¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?

La búsqueda de la productividad de los empleados es un cargo que todas las empresas con visión de futuro recogen y aceptan. No hace falta decir que las organizaciones se comprometen a intentar racionalizar sus procesos, optimizar sus cargas de trabajo y llevar a cabo todas las funciones con la máxima eficacia.

La asignación y la gestión de recursos se convierten en una preocupación fundamental, y todo gira en torno a esta pregunta: ¿cómo sacar el máximo partido a los distintos recursos, ya sean humanos o informáticos, y establecer objetivos realistas pero que merezcan la pena, que puedan alcanzarse sin sobrecargar a los miembros clave del equipo y provocar su agotamiento?

Ese es el principal reto de ejecutar una gestión eficaz de la carga de trabajo, y puede ser un acto de equilibrio complicado. He aquí por qué: aquí es donde los sistemas informáticos (que funcionan de forma predecible) se cruzan con los trabajadores de carne y hueso (cuyo comportamiento suele ser menos predecible). Todo ello choca con los calendarios de los proyectos (que se supone que son inamovibles, hasta que las prioridades empresariales cambian repentinamente los hitos y modifican las fechas de entrega). Mantener estas 3 variables en relativo equilibrio es la clave para una gestión adecuada de la carga de trabajo y es un acto de malabarismo que requiere una planificación considerable del proyecto y una priorización con visión de futuro.

Las diferentes empresas abordan la planificación de la carga de trabajo de diversas maneras. Aun así, se pueden aplicar 3 constantes a todas las organizaciones dedicadas a la gestión de la carga de trabajo.

Los entregables son los materiales resultantes creados por la organización y pueden adoptar muchas formas. Los entregables pueden manifestarse como bienes tangibles (como productos fabricados) o como propiedad intelectual intangible (como programas de software y aplicaciones).

A menos que hablemos de una empresa emergente muy pequeña, es probable que haya una división del trabajo establecida, con equipos específicos dedicados a ciertos proyectos. Esto ayuda a mantener las operaciones de un equipo dentro de un ámbito manejable, especialmente cuando se trata de grandes cargas de trabajo, proyectos complejos y tareas importantes.

La gestión del tiempo no se lleva a cabo como una mera buena práctica que sigue una empresa. Los plazos de producción deben cumplirse porque incluso las grandes empresas solo son tan valiosas como su capacidad para proporcionar entregas dentro de un período de tiempo contratado. Debido a que es tan crítico para la viabilidad continua, el seguimiento del tiempo se convierte en una actividad de monitorización de gran valor.

Antes de continuar, definamos nuestros términos con mayor precisión porque la frase “gestión de la carga de trabajo” tiene más de un significado. Aunque esas definiciones no son mundos aparte y, de hecho, son ligeramente análogas, son claramente diferentes.

En el contexto del uso por parte de los empleados y el reparto del trabajo, la gestión de la carga de trabajo puede referirse a la gestión de la carga de trabajo de un equipo o a cómo se distribuye el volumen total de trabajo que una organización tiene previsto ejecutar entre los distintos departamentos y miembros del equipo de la empresa.

Es cierto que hay un aspecto de “elemento humano” en el trabajo cuando se habla de la capacidad del equipo y de cómo las cargas de trabajo del equipo se comparten entre todo el equipo, porque estamos hablando de cómo las personas hacen sus respectivos trabajos. Esta dimensión humana permanece durante las actividades principales de gestión de la carga de trabajo que se llevan a cabo de forma retrospectiva, incluyendo el seguimiento verificable de métricas relacionadas con el rendimiento y la productividad del equipo, y la consideración menos concreta de otros intangibles valiosos, como el trabajo en equipo.

Sin embargo, en otro sentido, la gestión de la carga de trabajo aborda la misma cuestión de la productividad desde una perspectiva estrictamente informática. En este sentido, la gestión de la carga de trabajo es un ejercicio de gestión del trabajo que consiste en determinar el total de tareas informáticas del proyecto que deben completarse para que la organización alcance sus objetivos continuos. La organización utilizará esta cifra compilada para ayudar a proyectar con precisión la planificación de la capacidad del proyecto y la gestión de tareas para que esto suceda. Esto se reduce a descubrir cómo dispersar los flujos de trabajo colectivos en distribuciones equilibradas de la carga de trabajo.

