¿Qué es la optimización de inventario?

Tener suficiente inventario a mano puede ayudar a las empresas a evitar desabastecimientos, pero tener demasiado inventario a la vez puede generar gastos adicionales. La optimización eficaz del inventario requiere comprender los patrones de demanda de los clientes, la dinámica de la cadena de suministro y otros factores que afectan a los niveles de inventario.

Las tecnologías avanzadas, los datos y las prácticas eficientes pueden agilizar los procesos de gestión de inventario. Esto puede mejorar la resiliencia de la cadena de suministro y ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva.

La gestión de inventario es un término más amplio. Se refiere al proceso de pedido, almacenamiento y uso del inventario de una empresa. El objetivo es asegurarse de que todas las materias primas, componentes y productos terminados se rastrean y contabilizan para limitar las pérdidas, la escasez y el desperdicio.

La optimización del inventario es un componente de la gestión del inventario. Mientras que la gestión de inventarios consiste en hacer un seguimiento y controlar las existencias, la optimización de inventarios consiste en tomar decisiones estratégicas que mejoren la eficiencia y la rentabilidad. Se centra en tener la cantidad correcta de existencias basándose en sopesar los costes de llevar demasiado inventario frente a la posible pérdida de ventas que podría resultar de tener muy poco.

Ambas son necesarias para una gestión eficaz de la cadena de suministro.

Tener demasiadas o muy pocas existencias puede interferir con las actividades comerciales y la rentabilidad. La optimización del inventario es una forma de abordar los desafíos comunes de la gestión de inventario.

Los desafíos para la gestión de inventario incluyen:

• Volatilidad de la demanda
• Interrupciones en la cadena de suministro
• Complejidad de la cadena de suministro
• Complejidad del producto
• Estacionalidad
• Cambios en los modelos de negocio
• Demandas cambiantes de los clientes

Las fluctuaciones de la demanda de los clientes dificultan las previsiones. Sin un inventario suficiente, una empresa puede perder ventas o terminar con clientes insatisfechos. Con demasiado inventario, se enfrenta a altos costes de mantenimiento. Los productos pueden quedar obsoletos o inutilizables, un riesgo importante para los productos perecederos.

A veces, los proveedores no pueden entregar los productos debido a circunstancias imprevistas, como desastres naturales, huelgas laborales u otros eventos globales. Si no se tiene un plan de contingencia, las interrupciones pueden causar desabastecimientos y evitar que las empresas cumplan con los pedidos.

Una cadena de suministro puede implicar a múltiples proveedores, instalaciones de producción, almacenes y centros de distribución. Sus elementos pueden estar repartidos por distintos puntos geográficos. Estas redes se conocen como cadenas de suministro de varios niveles. Las decisiones tomadas en un escalón pueden afectar significativamente a otros. Cuanto más compleja sea la cadena de suministro, más dificultades puede encontrar una empresa a la hora de predecir los plazos de entrega, los costes y la fiabilidad.

Si una empresa ofrece una amplia gama de productos con diferentes variantes, las necesidades de inventario se vuelven más complejas. Cada variante de producto puede tener plazos de entrega, proveedores y patrones de demanda diferentes, lo que complica la gestión de inventarios y la previsión de la demanda.

La demanda de un producto puede aumentar o disminuir en diferentes épocas del año, dependiendo de las vacaciones, el clima o eventos especiales. Sin una planificación cuidadosa, las empresas pueden estar poco preparadas o terminar la temporada sobrecargadas con inventario sin vender.

Los cambios en los modelos de negocio, impulsados por factores como el crecimiento del comercio electrónico y las ventas directas al consumidor, hacen que la gestión del inventario sea más compleja. Por ejemplo, la venta minorista omnicanal requiere que las empresas equilibren las existencias en múltiples canales de venta y centros de distribución.

Los clientes buscan productos personalizados, una mayor variedad y una entrega rápida y puntual. Esto significa que las empresas necesitan nuevos planteamientos en materia de previsión, gestión de existencias y redes de distribución.

La optimizacion del inventario puede reducir el exceso de existencias y ayudar a evitar desabastecimientos. También puede mejorar el flujo de efectivo y mejorar el rendimiento general de la empresa.

En general, los beneficios de la optimización del inventario incluyen:

• Reducción de los costes de mantenimiento
• Menor probabilidad de que se agoten las existencias
• eficiencia operativa
• Mejora del flujo de caja y la rentabilidad
• Mayor resiliencia de la cadena de suministro
• Satisfacción del cliente
• Toma de decisiones informada
• Mayor sostenibilidad

Prever con precisión la demanda y mantener unos niveles óptimos de existencias limita los gastos asociados al exceso de inventario. Estos costes incluyen el almacenamiento, el seguro y las posibles pérdidas si los productos corren el riesgo de quedar obsoletos.

