Minería de procesos frente a modelado de procesos frente a mapeo de procesos: ¿cuál es la diferencia?

La minería de procesos es una forma de gestión de procesos empresariales que ayuda a las organizaciones a descubrir, evaluar y mejorar los flujos de trabajo. En la minería de procesos, se aplica un algoritmo al registro de eventos de un sistema informático, como un software de gestión de la relación con el cliente (CRM) o de contabilidad. El algoritmo descubre tendencias en los datos del registro de eventos y utiliza esas tendencias para construir un modelo de proceso, que visualiza los flujos de trabajo que se producen dentro de estos sistemas. Los algoritmos de minería de procesos también pueden utilizarse para mejorar los modelos de procesos existentes, comparar los modelos de procesos con instancias reales de flujos de trabajo y simular cambios en los procesos.

El beneficio clave de la minería de procesos son los datos que proporciona. Ayuda a las empresas a utilizar los datos del registro de eventos para guiar la asignación de recursos, la optimización del flujo de trabajo, las iniciativas de automatización y otras decisiones empresariales críticas.

Un modelo de proceso es una representación visual de un flujo de trabajo, producido mediante la aplicación de algoritmos de minería de datos a los datos de registro de eventos. Los modelos de procesos ofrecen ilustraciones cuantitativas y objetivas de los procesos empresariales. Estos modelos contienen una gran cantidad de datos de flujo de trabajo, incluidos eventos, un registro de quién posee o inicia esos eventos, rutas tomadas dentro del flujo de trabajo, plazos de cada paso, tasas de éxito y más. El modelado de procesos puede entenderse como un subcomponente de la minería de procesos, en concreto, la fase en la que el algoritmo utiliza los datos del registro de eventos para generar un modelo de flujo de trabajo.

El beneficio clave del modelado de procesos es que pinta una imagen de los procesos tal como existen, en lugar de cómo la empresa puede pensar que existen. Al aprovechar los datos de registro de eventos, los algoritmos de minería de procesos crean modelos cuantitativos que ofrecen niveles de transparencia hasta ahora inalcanzables en los flujos de trabajo organizativos.

Al igual que el modelado de procesos, el mapeo de procesos se refiere a la creación de una representación visual de un proceso empresarial. Sin embargo, mientras que un modelo de procesos es basado en datos y cuantitativo, un mapa de procesos es subjetivo y cualitativo. El mapeo de procesos suele comenzar con un analista o estratega empresarial que organiza talleres y entrevistas con las personas implicadas en un proceso objetivo. El analista o estratega utiliza entonces la información que ha recopilado para crear un mapa de procesos, ya sea a mano o con un software de mapeo de procesos.

El beneficio clave del mapeo de procesos es que visualiza los flujos de trabajo de una manera más centrada en las personas. En lugar de capturar métricas objetivas, los mapas de procesos describen principalmente cómo las distintas personas y equipos de una empresa participan en un proceso determinado.

Nota: tanto los modelos de procesos como los mapas de procesos representan los procesos visualmente, pero no son intercambiables. En cambio, destacan diferentes aspectos de los mismos flujos de trabajo. Los modelos de procesos son más cuantitativos, mientras que los mapas de procesos son más cualitativos.

Piense en una empresa que busca una mayor claridad en su proceso de compras en toda la organización. ¿Cuándo sería apropiado utilizar la minería de procesos, el modelado de procesos o el mapeo de procesos?

• Modelado de procesos: si la organización quiere entender con precisión lo que ocurre en cada paso del proceso de compras, utilizaría el modelado de procesos. Aplicando un algoritmo de minería de datos a los datos de registro de eventos de las compras, la organización generaría un modelo de proceso completo, que ofrecería una perspectiva objetiva de todo el flujo de trabajo.
• Minería de procesos: si la organización ya ha modelado su proceso de compras y desea identificar oportunidades específicas de mejora y optimización, la minería de procesos sería la mejor opción. La minería de procesos puede comparar los flujos de trabajo reales con los modelos existentes, destacando las oportunidades para racionalizar los procesos y mejorar la precisión de los modelos. Si la organización quiere probar posibles mejoras antes de implementarlas, también podría utilizar la minería de procesos para generar un modelo hipotético basado en datos precisos del registro de eventos.
• Mapa de procesos: si la empresa desea aclarar qué departamentos poseen qué partes del proceso de compras, un mapa de procesos sería la opción adecuada porque se basa en datos cualitativos y en la experiencia de los empleados. Un mapa de procesos también ayudaría a aclarar cómo el proceso de compras afecta a todos los departamentos.

