¿Qué es el procesamiento directo?

El STP puede abarcar cualquiera o todas las etapas automatizadas, como el inicio, la validación, el enriquecimiento, el enrutamiento, el cumplimiento y la liquidación. Sin embargo, el STP no es una propuesta de todo o nada; a menudo se habla de él en términos de tasa de STP, o el porcentaje del proceso que está automatizado. Adoptar una metodología STP puede reducir los tiempos de procesamiento, lo que a su vez puede agilizar las tareas operativas, permitir una mayor escalabilidad y producir un rastro claro y auditable de la documentación. 

El STP es particularmente común en los servicios financieros, particularmente en el comercio de valores, los pagos y las operaciones bancarias. En la negociación de valores, por ejemplo, se analizan, compensan y ejecutan millones de operaciones cada día sin la participación humana. 

Los detalles de una transacción STP pueden variar, y no todas las aplicaciones incluirán todos los pasos. Veamos un ejemplo de una cadena de supermercados minoristas que hace un pedido a su proveedor de tomates, con el objetivo de alcanzar el STP durante el ciclo de vida.

La cadena de supermercados tiene un sistema automatizado que señala que el suministro de tomates se está agotando. Teniendo en cuenta los índices de ventas y el inventario, el sistema de gestión de inventario de la cadena de supermercados determina que la tienda necesita 10 cajas de tomates de 11 kg.

El sistema genera automáticamente (y en tiempo real) un pedido y lo envía al proveedor de tomates. Esta orden se puede enviar utilizando protocolos estandarizados de transmisión de documentos comerciales, como la interfaz electrónica de datos (EDI).

El proveedor de tomates recibe el pedido y valida automáticamente la información que contiene. ¿Es correcto el precio? ¿Dispone el proveedor de suficiente inventario propio y de capacidades de entrega? ¿Está la cadena de supermercados al día con sus pagos? ¿Existen contratos vigentes que deban revisarse para comprobar su exactitud y relevancia? ¿La dirección de entrega coincide con la que el proveedor ya tiene registrada? 

El objetivo de STP es responder a cada una de estas preguntas de forma automática e instantánea. 

Es posible que la cadena de supermercados no incluya toda la información que el proveedor de tomates necesita para completar el pedido; podría incluir simplemente la cantidad, el SKU del artículo (unidad de mantenimiento de existencias) y la dirección de entrega. El proveedor de tomates tendrá que "enriquecer" ese pedido básico con más información. Esto podría incluir consideraciones de envío, como las necesidades de peso o temperatura; dónde se almacenan los tomates; dónde el proveedor obtiene tomates para este cliente en particular y más. 

Estos datos no son necesarios para la cadena de supermercados, pero son vitales para el registro de auditoría del proveedor de tomates. 

El enrutamiento se refiere al proceso de dirigir las transacciones financieras a través de los canales de compensación apropiados o las redes de procesamiento de pagos. Básicamente, determinar qué método de pago se utilizará y cómo se entregará el pago.

Entre los métodos de pago electrónico en un sistema STP se incluyen las transferencias electrónicas de fondos, como el ACH (Automated Clearing House) en Estados Unidos o la SEPA (Zona Única de Pagos en Euros) en Europa. Se utilizan habitualmente para las transacciones entre bancos y otras instituciones financieras, así como para mover dinero entre empresas, consumidores y organismos gubernamentales. Son métodos STP clásicos para tareas como la gestión de nóminas y los pagos a proveedores, ya que los archivos o las llamadas a la API se pueden validar, enrutar, procesar y liquidar automáticamente.

Otros métodos incluyen los pagos con tarjeta, los sistemas de pago instantáneo como Real-Time Payments (RTP) y FedNow, y las transferencias bancarias.

El proveedor de tomates ahora puede comprobar el inventario del almacén y las opciones de entrega y notificar a la cadena de supermercados estas actualizaciones. Para lograr un procesamiento directo al 100 %, se podría utilizar un sistema de cumplimiento robótico automático para recoger, envasar y enviar los tomates. Pero también es común mezclar pasos manuales con automatizados; por ejemplo, el proveedor puede ordenar a los empleados de su propio almacén que empaqueten y envíen las cajas de tomates en camiones apropiados.

Para otras transacciones STP, el cumplimiento puede implicar simplemente pagos. Las reclamaciones de seguros, los pagos de hipotecas y las transacciones financieras, como el comercio de acciones, pueden beneficiarse de STP, pero no requieren una etapa de cumplimiento físico, ya que no hay elementos físicos involucrados.