La optimización del inventario aumenta las probabilidades de que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.

La optimización del inventario ayuda a agilizar los procesos de la cadena de suministro, lo que a su vez reduce los costes de mano de obra y manipulación. Podría minimizar el riesgo de pedidos urgentes o costes de envío acelerados que podrían derivarse de una mala planificación del inventario.

Los niveles de inventario optimizados liberan capital circulante que puede invertirse en otras áreas de la empresa. Al equilibrar los costes de inventario con los niveles de servicio, las empresas pueden maximizar sus resultados.

La optimización del inventario reduce la vulnerabilidad de una empresa cuando se enfrenta a interrupciones en la cadena de suministro. Al garantizar la disponibilidad de existencias de reserva para satisfacer la demanda en caso de imprevistos, la empresa puede seguir atendiendo sus pedidos en momentos difíciles.

Con menos desabastecimientos y retrasos, es más probable que los clientes obtengan los productos que quieren cuando los quieren.

La optimización del inventario basada en datos proporciona conocimientos que permiten a las empresas ver sus productos, clientes y operaciones de una manera más completa.

La optimización del inventario puede mejorar los esfuerzos de sostenibilidad y podría disminuir la huella medioambiental de una empresa. Reduce los residuos ayudando a las empresas a evitar la sobreproducción y los envíos urgentes. También puede limitar el espacio necesario para el almacenamiento, lo que se traduce en un menor consumo de energía.

Las soluciones de optimización de inventarios utilizan datos, análisis y algoritmos avanzados para determinar los niveles óptimos de inventario para cada unidad de mantenimiento de existencias (SKU) en toda la cadena de suministro.

Depende de una previsión precisa de la demanda o de la predicción de la cantidad de bienes que los clientes comprarán en el futuro. Estas predicciones se basan en datos históricos, tendencias del mercado, estacionalidad y otros factores.

Las empresas luego determinan la cantidad óptima de inventario a mantener en función de:

• Plazo de entrega, o el tiempo que se tarda en obtener el artículo de su proveedor o fabricante
  
  
• Tiempo de procesamiento de entrada, o la cantidad de tiempo necesario para procesar el artículo una vez que llega a sus instalaciones
  
  
• Tiempo de procesamiento de salida, que tiene en cuenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para preparar el artículo para enviarlo al cliente final
  
  
• El coste de almacenar los bienes no vendidos

Para garantizar la reposición del inventario, las empresas determinan un punto de reposición o el momento específico en el que se deben pedir nuevas existencias para evitar que se agoten. También pueden tener en cuenta las existencias de seguridad, que son existencias adicionales que se mantienen como colchón para tener en cuenta la variabilidad de la oferta o la demanda. Y los planes de inventario deben revisarse y actualizarse periódicamente en función de los datos en tiempo real y las condiciones cambiantes del mercado.

Se utilizan varias técnicas y estrategias de optimización de inventario para la gestión y optimización del inventario:

• Análisis ABC
• Cantidad económica de pedido (EOQ)
• Inventario justo a tiempo (JIT)
• Optimización de inventario multinivel (MEIO)
• Inventario gestionado por el proveedor (VMI)

El análisis ABC es un método para categorizar los artículos del inventario en función de su valor e importancia.

Los artículos A son bienes de alta prioridad que deben vigilarse cuidadosamente por su alto valor o su rápida rotación. Los artículos B tienen un valor y una tasa de rotación moderados. Los artículos C son bienes de bajo valor con bajas tasas de rotación.

Caso de uso: Este enfoque de optimización de inventario es útil para las empresas con grandes inventarios porque les ayuda a centrar los recursos en los artículos A que generan beneficios.

El EOQ es un modelo utilizado para minimizar los costes totales de inventario. Pedir pequeñas cantidades de artículos con demasiada frecuencia, o pedir demasiados artículos y tener que almacenarlos y guardarlos, puede generar gastos elevados. Al calcular el EOQ, las empresas pueden identificar el número más rentable de artículos a pedir.

Caso de uso: El EOQ es más útil cuando las empresas tienen una demanda predecible y plazos de entrega constantes.

Este proceso de optimización tiene como objetivo mantener el inventario en curso y los costes de transporte lo más bajos posible. Los materiales se piden y se reciben solo cuando se necesitan en el proceso de producción. Gracias a este planteamiento, las empresas tienen menos bienes que almacenar y, a menudo, menos residuos. Pero también requiere una previsión precisa de la demanda y proveedores fiables.

Caso de uso: El JIT es útil para empresas con espacio de almacenamiento limitado o para aquellas que se ocupan de productos perecederos.