Para obtener la visión más completa de las compras, la empresa utilizaría una combinación de las tres: el modelado de procesos para capturar datos cuantitativos, el mapeo de procesos para capturar datos cualitativos y la minería de procesos para señalar las oportunidades de mejora:

La minería de procesos convierte la gestión de procesos empresariales en una ciencia, pero se deben cumplir ciertos requisitos antes de poder aplicarla:

• Pro: la minería de procesos extrae los datos de los registros de eventos del sistema de TI y los hace prácticos y utilizables para los equipos empresariales.
• Pro: los algoritmos de minería de procesos pueden hacer más precisos los modelos de procesos existentes y generar modelos hipotéticos de lo que ocurriría si se modificara un proceso.
• Pro: la minería de procesos ofrece una visión basada en datos de los flujos de trabajo reales y sus resultados, lo que proporciona a la empresa una inteligencia empresarial más objetiva para orientar la asignación de recursos, las iniciativas de automatización, la optimización de los flujos de trabajo y otras decisiones empresariales fundamentales.
• Contra: las organizaciones necesitan utilizar herramientas especializadas para implementar la minería de procesos, ya que el método se basa en algoritmos avanzados de minería de datos. Dicho esto, los empleados no necesitan necesariamente conocimientos de ciencia de datos para llevar a cabo la minería de procesos, ya que la mayoría de las herramientas de minería de procesos automatizan la aplicación de algoritmos y la generación de modelos.

El modelado de procesos es útil para proporcionar a las empresas vistas más objetivas de los flujos de trabajo que impulsan sus operaciones. Sin embargo, hay algunos tipos de datos que estos modelos no pueden capturar:

• Pro: los modelos de procesos ofrecen representaciones objetivamente precisas de los procesos, eliminan los errores humanos y van más allá de las suposiciones para descubrir cómo son los flujos de trabajo en la práctica.
• Ventaja: los modelos de procesos representan visualmente datos cuantitativos de procesos como el tiempo, las tasas de éxito, las tasas de error y los resultados objetivamente medibles, lo que permite un análisis más informado de los procesos empresariales y la lógica empresarial. Sin un modelo de procesos, los equipos se ven limitados a discutir los flujos de trabajo en términos cualitativos que no reflejan necesariamente la realidad.
• Pro: los modelos de procesos facilitan la difusión y el debate de los procesos al transformar los flujos de trabajo abstractos en imágenes concretas.
• Contra: los modelos de procesos no pueden capturar datos cualitativos sobre cómo los empleados tienen la experiencia de los flujos de trabajo en el mundo real; solo pueden reflejar los datos registrados en un registro de eventos.

La cartografía de procesos es una forma rápida y flexible de generar una visión general de los procesos, pero a veces los mapas pueden ser inexactos porque se basan en informes cualitativos de los empleados:

• Pro: los mapas de procesos pueden capturar datos cualitativos sobre cómo se manifiestan los flujos de trabajo en las actividades e interacciones de los empleados en el mundo real.
• Pro: los mapas de procesos no requieren demasiadas herramientas especializadas y pueden elaborarse con relativa rapidez y facilidad. 
• Contra: como los mapas de procesos se basan en talleres y entrevistas con los empleados, son menos objetivos que los modelos de procesos y pueden contener información errónea, incompleta o inexacta.

La automatización empresarial no se puede lograr sin una comprensión clara de los procesos empresariales. En otras palabras, una empresa debe saber con precisión lo que sucede en un flujo de trabajo antes de poder automatizar eficazmente cualquiera de los pasos. Las técnicas de minería, modelado y mapeo de procesos proporcionan datos cuantitativos y cualitativos que otorgan a las empresas una transparencia sin precedentes en sus flujos de trabajo. Con vistas completas de sus procesos existentes, las empresas pueden emprender esfuerzos de automatización a gran escala con facilidad.

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