Una vez confirmado el cumplimiento, el proveedor genera automáticamente una factura y la envía a la cadena de supermercados. A su vez, la cadena de supermercados recibe automáticamente esta factura y envía el pago de las cuentas por cobrar a través del método aceptado (por ejemplo, ACH). 

En toda esta operación, los seres humanos solo participaron en las tareas físicas relacionadas con la compra de tomates: la carga, la entrega y el aprovisionamiento de los estantes. El resto de la transacción se completó sin necesidad de intervención humana. 

Este ejemplo es uno especialmente optimizado y automatizado. Puede que la cadena de supermercados no disponga de un sistema de inventario que reconozca automáticamente la necesidad de un nuevo envío de tomates, por ejemplo. STP se refiere al objetivo de automatizar este proceso. La "tasa STP" se refiere al porcentaje de transacciones que se procesan automáticamente.

Incluso si una organización no puede automatizar la totalidad de sus procesos, puede obtener un beneficio de las automatizaciones y mejoras graduales en su sistema de procesamiento directo. Los beneficios clave incluyen:

La automatización puede reducir significativamente el riesgo de error humano en la introducción y validación de datos. Un análisis de VAO sobre la introducción de datos en empresas de la cadena de suministro reveló una tasa de error de hasta el 4 % en el caso de la introducción manual de datos, pero de solo un 1 % como máximo en los procesos automatizados compatibles con el procesamiento directo (STP). A escala, esto puede suponer una reducción drástica.

Un flujo de trabajo de STP puede reducir los costes. Esta reducción de costes podría deberse a la sustitución de la mano de obra humana, a la disminución de la necesidad de productos de papel, como cheques, sellos y material de impresión, y a la reducción de la carga de trabajo de los agentes del servicio de atención al cliente gracias a una comunicación más ágil, entre otras cosas. Un estudio de Synovus reveló que el coste medio de producir una factura manualmente es de unos 10 dólares, mientras que quienes implementaron tácticas de automatización gastaron tan solo 2,81 dólares. 

Ese mismo estudio de VAO descubrió que el tiempo medio de procesamiento de una factura producida manualmente es de aproximadamente 10 a 12 minutos. Pero esa cifra aumenta si se tienen en cuenta otros elementos, como la cola de documentos y la escalabilidad limitada para períodos de gran volumen. El tiempo total del ciclo, desde la recepción hasta la finalización, fue de 14,6 días para la producción manual. ¿Con métodos STP? Entre 3 y 5 días.

La automatización de pasos individuales en el proceso de transacción mejora y acelera tanto ese paso en particular como el proceso en su conjunto.

En procesos con una intervención manual significativa, el crecimiento de una empresa requiere aumentos proporcionales de personal para gestionar el nuevo volumen de pedidos. STP puede romper ese ciclo. Los servicios automatizados suelen ser más baratos y más fáciles de escalar a medida que aumenta el volumen de pedidos. 

STP puede aumentar la satisfacción de los clientes al reducir o eliminar muchos de los puntos débiles de las transacciones comerciales. Por ejemplo, las notificaciones, como las actualizaciones de envíos, se crean automáticamente y se envían en cuanto están justificadas. Estas automatizaciones reducen los tiempos de procesamiento y los errores, lo que impulsa experiencias del cliente más positivas.  

Automatizar las transacciones comerciales y los sistemas de pago de acuerdo con los objetivos del STP puede ayudar a garantizar el cumplimiento de la normativa y a minimizar los riesgos de seguridad. El cumplimiento normativo se puede aplicar automáticamente: por ejemplo, las leyes fiscales estatales, las leyes de propiedad intelectual y las leyes de protección de datos personales varían según la ubicación, pero se pueden aplicar automáticamente en función de la ubicación de las empresas involucradas en una transacción.  

STP también permite la implementación de protocolos de transacción seguros, como EDI, y la incorporación de herramientas de IA que ayudan a detectar comportamientos sospechosos y potencialmente fraudulentos. fg

La mera presencia de una tasa de STP, como métrica, demuestra que, si bien las organizaciones reconocen el valor del STP como objetivo, existen importantes obstáculos y desafíos para completar la implementación.