Como se ha mencionado, las cadenas de suministro de varios niveles pueden implicar a múltiples entidades repartidas en muchos lugares. Mientras que algunos métodos de optimización de inventario abordan cada ubicación por separado, el MEIO considera las conexiones entre diferentes escalones. Las prácticas de MEIO se pueden utilizar para obtener una visión holística de la cadena de suministro.

Caso de uso: El MEIO es especialmente útil para empresas con cadenas de suministro complejas y de varios niveles, en las que las decisiones de inventario de una etapa repercuten en las demás.

Con el VMI, el proveedor tiene acceso a los datos de inventario del distribuidor y es responsable de mantener los niveles de inventario requeridos por el cliente. El proveedor decide cuándo reabastecer y cuánto enviar, en función de los parámetros acordados. Este enfoque puede dar lugar a decisiones de inventario más precisas, ya que los proveedores suelen tener mejores capacidades de previsión y una visión más amplia de la demanda del mercado.

Caso de uso: El VMI es eficaz para las empresas que buscan reducir los costes de gestión del inventario y mejorar las relaciones con los proveedores.

La gestión moderna de inventarios se basa en la tecnología, los programas informáticos y las herramientas innovadoras, entre las que se incluyen:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Software de gestión de inventario
• Inteligencia Artificial (IA)
• Internet de las cosas (IoT)
• Computación en la nube

Los sistemas ERP conectan muchos procesos empresariales en un sistema completo para agilizar las actividades en toda la organización. Cuando se trata de la optimización del inventario, los sistemas ERP pueden proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, las ventas, los pedidos y las entregas. Pueden automatizar tareas rutinarias como las órdenes de compra, lo que ahorra tiempo y reduce el error humano.

El software de gestión de inventario, a menudo incluido en un sistema ERP, está diseñado específicamente para rastrear y gestionar los niveles de inventario, los pedidos, las ventas y las entregas. Puede proporcionar informes detallados sobre la rotación del inventario, el rendimiento del producto y otras métricas. Estos sistemas de gestión de inventario ayudan a las empresas a identificar tendencias, prever la demanda, establecer precios y optimizar los niveles de existencias.

La inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) se pueden utilizar para encontrar patrones complejos en grandes conjuntos de datos. El proceso puede combinar datos históricos de ventas, tendencias del mercado, patrones meteorológicos y datos económicos para ofrecer conocimientos más precisos. Esto permite a las empresas anticipar los cambios en la demanda y ajustar sus niveles de inventario en consecuencia.

En la optimización del inventario, los dispositivos de IoT como las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) o los estantes inteligentes pueden ayudar a rastrear los niveles de inventario en tiempo real. Esto puede proporcionar a los gestores y planificadores una advertencia temprana sobre posibles problemas de escasez o exceso de existencias. También proporciona una mayor eficiencia y transparencia de la cadena de suministro.

Las plataformas en la nube ofrecen herramientas de optimización de inventario escalables y accesibles. Pueden mejorar la colaboración en tiempo real y el intercambio de datos en toda una organización y su cadena de suministro. A veces son más asequibles que las herramientas locales, ya que eliminan la necesidad de grandes inversiones iniciales en hardware y software.

Para medir la eficacia de los esfuerzos de optimización del inventario, las empresas suelen realizar un seguimiento de las siguientes métricas: 

• Índice de rotación de inventario, o la rapidez con la que se vende y reemplaza el inventario durante un período determinado

• Días de inventario disponible, o el número medio de días que se tarda en vender a través del inventario

• Coste de mantenimiento del inventario, o el coste total de mantenimiento de existencias, incluido el almacenamiento, el seguro y el coste de oportunidad

• Tasa de desabastecimiento, o la frecuencia de desabastecimiento como porcentaje del total de pedidos

• Tasa de llenado o el porcentaje de pedidos de clientes gestionados del inventario disponible

• Precisión de las previsiones, que compara las previsiones de demanda con las ventas reales

La pandemia de COVID-19, las tensiones geopolíticas y otros acontecimientos mundiales ponen de relieve la importancia de una planificación informada de la cadena de suministro. La optimización del inventario ayuda a crear resiliencia al:

• Permitir una respuesta más rápida a las interrupciones
  
  
• Equilibrar el riesgo y la eficiencia en la gestión de inventarios
  
  
• Mejorar la visibilidad en toda la cadena de suministro
  
  
• Apoyar una mejor toma de decisiones durante eventos inesperados

Con software, estrategias y herramientas de optimización de inventario, las empresas pueden limitar mejor el impacto de las interrupciones de la cadena de suministro en su cuenta de resultados.