Luego, existe un tercer significado más amplio de “gestión de la carga de trabajo” que combina ambas discusiones en una sola conversación que cubre el trabajo de gestión de proyectos que debe realizarse, el personal humano asignado para ejecutar ese trabajo y los sistemas informáticos y procesos necesarios para llevarlo a cabo. Para estudiar este tema en profundidad, necesitamos examinar este sentido integral de “gestión de la carga de trabajo” y todo lo que implica.

No es sorprendente que haya tantos tipos de productos dedicados a los procesos de gestión de la carga de trabajo, dado que casi todas las organizaciones se dedican a formular y llevar a cabo estrategias de gestión de la carga de trabajo. Estas son algunas de las opciones más populares:

Durante décadas, esta no fue solo la principal forma de visualizar las comparaciones de rendimiento, sino prácticamente la única forma de hacerlo. Resulta que algunos conceptos básicos no se pueden mejorar, por lo que seguimos utilizando hojas de cálculo en el siglo XXI. Al publicar toda la información contenida según los ejes X e Y, las hojas de cálculo pueden proporcionar y comparar muchos datos de un vistazo rápido.

El primer programa informático de hoja de cálculo se llamó VisiCalc (por “calculadora visible”) y se lanzó a finales de 1979 para el sistema informático Apple II. VisiCalc (creado por Dan Bricklin y Bob Frankston) se basó en un estudio de 1961 realizado por el científico estadounidense Richard Mattesich. A su vez, VisiCalc allanó el camino para Excel, que se ha convertido en sinónimo de programas de hojas de cálculo informatizados, y fue iniciado por un empleado de Microsoft llamado Charles Simonyi para su lanzamiento oficial en 1985.

Las estimaciones publicadas a finales de 2022 indicaban que cada mes más de 750 millones de usuarios recurren a Excel, y algunas proyecciones acercan esa cifra a los 1200 millones¹. Estimaciones similares publicaron que alrededor del 63 % de todas las empresas utilizaban Excel de forma regular para al menos algunas de sus diversas necesidades contables².

Una de las formas más básicas y fáciles de entender de realizar un seguimiento del progreso de la carga de trabajo es a través de los tableros Kanban (“Kanban” en japonés significa “señal visual”). Los tableros Kanban se utilizaron por primera vez con pizarras físicas reales configuradas con columnas verticales que dividían los pasos del proyecto. Las partes interesadas podrían entonces aplicar las notas de esas columnas para indicar el progreso gradual.

El uso de la placa Kanban fue introducido por primera vez a finales de la década de 1940 por el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno, como parte de un enfoque de “producción ajustada” diseñado para maximizar la productividad y limitar el desperdicio. El primer software Kanban informatizado fue ideado por el informático David Anderson a principios de la década de 2000 y adaptado posteriormente por creadores de software como Microsoft. Entre las aplicaciones Kanban actuales, Asana es conocida como proveedor líder. Su producto de tablero Kanban admite la automatización y permite integraciones (por ejemplo, métodos para vincular tableros Kanban con otras herramientas para agilizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo).

Los paneles de control utilizan tecnología de widgets para mostrar varios tipos de información dentro de una configuración visual. El modelo obvio para esto es un panel de control, que permite al controlador ver indicadores importantes y otros monitores, todo dentro de su mirada inmediata.

Los paneles de control funcionan igual, excepto con tablas y gráficos en lugar de varios indicadores. Los primeros experimentos con paneles de control informatizados tuvieron lugar durante la década de 1980, pero no fue hasta una década más tarde cuando esos paneles de control se hicieron más útiles y se integraron mejor en los sistemas. El uso del panel de control realmente despegó cuando se volvió capaz de mostrar indicadores clave de rendimiento (KPI). 

Además del software de gestión de proyectos, hay otros tipos de herramientas de gestión de proyectos disponibles, métodos que representan formas comprobadas y verdaderas que existen desde hace muchas décadas:

