¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

En las transacciones EDI, la información se traslada directamente de una aplicación informática de una organización a una aplicación informática de otra. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Compartir datos ahora es más rápido y fácil con esta capacidad automatizada, en comparación con el uso de documentos en papel u otros métodos tradicionales que pueden llevar horas, días o incluso semanas.

Hoy en día, las industrias utilizan la integración EDI para compartir una variedad de tipos de documentos, desde órdenes de compra hasta facturas, solicitudes de cotizaciones, solicitudes de préstamos y más. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son Business Partners que intercambian bienes y servicios con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes de empresa a empresa (B2B).

Los estándares de mensajes EDI definen todas las transacciones EDI. Es vital contar con procesos de gobierno adecuados para la calidad de los datos. Cuando falta información o está en el lugar incorrecto, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de las conversaciones EDI¹. Varias organizaciones definen los estándares de mensajes EDI, incluidos ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y el Comité Estándar acreditado X12 (ASC X12).

En general, la transmisión EDI tiene 2 tipos básicos:

• Conexiones punto a punto o directas: dos ordenadores o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, por lo general con protocolos seguros.
  
  
• Red de valor añadido (VAN): una red de terceros gestiona la transmisión de datos, generalmente con un paradigma de buzoneo de correo.

Los protocolos de transmisión de Internet EDI incluyen el Protocolo Secure File Transfer (SFTP), la Declaración de aplicabilidad 2 o AS2, un protocolo basado en HTTP, el Protocolo simple de acceso a objetos (SOAP) y otros. Los elementos de datos EDI incluyen elementos como el ID del remitente y el ID del receptor. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles un mayor significado. Por ejemplo, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. Los sobres estructuran distintos tipos de datos y llevan la información de la dirección del remitente y el destinatario. El flujo de documentos EDI o el flujo de mensajes describe el movimiento de los mensajes EDI a varias direcciones entrantes y salientes y departamentos para ejecutar un proceso comercial o una transacción².

Los metalenguajes como el lenguaje de marcado extensible (XML) o la notación de objetos JavaScript (JSON) complementan el EDI en lugar de reemplazarlo. Las empresas deben estar preparadas para gestionar un número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia habitualmente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2000 socios.

“Hasta un 20 % de nuestras transacciones B2B generaban un error antes de que comenzáramos a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora hay menos errores, por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia porque un cliente enviaba un código incorrecto, lo que era doloroso para nuestro equipo de servicio al cliente. Ahora ocurre probablemente un 80 % menos, porque antes todo eso se hacía manualmente". Lea lo que otros gestores de EDI le dicen a IDC sobre cómo impulsan el valor estratégico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Las transacciones EDI son esenciales para los procesos B2B y siguen siendo el medio preferido para el intercambio de documentos y transacciones entre empresas, tanto pequeñas como grandes.

La tecnología EDI ofrece cinco beneficios empresariales clave a través de la automatización y la integración B2B:

• La tecnología EDI ahorra tiempo y dinero mediante la automatización de un proceso que se ejecutó manualmente con documentos en papel.
  
  
• Las soluciones de EDI mejoran la eficiencia y la productividad porque se comparten y procesan más documentos comerciales en menos tiempo y con más precisión.
  
  
• La transferencia de datos EDI reduce los errores gracias a una estandarización rígida, que ayuda a garantizar que la información y los datos están formateados correctamente antes de que entren en los procesos o aplicaciones empresariales.
  
  
• La integración del EDI mejora la trazabilidad y la presentación de informes al permitir la incorporación de documentos electrónicos a diversos sistemas informáticos, lo que facilita la recopilación, la visibilidad y el análisis de datos.
  
  
• La automatización eficiente de EDI permite una entrega fiable de productos y servicios para una experiencia positiva del cliente.

Para las grandes organizaciones, el EDI permite instituir estándares entre los business partners para lograr beneficios de manera consistente. Para las organizaciones más pequeñas, el cumplimiento de EDI ofrece una mayor integración con empresas más grandes que tienen grandes presupuestos e influencia.

Para algunas empresas, el EDI puede ser difícil de implementar. Uno de los motivos es la necesidad de seguir el ritmo de las cambiantes normas y actualizaciones gubernamentales. También es inherentemente complejo, ya que debe adaptarse a las complejidades de las necesidades comerciales globales. Por ejemplo, cada business partner en una red B2B puede presentar requisitos individuales. Muchas organizaciones externalizan las soluciones EDI debido a criterios de formato únicos.

Ya sea internamente o subcontratada, existen algunas condiciones, capacidades y recursos básicos que se necesitan para implementar EDI de manera efectiva. Además de factores como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión seguros y el hardware y software necesarios, una implementación del EDI eficaz debe considerar:

Este tipo de software de transformación toma campos como nombres, direcciones, importes de moneda, números de pieza y cantidades, y los asigna desde formatos de aplicación empresarial a documentos estandarizados y viceversa.

Estas funciones permiten procesar grandes lotes de mensajes EDI, ya que permiten a emisores y receptores empaquetar y desempaquetar las transacciones. Las transacciones pueden agruparse o dividirse en varias divisiones o áreas del negocio de un Business Partner.

Una vez que se quita la envoltura de un mensaje, se requieren mecanismos de enrutamiento para ordenar los mensajes de diferentes grupos y entregarlos a los destinos apropiados. La transformación de mensajes también puede ser necesaria para obtener el mensaje en el formato correcto para su destino.

El TPA aclara los términos y condiciones, establece estándares para los documentos comerciales y define las comunicaciones y los protocolos comerciales entre los Business Partners.

Considere este escenario: una devolución de cargo relacionada con un envío dañado se activa utilizando un documento EDI 214, que es un Mensaje de Estado de Envío del Transportista. El material del envío es inutilizable o invendible. Lo más probable es que surjan disputas basadas en el contracargo.

En las futuras cadenas de suministro, el EDI será la capacidad central de intercambio de documentos para respaldar innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), la cadena de bloques y la inteligencia artificial (IA)³. El futuro EDI utilizará:

• Sensores IoT que se incorporan en el embalaje de un envío y se vinculan a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad del estado del paquete casi en tiempo real.
  
  
• La tecnología blockchain sustenta los flujos de información EDI para los envíos para ofrecer una versión compartida de la verdad que puede resolver rápidamente e incluso evitar las disputas por devoluciones de cargos. 
  
  
• Un agente de IA que monitoriza todos los eventos e información relevantes relacionados con un envío y puede identificar un evento de incumplimiento. Los agentes de IA también pueden determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente de reemplazo más eficiente, iniciar un nuevo envío y aceptar una devolución autorizada.