l’inventaire, poursuit I. Abri. Jusque-là, l’équipe de l’IFM avait largement recours à des processus manuels, sur papier, qui impliquaient de longues approbations - environ 45 jours - pour l’approvisionnement de toute nouvelle pièce de rechange. Au total, nous utilisions plus de 70 000 feuilles de papier par an, ce qui entraînait des coûts élevés en termes d’énergie et d’impression. »
Pour mettre en œuvre la phase suivante, PDO et Carillion Alawi ont fait appel à Praxis Solutions, partenaire commercial IBM.
« Après les premières sessions de découverte, nous avons réalisé que Carillion Alawi avait mis en place un processus d’approvisionnement complet pour PDO, mais que les délais de réponse de l’équipe d’approvisionnement pour la maintenance posaient encore quelques problèmes, raconte Ankit Jain, architecte de solutions et associé directeur chez Praxis. Nous avons donc travaillé avec l’équipe de Carillion Alawi pour numériser l’ensemble du processus de gestion des contrats, des achats et des stocks, tout en veillant à ce que Carillion Alawi et PDO aient une visibilité totale sur les étapes du processus. »
L’équipe Praxis a orienté les efforts de la chaîne d’approvisionnement de l’IFM via le logiciel IBM® Maximo Asset Management, en utilisant la solution pour superviser la gestion des stocks, le réapprovisionnement et les achats. En collaboration avec Carillion Alawi, elle a également établi des normes pour les biens immobiliers de l’entreprise dans l’ensemble du PDO et développé un catalogue électronique des biens pour les besoins de l’OIF, ce qui a permis de nettoyer et de cataloguer plus de 11 000 produits.
« Aujourd’hui, nous nous efforçons d’améliorer la visibilité des processus et d’étendre la mise en œuvre d’IBM Maximo par le biais de l’analyse, ajoute A. Jain. Nous déployons divers indicateurs clés de performance, rapports et tableaux de bord, qui permettront à Carillion Alawi et PDO d’avoir une vision plus approfondie et mesurable de l’efficacité de leurs processus et leur donneront les moyens d’optimiser davantage ces processus vers l’excellence. »
Alors que la nouvelle solution Maximo a permis d’améliorer l’efficacité des processus dans l’ensemble de l’entreprise, les efforts de gestion des stocks de PDO ont probablement connu la plus grande amélioration. Au cours de l’année 2019, l’entreprise a acheté environ 192 000 articles. Et grâce à l’automatisation et à la rationalisation de ces processus, PDO n’a désormais plus besoin d’imprimer une seule feuille de papier pour appuyer ou approuver ses transactions, éliminant ainsi la nécessité de 25 579 signatures connexes.
« Auparavant, entre une demande de projet et l’émission d’un bon de commande, nous passions par 46 étapes distinctes, note I. Abri. Aujourd’hui, il n’y en a plus que 14. Nous avons calculé que tous ces nouveaux gains d’efficacité nous permettraient d’économiser 2 300 heures sur une année, soit environ un équivalent temps plein (ETP). »
Dans le même temps, l’équipe d’exploitation de PDO dispose d’une meilleure visibilité sur ses tâches de gestion des installations, d’approvisionnement et de maintenance grâce à des tableaux de bord de performance intégrés. Et comme la plupart des processus passent par Maximo, les déclencheurs de flux de travaux intégrés contribuent à accélérer les délais de résolution des problèmes et des tâches de routine.
En outre, l’intégration de Maximo au portail client PDO a également permis d’améliorer la collecte des données de satisfaction client. Le système importe désormais les besoins et les souhaits des clients directement dans le système de gestion des tâches de l’entreprise, ce qui signifie que ces demandes seront traitées plus rapidement et risquent moins d’être négligées.
Enfin, la nouvelle intégration mobile a rendu les tâches CAFM beaucoup plus faciles à gérer en amont du processus. « L’accessibilité était vraiment bonne, ajoute I. Abri. Vous n’avez pas besoin d’aller au bureau ou d’être sur place pour extraire des rapports. Vous pouvez vous connecter depuis chez vous, et comme nous sommes toujours confrontés à des restrictions liées à la COVID-19 à Oman, c’est vraiment pratique. »
Fondée en 1937, PDO (lien externe à ibm.com) est l’une des plus grandes sociétés pétrolières et gazières de la région. Elle supervise une zone de 90 000 kilomètres carrés, soit environ un tiers de la superficie du Sultanat d’Oman. L’entreprise exploite environ 200 champs pétroliers, 55 champs de gaz naturel, 9 000 puits actifs et emploie au niveau national plus de 8 500 personnes et 70 000 sous-traitants.
A propos de Carillion Alawi LLC
Carillion Alawi (lien externe à ibm.com) fournit des solutions de construction et de gestion des installations intégrées à un large éventail de clients. Présente à Oman depuis plus de 50 ans, l’entreprise propose des systèmes d’information immobilière de classe mondiale qui ajoutent de la valeur à la gestion des biens immobiliers de l’entreprise.
A propos de Praxis Solutions
Praxis, partenaire commercial IBM (lien externe à ibm.com), propose des solutions informatiques et des services de conseil axés sur la gestion des actifs d’entreprise et la mobilité. Le siège de l’entreprise se trouve à Dubaï, aux Emirats arabes unis, et elle possède des sites supplémentaires au Koweït et en Inde.
Aspects juridiques
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM corporation, IBM watsonx IoT, New orchard road, Armonk, NY 10504
Produit aux États-Unis d'Amérique, Septembre 2021.
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