• Listas de tareas: para desglosar los pasos individuales que deben seguirse, la simple lista de tareas sigue siendo un equipo esencial. Al igual que las hojas de cálculo, las listas de tareas son eficaces principalmente porque reducen la información a sus datos esenciales. Las listas de tareas suelen ser el primer paso en la formulación de estrategias eficaces para abordar nuevos proyectos y una parte temprana de la definición de los hitos necesarios del proyecto.
• Diagramas de Gantt: una de las mejores herramientas principales para monitorizar el progreso, los diagramas de Gantt expresan el progreso como una barra horizontal que indica el progreso de izquierda a derecha y se colorea por completo al alcanzar el estado de finalización del 100 %. Las barras de los diagramas de Gantt (llamados así por el científico social Henry Gantt, quien creó el método por primera vez durante la década de 1910) generalmente también proporcionan un porcentaje numérico de finalización para aumentar las barras horizontales, que se pueden apilar para comparar el progreso en varias áreas del proyecto.
• Listas de tareas pendientes: otra herramienta de gestión de la carga de trabajo que ayuda en el proceso de monitorización del progreso son las listas de tareas pendientes. Mientras que las listas de tareas se concentran en definir los principales desarrollos, las listas de tareas pendientes representan el “profundizar” en esos desarrollos y detallar los pasos reales que conducirán a la finalización del proyecto. Las listas de tareas pendientes se pueden crear con un alcance variable, lo que significa que se pueden aplicar a todo un departamento, a un equipo específico o incluso a una persona en particular.

Nota: aunque es de esperar ver hojas de cálculo en esta lista, hay una razón clave por la que se excluyeron. Aunque los jefes de equipo suelen construir cuadrículas visuales en pizarras o en programas de procesamiento de textos para contener una variedad de datos, estas cuadrículas no cuentan como hojas de cálculo reales. Las hojas de cálculo no contienen simplemente información cuadriculada. Esa información está conectada por inteligencia informática que permite a los usuarios realizar cálculos sencillos que pueden aplicarse a la vez a todos los datos de esa hoja de cálculo, lo que ahorra un tiempo considerable al tener que realizar varios cálculos. Esa inteligencia integral no está presente en un gráfico simple y cuadriculado. 

Las organizaciones varían mucho, al igual que las necesidades empresariales. No obstante, todavía existen algunos principios básicos sólidos con respecto a la gestión inteligente de la carga de trabajo, y se pueden aplicar a casi todas las empresas.

Un plan de gestión de la carga de trabajo solo puede ser tan sólido como las ideas que contiene. Por lo tanto, corresponde a quien esté haciendo la planificación evaluar honestamente los conjuntos de habilidades del personal y su eficacia dentro de esos roles. Esto es tan importante como tener una proyección precisa de los pasos e hitos clave necesarios de un proyecto. Cuanto más honesto sea con las capacidades de la empresa, es más probable que su planificación de la gestión de la carga de trabajo resulte eficaz.

No hace falta decirlo, pero es sorprendente cuántas organizaciones siguen operando con su personal en gran medida a oscuras sobre las operaciones de la empresa o las expectativas completas relacionadas con su rendimiento individual. Las comunicaciones con los miembros del equipo deben ser fáciles de entender y difíciles de confundir. Además, una comunicación clara debe aplicarse a todos los equipos y aplicarse de manera uniforme en todos los recursos para evitar lagunas de información y silos de rendimiento.

Una de las formas en que las empresas agotan a los miembros clave de su personal es equipándolos con un número poco realista de múltiples tareas. Para que los empleados funcionen de manera efectiva y en general satisfechos, se debe evitar un entorno de multitarea. Los miembros del personal deben poder centrarse en una tarea a la vez hasta que se complete esa tarea. Esto evita la casi parálisis que puede afectar a la productividad cuando un empleado intenta hacer malabarismos con demasiadas tareas a la vez.

Un aspecto clave de la gestión eficaz de la carga de trabajo consiste en aprovechar las diversas herramientas técnicas a su disposición siempre que sea posible. Las tareas repetitivas son un área clave en la que puede aplicar uno de sus mayores activos: las plantillas. Las plantillas son ideales para automatizar la creación de documentos y acelerar su producción. También ayudan a garantizar que los estándares de la empresa tengan un formato coherente en todos los documentos salientes.

Aquí hay otra obviedad, pero le sorprendería saber cuántas organizaciones de primer nivel simplemente delegan responsabilidades importantes a los equipos sin realizar controles posteriores con todo el personal relevante. Claramente, esta es una receta para el desastre que debe evitarse a toda costa. Las reuniones de equipo no tienen por qué ser largas para ser eficaces, pero sí deben celebrarse con regularidad y dar tiempo a cada miembro del equipo para informar sobre sus actividades actuales y cualquier posible obstáculo para su progreso.