Las organizaciones a menudo dependen de sistemas heredados que pueden presentar retos de integración, especialmente con sistemas más modernos. Por ejemplo, muchos sistemas antiguos no fueron diseñados para comunicarse a través de API (interfaces de programación de aplicaciones), y tales incompatibilidades pueden presentar barreras para el intercambio de datos y los flujos de trabajo integrados. Las soluciones de API personalizadas pueden llevar mucho tiempo y ser caras de crear, al igual que la migración a un sistema más moderno.

La automatización de los sistemas a veces puede requerir la modificación de las prácticas establecidas con las que los empleados se sientan cómodos. Por ejemplo, confiar en un algoritmo para medir, entender y evaluar el riesgo puede parecer aterrador o arriesgado para los empleados acostumbrados a emitir esas decisiones ellos mismos. 

La implementación de un sistema STP puede requerir cambios que consuman mucho tiempo y mayores costes iniciales en hardware, software y personal. Es posible que los equipos necesiten mover datos a nuevas plataformas, comprar nuevas suscripciones y crear integraciones personalizadas para conectar varias fuentes de datos y aplicaciones. Estas operaciones pueden requerir la contratación de consultores, personal de TI adicional y gestores de proyectos y el reciclaje de los empleados existentes. 

STP está en condiciones de beneficiarse de muchos avances tecnológicos modernos. Tecnologías como las soluciones iPaaS que simplifican la integración de aplicaciones y la creación de flujos de trabajo automatizados están ayudando a las organizaciones a alcanzar sus objetivos de procesamiento directo.

La plataforma de integración como servicio, o iPaaS, se refiere a un conjunto de herramientas y soluciones de autoservicio basadas en la nube que se utilizan para integrar aplicaciones, sistemas y fuentes de datos.

Los productos iPaaS proporcionan una solución al creciente desafío de la integración de aplicaciones, fuentes de datos y servicios en entornos de TI cada vez más complejos. Con iPaaS, las empresas pueden orquestar los flujos de integración y maximizar la interoperabilidad entre sistemas dispares utilizando herramientas como conectores, mapas y componentes de transformación prediseñados.

Esta centralización e integración simplificada hace que las soluciones iPaaS sean herramientas útiles para alcanzar los objetivos de STP. En muchos casos, STP es difícil de lograr debido a las limitaciones del intercambio de datos: los flujos de datos entre sistemas de un paso del proceso al siguiente es una necesidad fundamental de STP. Las plataformas iPaaS ayudan a los desarrolladores a crear las integraciones necesarias para crear sistemas automatizados de procesamiento directo.

La inteligencia artificial (IA) ya se utiliza en muchos aspectos de los sistemas STP. El procesamiento inteligente de documentos, o PID, se basa en la IA para leer y comprender documentos manuscritos, y utiliza el procesamiento del lenguaje natural para entenderlos y dirigir los datos al lugar adecuado. 

Las herramientas con IA también se utilizan para evaluar riesgos, valorar reclamaciones de seguros, detectar fraudes y mucho más. En la banca, ya se utilizan herramientas de IA para detectar el blanqueo de dinero, cotejar los pagos con las facturas y generar automáticamente pruebas y documentación para los auditores.

Blockchain ya se utiliza como infraestructura subyacente en algunas aplicaciones fintech y presenta posibilidades adicionales para capacidades futuras, como la liquidación "T+0" (liquidación instantánea o casi instantánea).

“T+1” y “T+2” se refieren al período de liquidación de una transacción; en otras palabras, ¿cuántos días hábiles después de una transacción se produce la liquidación? T+0 significaría cero días entre la transacción y la liquidación, para una comunicación instantánea.

En ciertos diseños, blockchain puede reducir la dependencia de intermediarios tradicionales como redes ACH y bancos corresponsales. Sin embargo, los requisitos normativos, de cumplimiento y de integración implican que, por lo general, siga interviniendo algún tipo de intermediario financiero.

La automatización robótica de procesos, o RPA, no es exactamente IA; es más parecido a emplear un robot para realizar una tarea específica. Una IA puede tomar datos no estructurados, analizarlos y adaptarse a patrones. La RPA tiene más que ver con la entrada de datos y otras tareas específicas. La RPA y la IA suelen trabajar juntas, como una especie de combinación de "manos y cerebro".

En finanzas, por ejemplo, la IA puede utilizarse para analizar los datos de las transacciones y evaluar si se está produciendo un fraude. La RPA llega entonces a esa conclusión y puede bloquear las transacciones de una cuenta fraudulenta. Esta combinación a veces se conoce como automatización inteligente, o IA, y probablemente seguirá creciendo en complejidad, capacidad y popularidad en el futuro.